Een factuur is meer dan alleen een professioneel uitziende brief voorzien van een bedrijfslogo en het verschuldigde bedrag. Dit officiële document moet aan een aantal regels voldoen voordat het rechtsgeldig is en de BTW kan worden berekend. In dit artikel leest u welke gegevens in ieder geval niet mogen ontbreken: 5 tips voor een goede factuur.

1. BTW-, KvK- en factuurnummers

Geen factuur is compleet zonder de bedrijfsgegevens. Een BTW-nummer krijgt u wanneer u zich als ondernemer inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK) en is in feite een bewijs dat u 'ondernemer voor de omzetbelasting' bent. Het kan echter zijn dat u bent vrijgesteld van BTW. In dit overzicht ziet u of deze vrijstelling op u van toepassing is. Lees verder alles over de BTW-aangifte in dit artikel. Tijdens uw inschrijving bij de KvK heeft u ook een speciaal KvK-nummer ontvangen; ook dit nummer moet u op iedere factuur vermelden.

Verder is het van belang dat u een goede volgorde van factuurnummers aanhoudt. Het spreekt voor zich dat u iedere factuur een ander nummer geeft; zo houdt u uw administratie makkelijker op orde en is de kans klein dat u straks onverhoopt opdrachtgevers door elkaar haalt of met dubbele factuurnummers zit. De Belastingdienst bepaalt echter niet welke nummering u moet aanhouden, dat mag u zelf bepalen. Tip: deel de facturen per jaar in, met name als u regelmatig voor dezelfde opdrachtgever of klant een klus uitvoert. In dat geval begint u iedere eerste maand van het jaar opnieuw en telt dan verder vanaf de eerste factuur. Voor 2013 wordt uw eerste factuur dan 130001, de tweede 130002 en zo verder. Wanneer u op een gegeven moment uitkomt bij 130010, telt dat makkelijk door.

2. De juiste factuurdatum

De meest gebruikelijke factuurdatum is de datum waarop u de factuur verstuurt naar uw klant of opdrachtgever en dus niet de dag waarop u gestart bent met het uitvoeren van de opdracht. Het is echter ook toegestaan om de factuur op een later moment te versturen. Houd er wel rekening mee dat dit uiterlijk moet zijn gebeurd vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin u een klus hebt uitgevoerd of een product of dienst hebt geleverd. Iets anders gaat het wanneer u doorlopende prestaties (cursussen, abonnementen etc.) factureert. In dat geval geldt de uiterste verzenddatum voor de periode waarop de factuur betrekking heeft.

3. Wel of geen betalingstermijn

Het is inderdaad de bedoeling dat u op uw factuur ook een betalingstermijn aangeeft. De minimale betalingstermijn die u een klant moet geven, is een termijn van veertien dagen. Gangbaarder echter is het stellen van een termijn tussen de veertien en dertig dagen. Als u op de factuur vergeet om een termijn te noemen, geldt de standaardperiode van dertig dagen, maar aangeraden wordt om meteen bij de aanname van de opdracht al een betalingstermijn te bespreken, zodat beide partijen later niet voor vervelende verrassingen komen te staan. Het komt - mede door de aanhoudende recessie - tegenwoordig vaker voor dat klanten hun rekeningen later betalen. Daarom is het handig om te weten dat u, indien de (afgesproken) termijn wordt overschreden, rente in rekening mag brengen.

4. Bewaarplicht

Iedere factuur die u opstelt valt onder de bewaarplicht en moet u zorgvuldig bewaren, omdat u hierop achteraf door de Belastingdienst kan worden gecontroleerd en u deze documenten moet kunnen overleggen. Lees hier meer over dit onderwerp in het artikel: 10 geboden van de bewaarplicht.

5. Wel of niet digitaal factureren

Digitaal factureren is de laatste jaren steeds meer in opkomst. Sinds 2009 zijn de digitale en de papieren factuur aan elkaar gelijkgesteld. Het maakt voor de fiscus dan ook geen verschil meer of u digitaal factureert of niet. Maar houd er wel rekening mee dat u een factuur pas digitaal mag versturen, als uw klant of opdrachtgever hiervoor toestemming geeft. Een groot voordeel van digitaal factureren voor ondernemers is dat het aanzienlijk scheelt in de kosten voor het printen van papier en postzegels en het systeem maakt geen rekenfouten en is dus een stuk minder foutgevoelig.

Wanneer u ervoor kiest om uw facturen elektronisch te verzenden, moeten ze uiteraard aan dezelfde voorwaarden voldoen als papieren facturen. Digitale facturen kunt u als elektronisch bericht opslaan. De Belastingdienst benadrukt dat u facturen over onroerende goederen tien jaar moet bewaren. Voor overige facturen geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Er zijn verschillende partijen die elektronisch factureren aanbieden. Welke aanbieder van toepassing is op uw situatie, is uiteraard persoonlijk. Een consultant die werkzaam is als ZZP'er heeft natuurlijk andere behoeften dan een eigenaar van een groot garagebedrijf. Op de website E-facturatie kunt u enkele aanbieders met elkaar vergelijken.

Zorgeloos van start gaan als ondernemer of ZZP'er?

Bij het starten van een bedrijf komt veel kijken, zoals het kiezen van de juiste rechtsvorm en het regelen van uw bankzaken. Gaat u binnenkort starten als ondernemer of ZZP'er en wilt u er zeker van zijn dat u niets belangrijks over het hoofd ziet? Op Rabobank.nl vindt u handige stappenplannen, zowel voor ondernemers als ZZP'ers.

Lees ook

Een goede factuur in 9 stappen
6 tips voor een overzichtelijke administratie
5 tips voor het maken van een offerte
5 richtlijnen om uw uurtarief te bepalen