Het debiteurenbeheer

Het runnen van een webwinkel brengt automatisch ook een debiteurenbeleid met zich mee. Wetgeving geeft immers aan dat een webwinkel niet alleen 100% vooruitbetaling mag accepteren. Dit is anders dan in een fysieke winkel, waar klanten meestal pas met het gekochte product naar huis gaan nadat ze het hele bedrag betaald hebben aan de kassa.

In een webwinkel is direct betalen, achteraf betalen en betalen bij levering mogelijk. Bij direct betalen, is het afhankelijk van de betaalmethode of u al dan niet debiteurenrisico loopt. Bij betaling achteraf geldt vaak een betalingstermijn van bijvoorbeeld 14 dagen waarbinnen het (restant van) het bedrag dient te worden betaald. Maar dat gebeurt niet altijd, met veel administratieve rompslomp tot gevolg en in het slechtste geval financiële schade voor u.

Debiteurenverliezen
Het is een bekend gegeven dat veel bedrijven in de problemen komen, doordat ze te druk zijn met het verkopen van hun producten en diensten en daardoor onvoldoende aandacht hebben voor hun debiteurenbeheer.
Meer dan de helft van de faillissementen ontstaat door debiteurenverliezen. Een hoge omzet draaien is natuurlijk belangrijk. Maar het geld daadwerkelijk binnenkrijgen is nog belangrijker. Bij het optimaliseren van uw inkomende geldstromen staan de debiteuren dan ook centraal. Hoe zorgt u ervoor dat klanten betalen, en wel zo snel mogelijk?

40 dagen
Ga er van uit dat al uw debiteuren het streven hebben om zo weinig mogelijk en zo laat mogelijk te betalen. Dat betekent dat als u niet actief achter uw geld aangaat, veel van uw debiteuren ook niet in actie zullen komen.
In Nederland wordt een rekening gemiddeld pas na 40 dagen betaald. Als uw klanten aan dit gemiddelde voldoen, dan zouden ze dus vóór die veertigste dag al een eerste herinnering van u moeten hebben ontvangen. Het is echt belangrijk om die eerste herinnering direct na het verstrijken van de eerste betalingstermijn te versturen. Elke dag dat u daarmee wacht, betekent dat u uw geld later zult ontvangen.

Kredietverzekering
U kunt er voor kiezen om debiteurenrisico's af te dekken met een kredietverzekering. Als uw afnemer niet kan betalen, ontvangt u een schadevergoeding van de kredietverzekeraar. Vaak ter grootte van 85 tot 95% van de vordering.
De voordelen van een kredietverzekering zijn evident. U heeft meer zekerheid, minder zorgen aan uw hoofd, u kunt zich puur richten op zakendoen en bent verlost van stressveroorzakende debiteuren.
Een kredietverzekering kan dus een goed instrument zijn om risico's af te dekken. Het levert meer zekerheid op en minder kopzorgen. Maar realiseer u wel dat er een prijskaartje aan hangt en dat u wat van uw vrijheid en flexibiliteit inlevert. Bovendien zal het voor kleine bedragen niet snel lonend zijn.

Uitbesteden
Het actief voeren van een goed debiteurenbeheer kan u veel tijd en ergernis kosten. U zou dit ook uit kunnen besteden, al kost u dat natuurlijk ook weer geld. Als u kiest voor het uitbesteden van uw debiteurenbeheer, gebeurt dat in de meeste gevallen in de vorm van factoring. Bij factoring verpandt u uw vorderingen aan een factormaatschappij, die aan u vrijwel direct 80 tot 90% van de vordering vooruitbetaalt. De rest wordt verrekend als de klant heeft betaald.

Cashflow
De voordelen zijn duidelijk: u hoeft niet langer uw debiteuren voor te financieren en heeft direct beschikking over uw geld. Dat is gunstig voor uw cashflow. Bovendien bent u verlost van incassozorgen. De factormaatschappij rekent doorgaans een vergoeding van 0,1 tot 2,0% van de voorgefinancierde omzet. Ook wordt over de voorschotten rente berekend.
Een factormaatschappij zal niet klakkeloos al uw vorderingen overnemen. Dubieuze vorderingen kunnen worden geweigerd of niet worden voorgeschoten. Ook wordt vaak (maar niet altijd) een minimale omzetgrens gehanteerd.