Een goede factuur in 9 stappen

In de meeste gevallen regelen ondernemers en ZZP'ers de betaling door facturen te sturen naar hun klanten en opdrachtgevers. Een factuur moet wettelijk aan bepaalde regels voldoen. Onderstaand stappenplan beschrijft welke gegevens u in ieder geval altijd moet vermelden: een goede factuur in 9 stappen.

1. BTW-nummer

Het BTW-nummer, ook wel omzetbelastingnummer genoemd, heeft u van de Belastingdienst ontvangen toen u zich als ondernemer inschreef bij de Kamer van Koophandel. Dit is voor de belasting het bewijs dat u 'ondernemer voor de omzetbelasting' bent. U rekent BTW over de bedragen die u bij uw klanten in rekening brengt. Op de KvK-site vindt u een overzicht van BTW-tarieven.

2. KvK-nummer

Ondernemers die zich bij het oprichten van hun bedrijf inschrijven bij de Kamer van Koophandel - dit is overigens verplicht - ontvangen automatisch een KvK-nummer. Dit nummer vermeldt u vervolgens op iedere factuur.

3. Factuurnummer

Op iedere factuur moet een andere nummer staan. De nummering bepaalt u helemaal zelf. Om uw administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het raadzaam om de facturen per jaar in te delen. Dit is met name handig voor ondernemers die regelmatig voor dezelfde klanten opdrachten uitvoeren. Iedere januari begint u met een schone lei en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2011 zou de eerste factuur dan 110001 zijn, de tweede 110002 en zo verder. Als u op een gegeven moment uitkomt bij 110010, telt dat makkelijk door.

4. Factuurdatum en betalingstermijn

De factuurdatum is de datum waarop u de factuur verstuurt naar de klant of opdrachtgever. Het is gebruikelijk om ook aan te geven voor welke datum de betaling dient te geschieden. De gangbare betalingstermijn die u kunt aanhouden ligt tussen de veertien en dertig dagen. Het is raadzaam om bij de aanname van de opdracht ook de betalingstermijn te bespreken, zodat alle partijen weten waar ze aan toe zijn. Geeft u op de factuur geen betalingstermijn aan? Dan geldt automatisch een termijn van dertig dagen. Als de (afgesproken) termijn wordt overschreden, mag u rente in rekening brengen.

5. (Bedrijfs)naam en adres

U moet naast uw BTW-nummer uiteraard ook uw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens op de factuur vermelden. Werkt u als freelancer, maar heeft u (nog) geen eigen bedrijf? Vermeld in dat geval alleen uw eigen naam en adres.

6. (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer

Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er zijn geen officiële regels waar op de factuur u de adressen en contactgegevens vermeldt, maar het is gangbaar om dit boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.

6. Datum en omschrijving levering/dienst

Op welke dagen heeft u de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit gekost? Beschrijf en specificeer de hoeveelheid uren die u in rekening brengt. Merkt u al tijdens de werkzaamheden dat u veel meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf met de afnemer is afgesproken? Geef dat dan ruim van tevoren aan, zodat de klant rekening kan houden met extra onkosten of u samen nieuwe afspraken kunt maken. Verdubbel het aantal gewerkte uren op de factuur in ieder geval nooit zomaar zonder enig overleg, om verwarring en onnodige conflicten te voorkomen.

7. BTW-tarief

De meeste ondernemers brengen BTW in rekening en moeten de volgende zaken altijd op hun facturen vermelden: het bedrag exclusief BTW, eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen, het gehanteerde BTW-tarief, de vergoeding en het BTW-bedrag in duro's. Let op: in sommige gevallen bent u vrijgesteld van BTW. In dit overzicht van de Belastingdienst kunt u zien of deze vrijstelling op u van toepassing is.

8. Vooruitbetaling

Indien de gewenste datum van betaling afwijkt van de factuurdatum, moet u dit duidelijk vermelden op de factuur.

9. Rekeningnummer

Verplicht is het niet, maar het vermelden van uw rekeningnummer op uw factuur garandeert dat de afnemer straks meteen alle gegevens bij de hand heeft om de betaling in één keer te voldoen.

Voorbeeld factuur

Een goed voorbeeld vindt u bijvoorbeeld op de website van ZZP-Centrum: voorbeeld factuur.

Extra: digitaal factureren

U kunt uw factuur zowel per post als digitaal versturen naar uw klanten en opdrachtgevers. Lees hier meer over digitaal factureren.

Tip voor starters!
Ook plannen om voor uzelf te beginnen? Startende ondernemers kunnen terecht bij Rabobank voor informatie en gratis advies. Bekijk hier alle startersvoordelen.