Een goede nieuwsbrief in 7 stappen

Een goede nieuwsbrief kan uw doelgroep verbreden, nieuwe producten sneller onder de aandacht brengen en al uw klanten op de hoogte stellen van recente activiteiten van uw bedrijf. Zo haalt u het maximale uit deze veelgebruikte vorm van email marketing: een goede nieuwsbrief in 10 stappen.

1. Hoe vaak wordt een nieuwsbrief verstuurd?

Niemand houdt van spam, dus uw abonnees dagelijks op de hoogte stellen van uw activiteiten of behaalde successen is geen goed idee. Dat werkt op de zenuwen van de ontvanger en zo bereikt u juist een averechts effect. Plaats zo'n dagelijkse update liever op de bedrijfswebsite - bijvoorbeeld in de vorm van een blog - en probeer een goede frequentie te bepalen voor het daadwerkelijk verzenden van de nieuwsbrief, waarin u in één keer alle relevante ontwikkelingen kunt vermelden.

Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, klantenkring en de sector waarin u werkzaam bent, kunnen de mailingen het beste wekelijks, tweewekelijks of juist maandelijks plaatsvinden. Uit onderzoek is gebleken dat veel nieuwsbrieven op dinsdag of donderdag en rond de lunch of aan het einde van de werkdag worden verzonden. De kans dat de ontvanger de nieuwsbrief daadwerkelijk opent zou op die momenten sterk toenemen.

2. Wat is de beste manier om een nieuwsbrief op te stellen?

U kunt er als kleine ondernemer voor kiezen om zelf in Word of een emailaccount aan de slag te gaan en het nieuws op te schrijven en vorm te geven. Maar door een abonnement te nemen op speciale nieuwsbrief software krijgt u natuurlijk een veel professioneler resultaat. Hierdoor is het bijvoorbeeld heel eenvoudig om kopjes en overzichtelijke bullets te gebruiken, die de lees- en scanbaarheid sterk vergroten.

In vrijwel alle systemen die online beschikbaar zijn kunt u de opzet helemaal zelf bepalen. Ook is het mogelijk om de nieuwsbrief een persoonlijk tintje te geven, zodat de huisstijl van uw bedrijf als zodanig herkenbaar blijft. En zo veel hoeft deze investering in eerste instantie niet te kosten. Grote mailing list providers zoals YMLP bieden de mogelijkheid om de nieuwsbrief in het begin gratis te versturen naar een kleine groep ontvangers. Andere veelgebruikte systemen zijn bijvoorbeeld WebGenerator, MailExpert of Graphic Mail.

3. Welke onderwerpen neem ik mee?

Bepaal van tevoren welke onderwerpen u wilt meenemen in de nieuwsbrief en houd hierbij in het vervolg een vaste structuur met duidelijke kopjes aan. Dus bijvoorbeeld twee actuele berichten, daaronder een stukje over een nieuwe product of dienst en daar weer onder de toelichting van een speciale actie of tevreden reactie van een klant. Een vaste opbouw vergroot de herkenbaarheid voor de ontvangers. Het spreekt voor zich dat het niet verstandig is om dezelfde combinatie van onderwerpen twee keer achter elkaar onder de aandacht te brengen.

4. Hoe noem ik de nieuwsbrief?

De titel van een nieuwsbrief is het eerste wat abonnees zien bij ontvangst en bestaat uit de afzender van de nieuwsbrief (bijvoorbeeld de website waarvan de nieuwsbrief afkomstig is) en de onderwerpregel. Het eerste artikel uit de nieuwsbrief moet naar het onderwerp uit de titel verwijzen. Onderschat het effect van met name de onderwerpregel niet: die is zichtbaar in de inbox van abonnees en bepaalt in hoge mate of zij de mail openen of deze direct naar de prullenbak verplaatsen. Kies het belangrijkste of meest spectaculaire onderdeel uit de nieuwsbrief en bedenk hiervoor een licht teasende onderwerpregel, zodat de ontvanger voldoende wordt geprikkeld om het bericht te openen en uiteindelijk op uw website terechtkomt om het hele verhaal te lezen.

5. Kan ik de resultaten meten?

Ja, u kunt de resultaten van uw nieuwsbrief zending tot in detail meten, indien u gebruikt van professionele software. Zo is het mogelijk om het aantal opens (ontvangers die het bericht in hun inbox hebben geopend) en clicks (de keren dat ontvangers daadwerkelijk op links in de nieuwsbrief klikken) te meten. Dit is een handige tool om het effect van uw mailings te bestuderen en de inhoud van uw toekomstige nieuwsbrieven hier eventueel op aan te passen.

6. Moet ik de nieuwsbrief ook op mijn website vermelden?

Het is raadzaam om ook een online versie van de meest recente nieuwsbrief aan te bieden op uw website. Plaats daaronder een oproep waarmee u bezoekers overhaalt om zich ook aan te melden voor de nieuwsbrief. Deze online versie kunt u vervolgens ook promoten op bekende sociale media-sites zoals Twitter, Facebook, Google+ en Hyves. Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van hoe u dit op Twitter kunt doen:

7. Hoe zit het aan- en afmelden?

De groei van uw abonneebestand hangt af van verschillende factoren, maar u kunt de mailings wel op allerlei manieren promoten om het bereik te vergroten. Onder meer door het plaatsen van de eerder genoemde online versie en het gebruik van sociaal media, maar u kunt bijvoorbeeld ook een apart blokje (ook wel widget genoemd) te (laten) plaatsen op de website van uw bedrijf.

Wanneer u geen gebruik wilt maken van bestaande mailingsystemen en liever zelf uw nieuwsbrieven opstelt, mag u de regels omtrent aan- en afmelden niet negeren. U ben sinds 2009 namelijk wettelijk verplicht om in iedere zending een duidelijk zichtbare afmeldlink te vermelden. Daarnaast is het niet toegestaan om nieuwsbrieven te versturen indien u van tevoren niet nadrukkelijk toestemming hebt gevraagd en gekregen.

Tip! Kijk hier voor meer relevante informatie voor startende ondernemers