Checklist voor de BTW-aangifte

Als startende ondernemer of ZZP'er krijgt u bijna altijd te maken met de omzetbelasting, beter bekend als de BTW. Het merendeel van de ZZP'ers doet dit zelf, maar laat in veel gevallen behoorlijk wat fiscaal voordeel liggen. Een checklist voor de BTW-aangifte.

Voor wie geldt de BTW en wanneer moet u de aangifte doen?

Bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel ontvangt u als startende ondernemer van de belastingdienst een BTW-nummer, het bewijs dat u ondernemer en BTW-plichtig bent. Dit nummer vermeldt u op de facturen en over de bedragen die u factureert, rekent u bij de klanten BTW. Let erop dat de factuur wel aan de juiste eisen voldoet.

De ontvangen BTW moet u ook weer afdragen aan de belastingdienst. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal BTW-aangifte. Wanneer de verschuldigde BTW minder dan €1883 per jaar is, mag u eenmalig per jaar aangifte doen. Is de verschuldigde BTW meer dan €15.000 moet u iedere maand de BTW afdragen. Aangifte gebeurt elektronisch via een speciale ondernemerspagina op de belastingdienst. Let erop dat u de BTW tijdig betaalt. De BTW-aangifte moet binnen een maand na afloop van het tijdvak zijn betaald. Wanneer het bedrag op de laatste dag wordt overgemaakt staat het pas de volgende dag op de rekening van de belastingdienst en dat is te laat. De eerste keer krijgt u een waarschuwing, de volgende keer een boete.

Waarover en hoe berekent u BTW?

BTW wordt berekend over het totaalbedrag aan goederen en diensten, ook over bijkomende kosten als reis-, telefoon- of koerierskosten. Het gangbare BTW-tarief bedraagt 19 procent en geldt voor bijna alle goederen en diensten. Er zijn een aantal diensten of goederen die onder een ander BTW-tarief vallen. De belastingdienst heeft een overzicht voor diensten met een laag BTW-tarief (6%) en diensten met 0% BTW. Ook zijn sommige goederen en diensten vrijgesteld van BTW. Soms worden er door de overheid uitzonderingen gemaakt in BTW-tarieven, zoals vorig jaar toen bij verbouwingen tijdelijk een laag (6%) BTW-tarief werd gehanteerd.

BTW Aftrekken

De ontvangen BTW moet dus afdragen worden aan de belastingdienst, maar u mag tegelijkertijd de BTW die u zelf heeft betaald voor investeringen of inkoop van goederen als voorbelasting van de BTW aftrekken. In de administratie houdt u bij hoeveel BTW uw leveranciers u in rekening hebben gebracht en dat trekt u af van het af te dragen bedrag. Niet van alle zakelijke uitgaven mag BTW worden afgetrokken, ook hiervan heeft de belastingdienst een overzicht opgesteld.

Wanneer u goederen of diensten koopt die u zowel zakelijk als privé gebruikt, zijn er drie mogelijkheden wat betreft de BTW. U trekt helemaal geen BTW af, u trekt alleen het deel van de BTW af dat u zakelijk gebruikt of u trekt alles af en betaalt aan het einde van het jaar de BTW voor het privégebruik terug. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan een computer die u voor uw bedrijf koopt, waarna u de oude computer privé gaat gebruiken. Of een nieuwe telefoon die u voor de helft zakelijk en de helft privé gebruikt.

BTW-vermindering of ontheffing

Ondernemers met een klein bedrijf die weinig met BTW-belaste producten of diensten in aanraking komen, kunnen in aanmerking komen voor de kleine ondernemingsregeling (KOR). Betaalt u jaarlijks minder dan €1883 dan hoeft u minder omzetbelasting te betalen. U dient hiervoor wel aan drie voorwaarden te voldoen. U bent een natuurlijk persoon (dus geen rechtspersoon als een een BV of stichting), u voldoet aan alle administratieve verplichtingen voor de BTW en u betaalt jaarlijks na aftrek van voorbelasting minder dan €1883 aan BTW. Lees hier meer over de te behalen voordelen met de KOR.

Wanneer u jaarlijks minder dan €1345 aan BTW hoeft te betalen, komt u zelfs in aanmerking voor vrijstelling van BTW. U kunt een ontheffing van administratieve verplichtingen aanvragen. U hoeft dan geen BTW-aangifte meer te doen, maar u mag dan ook geen BTW meer factureren. Wanneer u dit laatste op verzoek van een klant toch eenmalig doet, vervalt de ontheffing. Een van de voordelen is dat u alleen uw inkoopfacturen hoeft te bewaren, een nadeel is dat u het verschil in BTW niet meer terug kunt krijgen. Bijvoorbeeld wanneer u door een grote investering meer BTW kon aftrekken dan dat u over uw omzet moest betalen.

Administratie

Wanneer u niet al teveel facturen ontvangt en verstuurt is de BTW-aangifte een relatief gemakkelijke klus. Een goed geordende administratie is daarbij wel onontbeerlijk. Niet alleen bent u verplicht een overzichtelijke administratie bij te houden, u dient de administratie ook zeven jaar te bewaren. Daarnaast levert een goed bijgehouden administratie u een hoop gemakken op. U hoeft dan niet aan het einde van ieder kwartaal alle bonnetjes bij elkaar te zoeken en u hoeft niet op het laatste moment alle BTW uit te rekenen, met wellicht een boete tot gevolg wegens te late betaling.

Meer weten? Lees ook het dossier Fiscale zaken