Checklist: grip krijgen en houden op geldzaken

Uit onderzoek blijkt dat een financiële probleemsituatie bij (startende) ondernemers vaak te wijten is aan gebrekkig financieel beheer of een onverwachte daling aan inkomsten. Daarom heeft het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) eerder dit jaar een lijst opgesteld van competenties waarmee ondernemers hun financiële situatie inzichtelijker kunnen maken. De checklist: grip krijgen en houden op uw geldzaken.

1. Zorg voor voldoende inkomsten

Een ondernemer is voor inkomsten grotendeels of geheel afhankelijk van klanten. Een tekort aan opdrachten of klussen brengt vroeger of later iedere bedrijfseigenaar in de problemen. Het is dus zaak om vanaf het eerste begin voldoende klanten te vinden en voor een financiële buffer te zorgen, zodat u een eventuele dip kunt opvangen.

Daarnaast is het handig om te weten dat u als kleine ondernemer aanspraak maakt op bepaalde regelingen en tegemoetkomingen van de overheid, zoals de kleineondernemersregeling. Ook kunnen zorgtoeslag en/of huurtoeslag op uw situatie van toepassing zijn. Maak hier dan ook gebruik van.

2. Betaal op tijd

Het is uiteraard belangrijk om geen achterstallige betalingen op te lopen. Als zelfstandig ondernemer moet u in staat zijn om - indien nodig - uw uitgavenpatroon aan te passen, zodat u wat vaste lasten betreft niet vastloopt. Wij gaan ervan uit dat u wel weet dat het zowel zakelijk als privé niet slim is om post lange tijd ongeopend op een stapel te laten liggen en dat nota's en rekeningen op tijd (liefst per automatische incasso) moeten worden afgehandeld. Het Nibud adviseert daarnaast uw bankrekening regelmatig te checken op mogelijke fouten bij transacties. Omgekeerd kan het natuurlijk voorkomen dat een klant u niet op tijd (of helemaal niet) betaalt. Hoe het beste kunt omgaan met wanbetalers, leest u hier.

3. Houd uw administratie overzichtelijk

Het ligt misschien voor de hand, maar een onoverzichtelijke administratie kan een ondernemer behoorlijk in de problemen brengen. Het Nibud stelt dan ook dat iedere ondernemer zijn administratie op een ordelijke manier dient bij te houden, zowel voor de facturen en afspraken met opdrachtgevers als voor de permanent zakelijke administratie. Deze moet u ten minste zeven jaar te bewaren. Klik hier voor tips om uw administratie overzichtelijk te maken.

4. Werk met begrotingen

Het starten van een bedrijf kost, naast de nodige tijd en energie, ook geld. Daarom is het zeker van belang dat u van tevoren een sluitende begroting opstelt. Maar naast het in kaart brengen van de vaste en variabele kosten van uw onderneming, mag ook een uitgebreide privébegroting niet ontbreken. Weet u bijvoorbeeld hoeveel geld u maandelijks kwijt bent aan de huur of hypotheek, verzekeringen of gemeentelijke heffingen?

Veel starters blijken deze vaste uitgaven op privégebied, waarop niet zomaar tijdelijk bezuinigd kan worden, te laag in te schatten. Het Nibud adviseert om een privébegroting op te stellen waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen vaste (hypotheek of huur), huishoudelijke (boodschappen) en reserveringsuitgaven (onderhoudskosten, vakantie). Zo ziet u sneller welk bedrag u moet reserveren voor onvoorziene uitgaven. Meer informatie hierover vindt u op de Nibud-website.

5. Spaar en leen waar nodig

Als ondernemer heeft u geen vast inkomen. Er zijn momenten dat het heel goed of juist wat minder gaat. Het Nibud adviseert daarom om maandelijks een vast bedrag opzij te zetten op een aparte spaarrekening om dergelijke schommelingen te kunnen opvangen. Sparen geniet natuurlijk altijd de voorkeur, maar ook het afsluiten van een zakelijke lening kan van toepassing zijn voor uw bedrijf, bijvoorbeeld als u met een investeerder in zee gaat om een snellere groei te realiseren.

6. Sluit belangrijke verzekeringen af

Een ziektekostenverzekering is voor iedere Nederlander verplicht, maar als kleine ondernemer mag u zelf bepalen voor welke persoonlijke of bedrijfsrisico's u verder verzekeringen afsluit. De noodzaak van specifieke premies verschilt per beroep en persoon. Een timmerman heeft doorgaans met andere risico's te maken dan een projectmanager en iemand met een groot gezin heeft vaak andere belangen dan iemand met een eenpersoonshuishouden. Welke verzekeringen voor bijvoorbeeld ZZP'ers van groot belang zijn, leest u in deze white paper.

7. Voorkom schulden

Voorkomen is beter dan genezen. Dat spreekwoord is op veel zaken van toepassing, maar ook zeker op schulden en het vermijden daarvan. Het Nibud stelt dan ook dat iedere ondernemer ervoor zorg moet dragen dat hij of zij tijdig opdrachten factureert aan klanten of opdrachtgevers, zodat deze bedragen op tijd op de rekening worden gestort. Verder mogen eigen betalingen doorgaans niet over het eigen budget heengaan en worden alle rekeningen op tijd betaald.

8. Weersta verleidingen

Net als in uw privéleven moet u ook als ondernemer de nodige verleidingen weerstaan. Een extra grote order bestellen of investeren in exotische importproducten: deze handelingen kunnen grote gevolgen hebben voor uw bedrijf als deze producten bijvoorbeeld minder goed blijken te verkopen dan u had gehoopt. Ondernemers moeten weerstand kunnen bieden tegen reclame, sociale druk en verkooptechnieken.

Dat wil niet zeggen dat u nooit risico's mag nemen, zolang u maar zorgt dat een eventuele 'flop' uw bedrijf financieel niet in de problemen brengt. Mocht u bij aanhoudende financiële tegenslagen toch in de rode cijfers raken, is het van belang dat u ruim op tijd aan de bel trekt. Kijk voor meer informatie op de website van Stichting Schuldhulpverlening voor Ondernemers (SVO).

Geldboek voor ondernemers

In samenwerking met Zuidweg & Partners (bureau voor schuldhulpverleners aan (ex)ondernemers) en de Kamer van Koophandel heeft het Nibud het gratis Geldboek voor Ondernemers ontwikkeld. Hierin vindt de startende ondernemer relevante informatie specifiek gericht op het managen van privé-geldzaken. Klik hier om het document te downloaden.

[Bron: Nibud]