Als u uw administratie vanaf het begin netjes en zorgvuldig bijhoudt, hoeft uw boekhouder of administrateur voor de belastingaangifte nauwelijks nog uren te maken. Dat scheelt u dus veel geld. Houd dus niet alleen bij wat de factuur- en betaaldata zijn van alle facturen die u ontvangt, maar rubriceer deze kosten ook direct in kostensoorten.

Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Door middel van tabbladen kunt u heel eenvoudig de diverse kostensoorten uit elkaar houden. Een starter kan bijvoorbeeld de volgende kosten onderscheiden:
 

• kantoor (bijvoorbeeld printpapier, cartridges en kleine kantoormachines)
• telefoon (alle kosten van mobiele en vaste telefonie, internetaansluiting etc)
• auto (de kosten van uw auto voor zover zakelijk ingezet)
• investering (meestal de zakelijke investeringen duurder dan 500 euro)
• inkoop (alles wat u met betrekking tot wederverkoop dient in te kopen)
• representatie (relatiegeschenken etc)
• verzekeringen (de diverse ondernemersverzekeringen)
• contributies (bijvoorbeeld van business clubs of ondernemersverenigingen)
• algemene kosten (alles wat u niet elders kunt onderbrengen)

Het aantal en de aanduidingen van de kostensoorten zijn natuurlijk afhankelijk van het soort bedrijf dat u begint; uw boekhouder kan u daar zeker bij helpen. In uw kostenoverzicht dient u natuurlijk ook onderscheid te maken in de kosten ex en inclusief BTW. De BTW zelf dient u per kwartaal op te tellen en kunt u aftrekken van de door u in rekening gebrachte BTW.