Als u ondernemer bent, is de kans groot dat u met personeel te maken krijgt dat ook zakelijke kilometers moet rijden. U kunt dan ook weer voor diverse mogelijkheden kiezen:

1. Werknemer rijdt in eigen auto
Als uw werknemer in zijn eigen auto zakelijke ritten maakt voor uw onderneming, kunt u hem of haar daarvoor een belasting- en premievrije kilometervergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Deze vergoeding kunt u uw werknemer ook betalen voor woon-werkverkeer. Als de werknemer in zijn eigen auto rijdt, maar u vergoedt alle kosten van die auto, dan wordt de auto aangemerkt als een auto van de onderneming. Pas daar dus wel voor op. Als uw werknemer in zijn of haar eigen auto rijdt voor uw onderneming, kunt u geen BTW aftrekken.

2. Werknemer rijdt in auto van uw bedrijf
Als uw werknemer in een auto van uw onderneming rijdt, dan is het voordeel dat hij heeft bij het privégebruik van de auto belast als loon in natura, tenminste als hij meer dan 500 kilometer per jaar rijdt.

U rekent ten minste 25% van de waarde van de auto tot het loon van uw werknemer (de zogenoemde regeling voor privégebruik auto, zie privégebruik van een auto). Is de auto ouder dan 15 jaar, dan rekent u minstens 35% van de waarde van de auto tot het loon. Voor enkele milieuvriendelijke auto's geldt een lagere bijtelling. 

Een eventuele eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik van de auto mag u hierop in mindering brengen. Is deze vergoeding hoger dan de bijtelling, dan wordt de bijtelling nul. De kosten die de werknemer zelf voor de auto heeft betaald, zoals brandstofkosten, mag u niet aftrekken van het bedrag van de bijtelling. Over het saldo houdt u loonbelasting/premie volksverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) in. U bent over het voordeel geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. De ingehouden bijdrage Zvw moet u vergoeden aan uw werknemer.

U mag de bijtelling alleen achterwege laten als er overtuigend bewijs is dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt. Dit overtuigende bewijs kan op verschillende manieren geleverd worden. Enkele hulpmiddelen daarbij zijn:

* Uw werknemer zorgt voor een sluitende rittenregistratie, die door u wordt gecontroleerd (de rittenregistratie behoort tot de administratie van uw bedrijf).
* Uw werknemer heeft een schriftelijk verbod op privégebruik van de auto. U moet daarop controleren. Als uw werknemer zich hier niet aan houdt, moet u hiervoor een passende sanctie opleggen.
* Uw werknemer heeft een 'Verklaring geen privégebruik auto' aangevraagd bij ons. U kunt dit formulier downloaden. Als uw werknemer een kopie van de verklaring aan u geeft, mag u de bijtelling wegens privégebruik van de auto niet meer bij het loon van uw werknemer tellen. Als bij controle blijkt dat uw werknemer meer dan 500 kilometer voor privégebruik heeft gereden met de auto, dan moet deze alsnog belasting betalen voor dit gebruik.

Zie voor alle voorwaarden en regels de website van de Belastingdienst.

.