7 tips voor effectief time management

Als ondernemer of ZZP'er krijgt u gegarandeerd te maken met zaken of klussen die u tegelijkertijd moet oppakken. Dit kan een onrustig gevoel geven. Uw telefoon rinkelt onafgebroken, uw inbox loopt over met nieuwe berichten en eigenlijk heeft u het gevoel dat u nooit echt klaar bent: klinkt bekend? Met time management kunt u orde op zaken stellen. Deze checklist legt uit hoe u dat doet: 7 tips voor effectief time management.

1. Planning maken

Door goed te plannen - en u zich hier vervolgens aan te houden - krijgt u een beter overzicht van wat er vandaag of deze week moet gebeuren. Alle taken, of ze nu klein zijn of groot, vergen tijd. U kunt alleen een goede planning maken als u weet hoeveel tijd u gemiddeld aan een dergelijke activiteit besteedt. Hebt u daar nog geen idee van? Houd dan eens een week precies bij hoe lang de werkzaamheden duren, zodat u daarna over voldoende gegevens beschikt om een haalbare planning te maken.

2. To do-lijst

Naast het hanteren van een wekelijkse planning is het raadzaam om een dagelijks to do-lijstje bij te houden. Als u bepaalde taken niet kunt afronden, schuiven deze automatisch door naar de volgende dag. Zorg er wel voor dat u to do-lijstjes niet te lang worden, want niets geeft zo'n opgeruimd gevoel als u bij het afsluiten van de werkdag alle punten op uw lijstje kunt wegstrepen.

3. Werk netjes

Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd. Begint u aan een nieuwe taak? Zorg er dan voor dat u alleen relevant papierwerk voor u ligt en er geen andere documenten tussen zitten. Dit kan u alleen maar afleiden. Sorteer daarnaast alle inkomende post en mailtjes in handige mappen, zowel op uw computer als uw bureau. Zo hoeft u nooit lang te zoeken naar de documenten die u bij uw taak nodig heeft.

4. Stel niets uit

Iedereen ziet wel eens op tegen een vervelende taak. Hoe verleidelijk het ook is: uitstelgedrag is niet de oplossing. Als u zich in plaats daarvan gaat richten op minder lastige of kleine klussen, wordt het straks stressen om de lastige taak (die inmiddels als het zwaard van Damocles boven uw hoofd hangt) alsnog op tijd af te ronden. Wees dus streng en stel geen enkele taak uit. Sterker nog, als u 's ochtends meteen begint met de klus waartegen u opziet, geeft dat voor de rest van de dag extra energie.

5. Laat u niet afleiden

Laat, als u eenmaal ergens aan bent begonnen, u zo min mogelijk afleiden. Werkt u thuis? Ga dan in een aparte ruimte zitten en doe de deur dicht. Als u op kantoor zit en een moeilijke of uitgebreide klus wilt oppakken, is het zaak om uw collega's van tevoren te laten weten dat zij u voorlopig niet mogen storen. Zet daarnaast voor uw eigen gemoedsrust uw telefoon op stil en schakel de pop-up van uw email uit. Als u uw e-mail op drukke dagen alleen checkt wanneer u begint met werken, vlak voor de lunch en aan het einde van de dag, komt u minder snel in de knoop met uw oorspronkelijke planning.

6. Neem pauze

Workaholics (en dat zijn de meeste ondernemers) zijn vaak geneigd hun pauzes over te slaan en in plaats daarvan even snel een broodje achter hun bureau te eten. Het overslaan van pauzes komt uw werktempo niet ten goede, integendeel. Zeker als u de hele dag achter de computer zit, is het van belang dat u een aantal keer per dag (al is het maar om een nieuwe kop koffie te halen) even achter uw scherm vandaan komt. Een korte pauze geeft rust in uw hoofd en kan heel verhelderend werken.

7. Bereid u voor op de volgende dag

Is het einde van de werkdag in zicht? Zet dan op een rijtje wat u deze dag allemaal gedaan en geregeld heeft - dit is het moment om afgeronde taken op uw to do-lijstje door te strepen! - en waaraan u niet meer bent toegekomen. De klussen die nog open staan, schuift u door naar de takenlijst van de eerstvolgende werkdag. Zijn er belangrijke vragen van klanten of opdrachtgevers waarop u nog niet gereageerd heeft? Stuur dan een kort berichtje dat u hier de volgende ochtend uitgebreid op zult terugkomen (voeg eventueel een herinnering toe aan het nieuwe to do-lijstje).

Time management cursus

Meer weten? Volg dan een cursus time management. Kijk voor meer informatie bijvoorbeeld eens hier of hier.