5 tips voor het opzetten van een administratie

Bij het managen van een bedrijf kan geen (startende) ondernemer er omheen: het opzetten van de administratie. Het belang van een overzichtelijke boekhouding is wellicht groter dan u denkt. Dit is namelijk niet alleen wettelijke verplicht, maar verschaft ook actueel inzicht in hoe uw onderneming ervoor staat: 5 tips voor het opzetten van een administratie.

1. Begin op tijd

Als het gaat om het bijhouden van uw zakelijke administratie, geldt: hoe eerder u ermee van start gaat, hoe beter. Zelfs in de voorbereidende fase, dus ook wanneer u eigenlijk nog niet met uw onderneming begonnen bent of nog geen enkele klant of investeerder heeft binnengehaald, is het van belang om de administratie goed in kaart te brengen.

Op deze manier heeft u vanaf het allereerste begin namelijk een beter inzicht in de gemaakte kosten, omzet en winst. Aan de hand hiervan kunt u vervolgens inspelen op ontwikkelingen en uw activiteiten eventueel bijstellen. Dit is altijd een belangrijk onderdeel van ondernemen geweest, maar komt in tijden van economische recessie nog beter van pas.

2. Houd u aan de fiscale bewaarplicht

Waarschijnlijk bent u allang van deze verplichting op de hoogte, maar we herhalen het nog maar een keer: bedrijven en alle andere zelfstandigen zijn wettelijk verplicht om hun basisadministratie zeven jaar te bewaren. De fiscale bewaarplicht gaat in vanaf het moment dat de gegevens niet meer tot de jaaradministratie behoren.

3. Weet wat u bewaart

Het gaat bij deze bewaartermijn van zeven jaar om de volgende onderdelen, door de fiscus ook wel aangeduid als basisgegevens, van uw administratie:

1. Grootboek
2. Debiteurenadministratie
3. Crediteurenadministratie
4. Voorraadadministratie
5. In- en verkoopadministratie
6. Indien van toepassing: de loonadministratie

De gegevens (kasadministratie en kassabonnen, facturen, bankafschriften, contracten etc.) moeten niet alleen in afgedrukte vorm worden bewaard, maar ook als bestanden terug te vinden zijn in de computerprogramma's die u gebruikt. De belastingdienst benadrukt dat, wanneer u alles op papier kunt overleggen maar niet digitaal, u feitelijk niet aan de bewaarplicht voldoet.

Via conversie, zoals het alsnog overzetten van de gegevens en het binnen afzienbare tijd reproduceren en leesbaar maken van de geconverteerde gegevens, mogen gegevens wel in een andere vorm worden bewaard. Om verwarring te voorkomen is het echter raadzaam om gewoon alle gegevens zowel op papier (elk belastingjaar in een aparte ordner) als digitaal te bewaren.

4. Profiteer van belastingvoordeel

Het bijhouden van de administratie staat wat favoriete taken betreft maar bij weinig ondernemers bovenaan de lijst, maar wie hierbij zorgvuldig te werk gaat kan wel degelijk profiteren van de nodige fiscale voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de handige Kleineondernemersregeling (KOR), waarbij kleine zelfstandigen op het gebied van BTW in aanmerking kunnen komen voor belastingvermindering.

Vindt u het echt een lastige klus of heeft u simpelweg te weinig tijd om concreet met uw administratie bezig te zijn, dan kunt u deze taken uiteraard ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Houd er rekening mee dat u uiteindelijk zelf verantwoordelijk blijft voor de belastingaangiften en een overzichtelijke administratie.

5. Maak gebruik van handige tools

De tijden van werken met stapels bonnetjes en een handmatige rekenmachine liggen ver achter ons. Tegenwoordig zijn er talloze computerprogramma's die u bij uw administratie een handje kunnen helpen. Online zijn er ook genoeg applicaties te vinden die het bijhouden van de administratie een minder tijdrovende klus maken. In deze white paper vindt u verschillende online tools om (onder meer) de administratie goed te regelen.

Rabo Ondernemerspakket

Starten met een voorsprong doet u met de Rabobank. Op deze webpagina vindt u relevante info oven het starten van een bedrijf en kunt u het voor starters extra voordelige Rabo Ondernemerspakket aanvragen.

Lees ook:
6 tips voor een overzichtelijke administratie
Administratie bewaren, wat en hoe lang?
Tien geboden van de bewaarplicht