Een financieel plan uitwerken, e-mail en social media-accounts checken, een factuur maken en tussendoor ook nog even snel die ene nieuwe klant terugbellen: ondernemers en ZZP'ers doen soms alles tegelijk. Maar niet iedereen is een geboren multitasker. Hoe houdt u overzicht wanneer taken en afspraken steeds vaker in elkaar overlopen? Dat leest u in de checklist: effectief multitasken.

1. Stel de juiste prioriteiten

Heeft u moeite met multitasken en vaart u er eigenlijk beter bij wanneer u een taak eerst volledig afrondt voor u verder gaat met de volgende opdracht? Dat geeft helemaal niets. Uit Amerikaanse onderzoek is namelijk gebleken dat de gemiddelde multitasker een stuk minder productief is dan iemand die zich volledig op één taak concentreert. Er zijn zelfs wetenschappers die beweren dat ons IQ daalt als we op het werk herhaaldelijk worden afgeleid door mail, Twitter en telefoontjes.

Hoewel het zeker tot de mogelijkheden behoort om meerdere taken tegelijk uit te voeren, is het belangrijk dat u dagelijks prioriteiten stelt. Is het echt nodig om tijdens het schrijven van die nota ook tussendoor uw email te checken of de telefoon op te nemen? U kunt die gemiste oproep later immers altijd nog afhandelen en mailtjes lopen niet weg uit uw inbox. Het wordt een ander verhaal wanneer u een uiterst belangrijk telefoontje verwacht, al kan het zelfs in dat geval een goed idee zijn om tijdens die 'wachttijd' een andere taak uit te voeren die een mindere mate van concentratie vereist.

2. Laat u niet afleiden

Bepaal van tevoren welke taken u ongeveer tegelijkertijd gaat uitvoeren en wijk hier niet vanaf. Zorg ervoor dat u op kantoor een rustig plekje vindt waar collega's u niet snel zullen storen of, als u vanaf huis werkt, zet dan radio en/of televisie uit. Stel daarnaast uw emailprogramma en social media-trackers zoals TweetDeck zo in dat u niet om de haverklap op uw inbox klikt als er rechtsonder weer een klein pop up-scherm verschijnt. Verder is het verstandig om 's ochtends met de minst leuke taken te beginnen. Aan het begin van de dag bent u nog fris en zal het bij deze opdrachten een stuk minder moeilijk zijn om geconcentreerd te blijven dan - zeg - om kwart over vier 's middags.

3. Benut dode momenten

Maak een lijstje van de zogeheten dode momenten van de dag, waarop u met taken bezig bent die niet of nauwelijks uitdagend zijn, weinig herseninspanningen vergen en dus voelen alsof u op de automatische piloot werkt. Het is heel normaal dat u een paar van deze momenten op een dag heeft; immers, deze 'simpele' (en vaak terugkerende) taken moeten ook worden opgepakt en afgehandeld. Maar ook de reistijd van uw huis naar kantoor kunt u opvatten als een dood moment. Of denk eens aan al die keren dat u ergens op zit te wachten en in de tussentijd wat bijpraat bij de koffieautomaat of een kijkje neemt op Facebook? Maak om te beginnen eens een lijstje met al die dode momenten en probeer in te schatten met welke activiteiten u deze leegtes zou kunnen opvullen.

4. Leer combineren

Echte multitaskers zijn keien in het combineren van verschillende activiteiten. Dan hebben we het overigens niet eens zozeer alleen over het min of meer tegelijkertijd schrijven van rapporten en het plegen van acquisitie, maar om het combineren van allerlei taken. Zeg maar het nuttige met het aangename verenigen. Zo kunt u prima dat ene wetenschappelijke artikel bestuderen terwijl de aardappelen op het vuur staan. Of een hoorcollege in de auto op audio-cd volgen terwijl u naar kantoor rijdt. En de opmerkingen van een klant op een communicatieplan doornemen terwijl u wat kleine fitnessoefeningen uitvoert.

In tegenstelling tot het multitasken van gelijkwaardige uitdagingen op zakelijk gebied, is het namelijk heel goed mogelijk om denkwerk (het doornemen van notulen of bijwerken van de administratie) te combineren met fysieke activiteiten (het reizen naar uw werk of het koken van eten). Het vergt wellicht wat oefening en geduld, maar wie zichzelf aanleert om bepaalde taken effectief te combineren, houdt vaak aanzienlijk meer tijd over voor ander werk. En ook bij ondernemen geldt vaak: (extra) tijd is (meer) geld.

Ondernemingsplan op maat nodig?

Snel en gemakkelijk uw ondernemingsplan maken doet u met Rabo Startproof. Met deze module stelt u binnen vijf minuten vast op welke zaken u goed bent voorbereid en wat u nog moet doen om zorgeloos van start te kunnen gaan. Werk vervolgens het standaard ondernemingsplan verder uit en u heeft de perfecte basis voor een succesvol begin van uw bedrijf. Klik hier om direct naar Rabo Startproof te gaan.

Lees ook:
7 tips voor effectief time management
4 valkuilen voor startende ondernemers
6 tips voor startende ondernemers
Checklist: word expert in 7 stappen