Algemene voorwaarden opstellen belangrijk

Algemene voorwaarden opstellen: wanneer relevant?

Algemene voorwaarden zijn ontzettend belangrijk. Je stuurt ze mee bij een offerte en laat ze lezen voordat je iets verkoopt. Het is zakelijk gezien verstandig om duidelijke afspraken te maken over wat je vergoedt als er iets misgaat.

Algemene voorwaarden als zzp'er: wat heb ik eraan?

In de algemene voorwaarden leg je als zzp'er alle wederzijdse rechten en verplichtingen tussen koper en verkoper vast. Denk daarbij onder meer aan:

  • De betaaltermijn
  • Garantiebepalingen
  • Levertijd
  • Aansprakelijkheid

Om te voorkomen dat je deze zaken bij iedere klant opnieuw moet bespreken, is het handig om deze afspraken vast te leggen in een standaard document: jouw algemene voorwaarden. 

Concrete voorwaarden omschrijven

Belangrijk hierbij is dat je de voorwaarden duidelijk omschrijft; anders kan iedere partij deze punten op een andere manier interpreteren. 

Concrete algemene voorwaarden voorkomen discussies en juridisch getouwtrek - iedereen weet vanaf het begin waaraan hij toe is - en ze maken het zakendoen daardoor een stuk duidelijker.

Hoe gebruik ik als ondernemer mijn algemene voorwaarden?

In de praktijk gebruiken veel ondernemers hun algemene voorwaarden niet op de juiste manier, waardoor alsnog conflicten met klanten of leveranciers kunnen ontstaan.

Daarom geven wij jou hieronder vijf tips op het gebied van algemene voorwaarden:

1. Deel jouw voorwaarden op tijd met de klant

Jouw klant hoort de algemene voorwaarden te ontvangen vóór jullie een deal sluiten. Overhandig deze voorwaarden het liefst persoonlijk. Op die manier kan er geen misverstand bestaan over de ontvangst.

Verstuur je jouw offerte digitaal? Stuur dan de algemene voorwaarden dan direct mee en vraag de klant om een bevestiging.

  • Meld aan de klant dat jouw algemene voorwaarden op de samenwerking van toepassing zijn.
  • Publiceer jouw voorwaarden op je zakelijke website en verwijs hiernaar via een hyperlink in de offerte.

2. Vermeld jouw algemene voorwaarden in de offerte

Algemene voorwaarden zijn niet vanzelf van toepassing op de samenwerking of bestelling. Verklaar jouw voorwaarden daarom van toepassing en neem ze op in iedere offerte.

En wat als een klant jouw voorwaarden afwijst en zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaart?

Battle of forms

Dan ontstaat er een zogenoemde 'battle of forms'. Worden jouw voorwaarden gebruikt bij deze overeenkomst of toch die van jouw klant? 

Ga in dit geval nog voordat je start met het uitvoeren van de opdracht in overleg met je klant. Spreek goed af wiens voorwaarden van toepassing zijn. Zorg ook dat deze afspraak schriftelijk wordt vastgelegd in bijvoorbeeld een nieuwe offerte of opdrachtbevestiging.

3. Blijf redelijk in je algemene voorwaarden

De wet gaat altijd vóór de algemene voorwaarden. Jouw aansprakelijkheid is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, Boek 6. Daarin staat onder meer een zwarte lijst van verboden uitsluitingen (artikel 6:236 BW).

Letselschade niet uitsluiten

Letselschade mag je bijvoorbeeld niet uitsluiten. Als je dat toch in jouw voorwaarden doet, geldt die bepaling juridisch gezien simpelweg niet.

Voor deals met particulieren, eenmanszaken en kleine bedrijven en voor overeenkomsten met een particulier karakter bestaat er ook een grijze lijst van uitsluitingen: artikel 6:237 BW.

Deze punten mag je wel gebruiken, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat ze niet onredelijk zijn. 

Aansprakelijkheidsrisico's

Bij conflicten loop je het risico dat je door de andere partij aansprakelijk wordt gesteld. Het is dus zinvol om ook een stuk over aansprakelijkheid in je algemene voorwaarden op te nemen. Omschrijf duidelijk wie er aansprakelijk is voor de schade als jij of je klant een fout maakt.


Tip: maak twee versies van je algemene voorwaarden

  1. Versie van toepassing op overeenkomsten met particulieren, eenmanszaken en kleine bedrijven of voor overeenkomsten met een particulier karakter.
  2. Versie bedoeld voor overeenkomsten met bedrijven. Hierin kun je je aansprakelijkheid verder beperken dan in particuliere overeenkomsten: in ieder geval tot de omvang van de aanneemsom.

4. Informeer je klant als je voorwaarden wijzigen

Wil je jouw voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld doordat de wetgeving is veranderd, of omdat je je bedrijfsvoering of werkwijze hebt aangepast?

  • Voor nieuwe klanten is dat geen probleem, je overhandigt gewoon de nieuwe set voorwaarden bij de offerte
  • Bij bestaande klanten die een nieuwe order plaatsen, vermeld je duidelijk in de offerte dat de voorwaarden zijn gewijzigd. De nieuwe voorwaarden stuur je uiteraard mee met de offerte
  • Bij een langlopende opdracht kun je je voorwaarden niet zomaar tussentijds aanpassen. De algemene voorwaarden zijn onderdeel van de overeenkomst 

5. Verwijs altijd naar de juiste versie voorwaarden 

Je zult niet de eerste ondernemer zijn die zijn algemene voorwaarden aanpast, maar per ongeluk toch de oude voorwaarden aan de klant overhandigt. In dat geval zijn toch de oude voorwaarden van kracht.

Voorkom onduidelijkheden en controleer of je naar de juiste voorwaarden verwijst.

Pas je de voorwaarden aan?

  • Zorg dan dat alleen deze nieuwe versie op je website staat of bij de Kamer van Koophandel is gedeponeerd.
  • Stuur voortaan alleen de nieuwe variant mee met offertes.
  • Geef de voorwaarden een andere naam om misverstanden te voorkomen.

Hoe kom ik aan goede algemene voorwaarden?

Kijk eerst eens naar de voorwaarden die jouw branchevereniging heeft opgesteld. Zij hebben deze voorwaarden al juridisch getoetst en gedeponeerd. Je kunt deze voorwaarden dus veilig gebruiken.

Let op: zo'n branchespecifiek voorbeeld is generiek en is (nog) niet volledig toegespitst op jouw bedrijf. 

Het is dan ook aan te raden om de standaardvoorwaarden aan te passen. Laat dit herschreven document bij voorkeur tijdig toetsen door bijvoorbeeld een advocaat of jurist. 

Laat je algemene voorwaarden toetsen

Verzekeraar Interpolis biedt ondernemers de mogelijkheid om de algemene voorwaarden juridisch te laten toetsen. Handig als je standaardvoorwaarden aanpast of je eigen voorwaarden op wilt stellen.

Ook interessant voor jou

5 valkuilen over het verzekeren van je eigen bedrijf
9 belangrijke verzekeringen voor ondernemers

Bijgewerkt op: 09-05-2021

Wat vind je van dit artikel?

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Als ondernemer met een eigen horecabedrijf kom je er niet onderuit: de nieuwe Alcoholwet. Per 1 juli 2021 is de Drank en Horecawet vervangen door de Alcoholwet. Dit zijn de regels rondom drank verkopen in je horecazaak. 

Alcoholwet drank en horecawet
Alcoholwet drank en horecawet

Juridisch

Als startende ondernemer moet je ook een aantal belangrijke juridische zaken regelen. Denk alleen al aan het opstellen van algemene voorwaarden en inkoop- of samenwerkingscontracten. Op deze pagina's vertellen we welke juridische kwesties gangbaar zijn en hoe jij je als startende ondernemer hiertegen kunt beschermen.

  1. Stel goede algemene voorwaarden op
  2. Onderzoek de mogelijkheden van merkbescherming
  3. Weet hoe jij je kunt wapenen tegen wanbetalers

Nu populair: juridisch en ondernemen gaat hand in hand met het opstellen van contracten.

Lees de tips in de checklist: hoe stel je een juridisch contract op?

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Zakelijke rekening eerste 6 maanden gratis

Start nóg sterker in 2021 met een zakelijke rekening en krijg meer grip op je geldzaken.

 

Je zakelijke rekening is de eerste 6 maanden gratis inclusief pinpas, internetbankieren en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. 

 

Bekijk je voordeel

 

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.