Algemene voorwaarden opstellen: waarom belangrijk?

Algemene voorwaarden opstellen: wanneer relevant?

Gefeliciteerd met je nieuwe opdracht! Hebben jullie onderling duidelijke afspraken gemaakt? En vastgelegd wat je vergoedt als er iets misgaat? Niet nodig, zeg je? Jullie vertrouwen elkaar blind? Dat kan zakelijk gezien onverstandig zijn. Verzekeraar Interpolis legt uit waarom algemene voorwaarden onmisbaar zijn en hoe jij deze op de juiste manier gebruikt. 

Algemene voorwaarden, wat heb ik daaraan?

Algemene voorwaarden zijn er om de verwachtingen te managen. Hierin leg je alle wederzijdse rechten en verplichtingen tussen koper en verkoper vast. Denk daarbij onder meer aan de betaaltermijn, garantiebepalingen, levertijd en wat jij moet doen als er iets misgaat. 

Om te voorkomen dat je dergelijke zaken bij ieder contract opnieuw moet bespreken, is het handig om deze zaken vast te leggen in een standaard document: jouw algemene voorwaarden

Belangrijk hierbij is dat je de voorwaarden duidelijk omschrijft; anders kan iedere partij deze punten op een andere manier interpreteren. Dat zorgt nog wel eens voor ellende. Concrete algemene voorwaarden voorkomen discussies en juridisch getouwtrek - iedereen weet vanaf het begin waaraan hij toe is - en ze maken het zakendoen daardoor een stuk duidelijker.

Hoe gebruik ik mijn algemene voorwaarden?

In de praktijk gebruiken veel ondernemers hun algemene voorwaarden niet op de juiste manier, waardoor alsnog conflicten met klanten of leveranciers kunnen ontstaan. Daarom geven wij jou hieronder vijf tips op het gebied van algemene voorwaarden:

#1. Deel jouw voorwaarden op tijd met de klant

Jouw klant hoort de algemene voorwaarden te ontvangen vóór jullie een deal sluiten. Overhandig deze voorwaarden het liefst persoonlijk. Op die manier kan er geen misverstand bestaan over de ontvangst. Verstuur je jouw offerte digitaal? Stuur dan de algemene voorwaarden dan direct mee en vraag de klant om een bevestiging.

Kun je de algemene voorwaarden niet overhandigen? Meld dan aan de klant dat jouw algemene voorwaarden op de samenwerking van toepassing zijn en waar deze voorwaarden ter inzage liggen. Of publiceer jouw voorwaarden op je website en verwijs hiernaar via een hyperlink in de offerte. Natuurlijk vermeld je ook dat je deze documenten op verzoek altijd direct en kosteloos aan je klant opstuurt. 

#2. Vermeld jouw voorwaarden in de offerte

Algemene voorwaarden zijn niet vanzelf van toepassing op de samenwerking of bestelling. Verklaar jouw voorwaarden daarom van toepassing en neem ze op in iedere offerte. En wat als een klant jouw voorwaarden afwijst en zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaart? 

Dan ontstaat er een zogenoemde 'battle of forms'. Ga in dit geval nog voordat je start met het uitvoeren van de opdracht in overleg met je klant in overleg. En spreek af wiens voorwaarden van toepassing zijn. Zorg ook dat deze afspraak schriftelijk wordt vastgelegd in bijvoorbeeld een nieuwe offerte of opdrachtbevestiging.

#3. Blijf redelijk in jouw voorwaarden

De wet gaat altijd vóór de algemene voorwaarden. Jouw aansprakelijkheid is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, Boek 6. Daarin staat onder meer een zwarte lijst van verboden uitsluitingen (artikel 6:236 BW). Letselschade mag je bijvoorbeeld niet uitsluiten.

Als je dat toch in jouw voorwaarden doet, geldt die bepaling juridisch gezien simpelweg niet. Voor deals met particulieren, eenmanszaken en kleine bedrijven en voor overeenkomsten met een particulier karakter bestaat er ook een grijze lijst van uitsluitingen: artikel 6:237 BW. Deze punten mag je wel gebruiken, op voorwaarde dat je kunt aantonen dat ze niet onredelijk zijn. 

Tip: maak twee versies van je voorwaarden:

  • Versie 1: van toepassing op overeenkomsten met particulieren, eenmanszaken en kleine bedrijven of voor overeenkomsten met een particulier karakter.
  • Versie 2: bedoeld voor overeenkomsten met bedrijven. Hierin kun je je aansprakelijkheid verder beperken dan in particuliere overeenkomsten: in ieder geval tot de omvang van de aanneemsom.

# 4. Informeer je klant als je voorwaarden wijzigen

Wil je jouw voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld doordat de wetgeving is veranderd, of omdat je je bedrijfsvoering of werkwijze hebt aangepast? Voor nieuwe klanten is dat geen probleem, je overhandigt gewoon de nieuwe set voorwaarden bij de offerte.

Bij bestaande klanten die een nieuwe order plaatsen, vermeld je duidelijk in de offerte dat de voorwaarden zijn gewijzigd. De nieuwe voorwaarden stuur je uiteraard mee met de offerte. Bij een langlopende opdracht kun je je voorwaarden niet zomaar tussentijds aanpassen. De algemene voorwaarden zijn onderdeel van de overeenkomst. 

# 5. Verwijs altijd naar de juiste versie voorwaarden 

Je zult niet de eerste ondernemer zijn die zijn algemene voorwaarden aanpast, maar per ongeluk toch de oude voorwaarden aan de klant overhandigt. In dat geval zijn toch de oude voorwaarden van kracht. Voorkom onduidelijkheden en controleer of je naar de juiste voorwaarden verwijst.

Pas je de voorwaarden aan? Zorg dan dat alleen deze nieuwe versie op je website staat of bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. En stuur voortaan alleen deze variant mee met offertes. Geef de voorwaarden een andere naam om misverstanden te voorkomen. 

Hoe kom ik aan goede algemene voorwaarden?

Kijk eerst eens naar de voorwaarden die jouw branchevereniging heeft opgesteld. Zij hebben deze voorwaarden al juridisch getoetst en gedeponeerd.

Je kunt deze voorwaarden dus veilig gebruiken. Let op: zo'n branchespecifiek voorbeeld blijft natuurlijk wel generiek en is (nog) niet volledig toegespitst op jouw bedrijf. 

Het is dan ook aan te raden om de standaardvoorwaarden aan te passen. Laat dit herschreven document bij voorkeur tijdig toetsen door bijvoorbeeld een advocaat of jurist. 

Verzekeraar Interpolis biedt ondernemers de mogelijkheid om de algemene voorwaarden juridisch te laten toetsen. Handig als je standaardvoorwaarden aanpast of je eigen voorwaarden op wilt stellen.

Ook interessant voor jou

Leveringsvoorwaarden: wat kun je ermee?
Een rechtsbijstandverzekering afsluiten: wanneer verstandig?
Octrooien en patenten: wat kun je ermee?
Hoe stel je een juridisch contract op?
Merkregistratie: hoe deponeer je een merk?

Bijgewerkt op: 27-11-2018

Wat vind je van dit artikel?

x7
x2

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Juridisch

Als startende ondernemer moet je ook een aantal belangrijke juridische zaken regelen. Denk alleen al aan het opstellen van algemene voorwaarden en inkoop- of samenwerkingscontracten. Op deze pagina's vertellen we welke juridische kwesties gangbaar zijn en hoe jij je als startende ondernemer hiertegen kunt beschermen.

  1. Stel goede algemene voorwaarden op
  2. Onderzoek de mogelijkheden van merkbescherming
  3. Weet hoe jij je kunt wapenen tegen wanbetalers

Nu populair: juridisch en ondernemen gaat hand in hand met het opstellen van contracten. Lees de tips in de checklist: hoe stel je een juridisch contract op?

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 1.600 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.