Inschrijven bij de KVK: zo werkt het Handelsregister

Bijgewerkt op 27 oktober 2022
7 min  leestijd
0
Image
Inschrijven KvK

Elke startende ondernemer moet zich inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK). Dus ook als je zzp'er of freelancer bent. Hoe regel je dat? Hier lees je hoe je jouw bedrijf inschrijft bij de KVK.

  1. Wat is het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK)

  2. Inschrijven verplicht

  3. Wie moet zich inschrijven bij de KVK?

  4. Inschrijven bij de KVK: zo doe je dat

  5. Wat kost inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KVK)?

  6. Uitschrijven bij de KVK

1. Wat is het Handelsregister van de KVK?

Je kunt het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) zien als een enorme database waarin alle Nederlandse rechtspersonen en ondernemingen zijn opgenomen. Het register is eigendom van (en wordt beheerd door) de overheid.

Het Handelsregister staat op de website van de Kamer van Koophandel. Als jouw bedrijf is ingeschreven (daarover later meer), worden de basisgegevens openbaar gemaakt.

Openbare gegevens KVK

Als iemand straks zoekt op jouw handelsnaam, komen deze gegevens in beeld:

  • Je bedrijfsnaam
  • Het KVK-nummer
  • Het vestigingsnummer
  • Je adresgegevens (geen telefoonnummer)

Omdat deze gegevens in principe openbaar zijn, kunnen externe partijen contact met jou opnemen voor - bijvoorbeeld - mailings, telefonische marketing en andere marketingacties.

Geen behoefte aan commerciële boodschappen? Beperk die door je aan te melden bij Postfilter. Goed om te weten: sinds juli 2021 is de Telecommunicatiewet gewijzigd en is het Bel-me-niet Register niet meer nodig en dus opgeheven.

2. Inschrijven KVK is verplicht

De registratie in het Handelsregister van de KVK is wettelijk verplicht voor iedereen die een bedrijf start met als primair doel: zelfstandig goederen of diensten leveren aan anderen met de insteek om hiermee (op termijn) winst te maken. De reden voor deze verplichte registratie ligt enigszins voor de hand:

  • Zo kan de overheid goed zicht houden op het aantal actieve ondernemers in Nederland.
  • Het register kan je waardevolle informatie verschaffen over bedrijven. 
  • Je kunt zo achterhalen met wie je zaken doet.

Als ondernemer wil je immers graag kunnen achterhalen of de onderneming of relatie waarmee je zaken wilt gaan doen niet toevallig onlangs failliet is gegaan. In het Handelsregister kun je de contactgegevens en bevoegdheden van de betreffende partij terugvinden.

Wat kost het om bedrijfsgegevens op te vragen?

Houd er rekening mee dat er kosten verbonden kunnen zijn aan het opvragen van gegevens. Variërend van € 0,50 (voor basisgegevens) tot enkele euro's voor een volledig bedrijfsprofiel en € 15,60 voor een papier gewaarmerkt uittreksel.


Op deze pagina vind je het volledige overzicht van producten die je bij de KVK kunt bestellen. 

Voorbeeldplan nodig?

Handig: zo ziet een goed ondernemingplan voor jouw branche eruit.

Download gratis voorbeeld 

3. Wie moet zich inschrijven bij de KVK?

Inschrijven bij de Kamer van Koophandel is alleen nodig als je echt een ondernemer bent. Dat check je aan de hand van de volgende drie punten:

  1. Je levert diensten en/of producten aan klanten.
  2. Je vraagt voor je diensten of producten meer dan de kostprijs: je rekent een commercieel uurtarief of prijs.
  3. Je doet niet alleen zaken met vrienden of familie, maar levert je producten en diensten aan officiële klanten en gaat de concurrentie met andere bedrijven aan. 

Wat gebeurt er als ik me niet inschrijf bij de KVK?

Als je voldoet aan de hierboven gestelde voorwaarden (en je bent dus officieel een ondernemer), moet je je inschrijven bij de KVK.

Als je dit niet doet en de Belastingdienst komt hierachter, dan kun je naheffingen en boetes verwachten. Je zult bijvoorbeeld met terugwerkende kracht omzetbelasting (btw) moeten betalen. Ook kan het gevolgen hebben voor je aangifte inkomstenbelasting. 

Daarnaast zul je een vergrijpboete opgelegd krijgen. Bij opzet bedraagt de boete 50% van de belasting die je opzettelijk hebt verzwegen. Bij grove schuld is dat 25%. In dit geval heb je niet opzettelijk verzuimd je in te schrijven, maar kan het je wel degelijk verweten worden.

Tijd voor inschrijving bij de KVK

Richt je een nieuwe onderneming op? Zorg dan dat je jouw bedrijf uiterlijk één week nadat je gestart bent, inschrijft bij de KVK. Inschrijven vóór de startdatum is ook mogelijk. Goed om te weten: bij de meeste rechtsvormen gebeurt de inschrijving persoonlijk op een KVK-kantoor in jouw regio. Plan hiervoor op tijd een afspraak in via de website.

Bestaande onderneming overnemen

Wil je een bestaande onderneming overnemen? Dan krijgt het bedrijf een nieuw KVK-nummer toegewezen. De huidige eigenaar (van wie je de onderneming wilt overnemen) moet in dit geval eerst een speciaal formulier invullen om de overdracht mogelijk te maken. Op deze pagina van de KVK vind je daar meer informatie over.

4. Inschrijven bij KVK: zo doe je dat

Afhankelijk van de rechtsvorm kan het zijn dat een notaris de inschrijving moet regelen. Dat is bijvoorbeeld bij een bv, nv, stichting, vereniging of coöperatie. Bij de eenmanszaak (veruit de populairste rechtsvorm) hoeft dit dus niet. Hieronder zetten we stap voor stap uiteen hoe de registratie in het Handelsregister verloopt als je kiest voor de eenmanszaak.

Onderzoek je rechtsvorm

Onderzoek voordat je je gaat registreren eerst welke rechtsvorm het best aansluit op jouw situatie en check of de bedrijfsnaam die je op het oog hebt nog beschikbaar is.

Vul het inschrijfformulier in

Ga naar de KVK-website en klik op inschrijven. Vul hier het inschrijfformulier in. Probeer je antwoorden dus zo volledig en concreet mogelijk te maken. De volgende stap is het inplannen van je afspraak op een kantoor in de buurt.

Controle van de KVK 

Nadat je de gegevens online hebt doorgegeven, controleert de KVK of je aan de voorwaarden voldoet. Als dit zo is, wordt je onderneming tijdens de afspraak op kantoor officieel geregistreerd. Je ontvangt dan ook direct een KVK-nummer.

Ontvangst van je btw-nummer

Je bijbehorende btw-id en omzetbelastingnummer volgen enkele dagen later per post, wanneer je gegevens zijn verwerkt door de Belastingdienst. Je hoeft de fiscus dus niet zelf op de inschrijving te attenderen, dat regelt de KVK voor jou.

Kan de KVK een inschrijving weigeren?

Ja, de KvK heeft altijd het recht om een inschrijving te weigeren. Dit kan bijvoorbeeld als er 'gerede twijfel is over de juistheid van een opgave'. In de praktijk komt dit heel weinig voor.

5. Wat kost inschrijven bij KVK?

De vroegere jaarlijkse bijdrage is in 2013 afgeschaft. Inschrijven in het Handelsregister van de KVK is echter niet gratis: dit kost eenmalig € 51,95. 

Let op: de inschrijfkosten kun je alleen (digitaal) betalen met pinpas, mobiel of creditcard.

Kosten aftrekken

De inschrijving bij de KVK is waarschijnlijk je eerste zakelijke factuur. Deze kun je aftrekken van de omzet. Deze factuur valt onder bedrijfskosten bij je aangifte inkomstenbelasting.

6. Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel

Er kan natuurlijk altijd een moment komen dat je stopt met ondernemen en dan moet je je ook uitschrijven bij de KVK. Je zoekt je eigen bedrijf op in het Handelsregister, logt in met je DigiD en kiest voor 'opheffen eenmanszaak'. Je vult het formulier in en verstuurt het digitaal met je DigiD.

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 5 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 5 voordelen

Inschrijven bij de KVK: de meest gestelde vragen

  • Kun je je online inschrijven bij de KVK?
    De inschrijving in het Handelsregister van de KVK kun je meestal online doen, zeker als zzp'er en vof. Op de website van de KVK vul je een online formulier in voor je inschrijving. 
  • Heb ik een KVK-nummer nodig?
    Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel krijg je automatisch een KVK-nummer. Dit KVK-nummer heb je nodig om officieel zaken te doen en op je facturen te vermelden.  
  • Is inschrijving bij een KVK gratis?
    Inschrijven in het Handelsregister van de KVK kost eenmalig € 51,95. Dit zijn zakelijke kosten en daardoor fiscaal aftrekbaar.
  • Hoe schrijf je je in bij de Belastingdienst?
    Wanneer je je inschrijft bij de KVK, ontvang je een KVK-nummer. Jouw btw-identificatienummer krijg je binnen enkele dagen automatisch opgestuurd, wanneer jouw gegevens door de KVK zijn doorgestuurd naar de Belastingdienst. Je hoeft je dus niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst.

Ook interessant voor jou

Stappenplan: een eigen zaak beginnen
Zzp'er worden: zo doe je dat
Parttime ondernemen: dit zijn de aandachtspunten
Wat je moet weten over de eenmanszaak
De 9 bouwstenen van het Business Model Canvas

Stap 3: Dit moet je regelen voor je lancering

Regelen

Dit artikel is onderdeel van de stap ‘Regelen’ uit het Stappenplan, Succesvol van start in 5 stappen.

Meer artikelen

Meer over rechtsvorm

Meer over rechtsvorm
Ondernemingsplan

Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? De Rabobank heeft voorbeelden van meerdere ondernemersplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Downloaden is gratis.

Sluiten