Marieke Leijnen
1. Wat is het Handelsregister van de KVK?
Je kunt het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK) zien als een enorme database waarin alle Nederlandse rechtspersonen en ondernemingen zijn opgenomen. Het register is eigendom van (en wordt beheerd door) de overheid.
Het Handelsregister staat op de website van de Kamer van Koophandel. Als jouw bedrijf is ingeschreven (daarover later meer), worden de basisgegevens openbaar gemaakt.
Openbare gegevens KVK
Als iemand straks zoekt op jouw handelsnaam, komen deze gegevens in beeld:
- Je bedrijfsnaam;
- Het KVK-nummer;
- Het vestigingsnummer;
- Je adresgegevens (geen telefoonnummer).
Omdat deze gegevens in principe openbaar zijn, kunnen externe partijen contact met jou opnemen voor - bijvoorbeeld - mailings, telefonische marketing en andere marketingacties.
Geen behoefte aan commerciële boodschappen? Beperk die dan door je aan te melden bij Postfilter.
2. Inschrijven bij de KVK is verplicht
De registratie in het Handelsregister van de KVK is wettelijk verplicht voor iedereen die een bedrijf start met als primair doel: zelfstandig goederen of diensten leveren aan anderen met de insteek om hiermee (op termijn) winst te maken. De reden voor deze verplichte registratie ligt enigszins voor de hand:
- Zo kan de overheid goed zicht houden op het aantal actieve ondernemers in Nederland;
- Het register kan je waardevolle informatie verschaffen over bedrijven;
- Je kunt zo achterhalen met wie je zaken doet.
Als ondernemer wil je immers graag kunnen achterhalen of de onderneming of relatie waarmee je zaken wilt gaan doen niet toevallig onlangs failliet is gegaan. In het Handelsregister kun je de contactgegevens en bevoegdheden van de betreffende partij terugvinden.
Wat kost het om bedrijfsgegevens op te vragen?
Houd er rekening mee dat er kosten verbonden kunnen zijn aan het opvragen van gegevens. Variërend van € 2,60 voor een digitaal uittreksel (niet gewaarmerkt) tot € 16,90 voor een papier gewaarmerkt uittreksel.
Op deze pagina vind je het volledige overzicht van producten die je bij de KVK kunt bestellen.
Handig: zo ziet een goed ondernemingplan voor jouw branche eruit.
Download gratis voorbeeld
3. Wie moet zich inschrijven bij de KVK?
Inschrijven bij de Kamer van Koophandel is alleen nodig als je echt een ondernemer bent. Je kunt dit controleren door de volgende vragen met 'ja' te beantwoorden:
- Lever je diensten en/of producten aan klanten?
- Vraag je voor je diensten of producten meer dan de kostprijs, dus reken je een commercieel uurtarief of prijs?
- Doe je niet alleen zaken met vrienden of familie, maar lever je producten en diensten aan officiële klanten en ga je de concurrentie met andere bedrijven aan?
Wat gebeurt er als ik me niet inschrijf bij de KVK?
Als je voldoet aan de hierboven gestelde voorwaarden (en je bent dus officieel een ondernemer), moet je je inschrijven bij de KVK. Als je dit niet doet en de Belastingdienst komt hierachter, dan kun je naheffingen en boetes verwachten.
Je zult bijvoorbeeld met terugwerkende kracht omzetbelasting (btw) moeten betalen. Ook kan het gevolgen hebben voor je aangifte inkomstenbelasting. Daarnaast zul je een vergrijpboete opgelegd krijgen. Bij opzet bedraagt de boete 50% van de belasting die je opzettelijk hebt verzwegen.
Bij grove schuld bedraagt de boete 25% van de verzwegen belasting. In dat geval heb je niet opzettelijk verzuimd je in te schrijven, maar kan het je wel verweten worden dat je niet alle omzet hebt meegerekend.
Tijd voor inschrijving bij de KVK
Richt je een nieuwe onderneming op? Zorg dan dat je jouw bedrijf uiterlijk één week nadat je gestart bent, inschrijft bij de KVK. Inschrijven vóór de startdatum is ook mogelijk. Bij de meeste rechtsvormen gebeurt de inschrijving persoonlijk op een KVK-kantoor in jouw regio. Plan hiervoor dus op tijd een afspraak in via de website van jouw regionale kantoor.
Bestaande onderneming overnemen
Wil je een bestaande onderneming overnemen? Dan krijgt het bedrijf een nieuw KVK-nummer toegewezen. De huidige eigenaar (van wie je de onderneming wilt overnemen) moet in dit geval eerst een speciaal formulier invullen om de overdracht mogelijk te maken. Op deze pagina van de KVK vind je daar meer informatie over.
4. Inschrijven bij KVK: zo doe je dat
Afhankelijk van de rechtsvorm kan het zijn dat een notaris de inschrijving moet regelen. Dat is bijvoorbeeld bij een bv, nv, stichting, vereniging of coöperatie. Bij de eenmanszaak (veruit de populairste rechtsvorm) hoeft dit dus niet. Hieronder zetten we stap voor stap uiteen hoe de registratie in het Handelsregister verloopt als je kiest voor de eenmanszaak.
Onderzoek je rechtsvorm
Onderzoek voordat je je gaat registreren eerst welke rechtsvorm het best aansluit op jouw situatie en controleer of de bedrijfsnaam die je op het oog hebt nog beschikbaar is.
Vul het inschrijfformulier in
Ga naar de KVK-website en klik op inschrijven. Vul hier het inschrijfformulier in. Probeer je antwoorden dus zo volledig en concreet mogelijk te maken. De volgende stap is het inplannen van je afspraak op een kantoor in de buurt.
Controle van de KVK
Nadat je de gegevens online hebt doorgegeven, controleert de KVK of je aan de voorwaarden voldoet. Als dit zo is, wordt je onderneming tijdens de afspraak op kantoor officieel geregistreerd. Je ontvangt dan ook direct een KVK-nummer.
Ontvangst van je btw-nummer
Je bijbehorende btw-id en omzetbelastingnummer volgen enkele dagen later per post, wanneer je gegevens zijn verwerkt door de Belastingdienst. Je hoeft de fiscus dus niet zelf op de inschrijving te attenderen, dat regelt de KVK voor jou.
Kan de KVK een inschrijving weigeren?
Ja, de KvK heeft altijd het recht om een inschrijving te weigeren. Dit kan bijvoorbeeld als er 'gerede twijfel is over de juistheid van een opgave'. In de praktijk komt dit heel weinig voor.
5. Wat kost inschrijven bij KVK?
Inschrijven in het Handelsregister van de KVK kost eenmalig € 75,-. De inschrijfkosten kun je alleen (digitaal) betalen met pinpas, mobiel of creditcard.
Kosten aftrekken
De inschrijving bij de KVK is waarschijnlijk je eerste zakelijke factuur. Deze kosten kun je aftrekken van de omzet. Deze factuur valt namelijk onder 'bedrijfskosten' bij je aangifte inkomstenbelasting. Lees in dit artikel hoe je de eerste keer aangifte inkomstenbelasting doet.
6. Uitschrijven bij de Kamer van Koophandel
Er kan natuurlijk altijd een moment komen dat je stopt met ondernemen en dan moet je je ook weer uitschrijven bij de KVK. Indien je een eenmanszaak hebt, zoek je daarvoor je eigen bedrijf op in het Handelsregister, logt in met je DigiD en kiest voor 'opheffen eenmanszaak'. Je vult het formulier in en verstuurt het digitaal met je DigiD.
Inschrijven bij de KVK: de meest gestelde vragen
- Kun je je online inschrijven bij de KVK?
De inschrijving in het Handelsregister van de KVK kun je meestal online doen, zeker als zzp'er en vof. Op de website van de KVK vul je een online formulier in voor je inschrijving. - Heb ik een KVK-nummer nodig?
Na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel krijg je automatisch een KVK-nummer. Dit KVK-nummer heb je nodig om officieel zaken te doen en op je facturen te vermelden. - Is inschrijving bij een KVK gratis?
Inschrijven in het Handelsregister van de KVK kost eenmalig € 75,-. Dit zijn zakelijke kosten en deze zijn dus fiscaal aftrekbaar. - Hoe schrijf je je in bij de Belastingdienst?
Wanneer je je inschrijft bij de KVK, ontvang je een KVK-nummer. Jouw btw-identificatienummer krijg je binnen enkele dagen automatisch opgestuurd, wanneer jouw gegevens door de KVK zijn doorgestuurd naar de Belastingdienst. Je hoeft je dus niet apart in te schrijven bij de Belastingdienst.
Ook interessant voor jou
Stappenplan: een eigen zaak beginnen
Zzp'er worden: zo doe je dat
Parttime ondernemen: dit zijn de aandachtspunten
Wat je moet weten over de eenmanszaak
De 9 bouwstenen van het Business Model Canvas
