Wat je moet weten over algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen je voor veel zakelijke problemen behoeden. Bijvoorbeeld bij een wanbetaler. Hier lees je de antwoorden op 5 vragen over je algemene voorwaarden.
Benieuwd naar een specifieke vraag? Met de links hieronder ga je direct naar een van de onderwerpen.
- 1. Wat zijn algemene voorwaarden?
- 2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?
- 3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?
- 4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?
- 5. Hoe werkt het deponeren van de algemene voorwaarden?
1. Wat zijn algemene voorwaarden?
Kort samengevat zijn algemene voorwaarden de regels die jij als ondernemer wil laten gelden op alle contracten die je gaat afsluiten. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde 'kleine lettertjes'.
Oftewel, het zijn jouw voorwaarden over onder andere:
- Levering van je dienst of product
- Betaling
- Aansprakelijkheid
- Eventuele reparaties
- Garantietermijn
Voordelen algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden opstellen, waarom zou je dat eigenlijk doen? Het kan je beschermen tegen veelvoorkomende risico's die bij het ondernemerschap horen. Ook mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met een klant kunnen zo worden voorkomen.
Leveringsvoorwaarden
Een ander voordeel is dat deze voorwaarden de onderhandelingstijd aanzienlijk kunnen beperken. Je hoeft zo niet meer met iedere potentiële klant of opdrachtgever opnieuw om de tafel om je leveringsvoorwaarden door te spreken.
Let op: elke potentiële klant of opdrachtgever moet jouw voorwaarden wel inzien voor je de overeenkomst afsluit. Maar je hoeft ze maar één keer op te stellen.
Algemene voorwaarden communiceren
Het is belangrijk om jouw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken. Dat is zelfs wettelijk verplicht. Daarom stuur je deze bij voorkeur direct wanneer je de offerte verstuurt. Het is ook aan te raden om de voorwaarden ook op je website te vermelden.
Voor je een overeenkomst aangaat met een andere partij, moet die de mogelijkheid krijgen om je voorwaarden goed door te lezen en vragen beantwoord te krijgen.
2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?
De specifieke inhoud hangt af van de branche waarin je straks opereert en de diensten die je wilt gaan leveren. Een acupuncturist krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of een copywriter.
Tip! Veel brancheverenigingen hebben goede voorbeelddocumenten gemaakt die je als uitgangspunt zou kunnen gebruiken voor het opstellen van jouw eigen voorwaarden. Sommige brancheorganisaties verplichten je zelfs om deze te gebruiken als je levert aan consumenten.
Aansprakelijkheidsrisico's
Bij conflicten loop je het risico dat je door de andere partij aansprakelijk wordt gesteld. Het is dus zinvol om ook een stuk over aansprakelijkheid in je algemene voorwaarden op te nemen. Omschrijf duidelijk wie er aansprakelijk is voor de schade als jij of je klant een fout maakt.
Zorg dat je ook weet wat aansprakelijkheid inhoudt, bijvoorbeeld het verschil tussen beroepsaansprakelijkheid en bedrijfsaansprakelijkheid.
- Lees alles over aansprakelijkheid in het gratis whitepaper
Jurist inschakelen of zelf algemene voorwaarden opstellen
Je kunt ervoor kiezen om de algemene voorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridische professional of bureau.
Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
Jouw aansprakelijkheid
Algemene voorwaarden laten opstellen door jurist
Kies je ervoor om een jurist in te schakelen bij het opstellen van de voorwaarden? Dan zijn hieraan uiteraard enige kosten verbonden, maar zo kun je er tenminste wel zeker van zijn dat alles klopt. Zo mis je ook geen essentiële onderdelen die je bij een eventueel conflict nodig hebt.
Algemene voorwaarden zelf opstellen
Ga je toch liever zelf aan de slag? Kopieer dan zeker niet klakkeloos de voorwaarden van een bestaand bedrijf in je branche. Sterker nog, als de voorwaarden afkomstig zijn van een branchevereniging, mag je die alleen gebruiken als je lid bent.
Er is namelijk een goede kans dat in andermans voorwaarden bepalingen staan die totaal niet op jouw bedrijf van toepassing zijn. Tegelijkertijd zullen andere (noodzakelijke) bepalingen mogelijk juist ontbreken of onvolledig zijn.
- Wil je zeker weten dat je voorwaarden rechtsgeldig zijn? Laat ze dan door een jurist toetsen. Dat kan bijvoorbeeld via de Interpolis Algemene VoorwaardenCheck.
3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?
Jazeker. Consumenten worden door de wet aanzienlijk meer in bescherming genomen dan bedrijven. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat ondernemingen deskundig genoeg zijn om de gevolgen van de algemene voorwaarden te begrijpen.
Zwarte en grijze lijst
Exact om die reden is de zogenaamde grijze en zwarte lijst in de wet opgenomen. Hierop staan bedingen die niet (zwarte lijst) of alleen in uitzonderlijke gevallen (grijze lijst) rechtsgeldig zijn. Een jurist controleert voor je of je niet toch iets uit een van deze lijsten in je voorwaarden hebt gezet.
Bedrijven en consumenten
Ben jij van plan om zowel zaken te doen met bedrijven als consumenten? Dan is het slim om twee verschillende algemene voorwaarden op te stellen. Een voor consumenten en een voor bedrijven.
4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?
Met alleen het opstellen van algemene voorwaarden ben je er natuurlijk nog niet. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten jouw voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen.
- Openlijk beschikbaar voor de klant
- Aanvaard door de klant
Openlijk beschikbaar
De eerste eis is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat betekent dat jij een potentiële koper of zakenpartner altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen. Nog voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een (koop)overeenkomst.
Als je de algemene voorwaarden pas meestuurt met de uiteindelijke factuur, ben je dus te laat is. Dan is er al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.
Aanvaard door de klant
De andere voorwaarde hangt samen met het eerder genoemde punt: de door jou gestelde voorwaarden moeten officieel zijn aanvaard door de klant.
In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit jouw product of dienst aan te schaffen. Je moet dus wel actief vermelden dat je werkt onder bepaalde voorwaarden, met een link of verwijzing daarheen.
Maar alsnog is het slim om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat je altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd. Handig in geval van een conflict.
Rechtsbijstand bij een conflict
Kom je toch in een conflict met je klant? Hoe goed je ook voorbereid bent met sterke algemene voorwaarden, soms kom je er echt niet uit. Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering schakel je in zo'n geval snel een specialist in voor juridische ondersteuning.
- Heb je direct advies of hulp nodig? Met Interpolis Rechtshulp schakel je eenmalig juridische ondersteuning in.
5. Hoe werkt het deponeren van de algemene voorwaarden?
Voor wie behoefte heeft aan wat extra zekerheid, bestaat de mogelijkheid om de algemene voorwaarden voor een klein bedrag als bewijsstuk te deponeren bij de KvK.
Dit is vooral van toepassing wanneer je ook vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten moet sluiten. Op deze manier kan de klant jouw algemene voorwaarden dan alsnog inzien.
Het deponeren van algemene voorwaarden kost € 18 per deponering pér kalenderjaar. Dit geldt ook voor vertalingen.
Als je bijvoorbeeld jouw algemene inkoopvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden bij de KvK deponeert, plus de Duitse vertalingen hiervan, dan zul je in totaal voor vier deponeringen moeten betalen.
Deponeren bij de Griffie van de rechtbank
Een andere optie is dat je de algemene voorwaarden deponeert bij de Griffie van de Rechtbank. Bij deponering worden jouw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer.
Dit is het bewijs dat je tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. Hierdoor sta je later altijd een stuk sterker bij eventuele conflicten.
Welke verzekeringen passen bij jouw bedrijf?
Veelgestelde vragen over algemene voorwaarden opstellen
- Zijn algemene voorwaarden verplicht voor ondernemers? Nee, algemene voorwaarden zijn over het algemeen niet verplicht. Toch kunnen brancheorganisaties je hiertoe wel verplichten. Ontdek wanneer algemene voorwaarden relevant zijn.
- Wat zijn de voordelen van het opstellen van algemene voorwaarden? De belangrijkste voordelen van algemene voorwaarden zijn dat ze je beschermen tegen bepaalde risico's die bij ondernemerschap horen, zoals wanbetaling. Je kunt op deze algemene voorwaarden terugvallen in geval van conflicten.
- Zijn algemene voorwaarden hetzelfde als leveringsvoorwaarden? Leveringsvoorwaarden zijn onderdeel van je algemene voorwaarden. Ze gaan in op de levering en verkoop van producten.
Lees ook:
9 aandachtspunten bij het starten van een bedrijf
Financieel plan opstellen: zo doe je dat
Checklist: het starten van een eigen bedrijf
