Wat je moet weten over algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden opstellen: het kan je als ondernemer voor veel zakelijke problemen behoeden. Bijvoorbeeld in het geval van een te late levering of uitblijvende betaling. Deze voorwaarden zijn niet verplicht, maar vaak wel erg handig. Wat houden die algemene voorwaarden nou precies in en wat mag hier absoluut niet in ontbreken?

Linkedin Facebook Twitter Whatsapp

1. Wat zijn algemene voorwaarden?

Kort samengevat zijn algemene voorwaarden de regels die jij als ondernemer wilt laten gelden op alle contracten die je gaat afsluiten. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde 'kleine lettertjes', oftewel: jouw voorwaarden over onder andere de levering, betaling, aansprakelijkheid, eventuele reparaties of de garantietermijn.

Het is belangrijk om jouw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken. Deze overleg je dus bij voorkeur wanneer je de offerte verstuurt. Daarnaast is het aan te raden om de voorwaarden ook op je website te vermelden.

Weet in ieder geval dat het wettelijk verplicht is om, vóórdat je daadwerkelijk een overeenkomst aangaat met een andere partij, deze de mogelijkheid moet krijgen om de voorwaarden goed door te lezen.

Het voordeel is dat het opstellen van algemene voorwaarden jou kan beschermen tegen veel voorkomende risico's die bij het ondernemerschap horen. Ook mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met een klant kunnen zo mogelijk worden voorkomen.

Een ander voordeel is dat algemene voorwaarden de onderhandelingstijd aanzienlijk kunnen beperken. In plaats van dat jij steeds met iedere potentiële klant of opdrachtgever opnieuw om de tafel moet om de leveringsvoorwaarden door te spreken, kun je voortaan in eerste instantie gewoon naar de algemene voorwaarden verwijzen.

2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?

De specifieke inhoud hangt af van de branche waarin je straks opereert en de diensten die je wilt gaan leveren. Een acupuncturist krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of een hovenier.

Overigens hebben veel brancheverenigingen al goede voorbeelddocumenten gemaakt die je als uitgangspunt zou kunnen gebruiken voor het opstellen van jouw eigen voorwaarden.

Je kunt ervoor kiezen om de algemene voorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridische professional of bureau. Houd er echter rekening mee dat sommige branche- of beroepsverenigingen jou kunnen verplichten om hun modellen te gebruiken bij eventuele levering aan consumenten.

Kies je ervoor om een jurist in te schakelen bij het opstellen van de voorwaarden? Dan zijn hieraan uiteraard enige kosten verbonden, maar zo kun je er tenminste wel zeker van zijn dat alles klopt en er niets ontbreekt wat jou bij een later conflict alsnog in problemen kan brengen.

Ga je toch liever zelf aan de slag? Kopieer dan zeker niet klakkeloos de voorwaarden van een bestaand bedrijf in uw branche. Er is namelijk een goede kans dat in andermans voorwaarden bepalingen staan die totaal niet op jouw bedrijf van toepassing zijn, terwijl andere (noodzakelijke) bepalingen mogelijk juist ontbreken of onvolledig zijn.

Nogmaals, ook al stel je straks eigenhandig jouw algemene voorwaarden op, het is zeker aan te raden om hiermee later alsnog even langs een advocaat of juridisch adviseur te gaan. Een expert kan namelijk het beste inschatten of de gestelde algemene voorwaarden voor jouw bedrijf geschikt zijn en echt als redelijk beoordeeld mogen worden.

TipDoe de AlgemeneVoorwaardenCheck van Interpolis.

3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?

Jazeker. Consumenten worden door de wet aanzienlijk meer in bescherming genomen dan bedrijven, omdat er vanuit wordt gegaan dat ondernemingen over de deskundigheid beschikken om de gevolgen van de gestelde voorwaarden te begrijpen.

Exact om die reden is de grijze en zwarte lijst in de wet opgenomen, waarop bedingen staan die niet (zoals een week garantie geven op een pas geleverde fiets) of alleen in uitzonderlijke gevallen rechtsgeldig zijn.

Ben jij van plan om zowel zaken te doen met bedrijven als consumenten? Dan doe je er in de meeste gevallen goed aan om twee verschillende algemene voorwaarden op te stellen, of in ieder geval in de kleine lettertjes duidelijk verschil te maken tussen deze twee soorten klanten of opdrachtgevers.

4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?

Succesvolle administratie

Je zakelijke én privé-administratie op orde houden? Een zakelijke rekening is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

Meer weten

Met alleen het opstellen van algemene voorwaarden ben je er natuurlijk nog niet. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten jouw voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen. De eerste eis is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant.

Dat wil zeggen dat jij een potentiële koper of zakenpartner altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een (koop)overeenkomst.

Dat betekent dus dat het overleggen van de algemene voorwaarden op de uiteindelijke factuur te laat is, omdat er dan al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.

De andere voorwaarde hangt samen met het eerder genoemde punt: de door u gestelde voorwaarden moeten officieel zijn aanvaard door de klant. In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit jouw product of dienst aan te schaffen.

Bij grotere transacties is het raadzaam om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat je - in het geval van een later conflict – altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd.

5. Hoe zit het met het deponeren van de algemene voorwaarden?

Voor wie behoefte heeft aan wat extra zekerheid, bestaat de mogelijkheid om zijn of haar algemene voorwaarden voor een klein bedrag als bewijsstuk te deponeren bij de KvK.

Dit is vooral van toepassing wanneer je straks ook vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten moet sluiten; op deze manier kan de klant jouw algemene voorwaarden dan alsnog inzien.

Aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn wel enige kosten verbonden. Dit kost je namelijk achttien euro pér voorwaarde pér kalenderjaar. Dit geldt trouwens ook voor vertalingen.

Als je bijvoorbeeld jouw algemene inkoopvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden bij de KvK deponeert, plus de Duitse vertalingen hiervan, dan zul je in totaal voor vier deponeringen moeten betalen.

Een andere optie is dat je de algemene voorwaarden deponeert bij de Griffie van de Rechtbank. Bij deponering worden jouw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer: het bewijs dat je tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. Hierdoor sta je later altijd een stuk sterker bij eventuele conflicten.