Wat je moet weten over algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden kunnen je als ondernemer voor veel zakelijke problemen behoeden. Bijvoorbeeld bij een wanbetaler. Hier lees je de antwoorden op 5 vragen over je algemene voorwaarden

Linkedin Facebook Twitter Whatsapp

Benieuwd naar een specifieke vraag? Met de links hieronder ga je direct naar een van de onderwerpen.

1. Wat zijn algemene voorwaarden?
2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?
3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?
4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?
5. Hoe werkt het deponeren van de algemene voorwaarden?

1. Wat zijn algemene voorwaarden?

Kort samengevat zijn algemene voorwaarden de regels die jij als ondernemer wil laten gelden op alle contracten die je gaat afsluiten. Het document, dat bedoeld is voor de klant of opdrachtgever, bevat de zogenoemde 'kleine lettertjes'.

Oftewel, jouw voorwaarden over onder andere:

De levering
Betaling
Aansprakelijkheid
Eventuele reparaties
Garantietermijn

Voordelen algemene voorwaarden

Hét grote voordeel is dat het opstellen van algemene voorwaarden je kan beschermen tegen veelvoorkomende risico's die bij het ondernemerschap horen. Ook mogelijke problemen na het sluiten van een overeenkomst met een klant kunnen zo worden voorkomen.

Een ander voordeel is dat algemene voorwaarden de onderhandelingstijd aanzienlijk kunnen beperken. Je hoeft zo niet meer met iedere potentiële klant of opdrachtgever opnieuw om de tafel om de leveringsvoorwaarden door te spreken.

Algemene voorwaarden communiceren

Het is belangrijk om jouw algemene voorwaarden op tijd kenbaar te maken. Dat is zelfs wettelijk verplicht. Daarom stuur je de voorwaarden bij voorkeur direct wanneer je de offerte verstuurt. Het is ook aan te raden om de voorwaarden ook op je website te vermelden.

Voor je een overeenkomst aangaat met een andere partij, moet die de mogelijkheid krijgen om je voorwaarden goed door te lezen.

2. Wat mag niet in de algemene voorwaarden ontbreken?

De specifieke inhoud hangt af van de branche waarin je straks opereert en de diensten die je wilt gaan leveren. Een acupuncturist krijgt doorgaans met andere zaken te maken dan een importeur van exotische vruchten of een copywriter.

Jouw aansprakelijkheid

Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.

Download gratis PDF

Tip! Veel brancheverenigingen hebben goede voorbeelddocumenten gemaakt die je als uitgangspunt zou kunnen gebruiken voor het opstellen van jouw eigen voorwaarden. Sommige verplichten je zelfs om deze te gebruiken als je levert aan consumenten.

Je kunt ervoor kiezen om de algemene voorwaarden zelfstandig op te stellen of dit te laten doen door een juridische professional of bureau.

Jurist inschakelen

Kies je ervoor om een jurist in te schakelen bij het opstellen van de voorwaarden? Dan zijn hieraan uiteraard enige kosten verbonden, maar zo kun je er tenminste wel zeker van zijn dat alles klopt. Zo mis je ook geen essentiële onderdelen die je bij een eventueel conflict nodig hebt.

Zelf algemene voorwaarden opstellen

Ga je toch liever zelf aan de slag? Kopieer dan zeker niet klakkeloos de voorwaarden van een bestaand bedrijf in je branche.

Er is namelijk een goede kans dat in andermans voorwaarden bepalingen staan die totaal niet op jouw bedrijf van toepassing zijn. Tegelijkertijd zullen andere (noodzakelijke) bepalingen mogelijk juist ontbreken of onvolledig zijn.

Laat je algemene voorwaarden in ieder geval juridisch toetsen. Dat kan met de Algemene VoorwaardenCheck van Interpolis.

3. Bestaat er een verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?

Jazeker. Consumenten worden door de wet aanzienlijk meer in bescherming genomen dan bedrijven. Er wordt namelijk vanuit gegaan dat ondernemingen deskundig genoeg zijn om de gevolgen van de algemene voorwaarden te begrijpen.

Exact om die reden is de zogenaamde grijze en zwarte lijst in de wet opgenomen. Hierop staan bedingen die niet of alleen in uitzonderlijke gevallen rechtsgeldig zijn. Een jurist controleert voor je of je niets uit een van deze lijsten in je algemene voorwaarden hebt gezet.

Twee verschillende algemene voorwaarden

Ben jij van plan om zowel zaken te doen met bedrijven als consumenten? Dan is het slim om twee verschillende algemene voorwaarden op te stellen. Een voor consumenten en een voor bedrijven.

4. Wat maakt de algemene voorwaarden rechtsgeldig?

Met alleen het opstellen van algemene voorwaarden ben je er natuurlijk nog niet. Om deze ook daadwerkelijk rechtsgeldig te maken, moeten jouw voorwaarden voldoen aan twee belangrijke eisen.

Openlijk beschikbaar. De eerste eis is dat de voorwaarden openlijk beschikbaar moeten zijn voor de klant. Dat betekent dat jij een potentiële koper of zakenpartner altijd de mogelijkheid moet bieden om de voorwaarden te bestuderen. Nog voordat er daadwerkelijk sprake kan zijn van een (koop)overeenkomst.

Als je de algemene voorwaarden pas meestuurt met de uiteindelijke factuur, ben je dus te laat is. Dan is er al sprake is van een overeenkomst. Voeg de voorwaarden dus altijd bij de offerte.
Aanvaard door de klant. De andere voorwaarde hangt samen met het eerder genoemde punt: de door jou gestelde voorwaarden moeten officieel zijn aanvaard door de klant.

In principe gaat dit automatisch wanneer de koper het document onder ogen heeft gehad en besluit jouw product of dienst aan te schaffen.

Bij grotere transacties is het raadzaam om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat je altijd kunt aantonen dat hij deze heeft gezien en geaccepteerd. Handig in geval van een conflict.

5. Hoe werkt het deponeren van de algemene voorwaarden?

Voor wie behoefte heeft aan wat extra zekerheid, bestaat de mogelijkheid om de algemene voorwaarden voor een klein bedrag als bewijsstuk te deponeren bij de KvK.

Dit is vooral van toepassing wanneer je ook vaak telefonisch zakelijke overeenkomsten moet sluiten. Op deze manier kan de klant jouw algemene voorwaarden dan alsnog inzien.

Het deponeren van algemene voorwaarden kost €18 per deponering pér kalenderjaar. Dit geldt ook voor vertalingen.

Als je bijvoorbeeld jouw algemene inkoopvoorwaarden en de algemene verkoopvoorwaarden bij de KvK deponeert, plus de Duitse vertalingen hiervan, dan zul je in totaal voor vier deponeringen moeten betalen.

Deponeren bij de Griffie van de rechtbank

Een andere optie is dat je de algemene voorwaarden deponeert bij de Griffie van de Rechtbank. Bij deponering worden jouw algemene voorwaarden in ieder geval altijd voorzien van een datum en een nummer.

Dit is het bewijs dat je tussentijds niets in de tekst van de algemene voorwaarden hebt veranderd. Hierdoor sta je later altijd een stuk sterker bij eventuele conflicten.