Personeel aannemen: waarop moet je letten?

Veel startende ondernemers beginnen hun bedrijf alleen, maar na een tijdje kun je het werk wellicht niet meer alleen aan. Tijd voor een eerste werknemer! Maar personeel aannemen: hoe doe je dat en waar moet je op letten?

Linkedin Facebook Twitter Whatsapp

1. Fiscale gevolgen als werkgever

Als werkgever krijg je nog meer met de Belastingdienst te maken dan als zzp'er. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe zaken als aangifte loonheffingen en het bijhouden van een loonadministratie. Wanneer je eenmaal de beslissing hebt genomen om personeel aan te nemen, moet je dat dus doorgeven aan de Belastingdienst.

Dit hangt wel af van de fase van jouw bedrijf. Ben je nog niet gestart en moet je de onderneming nog inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK), maar weet je nu al dat je vanaf de start mensen in dienst gaat nemen? Meld je dan bij de inschrijving in het Handelsregister ook direct aan als werkgever.

Lees meer over loonbelasting en premie volksverzekeringen

Wanneer je ervoor hebt gekozen om als zzp'er te starten en pas later personeel in dienst te nemen, dan hoef je jezelf pas op dat moment aan te melden als werkgever. Download daarvoor het formulier Melding loonheffingen aanmelding werkgever.

Loonheffingennummer

Je hebt de benodigde gegevens doorgegeven. Nu krijg je van de Belastingdienst een loonheffingennummer, aangiftebrief en - wanneer je voor de werknemer(s) premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen - een brief. Daarin staat bij welke sector je bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk.

Whk is de afkorting van Werkhervattingskas.

Die bestaat uit de Ziektewet en de Regeling werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten. Als werkgever ben je verplicht verzekerd voor de Whk via het UWV.

2. Personeel aannemen: freelancers inhuren

Wanneer je het nog niet helemaal aandurft om iemand daadwerkelijk in dienst te nemen bij je bedrijf, kun je er ook voor kiezen om in eerste instantie samen te werken met zzp'ers.

Voorheen was een geldige VAR-verklaring van de betreffende freelancer voldoende om aan te geven dat er geen sprake was van een dienstverband. Nu is de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) van kracht.

Update: De wet DBA wordt ook alweer geschrapt. Het kabinet broedt op een alternatief, dat in 2021 concreet moet zijn: de opdrachtgeversverklaring. Tot 2021 wordt de wet DBA niet gehandhaafd met boetes áchteraf. Wél komt er meer onderzoek naar schijnzelfstandigheid.

Lees in dit artikel alles over de wet DBA

Zekerheid voor personeel

Is jouw personeel verzekerd voor verzuim, aansprakelijkheid of ongevallen? Met Interpolis ZekerVanJeZaak® is je personeel goed verzekerd.

Bereken je premie

3. Buitenlands personeel aannemen

Als je overweegt om een potentiële kracht uit het buitenland aan te nemen, mag je deze werknemer niet zomaar in Nederland aan het werk zetten. Het is namelijk verplicht om eerst binnen Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland te werven.

Als je mensen uit andere landen in dienst wilt nemen, moet je dus eerst aantonen dat je in bovenstaande regio's geen geschikte arbeidskrachten kunt vinden.

Houd er rekening mee dat je voor werknemers uit Kroatië en landen buiten de EER in de meeste gevallen in het bezit moet zijn van een tewerkstellingsvergunning, ook wanneer je buitenlands personeel wilt inhuren via bijvoorbeeld een uitzendbureau of loonbedrijf.

Buitenlandse zzp'ers inhuren

Ook wanneer je met buitenlandse zzp'ers of freelancers gaat werken, moet je bepaalde zaken controleren vóórdat je hen werkzaamheden laat uitvoeren. Check in dat geval altijd eerst de verblijfsvergunning of het paspoort om te zien of deze persoon in Nederland mag verblijven en werken.

3. Functieprofiel opstellen voor je werknemer

Voordat je de eerste medewerker aanmeldt bij de Belastingdienst, moet je deze natuurlijk wel hebben gevonden. Het opzetten van een traditionele sollicitatieprocedure, waarbij je een vacature online plaatst, is nog steeds een goede manier om een geschikte werknemer te vinden.

Tegenwoordig spelen socialmediaplatforms als LinkedIn een steeds grotere rol in het vinden van goed personeel.

Om een beter beeld te krijgen van de persoon die je zoekt, is het verstandig een duidelijk functieprofiel op te stellen. Gebruik deze checklist voor een compleet profiel:

Functienaam
Doel van de functie
Verantwoordelijkheden
Kerntaken
Werkomgeving
Dienstverband (aantal uren, tijdelijk of vast contract)
Arbeidsvoorwaarden
Vereiste opleiding van de kandidaat
Minimale werkervaring
Persoonskenmerken

Daarnaast moet je nadenken over de arbeidsvoorwaarden. Het gaat dan niet alleen om de primaire arbeidsvoorwaarden (salaris, vakantie- en onregelmatigheidstoeslag etc.), maar ook om het bieden van secundaire voorwaarden, zoals eventuele winstdeling, een pensioenvoorziening of een leaseauto.

4. Arbeidsovereenkomst opstellen voor personeel

Heb je de ideale kandidaat gevonden en ziet deze persoon het ook zitten om bij jou aan de slag te gaan? Dan is het zaak om een arbeidsovereenkomst af te sluiten voor bepaalde (tijdelijk) of onbepaalde tijd (vast). Hierin staan de gemaakte afspraken met betrekking tot bijvoorbeeld de functie, proeftijd, arbeidsduur en opzegtermijn.

Dit kan zowel schriftelijk als mondeling, maar je moet de werknemer wel schriftelijk over een aantal zaken informeren. Dit kun je doen door de volgende zaken op te nemen in het arbeidscontract:

Naam en woonplaats van werkgever en werknemer
De plaats(en) van arbeid
Functie van de werknemer of de aard van het werk
Gebruikelijke arbeidsduur
De hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
Tijdstip van indiensttreding
Duur van het contract (als dat voor een bepaalde tijd is)
(Eventueel) lengte van de proeftijd
Vakantieaanspraak
Opzegtermijn
(Eventueel) (aanvullend) pensioen
(Eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
Toepasbaarheid van de CAO

5. Goede arbeidsomstandigheden bieden voor personeel

Het is de taak van jou als werkgever om het personeel goede arbeidsomstandigheden te bieden. Daarbij moet je niet alleen zorg dragen voor een overzichtelijke werkplek en goede apparatuur, maar ook rekening houden met de eventuele lichamelijke en psychische belasting.

Het kan daarnaast zijn dat personeel bij jouw bedrijf in aanraking komt met bepaalde gevaarlijke stoffen, straling en besmetting. Je moet alle werknemers goede werkomstandigheden bieden. Dit geldt dus ook voor eventuele buitenlandse krachten en tijdelijke medewerkers.

Arbeidsinspectie

Welke voorschriften van toepassing zijn, hangt onder meer af van de aard van de onderneming en de branche waarin je werkzaam bent. Het loont meestal de moeite om hierover ook even contact op te nemen met jouw brancheorganisatie of de arbeidsinspectie, zodat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

RI&E voor personeel

Vergeet daarnaast niet om een zogenoemde risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je eventuele risico's voor het personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt. Lees hier meer over de regelgeving.

6. Overheidssubsidies aanvragen als werkgever

Als werkgever kom je mogelijk ook in aanmerking voor bepaalde subsidies van de overheid. Hierbij moet je denken aan een regeling voor het aannemen van jonge werknemers of medewerkers met een beperking. Informeer hiernaar bij het werkgeversservicepunt van je gemeente.