Personeel aannemen: waarop moet je letten?

Veel startende ondernemers gaan alleen van start, maar na verloop van tijd kan het zijn dat je het werk niet meer in je eentje aankunt. Tijd voor een eerste werknemer! Maar bij het in dienst nemen van personeel komt meer kijken dan je misschien denkt. Waarop moet je allemaal letten?

LinkedIn Facebook Twitter Whatsapp

1. Belastingdienst

Ook als werkgever krijg je met de Belastingdienst te maken. Meer zelfs dan een zzp'er. Denk bijvoorbeeld aan nieuwe zaken als de aangifte loonheffingen en het bijhouden van een loonadministratie. Wanneer je eenmaal de beslissing hebt genomen om personeel aan te nemen, moet je dat dus officieel doorgeven aan de fiscus.

Dit hangt echter wel af van de fase van jouw startup. Ben je nog niet daadwerkelijk gestart en moet je de onderneming nog inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK), maar weet je nu al dat je vanaf de start mensen in dienst gaat nemen? Meld je dan bij de inschrijving in het Handelsregister ook direct aan als werkgever.

Wanneer je ervoor hebt gekozen om als zzp'er te starten en pas later personeel in dienst te nemen, hoef je jezelf pas op dat moment aan te melden als werkgever. Download daarvoor het formulier Melding loonheffingen aanmelding werkgever.

Indien je alle benodigde gegevens hebt doorgegeven, krijg je van de Belastingdienst een loonheffingennummer, aangiftebrief en - wanneer je voor de werknemer(s) premies werknemersverzekeringen moet gaan betalen - een brief waarin staat bij welke sector je bent aangesloten en een brief met het percentage voor de gedifferentieerde premie Whk.

2. Werken met freelancers

Wanneer je het nog niet helemaal aandurft om iemand daadwerkelijk in dienst te nemen bij je bedrijf, kun je ook ervoor kiezen om in eerste instantie samen te werken met zzp'ers. Houd er in dat geval rekening mee hiervoor sinds 1 mei 2016 andere regels gelden. Sindsdien is de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) van kracht.

Update: De wet DBA wordt geschrapt. Het kabinet broedt op een alternatief, dat in 2020 concreet moet zijn: de opdrachtgeversverklaring. Tot 2020 wordt de wet DBA niet gehandhaafd met boetes áchteraf. Wél komt er meer onderzoek naar schijnzelfstandigheid.

Waar voorheen een geldige VAR-verklaring van de betreffende zelfstandige professional voldoende was om aan te geven dat er geen sprake was van een dienstverband, zul je tegenwoordig een modelovereenkomst moeten opstellen.

3. Buitenlands personeel

Als je overweegt om een potentiële kracht uit het buitenland aan te nemen, mag je deze werknemer niet zomaar hier aan het werk zetten. Het is namelijk verplicht om eerst binnen Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland te werven. Als je mensen uit andere landen in dienst wilt nemen, moet je dus eerst aantonen dat je in bovenstaande regio's geen geschikte krachten kunt vinden.

Houd er rekening mee dat je voor werknemers uit Kroatië en landen buiten de EER in de meeste gevallen in het bezit moet zijn van een tewerkstellingsvergunning, ook wanneer je buitenlands personeel wilt inhuren via bijvoorbeeld een uitzendbureau of loonbedrijf.

Ook wanneer je met buitenlandse Zelfstandigen Zonder Personeel (zzp'ers) of freelancers gaat werken, moet je bepaalde zaken controleren vóórdat je hen werkzaamheden laat uitvoeren. Check in dat geval altijd eerst de verblijfsvergunning of het paspoort om te zien of deze persoon in Nederland mag verblijven en werken.

3. Functieprofiel

Voordat je de eerste medewerker aanmeldt bij de Belastingdienst, moet je deze natuurlijk wel hebben gevonden. Het opzetten van een traditionele sollicitatieprocedure, waarbij je een vacature in dagbladen en online plaatst, is nog steeds een gangbare manier om een geschikte werknemer te vinden, maar tegenwoordig spelen social media-platforms zoals Twitter, Facebook en natuurlijk LinkedIn een steeds grotere rol.

Om een beter beeld te krijgen van de persoon die je zoekt, is het verstandig een gedegen functieprofiel op te stellen. Gebruik deze checklist voor een compleet profiel:

Functienaam
Doel van de functie
Verantwoordelijkheden
Kerntaken
Werkomgeving
Dienstverband (aantal uren, tijdelijk of vast contract)
Arbeidsvoorwaarden
Vereiste opleiding van de kandidaat
Minimale werkervaring
Persoonskenmerken

Daarnaast moet je nadenken over de arbeidsvoorwaarden. Het gaat dan niet alleen om de primaire arbeidsvoorwaarden (salaris, vakantie- en onregelmatigheidstoeslag etc.), maar ook om het bieden van secundaire voorwaarden, zoals eventuele winstdeling, een pensioenvoorziening of een leaseauto.

4. Arbeidsovereenkomst

Heb je de ideale kandidaat gevonden en ziet hij het ook zitten om bij jou aan de slag te gaan Dan is het zaak om een arbeidsovereenkomst af te sluiten voor bepaalde tijd (tijdelijk) of onbepaalde tijd (vast), waarin de gemaakte afspraken staan met betrekking tot bijvoorbeeld de functie, proeftijd, arbeidsduur en opzegtermijn.

Dit kan zowel schriftelijk als mondeling, maar je moet de werknemer wel schriftelijk over een aantal zaken informeren. Dit kun je doen door de volgende zaken op te nemen in het arbeidscontract:

naam en woonplaats van werkgever en werknemer
de plaats(en) van arbeid
functie van de werknemer of de aard van het werk
gebruikelijke arbeidsduur
de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
tijdstip van indiensttreding
duur van het contract (als dat voor een bepaalde tijd is)
(eventueel) lengte van de proeftijd
vakantieaanspraak
opzegtermijn
(eventueel) (aanvullend) pensioen
(eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
toepasbaarheid van de CAO
[Bron: Ondernemersplein]

5. Arbeidsomstandigheden

Zekerheid voor personeel

Is jouw personeel verzekerd voor verzuim, aansprakelijkheid of ongevallen? Met Interpolis ZekerVanJeZaak® is je personeel goed verzekerd.

Meer over ZekerVanJeZaak®

Het is de taak van de werkgever om het personeel goede arbeidsomstandigheden te bieden. Daarbij moet je niet alleen zorg dragen voor een overzichtelijke werkplek en goede apparatuur, maar ook rekening houden met de eventuele lichamelijke en psychische belasting.

Het kan daarnaast zijn dat personeel bij jouw bedrijf in aanraking komt met bepaalde gevaarlijke stoffen, straling en besmetting. Je moet alle werknemers goede werkomstandigheden bieden; dit geldt dus ook voor eventuele buitenlandse krachten en ingehuurd personeel.

Welke voorschriften van toepassing zijn, hangt onder meer af van de aard van de onderneming en de branche waarin je werkzaam bent. Het loont meestal de moeite om hierover ook even contact op te nemen met jouw brancheorganisatie of de Arbeidsinspectie, zodat je straks niet voor vervelende verrassingen komt te staan.

Vergeet daarnaast niet om een zogenoemde risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen. Hierin leg je eventuele risico's voor het personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt. Lees hier meer over de regelgeving.

6. Overheidssubsidies

Als werkgever kom je mogelijk ook in aanmerking voor bepaalde subsidies van de overheid. Hierbij moet je denken aan een regeling voor het aannemen van jonge werknemers of medewerkers met een beperking. Informeer hiernaar bij het werkgeversservicepunt van je gemeente.

Tip: met deze handige Subsidiecalculator kun je kosteloos berekenen op hoeveel subsidie je recht hebt wanneer je bepaalde werknemers zou aannemen.