1. De kookwekker
Een ouderwetse kookwekker is niet alleen handig in de keuken, maar kan goed van pas komen bij het plannen en inventariseren van de tijd die u nodig heeft om een specifieke taak af te ronden. Vooral voor starters of ondernemers waarbij een gemiddelde werkdag chaotisch verloopt, kan zoiets simpels als een kookwekker of stopwatch heel verhelderend werken. Zorg in ieder geval ervoor dat u aan het begin van de ochtend altijd als eerste een planning maakt waarop alle taken en afspraken die u deze dag graag zou willen oppakken (of afronden).
De werkdag wordt in principe onderverdeeld in blokken van een half uur, waarvan u 25 minuten geconcentreerd te werk moet gaan en de overige vijf minuten recht heeft op pauze. De kookwekker, of liever gezegd het gerinkel aan het einde van een tijdblok, herinnert u er op tijd aan dat de tijd om is. Tijdens die korte break kunt u bijvoorbeeld even uw Facebook of Whatsapp-berichten checken of een kopje koffie of thee zetten. Heeft u uw taak niet binnen de gestelde tijd afgerond? Dan gaat u na de (verplichte) onderbreking van vijf minuten gewoon verder waar u gebleven was. Uiteraard kunt u voor de lunch een langere pauze inplannen. Het is belangrijk dat u deze niet achter uw computer opeet, oomdat u dan alsnog in de verleiding zult komen om door te werken.
2. De pauze
Schieten pauzes er bij u doorgaans wel eens bij in omdat u nog per se een bepaalde klus moet of wilt afronden voordat u naar een afspraak met een klant of opdrachtgever toe gaat? Het is een bekend probleem voor ondernemers, die zich vaak schuldig voelen om pauze te nemen terwijl ze eigenlijk nog niet klaar zijn met hun werk. Het is uiteraard niet heel erg als u de pauze een keertje moet overslaan, maar waak ervoor dat 'een keer' geen wekelijkse of dagelijkse aangelegenheid wordt. Dit kan namelijk aanzienlijke gevolgen hebben voor uw productiviteit.
Volgens de beroemde pomodoro techniek van de Italiaanse Francesco Cirillo is het vrijwel altijd erg onverstandig om een pauzemoment over te slaan en in plaats daarvan door te gaan met werken, ook als deze taak binnen enkele minuten zou kunnen zijn afgerond. Hij stelt dat bij het afgaan van de kookwekker het altijd pauze moet zijn, omdat "zo'n rustmoment van een paar minuten u de tijd geeft om afstand te nemen van uw werk." Zo kan volgens hem een lunchwandeling bijvoorbeeld bijdragen aan het bedenken van een goede strategie of oplossing voor dat ene lastige probleem, zodat u na de pauze weer met een frisse blik aan de slag kan en die openstaande taak nóg sneller zult afronden.
3. De score
Houd de eerder gemaakte dagplanning zoveel mogelijk bij de hand, zodat u na het afronden van een taak deze meteen kunt wegstrepen. Afgezien van het feit dat u een goed gevoel krijgt bij het zien van hoeveel werk u daadwerkelijk binnen een bepaalde tijd heeft verzet, houdt u zo ook goed overzicht over wanneer het tijd is voor een nieuwe break. De lengte van zo'n pauze is onder meer afhankelijk van de tijd die u besteedt die u aan een specifieke taak en hoeveel klussen u binnen de geplande tijd afrondt. Hoe meer taken u hierbinnen afrondt, des te langer de pauze waarmee u zich daarna mag belonen.
Het komt in eerste instantie wellicht een beetje kinderachtig over, maar het bijhouden van uw prestaties verschaft u wel degelijk veel waardevolle inzichten over hoe lang u doorgaans nodig heeft voor specifieke taken. Als u eenmaal van uzelf weet dat u moeite heeft met het bijwerken van de administratie en dat dit een dik uur in beslag neemt, kunt u daar in het vervolg rekening mee houden en de daarop volgende zakenlunch of netwerkbijeenkomst wat ruimer inplannen.
4. Het to do-lijstje
Als u aan het einde van de werkdag naar uw bijgewerkte dagplanning kijkt, zult u meteen zien welke taken u heeft afgerond, hoe lang u daarover precies heeft gedaan en aan welke klussen u nog niet bent toegekomen. De klussen die nog open staan, schuift u door naar de takenlijst van de eerstvolgende werkdag. Zijn er belangrijke vragen van klanten of opdrachtgevers binnengekomen waarop u nog niet gereageerd heeft? Stuur dan een kort berichtje dat u hier de volgende ochtend uitgebreid op zult terugkomen (voeg eventueel een herinnering toe aan het nieuwe to do-lijstje), tenzij het om een noodgeval gaat.
In dat geval moet u uiteraard direct reageren en met een bevredigend antwoord komen, maar in de praktijk zijn er maar weinig berichten die niet een dagje kunnen wachten. Door zo'n 'heads-up' te sturen naar uw zakelijke contact, stelt u hem of haar niet teleur; hij of zij weet nu immers dat u hen de komende dag een uitgebreide mail zult terugsturen. Zo gaat u met een gerust gevoel naar huis en maakt u de volgende dag weer een frisse start met uw werk van die dag.
Lees ook
Checklist: time management voor starters
5 waardevolle ondernemerskwaliteiten
4 manieren om productiever te zijn
Checklist: effectief multitasken
5 businesslessen van Richard Branson
6 survivaltips voor startende ondernemers
4 tips voor een geordende werkplek