Een telefoon van de zaak: hoe werkt dat eigenlijk?

Bijgewerkt op 27 oktober 2023
8 min  leestijd
268.314
Auteur: Redactie
Een telefoon van de zaak: hoe werkt dat eigenlijk?

Een telefoon van de zaak én de zakelijke telefoongesprekken zijn meestal fiscaal aftrekbaar. Maar welke voorwaarden stelt de Belastingdienst aan zakelijk bellen? En hoe werkt het in de praktijk?

In dit artikel gaan we uitgebreid in op een telefoon van de zaak. Benieuwd naar een specifiek onderwerp? Klik dan op één van de links hieronder:

  1. Wat is een telefoon van de zaak?
  2. Wanneer is bellen aftrekbaar?
  3. Voordelen zakelijke telefoon
  4. Zakelijk bellen met privéabonnement
  5. Wat is de werkkostenregeling?
  6. Aftrekbaarheid tablet
  7. Zakelijke telefoonkosten aftrekken
  8. Veel gestelde vragen over telefoon van de zaak

1. Wat is een telefoon van de zaak?

Als we het hebben over een telefoon van de zaak, maken we onderscheid tussen:

  • Een mobiele telefoon/smartphone die jij als ondernemer gebruikt.
  • Een mobiele telefoon/smartphone die je aanschaft voor je personeel. Als je de zakelijke telefoon door een werknemer laat gebruiken, blijf jij de eigenaar van het toestel.

2. Wanneer is zakelijk bellen aftrekbaar?

Beide vormen van de telefoon van de zaak zijn onbelast. Dat betekent dat je de kosten mag aftrekken van de winst. Dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw verrekenen bij de aangifte omzetbelasting.

Dit geldt dus ook voor de kosten die een medewerker maakt. Zorg er wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als het op naam van je medewerker staat, moet je nog 21% btw betalen.

Of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening, maakt voor de Belastingdienst niet uit. Het openen van een zakelijke rekening helpt je wel overzicht te houden in je administratie.

Sim Only-abonnement

Als je een Sim Only-abonnement hebt en een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je dit ook opgeven als aftrekpost. Vul de actuele winkelwaarde van het toestel in tijdens het invullen van de belastingaangifte.

Een smartphone voor privégebruik is niet aftrekbaar.

Vaste telefoon van de zaak

Een tweede vaste lijn - voor je kantoor in huis - is ook aftrekbaar. Het is wel belangrijk om onderscheid te maken tussen zakelijk en privégebruik . De kosten van een gesprek met een opdrachtgever zijn aftrekbaar, maar een telefoontje naar je tante om haar een prettige verjaardag te wensen, niet.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

3. Voordelen zakelijk abonnement

Je bent niet verplicht om een apart zakelijk telefoonabonnement af te sluiten, maar het maakt je administratie wel een stuk overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten bovendien ook exclusief btw op je zakelijke factuur staan, wat je administratie bijhouden eenvoudiger maakt. Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je medewerkers een passend abonnement kunt kiezen.

Lees ook: Mijn eerste keer, inkomstenbelasting en btw-aangifte.

Volledig aftrekbaar

Als je zakelijk abonnementen voor jou en je eventuele medewerkers afsluit, dan zijn deze kosten ook volledig aftrekbaar van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Zeker als je veel medewerkers hebt voor wie een telefoon noodzakelijk is voor hun werk, scheelt dat je behoorlijk veel geld.

4. Zakelijk bellen met een privéabonnement

Als privé en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als de telefoonrekening een gemengd karakter heeft. Dit gebeurt wanneer je ook zakelijk belt met een privéabonnement.

Deze situatie is op de meeste startende ondernemers van toepassing en komt ook in andere situaties voor, zoals bij een internetaansluiting in huis. Je mag in dergelijke situaties alleen het zakelijke gedeelte aftrekken.

Zakelijke gedeelte bepalen

Er is alleen geen eenvoudige formule om het zakelijke deel te bepalen. Je kunt je volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar je mag het gelukkig ook schatten. Je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting, de Belastingdienst gaat bij de beoordeling uit van redelijkheid.

Je moet de door jou gemaakte schatting wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van je telefoonabonnement. 

Wet op de Omzetbelasting

In de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur vermeld moeten zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe je als zzp'er jouw onderneming noemt.

Het is een bekend misverstand dat je als zzp’er altijd een zakelijk abonnement voor je mobiele telefoon zou moeten afsluiten. Het is voor een eenmanszaak namelijk niet verplicht om de bedrijfsnaam op de factuur te laten vermelden. Het abonnement kan dus gewoon op jouw privénaam worden afgesloten, met als tegenrekening jouw privérekening.

Let op! Één toestel voor zakelijk en privégebruik levert wel wat meer administratieve rompslomp op, omdat je in jouw boekhouding het zakelijke gebruik (en dat wisselt natuurlijk steeds) moet inschatten.

5. De werkkostenregeling

De verstrekking van een telefoon van de zaak is sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) een stuk eenvoudiger geworden. Via de werkkostenregeling (WKR) kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privévoordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten - of dus een mobiele telefoon.

Het totale bedrag moet wel onder je vrije ruimte blijven. Dit wordt berekend met de totale lonen van al je medewerkers bij elkaar. Als het bedrag van de vergoedingen boven die grens komt, moet je over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er zijn geen specifieke voorwaarden voor hoe je het geld binnen de vrije ruimte besteedt.

Goed nieuws: in 2024 wordt de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR) verhoogd van 1,7% naar 1,92% tot een loonsom van €400.000.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor het gebruik van gereedschappen, computers, tablets en smartphones geldt het noodzakelijkheidscriterium. Als jouw werknemer deze apparatuur nodig heeft om te kunnen werken, dan kun je deze verstrekken zonder rekening te hoeven houden met de voordelen die hij of zij hier eventueel privé van heeft.

Je hoeft achteraf namelijk geen gebruik te specificeren om onderscheid te maken tussen werk en privé. De werknemer mag het apparaat nu dus ook mee naar huis nemen.

Praktijkvoorbeeld werkkostenregeling

Het gaat er bij deze regeling om dat de werkgever voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat de werknemer deze apparatuur nodig heeft, maar het gebruik hoeft niet te worden uitgesplitst tussen privé en zakelijk gebruik.

Een dagbladjournalist heeft bijvoorbeeld een mobiele telefoon en een laptop nodig om zijn werk uit te voeren. Of deze ook privé worden gebruikt, is door de werkkostenregeling niet meer relevant voor de Belastingdienst. 

Of iets noodzakelijk is, betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur het werk niet goed kan uitoefenen. De mate van gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

6. Is een tablet ook fiscaal aftrekbaar?

De Belastingdienst verstaat onder 'computers en mobiele communicatiemiddelen' onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Ook tablets zijn dus met dezelfde regels aftrekbaar.

7. Aftrekken zakelijke telefoonkosten

Als je de telefoon zakelijk aanschaft, dan kun je deze aftrekken bij de Inkomstenbelasting. Kost het apparaat meer dan € 450 excl. btw? Dan kun je de zakelijke telefoon afschrijven. Dat houdt in dat de telefoon in minstens 5 jaar aftrekt van de Belastingdienst. Dat werkt zo:

  1. Bepaal de aanschafwaarde en de restwaarde.
  2. Bepaal de gebruiksduur (minstens 5 jaar).
  3. Bereken de jaarlijkse afschrijving.

De jaarlijkse afschrijving is (aanschafwaarde - restwaarde) / gebruiksduur in jaren. We geven hieronder een voorbeeld. 

Telefoon van de zaak afschrijven: voorbeeld

Je koopt een iPhone van € 1.000 en je verwacht deze na een paar jaar te kunnen verkopen voor € 200. De gebruiksduur zal minder dan zijn vijf jaar, maar dit is het minimum voor afschrijven. De jaarlijkse afschrijving wordt dan: (1.000 - 200) / 5 = 160

Je mag dus vijf jaar lang jaarlijks € 160 aftrekken van de door jou verschuldigde inkomstenbelasting. 

Lees meer over het afschrijven van bedrijfsmiddelen

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 6 voordelen

Veelgestelde vragen over de telefoon van de zaak:

  • Waarom een zakelijke telefoon?
    Een zakelijke telefoon heeft een aantal fiscale voordelen, je mag de kosten namelijk fiscaal aftrekken. Dat betekent dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Bekijk de andere voordelen van een telefoon van de zaak
  • Afschrijven van zakelijke telefoon, hoe zit dat?
    Je kunt een telefoon van de zaak aftrekken van de inkomstenbelasting. Als het apparaat meer dan € 450 kost, moet dat in minstens 5 jaar. Je hoeft dan elk jaar over een vijfde van de kosten van de telefoon geen inkomstenbelasting te betalen. Lees meer over het afschrijven van bedrijfsmiddelen zoals je zakelijke telefoon.
  • Is een zakelijk telefoonabonnement aftrekbaar?
    Je kunt ook het abonnement van je zakelijke telefoon aftrekken van de inkomstenbelasting. Dat geldt voor de abonnementskosten en voor gesprekskosten en dataverbruik. Dan betaal je daar dus geen inkomstenbelasting over. Ook mag je de btw verrekenen bij de btw-aangifte.

Meer over personeel

Meer over personeel
ZZP rekening

Breng je financiële administratie op orde voor 2023

Makkelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven? Met de Rabo ZZP rekening start je laagdrempelig met weinig kosten: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Sluiten