Een telefoon van de zaak: hoe werkt dat?

Bijgewerkt op 29 november 2021
8 min  leestijd
234.616
Image
Telefoon van de zaak

Een telefoon van de zaak, hoe werkt dat ook alweer? Voor zelfstandige ondernemers zijn zakelijke telefoongesprekken meestal fiscaal aftrekbaar. Welke voorwaarden stelt de Belastingdienst bij zakelijk bellen?

Benieuwd naar een specifiek onderwerp rond de telefoon van de zaak? Klik op een van de links hieronder:

Wat is een telefoon van de zaak?

Als we het hebben over een telefoon van de zaak, maken we onderscheid tussen twee vormen:

  1. Een mobiele telefoon/smartphone die jij als ondernemer gebruikt.
  2. Een mobiele telefoon/smartphone die je aanschaft voor je personeel. Als je de zakelijke telefoon door een werknemer wilt laten gebruiken, blijf jij de eigenaar van het toestel.

Zakelijk bellen: wanneer aftrekbaar?

Beide vormen van de telefoon van de zaak zijn onbelast. Dit betekent dat je de kosten mag aftrekken van de winst. Dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskosten en het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw verrekenen bij de aangifte omzetbelasting.

Dit geldt dus ook voor de kosten die een medewerker maakt. Zorg er wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als het op naam van je medewerker staat, moet je nog 21% btw betalen.

Telefoon van de zaak als aftrekpost

Als je een Sim Only-abonnement hebt en een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je dit ook opgeven als aftrekpost. Houd voor het toestel de actuele marktwaarde aan. Een smartphone voor privégebruik is uiteraard niet aftrekbaar.

Of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening, maakt voor de Belastingdienst niet uit. Het helpt je wel overzicht te houden in je administratie.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Vaste telefoon van de zaak

Let op: een vaste telefoonlijn op je huisadres is niet aftrekbaar. Die wordt door de Belastingdienst altijd als privé beschouwd.

Een tweede vaste lijn - voor je kantoor in huis - is wel aftrekbaar. Hier geldt wel: een gesprek met een opdrachtgever telt natuurlijk wél mee. Een telefoontje tussendoor naar je tante om haar een prettige verjaardag te wensen dan weer niet.

Voordelen zakelijk abonnement

Als je zakelijk abonnementen voor jou en je eventuele medewerkers afsluit, is dit ook volledig aftrekbaar van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Dat scheelt weer geld, zeker als je veel medewerkers hebt voor wie een telefoon noodzakelijk is voor hun functie.

Natuurlijk hoef je geen apart zakelijk telefoonabonnement te nemen, maar het maakt je administratie meteen een stuk overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten ook meteen exclusief btw.

Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je medewerkers een passend abonnement kunt kiezen.

Zakelijk bellen met privéabonnement

Als privé en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als de telefoonrekening een gemengd karakter heeft. Dit gebeurt wanneer je ook zakelijk belt met een privéabonnement.

Deze situatie is op de meeste startende ondernemers van toepassing en komt ook in andere situaties voor, zoals bij een internetaansluiting in huis. Je mag alleen het zakelijke gedeelte aftrekken.

Zakelijke gedeelte bepalen

Als je een telefoonabonnement hebt dat bestaat uit zowel toestel- als verbruikskosten, breng je een evenredig deel van deze abonnementskosten in mindering op je winst.

Factuur specificeren

Er is alleen geen eenvoudig recept om het zakelijke deel te bepalen. Je kunt je volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar je mag het gelukkig ook schatten.

Verdeling zakelijk en privé

Een smartphone gebruik je namelijk zowel zakelijk als privé om te bellen, appen, mailen of als routeplanner. Je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting, de Belastingdienst gaat hierin uit van redelijkheid.

Je moet dit uiteraard wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van je telefoonabonnement. 

Telefoon op bedrijfsnaam

Het is een bekend misverstand dat je als zzp’er altijd een zakelijk abonnement voor je mobiele telefoon zou moeten afsluiten. Het is voor een eenmanszaak namelijk niet verplicht om de bedrijfsnaam op de factuur te hebben staan.

Wet op de Omzetbelasting

In de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur vermeld moeten zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe je als zzp'er jouw onderneming noemt.

Het abonnement kan dus gewoon op jouw privénaam worden afgesloten, met als tegenrekening jouw privérekening.

Let op! Dit levert wel wat meer administratieve rompslomp op, omdat je in jouw boekhouding het zakelijke gebruik (en dat wisselt natuurlijk steeds) moet inschatten.

Werkkostenregeling

De verstrekking van een telefoon van de zaak is sinds de invoering van de werkkostenregeling (WKR) een stuk eenvoudiger geworden. Dit is een fiscale regeling voor werkgevers die vergoedingen en verstrekkingen aan personeel regelt.

Let op: in 2021 is de werkkostenregeling veranderd. De vrije ruimte bedraagt nu 3% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% boven de € 400.000. In 2022 wordt het percentage onder €400.000 weer 1,7%. Dat houdt in dat je in 2021 tot een hoger bedrag onbelast kunt vergoeden.

Lees meer over de werkkostenregeling

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonbelasting. Over de vergoedingen is geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen of inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) verschuldigd. Voorbeelden hiervan zijn het fietsenplan of een fitnessabonnement.

Regels werkkostenregeling

Het aanwijzen van eventuele vergoedingen of terbeschikkingstellingen mag niet teveel afwijken van de norm. Daarnaast wordt het rentevoordeel van personeelsleningen voor de eigen woning belast.

Noodzakelijkheidscriterium

Voor het gebruik van gereedschappen, computers, tablets en smartphones geldt tegenwoordig het noodzakelijkheidscriterium.

Als jouw werknemer deze apparatuur nodig heeft om te kunnen werken, kun je deze nu verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met de voordelen die hij of zij hier eventueel privé van heeft.

Specificeren als werknemer

Je hoeft dus achteraf geen gebruik te specificeren om onderscheid te maken tussen werk en privé. De werknemer mag het apparaat nu dus ook mee naar huis nemen.

De Belastingdienst neemt een dagbladjournalist als voorbeeld. Die heeft een mobiele telefoon en laptop nodig om zijn werk uit te voeren. Of deze ook privé worden gebruikt, is door de nieuwe werkkostenregeling niet meer relevant.

Wat is noodzakelijk volgens de Belastingdienst?

Het gaat erom dat de werkgever voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat de werknemer ook daadwerkelijk deze apparatuur nodig heeft.

Noodzakelijk betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur het werk niet goed kan uitoefenen. De mate van gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Is een tablet ook fiscaal aftrekbaar?

Het antwoord op die vraag is ja. De Belastingdienst verstaat onder computers en mobiele communicatiemiddelen onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones.

Dit is een groot verschil met vroeger, toen tablets nog niet volledig waren ingeburgerd en de fiscus aan de hand van het formaat van de beeldschermen bepaalde of een apparaat een communicatiemiddel of computer was.

Afschrijven op zakelijke telefoon

Als je de telefoon zakelijk aanschaft, dan kun je deze aftrekken bij de Inkomstenbelasting. Kost het apparaat meer dan € 450 excl. btw? Dan kun je de zakelijke telefoon afschrijven. Dat houdt in dat de telefoon in minstens 5 jaar aftrekt van de Belastingdienst. Dat werkt zo:

  1. Bepaal de aanschafwaarde en de restwaarde
  2. Bepaal de gebruiksduur (minstens 5 jaar) 
  3. Bereken de jaarlijkse afschrijving

De jaarlijkse afschrijving is (aanschafwaarde - restwaarde) / gebruiksduur in jaren. We geven hieronder een voorbeeld. 

Telefoon van de zaak afschrijven: voorbeeld

Je koopt een iPhone van € 1.000 en je verwacht hem na een paar jaar te kunnen verkopen voor € 200. De gebruiksduur zal minder dan zijn vijf jaar, maar dit is het minimum voor afschrijven. De jaarlijkse afschrijving wordt dan: (1.000 - 200) / 5 = 160

Je mag dus vijf jaar lang € 160 aftrekken van de inkomstenbelasting, daar betaal je geen belasting over. 

Lees meer over het afschrijven van bedrijfsmiddelen

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 5 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 5 voordelen

Tips van de redactie

Checklist: auto leasen voor zzp'ers
Werk-privébalans voor startende ondernemers

Veelgestelde vragen over de telefoon van de zaak

  • Waarom een zakelijke telefoon?
    Een zakelijke telefoon heeft een aantal fiscale voordelen, je mag de kosten namelijk fiscaal aftrekken. Dat betekent dat je minder inkomstenbelasting betaalt. Bekijk de andere voordelen van een telefoon van de zaak
  • Afschrijven van zakelijke telefoon, hoe zit dat?
    Je kunt een telefoon van de zaak aftrekken van de inkomstenbelasting. Als het apparaat meer dan € 450 kost, moet dat in minstens 5 jaar. Je hoeft dan elk jaar over een vijfde van de kosten van de telefoon geen inkomstenbelasting te betalen. Lees meer over het afschrijven van bedrijfsmiddelen zoals je zakelijke telefoon.
  • Is een zakelijk telefoonabonnement aftrekbaar?
    Je kunt ook het abonnement van je zakelijke telefoon aftrekken van de inkomstenbelasting. Dat geldt voor de abonnementskosten en voor gesprekskosten en dataverbruik. Dan betaal je daar dus geen inkomstenbelasting over. Ook mag je de btw verrekenen bij de btw-aangifte.

Meer over personeel

Meer over personeel