Zakelijk bellen voor ondernemers: zo werkt de telefoon van de zaak

Een telefoon van de zaak: hoe werkt dat?

Voor zelfstandige ondernemers zijn zakelijke telefoongesprekken meestal fiscaal aftrekbaar. Welke voorwaarden stelt de Belastingdienst bij een telefoon van de zaak? In deze checklist gaan we uitgebreid in op de regels en fiscale voordelen: een telefoon van de zaak, hoe werkt dat?

Wat is een telefoon van de zaak?

De telefoon van de zaak heb je in twee vormen:

  • Een mobiele telefoon/smartphone die jij als ondernemer gebruikt.
  • Een mobiele telefoon/smartphone die je ter beschikking stelt aan je personeel. Als je de telefoon door een werknemer wilt laten gebruiken, blijf jij de eigenaar van het toestel. Het gaat hierbij overigens niet alleen om mobiele telefoons, maar om communicatiemiddelen in het algemeen, zoals laptops en tablets.

Zakelijk bellen: wanneer is dit aftrekbaar?

Beide vormen zijn onbelast. De kosten van een telefoon van de zaak zijn aftrekbaar van de winst; dit geldt zowel voor de abonnementskosten als de gesprekskostenen het dataverbruik. Daarnaast mag je de btw verrekenen bij de aangifte omzetbelasting.

Dit geldt dus ook voor de kosten die een medewerker maakt. Zorg er wel voor dat de telefoon op naam van je bedrijf staat. Als hij op naam van je medewerker staat, moet je nog 21% btw betalen.

Dit is handig als jij of je personeel voor het werk regelmatig contact hebt met klanten, collega's en andere zakelijke relaties. 

Als je een sim only-abonnement hebt en een nieuwe zakelijke mobiele telefoon koopt, mag je dit ook opgeven als aftrekpost (houd voor het toestel de actuele marktwaarde aan). Een mobiele telefoon voor privégebruik is uiteraard niet aftrekbaar. 

Of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening, maakt voor de Belastingdienst niet uit. Je kunt deze investering aftrekken van zowel de inkomsten- als omzetbelasting.

Let wel: een vaste telefoonlijn op je huisadres is dan weer níét aftrekbaar. Die wordt door de Belastingdienst altijd als privé beschouwd.

Een tweede vaste lijn - voor je kantoor in huis - is wel aftrekbaar, al geldt ook daarvoor: een gesprek met een opdrachtgever telt natuurlijk wel mee, maar even een telefoontje tussendoor naar je tante om haar een prettige verjaardag te wensen weer niet.

Wat zijn de voordelen van een zakelijk abonnement?

Als je zakelijk abonnementen voor jou en je eventuele medewerkers afsluit, is dit geheel aftrekbaar van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Dat scheelt weer geld, zeker als je veel medewerkers hebt voor wie een telefoon noodzakelijk is voor hun functie.

Veel providers bieden voordelige pakketten aan waarmee je direct voor al je medewerkers een passend abonnement kunt kiezen.

Met een apart zakelijk telefoonabonnement is je administratie meteen een stuk overzichtelijker. Je ziet de abonnementskosten ook meteen exclusief btw.

Wat als je zakelijk belt met een privéabonnement?

Als privé en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als de telefoonrekening een gemengd karakter heeft, oftewel als privé en zakelijk door elkaar lopen in een abonnement.

Deze situatie is echter op de meeste startende ondernemers van toepassing en komt ook in andere situaties voor, zoals bij een internetaansluiting in huis. Ook hier geldt: de kosten die je zakelijk maakt zijn aftrekbaar. 

De kosten van een privéabonnement van een mobiele telefoon zijn wat dat betreft aftrekbaar van de inkomstenbelasting, mits het om zakelijk gebruik gaat. Dit geldt ook voor de omzetbelasting van een eenmanszaak.

Hoe bepaal je het zakelijke gedeelte?

Als je een telefoonabonnement hebt dat bestaat uit zowel toestel- als verbruikskosten, breng je een evenredig deel van deze abonnementskosten in mindering op je winst.

Er is alleen geen eenduidig recept om het zakelijke deel te bepalen. Je kunt het volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar je mag het ook schatten.

Een smartphone gebruik je namelijk zowel zakelijk als privé voor telefoneren, appen, mail of als routeplanner. Je bent zelf verantwoordelijk voor deze schatting, de Belastingdienst gaat hierin uit van redelijkheid.

Je moet dit uiteraard wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van je telefoonabonnement. 

Moet de telefoon op de bedrijfsnaam staan?

Het is een bekend misverstand dat je als zzp’er altijd een zakelijk abonnement voor je mobiele telefoon zou moeten afsluiten. Het is voor een eenmanszaak namelijk niet verplicht om de bedrijfsnaam op de factuur te hebben staan.

In de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur vermeld moeten zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe de zzp'er zijn onderneming noemt.

Het abonnement kan dus gewoon op jouw privénaam worden afgesloten, met als tegenrekening jouw privérekening.

Let op: dit levert wel wat meer administratieve rompslomp op, omdat je in jouw boekhouding het zakelijke gebruik (en dat wisselt natuurlijk steeds) moet inschatten.

Wat is er veranderd voor werkgevers?

De werkkostenregeling (WKR), die per 1 januari 2015 verplicht is geworden voor alle werkgevers, vereenvoudigt de verstrekking van een telefoon van de zaak.

Tot begin dit jaar hanteerde de Belastingdienst hiervoor twee belangrijke voorwaarden: de werknemer moest van deze communicatiemiddelen voor in ieder geval meer dan 10% zakelijk gebruik maken.

Verder moest hij deze communicatiemiddelen voornamelijk op de werkplek gebruiken.  Daar kwam bij dat als het om computers of tablets ging, deze voor minimaal 90% zakelijk gebruikt moesten worden om in aanmerking te komen voor fiscaal voordeel.

Noodzakelijkheidscriterium

Vanaf 1 januari 2015 zijn alle oude regels vervallen en geldt nu voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen het noodzakelijkheidscriterium.

Als jouw werknemer deze apparatuur nodig heeft om zijn werk te doen, kun je deze nu verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het voordeel dat de werknemer eventueel privé zou genieten.

Je hoeft als werknemer dus achteraf geen gebruik te specificeren om onderscheid te maken tussen werk en privé én de werknemer mag het apparaat nu dus ook mee naar huis nemen. 

De Belastingdienst neemt een dagbladjournalist als voorbeeld; die heeft een mobiele telefoon en laptop nodig om zijn werk uit te voeren. Of hij zijn privémail checkt, is door de nieuwe werkkostenregeling niet meer relevant.

Het gaat erom dat de werkgever voor de Belastingdienst aannemelijk maakt dat de werknemer ook daadwerkelijk deze apparatuur nodig heeft. Noodzakelijk betekent volgens de Belastingdienst dat de werknemer zonder de apparatuur zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. De mate van gebruik is daarbij niet doorslaggevend.

Is een tablet ook fiscaal aftrekbaar?

andres

Startersvoordelen

Als starter krijg je van Rabobank een steuntje in de rug. Open nu een zakelijke rekening: dat is het eerste jaar gratis.

Bekijk jouw voordelen

De Belastingdienst verstaat onder computers en mobiele communicatiemiddelen onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones.

Dit is een groot verschil met een paar jaar geleden, toen tablets nog niet volledig waren ingeburgerd en de fiscus aan de hand van het formaat van de beeldschermen bepaalde of een apparaat een communicatiemiddel of computer was.

Inmiddels naderen tablets, computers en smartphones elkaar in formaat, lopen alle functies door elkaar en is deze scheidslijn lang niet altijd duidelijk meer. Vandaar dat de Belastingdienst heeft gekozen om het noodzakelijkheidscriterium in te voeren en het privégebruik toe te staan.

De WKR, wat is dat ook alweer?

De werkkostenregeling is een fiscale regeling voor werkgevers die de oude regelingen voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel vervangt. Hiervoor hebben werkgevers een vrije ruimte van 1,2% van het totale fiscale loon beschikbaar.

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonbelasting. Over de vergoedingen is geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen of inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) verschuldigd. Voorbeelden hiervan zijn het fietsenplan of een fitnessabonnement.

De vrije ruimte bedroeg tot 2015 1,5 procent. De huidige WKR lijkt dan ook een versobering, maar door de introductie van het noodzakelijkheidscriterium is dit eerder een verruiming.

Let op: begin 2016 is de werkkostenregeling verder aangepast op twee punten. Zo is de gebruikelijkheidstoets meer aangescherpt (het aanwijzen van eventuele vergoedingen of terbeschikkingstellingen mag niet langer teveel afwijken van de norm).

Daarnaast wordt het rentevoordeel van personeelsleningen voor de eigen woning belast.

Wil jij een écht ijzersterke start maken? Bekijk dan de checklists, tests en tips uit de Startversterker.

 

Bijgewerkt op: 26-06-2018

Wat vind je van dit artikel?

x73
x8

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Als ondernemer heb je fiscale rechten en plichten. Zo moet je in veel gevallen btw afdragen, maar mag je vaak ook btw terugvragen over zakelijke uitgaven. Hoe je dat laatste kunt doen, lees je in deze checklist.

Btw terugvragen
Btw terugvragen

Aftrekposten

Voor (startende) ondernemers gelden enkele interessante aftrekposten voor de belasting. Van de zelfstandigen- en startersaftrek heb je misschien vast al eens gehoord, maar er zijn meer fiscale overheidsregelingen waarmee jij jouw startup net dat ene zetje kunt geven om uit te groeien tot een onderneming van formaat.

Hieronder vind je meer informatie over de huidige aftrekposten van de Belastingdienst en kom je erachter wanneer jij hiervoor in aanmerking kunt komen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  1. De zelfstandigen- startersaftrek: zo zit dat
  2. De MKB-winstvrijstelling voor startende ondernemers
  3. Wat houdt de Kleineondernemersregeling (KOR) in (en wat kun je ermee)?
  4. De voor- en nadelen van een telefoon van de zaak

Als je in aanmerking wilt komen voor bovenstaande en andere bekende aftrekposten voor ondernemers, moet je voldoen aan het urencriterium.

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 1.600 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.