Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om je bedrijf goed te presenteren. Je wilt bijvoorbeeld een goede indruk maken op een potentiële klant en neemt hem mee uit lunchen. Of je wilt je netwerk uitbreiden en bezoekt een tweedaagse conferentie, met overnachting. Je schaft daarvoor ook nieuwe schoenen en een overhemd aan.
Representatiekosten niet 100% zakelijk
De kosten die je hiervoor maakt, zijn bedoeld om je zaak vooruit te helpen en dus aftrekbaar, zou je zeggen. Maar zo eenvoudig ligt het niet, helaas. De Belastingdienst ziet representatiekosten namelijk niet als puur zakelijke kosten, maar als zogeheten ‘gemengde’ kosten. Daar zijn twee redenen voor:
- Representatiekosten maak je zonder dat er een zakelijke tegenprestatie tegenover staat. Je neemt misschien wel een product of dienst af, maar dat is niet direct noodzakelijk voor je bedrijfsvoering.
- Sommige representatiekosten vallen (deels) in de privésfeer. Een nieuw paar schoenen kun je immers ook buiten je werk dragen.
Representatiekosten, wat wel en wat niet?
Welke kosten vallen er allemaal onder de aftrekbare representatiekosten? Dit is lastig te zeggen, want de Belastingdienst heeft geen kant-en-klaar lijstje voorhanden. Hieronder staan een paar voorbeelden van representatiekosten die veel voorkomen, maar het overzicht is niet compleet.
Voorbeelden representatiekosten
- Diners of lunches met zakelijke relaties
- Relatiegeschenken
- Organisatiekosten van feesten, recepties en evenementen
- Toegangskaartjes voor cursussen, seminars, congressen en beurzen
- Studiereizen
- Reis- en verblijfskosten
Niet aftrekbare representatiekosten
De Belastingdienst is wel heel duidelijk over representatiekosten die je zeker niet mag aftrekken:
- Kleding (tenzij het gaat om bedrijfskleding met het bedrijfslogo erop)
- Persoonlijke verzorging
- Vaartuigen voor representatieve doeleinden
In de praktijk is dus niet altijd duidelijk wat onder representatie valt. Maar als je gemaakte kosten zakelijk goed kunt onderbouwen, dan is de Belastingdienst meestal vrij soepel. Zorg daarom dat je kunt aantonen waarom je bepaalde kosten hebt gemaakt. Raadpleeg bij twijfel altijd je boekhouder.
Tip: Meer informatie vind je in het overzicht van aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Representatiekosten aftrekken
De regels rond het aftrekken van deze kosten zijn best ingewikkeld. Als ondernemer mag je deze kosten maar voor een deel in mindering brengen op de winst, omdat het gemengde kosten zijn. Je hebt daarbij de keuze uit twee verschillende regelingen: de 80/20-regeling en de drempelregeling.
80/20-regeling voor representatiekosten
De 80/20-regeling is vooral interessant voor zzp’ers en kleinere ondernemers. Met deze regeling kies je ervoor om 80% van de gemaakte representatiekosten af te trekken. De overige 20% betaal je zelf.
Rekenvoorbeeld
Je maakt in 2022 de volgende kosten:
| Zakelijke etentjes | € 800 |
| Organisatie bedrijfsfeest | € 3.000 |
| Relatiegeschenken | € 2.300 |
| Ticket conferentie | € 400 |
| Reis- en verblijfskosten | € 1.600 |
| Schoenen en overhemd | € 300 |
In totaal is dat € 8.400. Zoals gezegd, mag je die € 300 voor kleding niet aftrekken. Voor reis- en verblijfkosten geldt een maximum aftrekbaar bedrag van € 1.500, dus er gaat nog eens € 100 af. Blijft over: € 8.000. Van dit bedrag mag je 80% in mindering brengen op je winst, dat is € 6.400. Over dat bedrag hoef je geen belasting te betalen.
Let op: Ben jij ondernemer voor de vennootschapsbelasting? Dan mag je 73,5% van de representatiekosten aftrekken en moet je 26,5% zelf betalen.
Drempelregeling voor representatiekosten
Bij de drempelregeling geldt dat je alle gemaakte representatiekosten boven een bepaald drempelbedrag mag aftrekken. Voor 2022 heeft de Belastingdienst deze drempel bepaald op € 4.800.
Deze regeling is eigenlijk alleen geschikt voor grote(re) bedrijven die jaarlijks meer dan € 24.000 (2022) aan dit soort kosten uitgeven. Zolang je kosten daaronder blijven, is de 80/20-regeling voordeliger.
Pas de drempelregeling maar eens toe op het rekenvoorbeeld hierboven. De aftrekbare representatiekosten waren € 8.000. Daar moet de drempel van € 4.800 vanaf. Je houdt dan € 3.200 aan aftrekbare kosten over. Dat is slechts de helft van de € 6.400 onder de 80/20-regeling!
Tip: Liggen jouw aftrekbare representatiekosten boven de € 24.000? Kies dan voor de drempelregeling. Kom je niet boven dit bedrag uit? Dan is de 80/20-regeling de voordeligste keuze.
Andere aftrekposten voor ondernemers
Naast de aftrek van representatiekosten zijn er nog vele andere aftrekposten voor (startende) ondernemers. Belangrijk om te weten, want als je deze aftrekposten goed benut, betaal je minder belasting over je bedrijfswinst.
Fiscale aftrekposten
Verreweg de grootste fiscale aftrekposten zijn de zelfstandigen- en startersaftrek. De belangrijkste voorwaarde om hiervoor in aanmerking te komen, is dat je ondernemer bent voor de belasting. Ook moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteden (het urencriterium).
Daarnaast krijg je automatisch 14% mkb-winstvrijstelling. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is ondernemen en winst maken. Nog een fiscale aftrekpost waar je voor kunt kiezen is de Fiscale oudedagsreserve (FOR). Hiermee zet je een deel van je winst opzij als pensioen.
Zakelijke aftrekposten
Naast deze fiscale voordelen heb je als ondernemer ook de mogelijkheid om zakelijke kosten af te trekken. Denk aan:
Hoe maak je gebruik van aftrekposten?
Voor je aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers verzamel je alle zakelijke kosten en fiscale aftrekposten. Als je alle kosten en aftrekposten van de omzet hebt afgetrokken, houd je het bedrag over waarover je inkomstenbelasting betaalt.
Trek van dit bedrag nog eventuele privéaftrekposten af. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering hoort bijvoorbeeld niet bij de zakelijke kosten, maar je mag de premie hiervoor wel aftrekken. Dit doe je in het privégedeelte van de aangifte.
Representatiekosten: de meest gestelde vragen
- Waarom zijn representatiekosten niet volledig aftrekbaar?
Representatiekosten zijn kosten waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Vaak bevatten deze kosten naast een zakelijke component ook een privécomponent. Daarom ziet de Belastingdienst dit als gemengde kosten die beperkt aftrekbaar zijn. Bekijk welke kosten dat zijn. - Hoeveel representatiekosten mag ik aftrekken?
Er zijn twee regelingen. Met de drempelregeling mag je alle representatiekosten boven € 4.800 aftrekken. Met de 80/20-regeling mag je 80% van deze kosten aftrekken en betaal je 20% zelf. Check welke regeling het voordeligst is voor zzp’ers of kleine ondernemers.
