Representatiekosten, wat zijn dat en hoe kun je ze aftrekken?

Bijgewerkt op 12 oktober 2022
6 min  leestijd
0
Image
representatiekosten

Als startende ondernemer wil je jouw bedrijf goed op de kaart zetten. De representatiekosten die je hiervoor maakt, mag je deels aftrekken van de belasting. Wat valt er onder deze kosten en wat niet? En welke regels gelden voor de aftrek?

Benieuwd naar een specifiek onderwerp rondom representatiekosten? Klik dan op een van de links hieronder:

Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om je bedrijf goed te presenteren. Je wilt bijvoorbeeld een goede indruk maken op een potentiële klant en neemt hem mee uit lunchen. Of je wilt je netwerk uitbreiden en bezoekt een tweedaagse conferentie, met overnachting. Je schaft daarvoor ook nieuwe schoenen en een overhemd aan.

Representatiekosten niet 100% zakelijk

De kosten die je hiervoor maakt, zijn bedoeld om je zaak vooruit te helpen en dus aftrekbaar, zou je zeggen. Maar zo eenvoudig ligt het niet, helaas. De Belastingdienst ziet representatiekosten namelijk niet als puur zakelijke kosten, maar als zogeheten ‘gemengde’ kosten. Daar zijn twee redenen voor:

  1. Representatiekosten maak je zonder dat er een zakelijke tegenprestatie tegenover staat. Je neemt misschien wel een product of dienst af, maar dat is niet direct noodzakelijk voor je bedrijfsvoering.
  2. Sommige representatiekosten vallen (deels) in de privésfeer. Een nieuw paar schoenen kun je immers ook buiten je werk dragen.

Representatiekosten, wat wel en wat niet?

Welke kosten vallen er allemaal onder de aftrekbare representatiekosten? Dit is lastig te zeggen, want de Belastingdienst heeft geen kant-en-klaar lijstje voorhanden. Hieronder staan een paar voorbeelden van representatiekosten die veel voorkomen, maar het overzicht is niet compleet.

Voorbeelden representatiekosten

  • Diners of lunches met zakelijke relaties
  • Relatiegeschenken
  • Organisatiekosten van feesten, recepties en evenementen
  • Toegangskaartjes voor cursussen, seminars, congressen en beurzen
  • Studiereizen
  • Reis- en verblijfskosten

Niet aftrekbare representatiekosten

De Belastingdienst is wel heel duidelijk over representatiekosten die je zeker niet mag aftrekken:

  • Kleding (tenzij het gaat om bedrijfskleding met het bedrijfslogo erop)
  • Persoonlijke verzorging
  • Vaartuigen voor representatieve doeleinden

In de praktijk is dus niet altijd duidelijk wat onder representatie valt. Maar als je gemaakte kosten zakelijk goed kunt onderbouwen, dan is de Belastingdienst meestal vrij soepel. Zorg daarom dat je kunt aantonen waarom je bepaalde kosten hebt gemaakt. Raadpleeg bij twijfel altijd je boekhouder.

Tip: Meer informatie vind je in het overzicht van aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Representatiekosten aftrekken

De regels rond het aftrekken van deze kosten zijn best ingewikkeld. Als ondernemer mag je deze kosten maar voor een deel in mindering brengen op de winst, omdat het gemengde kosten zijn. Je hebt daarbij de keuze uit twee verschillende regelingen:

  1. de 80/20-regeling en
  2. de drempelregeling.

80/20-regeling voor representatiekosten

De 80/20-regeling is vooral interessant voor zzp’ers en kleinere ondernemers. Met deze regeling kies je ervoor om 80% van de gemaakte representatiekosten af te trekken. De overige 20% betaal je zelf.

Rekenvoorbeeld

Je maakt in 2022 de volgende kosten:

Zakelijke etentjes € 800
Organisatie bedrijfsfeest € 3.000
Relatiegeschenken € 2.300
Ticket conferentie € 400
Reis- en verblijfskosten € 1.600
Schoenen en overhemd € 300

In totaal is dat € 8.400. Zoals gezegd, mag je die € 300 voor kleding niet aftrekken. Voor reis- en verblijfkosten geldt een maximum aftrekbaar bedrag van € 1.500, dus er gaat nog eens € 100 af. Blijft over: € 8.000. Van dit bedrag mag je 80% in mindering brengen op je winst, dat is € 6.400. Over dat bedrag hoef je geen belasting te betalen.

Let op: Ben jij ondernemer voor de vennootschapsbelasting? Dan mag je 73,5% van de representatiekosten aftrekken en moet je 26,5% zelf betalen.

Drempelregeling voor representatiekosten

Bij de drempelregeling geldt dat je alle gemaakte representatiekosten boven een bepaald drempelbedrag mag aftrekken. Voor 2022 heeft de Belastingdienst deze drempel bepaald op € 4.800.

Deze regeling is eigenlijk alleen geschikt voor grote(re) bedrijven die jaarlijks meer dan € 24.000 (2022) aan dit soort kosten uitgeven. Zolang je kosten daaronder blijven, is de 80/20-regeling voordeliger.

Pas de drempelregeling maar eens toe op het rekenvoorbeeld hierboven. De aftrekbare representatiekosten waren € 8.000. Daar moet de drempel van € 4.800 vanaf. Je houdt dan € 3.200 aan aftrekbare kosten over. Dat is slechts de helft van de € 6.400 onder de 80/20-regeling!

Tip: Liggen jouw aftrekbare representatiekosten boven de € 24.000? Kies dan voor de drempelregeling. Kom je niet boven dit bedrag uit? Dan is de 80/20-regeling de voordeligste keuze.

Andere aftrekposten voor ondernemers

Naast de aftrek van representatiekosten zijn er nog vele andere aftrekposten voor (startende) ondernemers. Belangrijk om te weten, want als je deze aftrekposten goed benut, betaal je minder belasting over je bedrijfswinst.

Fiscale aftrekposten

Verreweg de grootste fiscale aftrekposten zijn de zelfstandigen- en startersaftrek. De belangrijkste voorwaarde om hiervoor in aanmerking te komen, is dat je ondernemer bent voor de belasting. Ook moet je minimaal 1.225 uur per jaar aan je bedrijf besteden (het urencriterium).

Daarnaast krijg je automatisch 14% mkb-winstvrijstelling. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is ondernemen en winst maken. Nog een fiscale aftrekpost waar je voor kunt kiezen is de Fiscale oudedagsreserve (FOR). Hiermee zet je een deel van je winst opzij als pensioen.

Zakelijke aftrekposten

Naast deze fiscale voordelen heb je als ondernemer ook de mogelijkheid om zakelijke kosten af te trekken. Denk aan:

Hoe maak je gebruik van aftrekposten?

Voor je aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers verzamel je alle zakelijke kosten en fiscale aftrekposten. Als je alle kosten en aftrekposten van de omzet hebt afgetrokken, houd je het bedrag over waarover je inkomstenbelasting betaalt.

Trek van dit bedrag nog eventuele privéaftrekposten af. Een arbeidsongeschiktheidsverzekering hoort bijvoorbeeld niet bij de zakelijke kosten, maar je mag de premie hiervoor wel aftrekken. Dit doe je in het privégedeelte van de aangifte.

ZZP rekening

De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
Bekijk de voordelen

Representatiekosten: de meest gestelde vragen

  • Waarom zijn representatiekosten niet volledig aftrekbaar?
    Representatiekosten zijn kosten waar geen directe tegenprestatie tegenover staat. Vaak bevatten deze kosten naast een zakelijke component ook een privécomponent. Daarom ziet de Belastingdienst dit als gemengde kosten die beperkt aftrekbaar zijn. Bekijk welke kosten dat zijn.
  • Hoeveel representatiekosten mag ik aftrekken?
    Er zijn twee regelingen. Met de drempelregeling mag je alle representatiekosten boven € 4.800 aftrekken. Met de 80/20-regeling mag je 80% van deze kosten aftrekken en betaal je 20% zelf. Check welke regeling het voordeligst is voor zzp’ers of kleine ondernemers.

Meer over aftrekposten

Meer over aftrekposten
ZZP rekening

Breng je financiële administratie op orde voor 2022

Makkelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven? Met de Rabo ZZP rekening start je laagdrempelig met weinig kosten: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Sluiten