Urenregistratie: houd als zzp'er je uren bij

Bijgewerkt op 05 maart 2021
6 min  leestijd
4190
Image
urenregistratie zzp

Een goede urenregistratie is voor zzp’ers van groot belang. Je krijgt niet alleen een beter inzicht in je bedrijfsvoering, je weet ook of je aan het urencriterium voldoet.

Waarom een urenregistratie als zzp’er?

Er zijn drie belangrijke redenen om als zzp’er een goede urenregistratie bij te houden: 

  1. Urencriterium
  2. Inzicht in je bedrijfsvoering
  3. Verantwoording naar opdrachtgevers

1. Urencriterium

De Belastingdienst heeft de grens van het aantal uren dat een ondernemer jaarlijks minimaal aan zijn bedrijf moet besteden vastgesteld op 1.225 uur. Als je aan dit urencriterium voldoet, kom je in aanmerking voor fiscale aftrekposten als de zelfstandigen- en startersaftrek

Directe en indirecte uren

Alle uren die je aan je onderneming besteedt, tellen mee. Dit zijn de directe uren, oftewel de daadwerkelijk gefactureerde uren aan klanten, maar ook indirecte uren. Deze indirecte uren besteed je wel aan je bedrijf, maar breng je niet in rekening bij je klanten.

Als je een inspectie krijgt van de Belastingdienst, moet je zoveel mogelijk gewerkte uren kunnen aantonen. Een goede urenadministratie is daarom onmisbaar.

2. Inzicht in je bedrijfsvoering

Als startende ondernemer kan het gebeuren dat je je laat opslokken door de waan van de dag. Je pakt alle klussen aan, er komt nog een spoedklus bij en je doet wellicht zelfs opdrachten door elkaar heen. 

Verder moet je offertes en facturen maken en tussendoor nog social media bijwerken. Dan bestaat de kans dat je het overzicht en de rode draad van je bedrijf uit het oog verliest. En is er plots een week voorbij, zonder dat je eigenlijk goed doorhebt waar je nu al die tijd aan hebt besteed. 

Door al je gewerkte uren te noteren, krijg je een beter inzicht in je bedrijfsvoering. Uiteindelijk is het de bedoeling dat je regeert, in plaats van reageert. En dat je weet waar je alle tijd aan besteedt.

Grip op je uren én je agenda

Een handig hulpmiddel om meer controle op je agenda en uren te krijgen is het boek Grip van Rick Pastoor. Met handige en praktische tips krijg je meer inzicht in je agenda, leer je beter plannen en hou je ook nog meer tijd over voor je bedrijf. 

Door je agenda leidend te maken, plan je heel bewust uren in en krijg je een beter overzicht. Hierdoor creëer je meer ruimte voor je onderneming én je privéleven. Je zult merken dat je betere keuzes gaat maken en daardoor soms zelfs nee tegen opdrachten gaat zeggen.

Plan ook bewust tijd in je agenda voor je administratie. Je urenregistratie is hier een onderdeel van en hoort bij je bedrijfsvoering. 

Hoeveel tijd besteed je aan bepaalde opdrachten? Factureer je per uur en kun je al deze uren ook daadwerkelijk declareren, of blijk je veel tijd kwijt te zijn aan indirecte uren die je niet in rekening kunt brengen bij de klant?

Factureer je per opdracht en ben je heel erg efficiënt bezig? Of juist helemaal niet? Dan is het wellicht tijd om je verdienmodel te herzien.

3. Verantwoording naar opdrachtgevers

Directe uren zijn alle declarabele uren bij klanten, waarmee je omzet behaalt. Deze uren schrijf je op de factuur, maar die moet je dus wel kunnen verantwoorden als de klant hierom vraagt.

Een goede urenregistratie is dus noodzakelijk om geen discussies over rekeningen te krijgen.

Image
whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Urenregistratie voor zzp'ers: wat zijn de opties?

Er zijn verschillende manieren om je urenregistratie te doen. We zetten de meest gangbare en beste opties voor je op een rij:

Urenregistratie in agenda

Je kunt je uren in een papieren of digitale agenda bijhouden. Het is maar net wat je prettig vindt. Papier wordt nog maar weinig gebruikt en kun je natuurlijk kwijtraken. 

Uiteindelijk ben je als ondernemer zelf verantwoordelijk voor je registratie. Als de Belastingdienst tijdens een controle om bewijs vraagt, kun je niet volstaan met de mededeling dat je je agenda verloren bent. 

Je hebt daarnaast een bewaarplicht van zeven jaar, dus bedenk goed of een papieren agenda de handigste manier is.

Digitale agenda in de cloud

Je uren in een digitale agenda noteren, is in dat opzicht veel veiliger. Koppel je agenda op verschillende apparaten, zodat je altijd toegang hebt en sla je agenda ook op in de cloud.

Zorg er wel voor dat je al je zakelijke afspraken en gewerkte uren in een aparte agenda noteert, anders wordt het een rommeltje en raak je het overzicht kwijt. Volg hierin hetzelfde principe als met een zakelijke rekening: zorg voor een scheiding tussen zakelijk en privé.

Urenregistratie in Excel

Je urenregistratie bijhouden in Excel voelt wellicht wat ouderwets aan, maar heeft nog altijd de nodige voordelen. Het is gratis, want je hebt in de meeste gevallen toch al een Office-pakket.

Je hoeft er verder weinig technische kennis voor te hebben en je kunt de spreadsheets zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Ben je niet handig met Excel? Online zijn er tal van templates te vinden, die je zo kunt gebruiken. 

Handmatig uren bijwerken

Het nadeel is dat je in Excel alles handmatig moet doen. Er zit geen timerfunctie in, dus het kan wel eens gebeuren dat je het schema vergeet bij te werken. Plan daarom vaste tijdstippen (dagelijks, wekelijks) in je agenda om je urenregistratie bij te werken. 

Het gebruik van Excel is vooral handig als je een aantal vaste opdrachtgevers hebt.

Als je bijvoorbeeld voor een dag wordt ingehuurd, is het makkelijk om dit voor- of achteraf in een Excelsheet of agenda te noteren. Als je meerdere kleine klussen per dag voor verschillende opdrachtgevers doet, is het gebruik van een app aan te raden. 

Urenregistratie in apps

Het grootste voordeel van het gebruik van apps voor je urenregistratie is dat je uren kunt koppelen aan een project of opdrachtgever.

Als je aan een opdracht begint, klik je op het klokje of stopwatch. De tijd begint te lopen en kun je als je klaar bent ook weer stoppen. Zo houd je een real time overzicht van wat je die dag hebt gedaan en voor welke opdrachtgever. 

Voorbeelden apps urenregistratie

Hieronder geven we een aantal voorbeelden van apps voor je urenregistratie: 

  • MoneyMonk
  • Toggl
  • e-Boekhouden.nl
  • Reeleezee
  • Nanda

De meeste apps werken volgens hetzelfde principe: ze registreren je uren en koppelen dit aan je opdrachtgever. Sommige apps zijn gratis, andere hebben alleen een gratis proefperiode. Om te ondervinden wat je prettig vindt, is het handig om er een paar te testen. 

Koppeling met boekhoudprogramma

Sommige apps zijn onderdeel van een boekhoudprogramma. Het deel van de urenregistratie is bij deze programma’s vaak gratis, je kunt vervolgens tegen een maandelijkse betaling je complete boekhouding koppelen, zodat je ook direct facturen kunt maken en de btw-aangifte kunt doen. 

  • In dit artikel gaan we dieper in op de verschillende apps voor urenregistratie

Image
zakelijke rekening afbeelding

5 voordelen van een zakelijke rekening

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de voordelen

Meer over belastingaangifte

Meer over belastingaangifte

Elke week handige tips in je mailbox?

Meld je dan nu aan voor de nieuwsbrief van IkGaStarten en mis geen praktische handvatten om van jouw start een succes te maken!

Sluiten