Marieke Leijnen
1. Begin op tijd met de administratie
Als het gaat om het bijhouden van je zakelijke administratie, geldt: hoe eerder je begint, hoe beter. Zelfs in de voorbereidende fase, dus ook wanneer je eigenlijk nog niet met onderneming begonnen bent of nog geen klant hebt binnengehaald, is het belangrijk om de administratie goed in kaart te brengen.
Op deze manier hebt je vanaf het allereerste begin namelijk een beter inzicht in de gemaakte kosten, omzet en winst. Aan de hand hiervan kun je vervolgens inspelen op ontwikkelingen en activiteiten eventueel bijstellen.
2. Houd je aan de fiscale bewaarplicht
Waarschijnlijk ben je al van deze verplichting op de hoogte, maar we herhalen het nog maar een keer: bedrijven en alle andere zelfstandigen zijn wettelijk verplicht om hun basisadministratie zeven jaar te bewaren.
Let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar.
De fiscale bewaarplicht gaat in vanaf het moment dat de gegevens niet meer tot de jaaradministratie behoren.
Gratis whitepaper: administratie opzetten
Vind je het lastig om je boekhouding goed in te richten en bij te houden? In deze whitepaper leggen we je de basis van het opzetten van een goede administratie uit.
3. Weet welke gegevens je bewaart
Het gaat bij deze bewaartermijn van zeven jaar om de volgende onderdelen, door de fiscus ook wel aangeduid als basisgegevens, van je administratie:
- Grootboek
- Debiteurenadministratie
- Crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Indien van toepassing: de loonadministratie
De gegevens (kasadministratie en kassabonnen, facturen, bankafschriften, contracten etc.) moet je in de originele vorm of digitaal bewaren.
- Lees hier hoe je een goede factuur opstelt
Digitale administratie
De meeste ondernemers doen hun administratie digitaal. De btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doe je ook allemaal via een online portaal. Zorg altijd voor een back-up om te voorkomen dat je alles verliest. Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips!
4. Profiteer van belastingvoordeel
Het bijhouden van de administratie staat bij weinig ondernemers bovenaan de to-do-lijst, maar wie hierbij zorgvuldig te werk gaat kan wel degelijk profiteren van de nodige fiscale voordelen.
Denk bijvoorbeeld aan de handige kleineondernemersregeling (KOR), waarbij kleine zelfstandigen in aanmerking kunnen komen voor btw-vrijstelling.
Vind je het echt een lastige klus of heb je simpelweg te weinig tijd om met je administratie bezig te zijn, dan kunt je deze taken uiteraard ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Houd er rekening mee dat je uiteindelijk zelf verantwoordelijk blijft voor de btw- en belastingaangifte en een overzichtelijke administratie.
- Lees in dit artikel wat de voor- en nadelen zijn aan het uitbesteden van je boekhouding
5. Maak gebruik van boekhoudtools
De tijden van werken met stapels bonnetjes en een handmatige rekenmachine liggen ver achter ons. Tegenwoordig zijn er talloze tools die je bij je administratie een handje kunnen helpen.
Online zijn er genoeg applicaties te vinden die het bijhouden van de administratie een minder tijdrovende klus maken. Je kunt vaak zelfs een handige koppeling maken met je zakelijke rekening.
Tip: Voor je startscherm of favorieten: de btw-calculator. Handig bij btw berekenen op facturen, offertes en voor je boekhouding en btw-aangifte
