1. Houd werk- en privékosten gescheiden
Voor de overzichtelijkheid is het essentieel dat ondernemers werk- en privézaken uit elkaar houden.
Open dus altijd een zakelijke rekening, zodat alle zakelijke transacties voortaan via dat account lopen. Zo voorkom je dat ook je privéadministratie bij een controle betrokken wordt.
Als je alles gescheiden houdt, hoef je ook niet alles lang te bewaren. Bij je zakelijke administratie geldt de bewaartermijn van zeven jaar voor de Belastingdienst. Voor privézaken vijf jaar.
2. Maandelijkse update van bonnen en facturen
Check elke maand even hoe je ervoor staat en verwerk bonnen en facturen direct. Het is zelfs verplicht om je facturen niet te laat te versturen. De Belastingdienst wil dat je dit uiterlijk de 15de doet in de maand nadat je een product of dienst hebt geleverd.
Cashflow
Snel factureren is ook goed voor je cashflow. Hoe sneller het bedrag op je rekening staat, hoe sneller je weer kunt investeren in je bedrijf of ontwikkeling.
Bovendien kun je grote bedragen direct opzij zetten om te sparen of beleggen. Ook zie je snel of klanten nog niet betaald hebben en een herinnering sturen.
- Lees ook: 6 tips om wanbetalers te slim af te zijn.
3. Werk op factuurdatum
Voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting gelden altijd factuurdata. Krijg je een factuur op 29 maart? Dan geldt die voor het eerste kwartaal. Ook als je hem pas op 1 april betaalt.
Dit geldt ook voor facturen die je verzendt. Sla alles dus direct op met de juiste datum.
Aan de slag met je btw? Lees Btw berekenen voor ondernemers en gebruik de handige btw-calculator.
4. Digitaal archiveren
Je mag je administratie digitaal archiveren, dus een rij ordners heb je niet nodig.
Let wel op dat je alles goed terug kan vinden: kasboek, bankboek, inkoop- en verkoopboek, facturen, offertes, contracten, afsprakenboek (een agenda volstaat) en de urenregistratie.
Niet alles is bij elk bedrijf van toepassing, maar zorg dat je alles snel terug kan vinden.
5. Online scannen bonnen en facturen
Er zijn allerlei boekhoud-apps en scanners waarmee je direct als je iets koopt de bon digitaliseert. Handig, want staat de bon meteen in je administratie en heb je altijd een leesbare kopie.
6. Download: gratis whitepaper Administratie
Je kunt je administratie natuurlijk zelf doen of uitbesteden. Wil je stap voor stap zelf aan de slag? Download dan de gratis pdf bomvol tips over je administratie.
