Bedrijfskosten, wat zijn dat?

Bijgewerkt op 05 maart 2024
9 min  leestijd
82.762
Auteur: Redactie
Soorten bedrijfskosten

Als (startende) ondernemer maak je allerlei zakelijke kosten, denk bijvoorbeeld aan marketingkosten of de aanschaf van een laptop. Deze zakelijke kosten noemen we ook wel bedrijfskosten. Hoe bereken je ze en welke zijn aftrekbaar? Dat lees je in dit artikel.

In dit artikel vertellen we je alles over bedrijfskosten. Wil je meteen meer lezen over een specifiek onderwerp? Klik dan op één van onderstaande links:

  1. Wat zijn bedrijfskosten?
  2. Welke soorten bedrijfskosten zijn er?
  3. Privé, zakelijk of gemengd?
  4. Regels belastingdienst
  5. Investeringen en afschrijvingen
  6. Inzicht houden

1. Wat zijn bedrijfskosten?

Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf. De Belastingdienst heeft er een heldere definitie voor: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’

De eerste zakelijke factuur heb je snel te pakken. Die krijg je namelijk direct bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel: dat kost namelijk € 75. Andere typische opstartkosten voor startende zzp'ers en mkb'ers: zijn bijvoorbeeld een zakelijke rekening, een telefoon met abonnement en het ontwerp van je logo.

Let op: kosten die je privé maakt, vallen dus niet onder bedrijfskosten. Twijfel je of de gemaakte kosten onder bedrijfskosten vallen? Bewaar je facturen en bonnen goed en stel dezelfde vraag aan je boekhouder.

Tip: Houd bedrijfskosten en privéuitgaven direct gescheiden met een zakelijke rekening.

2. Welke soorten bedrijfskosten en welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?

Aftrekbare kosten zijn kosten die je van de Belastingdienst bij je aangifte inkomstenbelasting van je omzet mag aftrekken. Je winst is dan lager en je betaalt dus over een lager bedrag belasting.

De hoofdregel voor de Belastingdienst is dat kosten die je voor je bedrijf maakt, fiscaal aftrekbaar zijn. Dat is goed nieuws, want dat betekent dat een hoge kostenpost niet altijd negatief hoeft uit te pakken.

Huur je bijvoorbeeld een bedrijfsruimte? Dan mag je deze kosten bij je jaaraangifte aftrekken van je omzet. Je winst valt dan lager uit en je hoeft minder inkomstenbelasting te betalen.

Welke bedrijfskosten zijn zakelijk aftrekbaar?

De meeste kosten zijn direct als zakelijk aan te merken. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de kosten voor marketing, alle kosten rond een webshop, zakelijke verzekeringen, de huur van een bedrijfsruimte én de boekhouder die je administratie doet. Je voert deze kosten allemaal op in je boekhouding, waarbij je btw-bedragen apart administreert. 

Tip: Koppel je zakelijke rekening direct aan een boekhoudprogramma. Zo hou je overzicht over je bedrijfskosten.

Benieuwd welke kosten dan allemaal aftrekbaar zijn? Hieronder vind je een overzicht van de verschillende soorten bedrijfskosten. Ook lees je welke zakelijke kosten direct fiscaal aftrekbaar zijn en welke kosten afgeschreven moeten worden.

  1. Laptop
  2. Mobiele telefoon
  3. Auto
  4. Werkruimte
  5. Boekhouder
  6. Investeringen (machines, gereedschap)
  7. Werkkleding
  8. Marketing
  9. Zakelijke verzekeringen
  10. Vakliteratuur
  11. Cursussen of opleidingen
  12. Website
  13. Lunches 
  14. Zakelijke rekening
  15. Reiskosten
  16. Ar­beids­on­ge­schikt­heids­ver­ze­ke­ring voor zzp'ers 

Gebruik in je administratie duidelijke rubrieken. Als je een boekhoudprogramma gebruikt, zijn die 'kostensoorten' al benoemd. Hier zijn geen vaste regels, maar ook hier geldt: de Belastingdienst moet snel zien op grond waarvan je de kosten wil aftrekken, dus gebruik gangbare categorieën.

3. Twijfelgevallen: zijn de kosten privé, zakelijk of gemengd?

Er zijn altijd grijze gebieden tussen zakelijke uitgaven en privékosten. Sommige zakelijke bedrijfsmiddelen gebruik je ook privé en andersom. Soms zie jij wellicht iets als noodzakelijk voor je bedrijf, zoals representatieve kleding, maar kun je de kosten niet aftrekken.

6 veelvoorkomende twijfelgevallen zijn:

  1. Telefoon en abonnement
  2. Reiskosten
  3. Werkruimte
  4. Lunchen en koffie
  5. AOV (advies)
  6. Representatiekosten

1. Telefoon en abonnement

Heb je één telefoon voor zakelijk en privégebruik? Dan is alleen het deel dat je zakelijk gebruikt aftrekbaar. Je mag dit percentage schatten bij het invullen van je belastingaangifte. Dit percentage moet je natuurlijk wel enigszins kunnen onderbouwen, bijvoorbeeld door belminuten in je urenregistratie.

2. Zakelijke reiskosten

De meeste ondernemers rijden zowel zakelijk als privé in hun auto. Houd in dat geval een rittenadministratie bij, want ook zakelijke reiskosten moet je aantonen.

3. Kosten werkruimte

Je huur of hypotheek van je eigen huis valt niet onder bedrijfskosten, tenzij je een afgesloten ruimte met eigen opgang en sanitair hebt.

Je kunt op de site van de Belastingdienst checken of jouw werkruimte en de inrichting daarvan in aanmerking komen als zakelijke aftrekpost.

4. Lunchen en koffie drinken: wel of niet zakelijk?

De koffie die je drinkt tijdens je werk in het koffietentje, is een privéuitgave. Heb je een zakenlunch, dan zijn de kosten wel (deels) zakelijk.

Ben je niet zeker of je uitgaven zakelijk zijn? Op de site van de Belastingdienst staat een overzicht met de uitzonderingen. 

Deze kosten vallen voor de Belastingdienst onder 'Relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen'. Onder de post 'voedsel' vallen zakenlunches en diners (ook de fooien). Er geldt in 2024 een drempel van € 5.600 voor deze categorie uitgaven. 

5. AOV privé aftrekbaar, advies niet

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) sluit je af om zakelijke arbeidsongeschiktheid op te vangen. De bemiddelings- en advieskosten zijn niet aftrekbaar, maar de premie wél.

Je trekt de kosten niet af van je omzet, maar je geeft deze bij de inkomstenbelasting op als ‘uitgaven voor andere inkomensvoorzieningen’. Je boekhouder kan je hierbij adviseren. 

6. Representatiekosten

Je maakt kosten om je bedrijf op te kaart te zetten, door het doen van aankopen zoals zakelijke kleding, relatiegeschenken of toegangskaartjes voor netwerkborrels. De kosten hiervan kun je deels aftrekken, en onder bepaalde voorwaarden. Er geldt in 2024 een drempel van € 5.600. In 2023 was de drempel € 5.100. 

Lees alle voorwaarden in dit uitgebreide artikel over representatiekosten

4. Bedrijfskosten volgens de Belastingdienst

Alle kosten die je zakelijk opvoert, moet je kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Zorg daarom dat je het volgende in orde maakt:

  • Zorg dus voor een overzichtelijke administratie.
  • Scan alle bonnen direct in; zo voorkom je dat je er eentje kwijtraakt. 
  • Bewaar je administratie de voorgeschreven zeven jaar.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Controle door de Belastingdienst

Als ondernemer ben je volgens de Belastingdienst ‘vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel’. De toetsing hiervan vindt achteraf plaats als je een steekproef krijgt.

Bij zo'n controle van de Belastingdienst moet je alle zakelijke kosten en aftrekposten aannemelijk kunnen maken. Daarbij is een nette administratie met alle onderliggende bonnen en facturen een must voor elke ondernemer.

Uitgaven kunnen uitleggen

Je moet uitgaven ook kunnen uitleggen als er twijfel over kan bestaan of deze kosten zakelijk zijn. Voorbeelden:

  • Een cursus moet betrekking hebben op je vakgebied, iedere andere opleiding valt onder scholingsuitgaven (die je privé kunt aftrekken).
  • Onder werkkleding valt geen maatpak, maar kleding die je alleen gebruikt in je werkomgeving, zoals een uniform of overall met bedrijfslogo.
  • De nieuwe editie van de Linda is aftrekbaar als je Linda de Mol gaat interviewen of als het blad leesvoer is voor je klanten in de wachtkamer. 

5. Investeringen en afschrijvingen

De meeste zakelijke kosten mag je dus aftrekken, maar voor de aanschaf van duurdere materiële bedrijfsmiddelen (laptop, machines, auto) én immateriële middelen (vergunningen, goodwill) gelden aparte regels.

De belastingdienst ziet de aankoop van een bedrijfsmiddel vanaf € 450 als investering en daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Je moet ze, afhankelijk van de levensduur, over een bepaald aantal jaren afschrijven.

Koop je iets in voor meer dan € 450 excl. btw? Dan moet je het afschrijven over meerdere jaren. 

Een laptop van € 1.000 euro schrijf je dus in een aantal jaar af (bijvoorbeeld 5 x € 200), een koptelefoon van € 300 trek je dírect af van de winst in het boekjaar van de aanschaf.

Tip: lees meer over het afschrijven van bedrijfsmiddelen.

    6. Inzicht houden in je inkomsten en uitgaven

    Ook al heb je een goede omzet, je moet je bedrijfskosten onder controle houden om een gezond en winstgevend bedrijf te hebben. Hoe houd je hier nou goed zicht op? 

    Je kunt zelf in Excel per maand je omzet en kosten bijhouden of je kunt ervoor kiezen om dit in een online boekhoudprogramma bij te houden.

    In het geval van een online boekhoudprogramma kun je het ook makkelijk koppelen aan je zakelijke rekening, waardoor alles automatisch geïmporteerd en overzichtelijk gemaakt wordt. 

    Rabo Inzicht

    Ben je klant van Rabobank, dan kun je kosteloos de handige functionaliteiten van Rabo Inzicht gebruiken. Hiermee worden al je transacties automatisch gecategoriseerd, zodat je precies weet hoe jouw bedrijfskosten en cashflow zich ontwikkelen. In een oogopslag kun je zien in welke categorie mogelijkheden zijn om kosten te besparen.

    Met de saldovoorspeller kun je vooruit kijken hoe je financiën zich gaan ontwikkelen, waar jij als ondernemer mooi op in kunt spelen. Zo blijf je jouw uitgaven de baas!

    zakelijke rekening afbeelding

    Zakelijke rekening nodig?

    Open je rekening online of in de app al in 5 minuten

    1e halfjaar € 0,00

    Veelgestelde vragen over bedrijfskosten:

    • Welke soorten bedrijfskosten zijn er?
      Je hebt bijvoorbeeld kosten voor huisvesting, kosten voor marketing, alle kosten rond een webshop of website, reiskosten, belkosten en de kosten voor de boekhouder die je administratie doet.
    • Welke kosten vallen onder bedrijfskosten?
      Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf. Kosten die je privé maakt, vallen dus niet onder bedrijfskosten. In het artikel lees je alles over bedrijfskosten, plus 16 voorbeelden.
    • Welke bedrijfskosten mag je aftrekken?
      Alle kosten die je voor je bedrijf maakt, zijn fiscaal aftrekbaar. Het is belangrijk dat je alle kosten die je zakelijk opvoert, kunt verantwoorden. Bewaar bonnen en facturen goed zodat je administratie op orde is. 
    • Kan ik ook kosten aftrekken voor mijn werkruimte in huis?

      Als je een deel van je woning gebruikt als kantoorruimte, mag je een percentage van de huurkosten, energiekosten en andere gerelateerde kosten aftrekken, mits het voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst: de werkruimte heeft een eigen ingang of opgang, de werkruimte heeft sanitaire voorzieningen én je zou de werkruimte kunnen verhuren aan een derde. Een losse werkplek in de woonkamer of een slaapkamer ingericht als werkruimte is dus geen zelfstandige werkruimte.

    • Is de btw op bedrijfskosten ook aftrekbaar?
      Ja, de btw op bedrijfskosten is in de meeste gevallen aftrekbaar. Dit betekent dat je de btw die je hebt betaald over de aanschaf van producten of diensten terug kunt krijgen van de Belastingdienst. Er zijn echter wel enkele uitzonderingen: zo is de btw op representatiekosten niet aftrekbaar.

    Meer over boekhouding en administratie

    Meer over boekhouding en administratie
    Ondernemingsplan

    Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

    Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? Download gratis de voorbeeld ondernemingsplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Zo ga jij sterker van start!

    Sluiten