Bedrijfskosten

Bedrijfskosten, wat zijn dat?

Als startende ondernemer krijg je te maken met verschillende zakelijke kosten, van de aanschaf van een computer tot een marketingcampagne. Welke bedrijfskosten zijn er en wat zijn de fiscale regels?

Al meteen eerste bedrijfskosten

De eerste zakelijke factuur heb je snel te pakken. Die krijg je namelijk direct bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De aanschaf van een zakelijke mobiele telefoon zal waarschijnlijk snel volgen. Het is het begin van een lange lijst aan bedrijfskosten, die de komende periode zullen volgen. 

Bedrijfskosten zijn namelijk alle noodzakelijke kosten die je maakt om je bedrijf te laten renderen en omzet te realiseren. Dit kan variëren van investeringen en zakelijke verzekeringen tot de aanschaf van vakliteratuur.

De Belastingdienst hanteert de volgende definitie: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’

Toetsing Belastingdienst

Als ondernemer ben je volgens de Belastingdienst ‘vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel’. De toetsing hiervan vindt achteraf plaats.

Als je een controle krijgt, moet je alle zakelijke kosten en aftrekposten aannemelijk kunnen maken. 

Bedrijfskosten fiscaal aftrekbaar

Enkele uitzonderingen daargelaten, is de hoofdregel: kosten die je voor je bedrijf maakt, zijn fiscaal aftrekbaar. Bedrijfskosten trek je van de omzet af, waardoor je winst lager uitvalt en je minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. Alle kosten die je zakelijk opvoert moet je kunnen bewijzen, de bewijslast ligt bij jou.

  • Zorg dus voor een goede administratie
  • Scan alle bonnen in
  • Bewaar je administratie de voorgeschreven zeven jaar. 

Soorten bedrijfskosten

Hieronder geven we een overzicht van de verschillende soorten bedrijfskosten, bespreken we welke zakelijke kosten direct fiscaal aftrekbaar zijn en welke kosten afgeschreven moeten worden.

14 veel voorkomende bedrijfskosten: 

  1. Laptop
  2. Mobiele telefoon
  3. Auto
  4. Werkruimte
  5. Boekhouder
  6. Investeringen (machines, gereedschap)
  7. Werkkleding
  8. Marketing
  9. Zakelijke verzekeringen
  10. Vakliteratuur
  11. Cursussen of opleidingen
  12. Website
  13. Lunches 
  14. Reiskosten

Zakelijke kosten

De meeste kosten zijn direct als zakelijk aan te merken. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de kosten voor marketing, alle kosten rond een webshop, de huur van een bedrijfsruimte en de boekhouder die je administratie doet. 

Maar er zijn ook kosten die je – los van de bonnetjes - bij een controle aannemelijk zal moeten maken. Deze voorbeelden laten zien wat daarmee wordt bedoeld. 

  • Een cursus moet bijvoorbeeld betrekking hebben op je vakgebied, iedere andere opleiding valt onder scholingsuitgaven (die je privé kunt aftrekken).
  • Onder werkkleding valt geen maatpak, maar kleding die je alleen gebruikt in je werkomgeving, zoals een uniform of overall, met bedrijfslogo.
  • Vaak is het een kwestie van logisch nadenken. Wat voor de één vakliteratuur is en daarmee fiscaal aftrekbaar, is voor de ander een hobby en niet aftrekbaar.

Gemengde kosten

Er zijn altijd grijze gebieden tussen zakelijke en privékosten. Sommige zakelijke bedrijfsmiddelen gebruik je ook privé en andersom. Als je bijvoorbeeld één telefoon hebt die je zowel zakelijk als privé gebruikt, dan mag je alleen het deel opgeven dat je zakelijk gebruikt. 

Zakelijke reiskosten

Dit geldt bijvoorbeeld ook voor je auto. De meeste ondernemers rijden zowel zakelijk als privé in hun auto. Zakelijke reiskosten zal je afzonderlijk moeten aantonen, houd daarom altijd een rittenadministratie bij.

Om misverstanden te voorkomen is het bij gemengde kosten altijd verstandig om alles vast te leggen, zodat je dit achteraf kunt bewijzen. 

Privékosten

Je maakt ook weleens kosten die werkgerelateerd lijken, maar het toch niet zijn. Je hebt bijvoorbeeld voor je werk een rijbewijs nodig, maar dit beschouwt de Belastingdienst als een privé-uitgave. Een boete die je tijdens een zakelijke rit oploopt, kun je niet wegboeken onder zakelijke kosten.

De aanschaf van een bureaustoel voor je werkkamer is ook privé, behalve als je een afgesloten ruimte met eigen opgang en sanitair hebt. Je kunt op de site van de Belastingdienst testen of jouw werkruimte en de inrichting daarvan in aanmerking komen als zakelijke aftrekpost.

Koffie drinken, wel of niet zakelijk?

De koffie die je drinkt tijdens je werk in het koffietentje, is een privé-uitgave, maar heb je een zakenlunch, dan zijn de kosten wel (deels) zakelijk. Op de site van de Belastingdienst staat een overzicht met de uitzonderingen.

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) sluit je af om zakelijke arbeidsongeschiktheid op te vangen, maar is een privéverzekering, die je overigens wel kunt aftrekken van de belasting (onder lijfrente). 

Investeringen en afschrijvingen

De meeste zakelijke kosten mag je dus aftrekken, maar voor de aanschaf van materiële bedrijfsmiddelen (laptop, machines, auto) én immateriële middelen (vergunningen, goodwill) zijn er aparte regels.

Kosten aftrekken

De belastingdienst ziet deze bedrijfsmiddelen als investeringen en daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf, maar moet je ze, afhankelijk van de levensduur, over een bepaald aantal jaar afschrijven. Je verdeelt als het ware de kosten van het bedrijfsmiddel over de jaren waarin je er gebruik van maakt. 

Grens voor afschrijvingen

Anders gezegd: de afschrijvingen laten de waardedaling van de bedrijfsmiddelen over een bepaalde periode zien. De grens voor afschrijvingen ligt bij een investeringsbedrag van minimaal € 450 (exclusief btw).

Is het investeringsbedrag lager, dan mag je deze kosten in het jaar van aanschaf in één keer volledig aftrekken.

Een laptop van € 1.000 euro schrijf je in een aantal jaar af (bijvoorbeeld 5 x € 200), een koptelefoon van € 300 trek je direct af van de winst in het boekjaar van de aanschaf. 

Bijgewerkt op: 06-09-2019

Wat vind je van dit artikel?

x11
x1

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 4.515 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.