Soorten bedrijfskosten

Bedrijfskosten, wat zijn dat?

Bedrijfskosten zijn al je zakelijke kosten. Hoe bereken je ze en welke zijn aftrekbaar? Lees welke kosten je allemaal mee kunt tellen en wat de fiscale regels zijn. 

Snel naar:

Wat zijn bedrijfskosten?

Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je bedrijf. De eerste zakelijke factuur heb je snel te pakken. Die krijg je namelijk direct bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel: je mag gelijk € 50 overmaken.

Andere typische opstartkosten voor startende zzp'ers en mkb'ers: een zakelijke rekening, een telefoon met abonnement en het ontwerp van je logo. 

TipHoud bedrijfskosten en privéuitgaven direct gescheiden met een zakelijke rekening.

Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?

Aftrekbare kosten zijn kosten die je van de Belastingdienst bij je aangifte inkomstenbelasting van je omzet mag aftrekken. Je winst is dan lager en je betaalt dus over een lager bedrag belasting.

Bedrijfskosten volgens de Belastingdienst

De definitie van bedrijfskosten volgens de Belastingdienst: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.’ 

De hoofdregel: kosten die je voor je bedrijf maakt, zijn fiscaal aftrekbaar. Je kunt ze bij je jaaraangifte aftrekken van je omzet. Je winst valt dan lager uit en je hoeft minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. 

Bewijslast

Alle kosten die je zakelijk opvoert moet je kunnen bewijzen, de bewijslast ligt bij jou.

  • Zorg dus voor een overzichtelijke administratie
  • Scan alle bonnen in
  • Bewaar je administratie de voorgeschreven zeven jaar

Controle zakelijke kosten Belastingdienst

Als ondernemer ben je volgens de Belastingdienst ‘vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt, en hoeveel’. De toetsing hiervan vindt achteraf plaats.

Als je een controle van de Belastingdienst krijgt, moet je alle zakelijke kosten en aftrekposten aannemelijk kunnen maken. Daarbij wil de Belastingdienst snel overzicht hebben, dus een nette administratie met alle onderliggende bonnen en facturen is een must.

Uitgaven kunnen uitleggen

Je moet uitgaven ook kunnen uitleggen als er twijfel kan zijn. Voorbeelden:

  • Een cursus moet betrekking hebben op je vakgebied, iedere andere opleiding valt onder scholingsuitgaven (die je privé kunt aftrekken).
  • Onder werkkleding valt geen maatpak, maar kleding die je alleen gebruikt in je werkomgeving, zoals een uniform of overall met bedrijfslogo.
  • De nieuwe editie van de Linda is aftrekbaar als je Linda de Mol gaat interviewen of als het blad leesvoer is voor je klanten in de wachtkamer. 

Welke soorten bedrijfskosten zijn er?

Hieronder geven we een overzicht van de verschillende soorten bedrijfskosten, bespreken we welke zakelijke kosten direct fiscaal aftrekbaar zijn en welke kosten afgeschreven moeten worden.

14 veel voorkomende bedrijfskosten: 

  1. Laptop
  2. Mobiele telefoon
  3. Auto
  4. Werkruimte
  5. Boekhouder
  6. Investeringen (machines, gereedschap)
  7. Werkkleding
  8. Marketing
  9. Zakelijke verzekeringen
  10. Vakliteratuur
  11. Cursussen of opleidingen
  12. Website
  13. Lunches 
  14. Reiskosten

Gebruik in je administratie duidelijke rubrieken. Als je een boekhoudprogramma gebruikt, zijn die 'kostensoorten' al benoemd. Hier zijn geen vaste regels, maar ook hier geldt: de Belastingdienst moet snel zien op grond waarvan je de kosten wil aftrekken, dus gebruik gangbare categorieën. 

Bedrijfskosten berekenen

De meeste kosten zijn direct als zakelijk aan te merken. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel, de kosten voor marketing, alle kosten rond een webshop, de huur van een bedrijfsruimte en de boekhouder die je administratie doet.

Je voert ze allemaal op in je boekhouding, waarbij je btw-bedragen apart administreert. 

TipKoppel je zakelijke rekening direct aan een boekhoudprogramma. Zo hou je overzicht over je bedrijfskosten

5 Twijfelgevallen: zijn de kosten privé, zakelijk of gemengd?

Er zijn altijd grijze gebieden tussen zakelijke en privékosten. Sommige zakelijke bedrijfsmiddelen gebruik je ook privé en andersom. Soms zie jij wellicht iets als noodzakelijk voor je bedrijf, zoals representatieve kleding, maar kun je de kosten niet aftrekken.

Dit zijn de belangrijkste twijfelgevallen:

1. Telefoon en abonnement

Heb je één telefoon voor zakelijk en privé? Dan is alleen het deel dat je zakelijk gebruikt aftrekbaar. Bijvoorbeeld 60%. Je mag dit schatten. Ook hier moet je dit percentage natuurlijk wel enigszins kunnen onderbouwen.

2. Zakelijke reiskosten

De meeste ondernemers rijden zowel zakelijk als privé in hun auto. Houd dan  een rittenadministratie bij, want ook zakelijke reiskosten moet je aantonen.

3. Kosten werkruimte

De aanschaf van een bureaustoel voor je werkkamer is ook privé, behalve als je een afgesloten ruimte met eigen opgang en sanitair hebt. Je kunt op de site van de Belastingdienst checken of jouw werkruimte en de inrichting daarvan in aanmerking komen als zakelijke aftrekpost.

4. Lunchen en koffie drinken: wel of niet zakelijk?

De koffie die je drinkt tijdens je werk in het koffietentje, is een privéuitgave. Heb je een zakenlunch, dan zijn de kosten wel (deels) zakelijk. Op de site van de Belastingdienst staat een overzicht met de uitzonderingen. 

5. AOV privé aftrekbaar, advies niet

Een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) sluit je af om zakelijke arbeidsongeschiktheid op te vangen. De bemiddelings- en advieskosten zijn niet aftrekbaar, maar de premie wel.

Je trekt de kosten niet af van je omzet, maar je geeft hem bij de inkomstenbelasting op als ‘uitgave voor andere inkomensvoorzieningen’. Je boekhouder kan je hierbij adviseren. 

Investeringen en afschrijvingen

De meeste zakelijke kosten mag je dus aftrekken, maar voor de aanschaf van duurdere materiële bedrijfsmiddelen (laptop, machines, auto) én immateriële middelen (vergunningen, goodwill) zijn er aparte regels.

De belastingdienst ziet de aankoop van een bedrijfsmiddel vanaf € 450 als investeringen en daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf. Je moet ze, afhankelijk van de levensduur, over een bepaald aantal jaar afschrijven.

€ 450Koop je iets in voor meer dan € 450 ex btw? Dan moet je het afschrijven over een paar jaar. 

Een laptop van € 1.000 euro schrijf je dus in een aantal jaar af (bijvoorbeeld 5 x € 200), een koptelefoon van € 300 trek je direct af van de winst in het boekjaar van de aanschaf.



Lees ook
Bedrijfsmiddelen fiscaal afschrijven: zo zit dat
Hoe zit het met bedrijfskosten en btw?
Zakelijk rijden: hoe zit dat fiscaal?
Boekhouding opzetten én geld besparen
Boekhouder of accountant: wanneer relevant?

Bijgewerkt op: 21-01-2021

Wat vind je van dit artikel?

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke zakelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, waar moet je dan op letten?

Bedrijfsadministratie inrichten

Bij het opzetten en inrichten van je administratie moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Facturen en offertes opstellen

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Zakelijke rekening eerste 6 maanden gratis

Start nóg sterker in 2021 met een zakelijke rekening en krijg meer grip op je geldzaken.

 

Je zakelijke rekening is de eerste 6 maanden gratis inclusief pinpas, internetbankieren en een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. 

 

Bekijk je voordeel

 

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.