Wat zijn de eisen voor een zakelijke administratie?
Iedere ondernemer is verplicht een zakelijke administratie op te zetten. De Belastingdienst stelt een aantal eisen waaraan zzp’ers moeten voldoen.
Zo ben je jaarlijks verplicht een ‘deugdelijke administratie’ te kunnen overleggen. Een aantal onderdelen hiervan zijn:
- Urenregistratie
- Facturen
- Bankafschriften
- Reiskosten
- Rittenadministratie
- Overige (kassa)bonnen
Bewaarplicht administratie
Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen:
- Grootboek (inkomsten en uitgaven)
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Bankafschriften
Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Denk eraan dat je de administratie niet alleen op papier, maar ook digitaal moet bewaren.
Urenregistratie
Een belangrijk onderdeel dat we kort apart bespreken is de urenregistratie. Om als ondernemer in aanmerking te komen voor fiscale voordelen als de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, moet je voldoen aan het urencriterium: je besteedt ten minste 1.225 uren aan het feitelijk drijven van een of meer ondernemingen.
Uit jouw bedrijfsadministratie moet blijken dat jij dat betreffende jaar hebt voldaan aan het urencriterium. Kies daarom een vast moment om deze uren te registreren: dit kan aan het einde van iedere werkdag zijn, of een keer per week.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
Dit gaat om een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed.
Voor de zelfstandigenaftrek moet je 1.225 per jaar aan je bedrijf werken, oftewel gemiddeld 24 uur per week
Bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een offerte, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie.
- Lees in dit artikel alles over het effectief bijhouden van jouw uren.
Urencriterium 2021 corona
Vanwege de coronacrisis is het urencriterium in 2020 en 2021 versoepeld. In 2021 mag je voor de maanden januari tot en met juni (het eerste half jaar dus) 24 uur per week noteren, ook al heb je ze niet daadwerkelijk gewerkt. Je mag dus dit jaar tot 1 juli sowieso de helft van het aantal uren opschrijven als gewerkte uren.
Ook voor 2020 gold een versoepeling: de Belastingdienst ging er automatisch vanuit dat ondernemers van 1 maart tot en met 30 september 2020 minstens 24 uur per week in hun bedrijf hebben gestoken.
Het is nog niet duidelijk of het nieuwe kabinet het urencriterium ook in 2022 gaat versoepelen.
Waar begin ik met de boekhouding?
In de meeste gevallen is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap. Er is geen wettelijke verplichting om als startende ondernemer een zakelijke rekening te openen, maar dit wordt wel aangeraden om jouw zakelijke en privé-uitgaven en –inkomsten te scheiden.
Privé en zakelijk gescheiden
Op deze manier kun je namelijk direct zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat: de zakelijke inkomsten en uitgaven staan keurig onder elkaar, zonder dat je eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen, je Netflix-abonnement of sportclub moet wegstrepen.
Het is voor ondernemers bij wie de zakelijke en privé-uitgaven en inkomsten door elkaar lopen, een stuk lastiger om hun financiële situatie te doorgronden.
- Met de Rabo ZZP Rekening houd je privé en zakelijk gescheiden tegen lage kosten
Boekhouding uitbesteden
Daar komt bij dat als je jouw boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder of accountant, deze in veel gevallen zal eisen dat je een aparte zakelijke rekening gebruikt voor de bedrijfsadministratie.
Op welke manier kan ik de boekhouding het beste bijhouden?
De tijden van het uitspitten van een ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes zijn gelukkig voorbij. Er bestaan tegenwoordig verschillende online boekhoudprogramma’s waar je als zzp’er gebruik van kunt maken.
Natuurlijk kun je jouw administratie ook in eigen beheer opzetten. Je kunt bijvoorbeeld een Excel-sheet inrichten om alle uitgaven en inkomsten overzichtelijk te maken en om je uren registreren.
Online boekhoudpakketten
Als je een boekhoudprogramma besluit te gebruiken, heb je tegenwoordig keuze uit tientallen pakketten, van de basis tot volledige service. Deze abonnementen zijn al verkrijgbaar vanaf € 10 per maand en kun je naar eigen wensen uitbreiden.
Voorbeelden van veelgebruikte online boekhoudprogramma’s zijn:
- Moneymonk
- Moneybird
- E-boekhouden.nl
- Informer
- Tellow
De keuze voor een pakket hangt onder meer af van wat voor bedrijf je hebt en natuurlijk jouw eigen wensen.
Maak voor een efficiënte administratie gebruik van een online boekhoudprogramma
Een zzp'er in de zakelijke dienstverlening heeft geen inkoop en hoeft weinig facturen te maken. Een startende ondernemer met een winkel moet veel meer administratieve handelingen verrichten en moet bijvoorbeeld ook een kasboek en voorraadadministratie bijhouden.
Overleg met je boekhouder
Overleg met je boekhouder welk systeem en welk pakket nuttig voor jou is. Wellicht heeft hij ook een handig rekenschema of registratiedocument beschikbaar dat je kunt gebruiken voor je administratie.
Daarnaast is het verstandig om voordat je een boekhoudpakket gaat gebruiken, met de boekhouder te sparren zodat je alles op de goede manier invult en hij achteraf geen correcties hoeft te doen.
Hoe vaak moet ik de administratie bijhouden?
Ook al vinden veel zzp’ers de boekhouding geen leuke klus, het is belangrijk om de administratie zorgvuldig en regelmatig bij te houden. Neem bijvoorbeeld wekelijks de tijd voor je urenregistratie en houd maandelijks de administratie bij.
Dit zorgt ervoor dat je aan het einde van het jaar niet tegen een enorme berg bonnetjes aankijkt, waarvan je ook nog eens een kwart niet meer kunt vinden. En je voorkomt dat je achteraf niet meer kunt achterhalen wat een bepaalde afschrijving ook alweer was.
Houd maandelijks je boekhouding bij, zo voorkom je stress bij de btw-aangifte
Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Omdat je in de meeste gevallen ook per kwartaal btw-aangifte moet doen, is het van belang om alles goed te sorteren.
Een handige manier is om verschillende bakken te gebruiken. Een voor verstuurde facturen, een voor de bonnetjes voor de gemaakte kosten en een andere bak voor de fiscale zaken, zoals de btw-aangifte en de inkomstenbelasting.
Veelgestelde vragen over boekhouding zzp
- Wat moet je bijhouden als zzp'er? Als zzp'er moet je je boekhouding kunnen laten zien aan de Belastingdienst. Je hebt een bewaarplicht van 7 jaar voor een aantal documenten en je moet laten zien dat je aan het urencriterium voldoet. In het artikel lees je hoe je een overzichtelijke boekhouding bijhoudt.
- Hoe stel je een overzichtelijke boekhouding op? Een overzichtelijke boekhouding begint bij een zakelijke rekening. Zo houd je namelijk zakelijk en privé gescheiden. Een boekhouder eist dat vaak ook van je. Daarna kun je aan de slag met verschillende tools.
- Waar moet ik aan denken bij de zzp boekhouding? De administratie is niet het leukste klusje, wel belangrijk. Zorg dat je het maandelijks bijhoudt en dat je met een goede urenregistratie laat zien dat je aan het urencriterium voldoet. Dan kun je namelijk gebruik maken van de zelfstandigenaftrek.
