overzichtelijke boekhouding

Boekhouding voor ZZP'ers: zo houd je het overzichtelijk

Iedere ZZP’er is verplicht om een boekhouding bij te houden. Voor veel startende ondernemers is het beheren van de zakelijke administratie niet de leukste klus, maar het is wel noodzakelijk om altijd actueel inzicht te hebben in de financiën van je bedrijf. Lees hier hoe je als ZZP’er een overzichtelijke boekhouding opstelt en beheert.

Wat zijn de eisen voor een zakelijke administratie?

Iedere ondernemer is verplicht een zakelijke administratie op te zetten. De Belastingdienst stelt een aantal eisen waaraan ZZP’ers moeten voldoen. Zo ben je jaarlijks verplicht een ‘deugdelijke administratie’ te kunnen overleggen. Een aantal onderdelen hiervan zijn: jouw urenregistratie, facturen, bankafschriften, reiskosten, rittenadministratie en overige (kassa)bonnen. 

Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen: het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie, bankafschriften, agenda's en de loonadministratie.

Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar. Denk eraan dat je de administratie niet alleen op papier, maar ook digitaal moet bewaren. 

Urenregistratie
Een belangrijk onderdeel dat we kort apart bespreken is de urenregistratie. Om als ondernemer in aanmerking te komen voor fiscale voordelen als de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek, dien je te voldoen aan het urencriterium: je besteedt ten minste 1225 uren aan het feitelijk drijven van een of meer ondernemingen.     

Uit jouw bedrijfsadministratie moet blijken dat jij dat betreffende jaar hebt voldaan aan het urencriterium. Kies daarom een vast moment om deze uren te registreren: dit kan aan het einde van iedere werkdag zijn, of een keer per week. 

Dit gaat om een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed. Bijvoorbeeld: anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een offerte, drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant en twee uur besteed aan het plegen van acquisitie. Lees in dit artikel alles over het effectief bijhouden van jouw uren. 

Waar begin ik met de boekhouding?

andres

Succesvolle administratie

Je zakelijke én privé-administratie op orde houden? Een zakelijke rekening is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

Meer weten

In de meeste gevallen is het openen van een zakelijke rekening de eerste stap.  

Er is geen wettelijke verplichting om als startende ondernemer een zakelijke rekening te openen, maar dit wordt wel aangeraden om jouw zakelijke en privé-uitgaven en –inkomsten te scheiden. 

Op deze manier kun je namelijk direct zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat: de zakelijke inkomsten en uitgaven staan keurig onder elkaar, zonder dat je eerst de kosten van de wekelijkse boodschappen, energiemaatschappij of sportclub moet wegstrepen.

Het is voor ondernemers bij wie de zakelijke en privé-uitgaven en inkomsten door elkaar lopen, een stuk lastiger om hun financiële situatie te doorgronden.

Daar komt bij dat als je jouw boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder of accountant, deze in veel gevallen zal eisen dat je een aparte zakelijke rekening gebruikt voor de bedrijfsadministratie.

Hoe vaak moet ik de administratie bijhouden?

Ook al vinden veel ZZP’ers de boekhouding geen leuke klus, het is belangrijk om de administratie zorgvuldig en goed bij te houden. Dit zorgt ervoor dat je aan het einde van het jaar niet tegen een enorme berg bonnetjes aankijkt, waarvan je ook nog eens een kwart niet meer kunt vinden. 

Als je eenmaal een bedrijf bent gestart, neemt de administratieve rompslomp - en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes - snel toe. Het is daarom aan te raden om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt. Omdat je in de meeste gevallen ook per kwartaal btw-aangifte moet doen, is het van belang om alles goed te sorteren. 

Een handige manier is om verschillende bakken te gebruiken. Een voor verstuurde facturen, een voor de bonnetjes voor de gemaakte kosten en een andere bak voor de fiscale zaken, zoals de btw-aangifte en de inkomstenbelasting

Op welke manier kan ik de boekhouding het beste bijhouden?

De tijden van het uitspitten van een ouderwetse schoenendoos vol bonnetjes zijn in dit digitale tijdperk inmiddels zo goed als voorbij. Er bestaan tegenwoordig diverse online boekhoudprogramma’s waar je als ZZP’er gebruik van kunt maken.

Uiteraard kun je jouw administratie ook in eigen beheer opzetten. Je kunt bijvoorbeeld een Excel-sheet inrichten om alle uitgaven en inkomsten overzichtelijk te maken en je uren registreren. 

Online boekhoudpakketten
Als je een boekhoudprogramma besluit te gebruiken, heb je tegenwoordig keuze uit tientallen pakketten, van full service tot basic. Deze abonnementen zijn al verkrijgbaar vanaf 10 euro per maand en kun je naar eigen wensen uitbreiden. Enkele voorbeelden van veelgebruikte online boekhoudprogramma’s zijn: 

  • Moneymonk 
  • Moneybird 
  • Thinq
  • Fiscus.nl
     

De keuze voor een pakket hangt onder meer af van wat voor bedrijf je hebt en de grootte van jouw onderneming.  Een interimmanager heeft geen inkoop en hoeft weinig facturen te maken. Een starter met een winkel moet veel meer administratieve handelingen verrichten en dient bijvoorbeeld ook een kasboek bij te houden. Google dus even welk boekhoudpakket voor jou geschikt is. 

Overleg met jouw boekhouder welk pakket nuttig voor jou is. Wellicht heeft hij ook een handig rekenschema of registratiedocument beschikbaar dat je kunt gebruiken voor je administratie. Daarnaast is het verstandig om voordat je een boekhoudpakket gebruikt, met de boekhouder te overleggen zodat je alles op de goede manier invult en hij achteraf geen correcties hoeft te doen. 

Ben jij een startende ondernemer en overweeg je om ook zakelijk te gaan bankieren? Weet dan dat je met Rabo Startersvoordeel een jaar lang zonder kosten gebruik kunt maken van de zakelijke rekening, én bijna alle producten voor betalen en ontvangen. Meer weten? Check deze pagina om te zien hoe je jouw persoonlijke startersvoordeel kunt samenstellen.

Lees ook

Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
4 voordelen van een zakelijke rekening
Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?
Goed voorbereid een bedrijf starten doe je zo
Stappenplan: een eigen zaak beginnen
Een bedrijfsplan in 10 stappen

Bijgewerkt op: 12-01-2018

Wat vind je van dit artikel?

x2
x0

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de gratis Startversterker en ga sterker van start. 

Start sterker

  • Focus op je doel
  • Ontdek wie je nodig hebt om te groeien
  • Draai meer omzet met topklanten

Naar Startversterker

 

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.