Deponeren van de jaarrekening: zo doe je dat

Deponeren van de jaarrekening: zo doe je dat

Bij bepaalde rechtsvormen moet je ieder jaar een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Hoe pak je dit aan als je zo'n financieel eindverslag voor het eerst gaat overleggen? In dit artikel lees je waarom je een jaarrekening moet afgeven bij de KvK, waar je rekening mee moet houden en wat je zeker niet mag vergeten.

Wat is een jaarrekening?

Voordat je een jaarrekening gaat deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK), moet je weten wat het opstellen van zo'n officieel document precies inhoudt. Een jaarrekening moet je in feite zien als een financieel eindverslag van jouw onderneming. In dit verslag beschrijf je wat je het afgelopen boekjaar op financieel gebied zakelijk hebt gedaan. 

Goed om te weten: het opstellen van een jaarrekening is niet voor iedere ondernemer verplicht. Dit kan per rechtsvorm en type onderneming verschillen. Organisaties die hier jaarlijks wel aan moeten voldoen, zijn:

  • Besloten vennootschap
  • Naamloze vennootschap
  • Coöperatie
  • Een vof of cv waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn
  • Een stichting of vereniging die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal 4,4 miljoen euro per jaar hebben omgezet
  • Een buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moet publiceren
  • Een onderneming die een buitenlandse vennootschap is

Als je een eenmanszaak hebt, bijvoorbeeld omdat je zzp'er bent, hoef je je jaarrekening dus niet te deponeren.

Overigens kan het zijn dat op jouw onderneming een uitzonderingssituatie van toepassing is. Zo hoeft een pensioen- of stamrecht-bv geen jaarrekening te deponeren wanneer deze wordt beschouwd als een klein bedrijf en geen winst als doel heeft.

Wie stelt de jaarrekening samen?

Als jij voor de administratie van je bedrijf samenwerkt met een accountant of boekhouder, zal hij normaal gesproken dit overzicht voor jou maken. Je kunt dit echter ook zelfstandig doen.

Meer weten over hoe het maken van een jaarrekening in zijn werk gaat? Lees dan het artikel: Een jaarrekening opstellen: waarop moet je letten?

De jaarrekening deponeren: waarom verplicht?

Zoals hierboven te lezen valt, ben je bij bepaalde rechtsvormen dus verplicht om ieder jaar een financieel jaaroverzicht te deponeren bij de KvK. Dit is voor deze organisaties wettelijk verplicht gesteld omdat de financiële informatie van een bedrijf in de regel voor iedereen die daarin interesse toont openbaar moet zijn.

Welke gegevens worden hierin opgenomen?

Een jaarrekening bestaat uit verschillende onderdelen. In principe is het zo dat hoe groter een bedrijf is, des te meer financiële informatie openbaar moet worden gemaakt in de jaarrekening. Samengevat mogen in ieder geval de volgende onderdelen niet ontbreken in het financiële eindverslag:

  • De balans: dit is een momentopname van de financiële status van het bedrijf. 
  • Een winst- en verliesrekening: dit geeft een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van jouw onderneming.
  • Een toelichting op bovengenoemde onderdelen: hoe uitgebreid deze beargumentatie moet zijn, hangt onder meer af van de bedrijfsomvang. Een klein bedrijf kan vaak volstaan met de vermelding van het aantal werkzame personen binnen het bedrijf en de manier waarop de balans is opgesteld. Grotere rechtspersonen moeten bijvoorbeeld ook een jaarverslag en een verklaring van de accountant deponeren.

Een compleet overzicht van de onderdelen die in de gedeponeerde jaarrekening moeten staan, vind je op de KvK-website.

Het deponeren van de jaarrekening: hoe gaat dat?

Digitaal deponeren is tegenwoordig nog de enige manier waarop je de jaarrekening kunt aanleveren. Tot 1 januari 2016 kon dit nog ouderwets per post of zelfs per fax aangeleverd worden bij het KvK-kantoor in jouw regio, maar vanaf het boekjaar 2016 verloopt de deponering verplicht digitaal.

Er zijn verschillende manieren waarop organisaties hun jaarrekening digitaal kunnen aanleveren bij de KvK. Welk systeem op jouw onderneming van toepassing is, hangt onder meer af van de bedrijfsgrootte. Voor de bedrijfsklasse klein gelden de volgende aanlevermethodes.

  • Online service zelf deponeren jaarrekening: deze methode is geschikt voor bv's (en nv’s) die hun financiële eindverslag zelf willen deponeren.
  • De aanlevermethode SBR: hiermee kun jij of de accountant financiële rapportages maken en deze vervolgens verzenden naar de Belastingdienst, CBS en verschillende banken.

Klik hier voor een overzicht van de huidige aanlevermethodes voor de bedrijfsklasse middelgroot of groot.

Is er een deadline?

andres

Hoe ziet mijn markt eruit?

Het gat in de markt gevonden? Bekijk hoe jouw markt er op dit moment voor staat. Recente kennis en cijfers over branches en sectoren vind je op de site van de Rabobank.

Cijfers over mijn branche

Jazeker. Hoewel onderlinge deadlines voor bedrijven enigszins uiteenlopen, houdt de KvK vast aan het principe dat jij of je accountant een jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling bij de instantie moet hebben gedeponeerd.

Houd er rekening mee dat de uiterste termijnen voor vaststelling ook per rechtspersoon kunnen verschillen. 

Goed om te onthouden: het bestuur van de betreffende organisatie heeft uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar de tijd om een jaarrekening te maken én deze voor te leggen aan hun aandeelhouders.

Uitzondering op de regel is wanneer er voorafgaand aan deze deadline om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.

Heb jij de jaarrekening gewoon binnen de gangbare termijn van vijf maanden aan jouw aandeelhouders voorgelegd? Dan is het goed om te weten dat zij op hun beurt (uiterlijk) twee maanden de tijd krijgen om de jaarrekening vast te stellen. 

Wat houdt de datum van vaststelling in?

Ook aan het moment waarop een jaarrekening wordt vastgesteld is een deadline gekoppeld. Deze uiterste datum hangt weer samen met het moment waarop jij de financiële jaaropgave uiterlijk kunt deponeren bij de Kamer van Koophandel. 

Wanneer het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel wordt dit 31 januari van het volgende jaar. Let op: als je vergeet de jaarrekening op tijd te deponeren of jouw bedrijf failliet gaat, kunnen de bestuurders hiervoor persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. 

Daarnaast kan het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst een onderzoek instellen. Hier kan weer een strafrechterlijke veroordeling door de rechter uit voortvloeien, met alle mogelijke financiële gevolgen van dien.

Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Een extra reden om deze deadline goed in de gaten te houden.

Lees ook

Een jaarrekening opstellen: waarop moet je letten?
9 subsidies en regelingen voor startende ondernemers
6 voordelen van het werken met een begroting
4 voordelen van een zakelijke rekening
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Welke rechtsvorm past bij jou?

Bijgewerkt op: 18-12-2018

Wat vind je van dit artikel?

x0
x0

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 2.192 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.