Boekhoudapp voor zzp'ers Rabobank

Online administratie voor zzp’ers

Iedere ondernemer is verplicht een zakelijke administratie te voeren. Met behulp van een online boekhoudprogramma kun je tegenwoordig jouw boekhouding snel en overzichtelijk inrichten. In dit artikel leggen we uit hoe je online een administratie opzet.

Administratie opzetten

Het opzetten van een overzichtelijke administratie is voor veel ondernemers een struikelblok. Velen zien op tegen het beeld van de bekende schoenendoos met bonnetjes. Gelukkig is die tijd inmiddels voorbij. Er zijn tegenwoordig verschillende online mogelijkheden die het boekhouden vergemakkelijken.

De rode draad bij het voeren van een goede administratie is dat je de weerstand hiertegen kwijt moet zien te raken. Als je constant moet zoeken naar bonnetjes of informatie over niet uitbetaalde facturen, raak je gefrustreerd, vind je de administratie minder leuk, steek je je hoofd in het zand, raak je nog meer het overzicht kwijt etc.

Door de administratie goed in te richten, wordt dit al een stuk gemakkelijker. Vaste onderdelen bij het opzetten van een administratie zijn:

  • Inkoopfacturen
  • Verkoopfacturen
  • Bankafschriften/zakelijke rekening
  • Urenregistratie
  • Kilometerregistratie
     

De meeste startende ondernemers doen hun administratie in Excel of gebruiken een online boekhoudpakket. Er zijn verschillende soorten boekhoudprogramma’s: van basic tot fullservice.

De keuze voor een pakket hangt onder meer af van wat voor onderneming je hebt en de bedrijfsgrootte. Een van de opties is Tellow de nieuwe boekhoud-app van de Rabobank, die de boekhouding en btw-aangifte voor ondernemers automatiseert.

Tellow koppelt jouw administratie aan je zakelijke rekening en dat is ook direct het eerste wat je moet doen als je start met ondernemen: een zakelijke rekening openen.

Zakelijke rekening

Hierop laat je al jouw zakelijke inkomsten storten en doe je alle zakelijke uitgaven. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat je privé- en zakelijke uitgaven gescheiden zijn. Op deze manier kun je in een oogopslag zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat.

Je kunt hier gratis een spaarrekening aan koppelen. Deze spaarrekening kun je gebruiken om een financiële buffer op te bouwen, maar vooral ook om geld opzij te zetten voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting en de (drie)maandelijkse terugbetaling van de btw.

Een van onze tips in de Whitepaper administratie opzetten is het digitaliseren van de boekhouding. Maak alles digitaal! Van bonnetjes tot facturen en je urenregistratie.

Inkoopfacturen / bonnen scannen

Scan inkoopfacturen en bonnetjes direct, want de inkt vervaagt meestal snel. Verwerk ze ook zo snel mogelijk in je administratie. Met apps als Tellow, scan je ze direct vanuit de app en staan ze ook meteen in je administratie. Je krijgt een berichtje na je aankoop, zodat je niet vergeet om de bon te verwerken. Ben je uit eten geweest met een zakenrelatie? Noteer dan op het bonnetje waar, met wie en waarom je met die persoon hebt afgesproken.  

Freelance fotograaf Fabian Calis: “Ik vergeet het nooit meer om bonnen in te scannen, omdat ik een berichtje ontvang op mijn smartphone nadat ik een aankoop hebt gedaan." Bron: Tellow

Verkoopfacturen

Dat geldt ook voor je verkoopfacturen. Er zijn verschillende (online) opties om deze facturen te maken: je kunt ze zelf ontwerpen in Excel of een template gebruiken uit een boekhoudprogramma en deze aanpassen.

Je slaat de factuur op als PDF in je administratie waarna je de factuur uploadt naar je online boekhoudprogramma. Op deze manier kun je de factuur nooit kwijtraken.

Je hebt een bewaarplicht van zeven jaar. Als de Belastingdienst een controle naar jouw boekhouding doet, moet je alle bonnetjes, facturen en andere zaken van de administratie kunnen overleggen. Maak daarom altijd een back-up van je administratie!

Dit doe je bijvoorbeeld in Google Drive, of op een externe harde schijf. Vergeet niet: je bent zelf verantwoordelijk voor de bewaarplicht. Er bestaan voor de fiscus geen excuses als er sommige delen van jouw administratie ontbreken.

Urenregistratie

Als ondernemer ben je verplicht om jouw uren te verantwoorden naar de fiscus. Om in aanmerking te komen voor verschillende aftrekposten en belastingvoordelen moet je voldoen aan het urencriterium van 1225 uur per jaar.

Deze uren kun je onderverdelen in directe en indirecte uren. Directe uren zijn de uren die je declareert bij klanten, indirecte uren zijn de overige uren die je in het bedrijf steekt: het volgen van cursussen of het bijwerken van je online administratie.

De nieuwe boekhoud app

Dé boekhoud-app voor zzp

Bonnen scannen, facturen beheren en snel overzicht voor de btw-aangifte. Probeer Tellow nu drie maanden zonder abonnementskosten.

Probeer Tellow

Voor deze urenregistratie heb je verschillende mogelijkheden. Je kunt dit bijhouden in Excel, maar er zijn tegenwoordig ook (gratis) timetracker-apps die jouw uren registreren. De meeste apps synchroniseren met je digitale agenda en zetten alle gegevens in de cloud.

Kilometerregistratie

Iedere kilometer die je voor jouw onderneming in de auto rijdt is zakelijk. Leg daarom iedere gereden kilometer vast in een rittenadministratie. Noteer bij elke rit of het om een privérit of zakelijke rit gaat en geef ook de begin- en eindstand van de kilometerstand aan. Maak iedere dag een foto van deze standen zodat je altijd bewijs hebt.

Btw-aangifte

Als ondernemer doe je iedere maand of ieder kwartaal btw-aangifte. Door de koppeling met je zakelijke rekening genereert Tellow de btw-aangifte: de dienst maakt ieder kwartaal een rapportage van alle mutaties (bonnen, facturen).

Zelfstandig organisatieadviseur Esther van der Velden: "Het is aangenaam dat Tellow de omzetbelasting bijhoudt en elk kwartaal de aangifte klaarzet voor de Belastingdienst. Dat scheelt mij een hoop gedoe." Bron: Tellow


Gratis whitepaper: administratie opzetten

Vind je het lastig om je boekhouding goed in te richten en bij te houden? In deze whitepaper leggen we je de basis van het opzetten van een goede administratie uit. 

Download gratis PDF

Gepubliceerd op:
25-07-2017

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Gratis PDF's voor starters

Gratis whitepapers voor startende ondernemers

Alle informatie die je nodig hebt in één PDF: met deze whitepapers ga je goed voorbereid van start met je bedrijf:

  • Ondernemingsplan in 10 stappen
  • Bedenk de perfecte bedrijfsnaam
  • Bereken je uurtarief
  • Een administratie opzetten doe je zo
     

Download gratis PDF

Aan de slag met je plan?

voorbeeld ondernemingsplan

Op zoek naar voorbeelden voor jouw businessplan? Download hier gratis een voorbeelddocument, zodat je tijdens het schrijven van je ondernemersplan een goed voorbeeld bij de hand hebt.

Maak nu jouw ondernemingsplan

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.