Spookfacturen: wat moet je doen?

Spookfacturen: wat moet je doen?

Hoe ga je als ondernemer om met spookfacturen? Wat moet je doen als je er een ontvangt en welke risico’s komen daarbij kijken? In dit artikel gaan we in op deze vorm van acquisitiefraude, hoe je deze nota's kunt herkennen en wat je moet doen als je achteraf ontdekt dat je een spookfactuur hebt betaald.

Wat is een spookfactuur?

Iedere (zelfstandig) ondernemer kan het een keer meemaken: hij of zij ontvangt een spookfactuur. Een nepfactuur dus, die bijna niet van echt te onderscheiden is. Een nota die tussen jouw reguliere post bovendien bijna niet opvalt, omdat hij heel geraffineerd is opgesteld. 

Vaak is er een logo van een bestaand bedrijf gekopieerd en in tegenstelling tot veel phishing-e-mails worden er geen spel- of grammaticale fouten gemaakt.

Alleen in de kleine lettertjes valt soms te lezen dat het om een offerte gaat in plaats van een factuur.

De 'factuur' zelf suggereert ook al dat je een bestaande relatie hebt, dus waarschijnlijk denk je dat je ooit ergens iets hebt besteld of gegevens hebt achtergelaten.

Het zijn stuk voor stuk tactieken om je aandacht te laten verslappen en gedachteloos de factuur te betalen.

Door te betalen of een handtekening te zetten kun je soms plots vastzitten aan een langdurig contract, waar je niet snel meer vanaf komt. 

Een spookfactuur is een vorm van acquisitiefraude. Het gaat om het versturen van spooknota's, telefonisch misleiden of misleiding via een vertegenwoordiger.

Hoe komen kwaadwillenden aan je gegevens?

Al jouw bedrijfsgegevens zijn openbaar en door jou (maar dus ook kwaadwillenden) worden ingezien in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Dit kan ertoe leiden dat fraudeurs met je gegevens aan de haal gaan en deze misbruiken om nepfacturen te sturen. 

Om welke vormen van fraude gaat het?

Spookfacturen vallen onder acquisitiefraude. Met deze fraude wordt bedoeld: het versturen van spookfacturen, telefonisch misleiden of het misleiden via een vertegenwoordiger.

Het gaat hier meestal om neprekeningen die ondernemers soms nietsvermoedend betalen, terwijl zij de diensten of producten helemaal niet hebben afgenomen of besteld. 

Wat kun jij tegen acquisitiefraude doen?

andres

Zekerheid voor je bedrijf

Is jouw bedrijf goed afgedekt? Het pand, voorraad en het transport? Breng je risico's in kaart en sluit je bedrijfsverzekeringen af bij Interpolis ZekerVanJeZaak®. 

Meer over ZekerVanJeZaak®

Acquisitiefraude, van spookfacturen tot misleidende aanbiedingen, kost het bedrijfsleven volgens MKB-Nederland en de Fraudehelpdesk jaarlijks zo'n vier- tot vijfhonderd miljoen euro.

Tot voor kort werd hier amper strafrechtelijk tegen opgetreden.

Dat is minder vreemd dan het lijkt, want acquisitiefraude is pas sinds 2016 officieel strafbaar. Inmiddels is de nieuwe wet in werking gesteld.

Tegenwoordig moet het bedrijf dat van frauduleuze acquisitie wordt verdacht aantonen dat de onderneming volgens de regels heeft gehandeld en de ontvangende partij juist heeft geïnformeerd.  

Denk hierbij aan het 'gratis' aanbieden van producten waarvoor een klant uiteindelijk toch moet betalen of het noemen van prijzen waarin niet alle bijkomende kosten zijn verwerkt.

Hoe doe ik aangifte?

Voor alle vormen van fraude en misleiding doe je aangifte bij de politie.

Waar het vroeger bijna onmogelijk was om je geld terug te vorderen, zijn er nu dankzij de nieuwe wet meer mogelijkheden. Neem voor meer informatie contact op met  het meldpunt Fraudehelpdesk

Factuur ontvangen? Betaal nooit meteen blindelings, maar check eerst of je daadwerkelijk klant bent bij het bedrijf én of het factuurbedrag klopt.

Hoe voorkom je acquisitiefraude?

Betaal nooit blindelings een factuur. Controleer eerst in jouw administratie of je überhaupt bij dit bedrijf een dienst of product hebt afgenomen. Check vervolgens of het ook de afgesproken prijs is. Soms komt het factuurbedrag totaal niet overeen met de te leveren dienst of product. 

Tip! Controleer ook altijd de gegevens van de aanbieder. Kloppen de contactgegevens, komt het kvk-nummer hiermee overeen en staat het bankrekeningnummer op naam van het bedrijf?

Een afwijkend rekeningnummer hoeft uiteraard niet altijd te betekenen dat je met een malafide partij te maken hebt, maar het is geen overbodige luxe om dit even te checken.

Dit doe je bijvoorbeeld in het KvK Handelsregister of op de website van Fraudehelpdesk. Op deze site vind je ook een overzicht van (recente) voorbeelden van spooknota's.  

Hoe handel je bij telefonische fraude?

De Fraudehelpdesk ontvangt regelmatig klachten over dubieuze telefoontjes uit het buitenland, waarna de telefoonrekening plots honderden euro's hoger blijkt. Bel deze nummers vooral nooit terug!  

Google eerst het (buitenlandse) telefoonnummer waardoor je werd gebeld. In de meeste gevallen verschijnen de meldingen over fraude direct in beeld. 

Toch de telefoon opgenomen? Laat je niet onder druk zetten om snel te betalen.

In sommige gevallen 'dreigen' de aanbieders dat een abonnement afloopt, dat je uit een database of bestand wordt gehaald, of dat niet betalen grote (financiële) gevolgen heeft. 

Doe telefonisch ook nooit toezeggingen over een aanbieding of iets anders.

Fraudeurs maken gretig gebruik van de 'te goeder trouw'-houding van ondernemers. Lees dus altijd de kleine lettertjes voordat je daadwerkelijk iets toezegt.

Dringt de aanbieder aan op een bevestiging? Laat hem dan een contract per e-mail of post sturen, zodat jij dit zwart op wit hebt en alles rustig kunt nalezen voordat je daadwerkelijk een toezegging doet. 

Lees ook de kleine lettertjes. Vaak worden deze algemene voorwaarden overgeslagen vanwege laksheid of vanwege een goed vertrouwen in de leverancier.

Van die 'te goeder trouw'-houding maken fraudeurs gretig gebruik. In de meeste gevallen vind je hier de gewraakte zin dat het om een offerte gaat in plaats van een factuur. 

Wat te doen bij ransomware?

In mei 2017 was er veel aandacht voor de ransomware 'Wannacry' die momenteel vooral Windows-systemen teistert en wereldwijd hele bedrijfsnetwerken heeft platgelegd.  

Ransomware is een vorm van malware dat een computer (of de gegevens op het apparaat) blokkeert en vervolgens van de gebruiker geld eist om de gegijzelde data weer openbaar te maken. Je 'krijgt het' virus meestal door in een ontvangen mailtje een bijlage te openen of op een link te klikken.

Hoewel je in een groot bedrijfsnetwerk helaas nooit helemaal kunt voorkomen dat een computer (en vervolgens het hele netwerk) wordt besmet, zijn er dingen die je kunt doen om het risico te beperken. Zorg bijvoorbeeld ervoor dat:

  1. de software op alle aparaten is bijgewerkt naar de laatste versie
  2. je de poorten die door het protocol worden gebruikt om Windows-computers te delen blokkeert
  3. je jouw antimalware-software regelmatig bijwerkt.

Benieuwd hoe jij met jouw onderneming een vuist kunt maken tegen deze vorm van malware? Lees het artikel: Ransomware: zo bescherm je jouw bedrijf.

Ook interessant voor jou

Een goede factuur in 9 stappen (inclusief voorbeeldfactuur)
5 tips voor het maken van een offerte
Zakelijke rekening openen in 3 stappen
Inschrijven in het Handelsregister: zo doe je dat
KvK-nummer voor ondernemers: zo zit dat

Bijgewerkt op: 16-05-2017 Gepubliceerd op:
04-10-2016

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Gratis PDF's voor starters

Gratis whitepapers voor startende ondernemers

Alle informatie die je nodig hebt in één PDF: met deze whitepapers ga je goed voorbereid van start met je bedrijf:

  • Ondernemingsplan in 10 stappen
  • Bedenk de perfecte bedrijfsnaam
  • Bereken je uurtarief
  • Een administratie opzetten doe je zo
     

Download gratis PDF

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

Zakelijke rekening nodig?
X
Startersvoordeel

Bij de Rabobank is dit voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.