Spookfacturen: wat moet je doen?

Spookfacturen: wat moet je doen?

Bijna elke ondernemer krijgt vroeg of laat een keer te maken met spookfacturen. Hoe herken je ze tijdig en voorkom je dat je geld overmaakt naar de verkeerde mensen? 

Wat is een spookfactuur?

Een spookfactuur is eigenlijk niks meer of minder dan een nepfactuur. Een nota voor goederen of diensten die nooit zijn besteld. Oplichters hopen dat jij dit door alle druke niet opmerkt en de factuur overmaakt. 

Zo'n nepfactuur is vaak heel geraffineerd opgesteld en valt daarom niet echt op tussen de reguliere post en al je mailtjes. Vaak is er een logo van een bestaand bedrijf gekopieerd. In tegenstelling tot veel phishing-mails worden er geen spel- of grammaticale fouten gemaakt. Alleen in de kleine lettertjes valt soms te lezen dat het om een offerte gaat in plaats van een factuur.

Spookfacturen in meerdere varianten

Naast een 'gewone' factuur voor diensten die niet geleverd zijn, nemen spookfacturen soms ook een andere identiteit aan:

  • Facturen waarbij een oplichter zich voordoet als een bestaand of fictief bedrijf. Het geld is verpakt als zogenaamde contributie.
  • Aanbiedingen in de vorm van een factuur, met bijgevoegde acceptgiro.
  • Facturen waarbij je als ondernemer wordt uitgelokt om een (duur) telefoonnummer te bellen. 

Zogenaamd bekende relaties

De nepfactuur zelf suggereert ook dat je een bestaande relatie hebt. Waarschijnlijk denk je dat je ooit ergens iets hebt besteld of gegevens hebt achtergelaten. De oplichters maken regelmatig gebruik van bekende instanties, zoals stichting Reprorecht, de AFM, Kamer van Koophandel of bekende telecombedrijven

Zo'n logo op de factuur wekt je vertrouwen. Het zijn stuk voor stuk tactieken om je aandacht te laten verslappen en gedachteloos de factuur te betalen. Je zult zeker niet de eerste ondernemer zijn die dit overkomt. 

Spookfactuur herkennen

Spookfacturen zijn zoals gezegd moeilijk van echte facturen te onderscheiden. Toch zijn er wel aspecten waar je op kunt letten: 

  • Een onpersoonlijke en algemene aanhef.
  • Het vreemde mailadres waarmee de factuur is verzonden.
  • Vaak gaat het om kleinere bedragen, van € 25 tot € 250. Deze relatief lage bedragen worden minder snel gecontroleerd. 

Jouw gegevens buitgemaakt

Hoe komen de oplichters eigenlijk aan je gegevens? Vrij simpel, eigenlijk. Al jouw bedrijfsgegevens zijn namelijk openbaar en kunnen door iedereen worden ingezien in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit kan er ook toe leiden dat fraudeurs met je gegevens aan de haal gaan en deze misbruiken om nepfacturen te sturen. 

Spookfactuur is fraude

Spooknota's vallen onder acquisitiefraude. Met deze fraude wordt bedoeld: het versturen van spookfacturen, telefonisch misleiden of het misleiden via een vertegenwoordiger.

Het gaat hier meestal dus om nepnota's, die ondernemers nietsvermoedend betalen, terwijl zij de diensten of producten helemaal niet hebben afgenomen.

Ga acquisitiefraude tegen

Acquisitiefraude, van spookfacturen tot misleidende aanbiedingen, kost het bedrijfsleven volgens MKB-Nederland en de Fraudehelpdesk jaarlijks zo'n € 4.000.000 tot € 5.000.000.

Tot een aantal jaar geleden werd hier amper strafrechtelijk tegen opgetreden. Dat is minder vreemd dan het lijkt, want acquisitiefraude is pas sinds 2016 officieel strafbaar in ons land. 

Frauduleuze acquisitie

Tegenwoordig moet het bedrijf dat van frauduleuze acquisitie wordt verdacht aantonen dat de onderneming volgens de regels heeft gehandeld. Ook moet deze partij bewijzen dat het jou en andere ondernemers juist heeft geïnformeerd. 

Denk hierbij aan het 'gratis' aanbieden van producten waarvoor een klant uiteindelijk toch moet betalen of het noemen van prijzen waarin niet alle bijkomende kosten zijn verwerkt.

Aangifte doen

Voor alle vormen van fraude en misleiding doe je aangifte bij de politie. Waar het vroeger bijna onmogelijk was om je geld terug te vorderen, zijn er nu dankzij de nieuwe wet meer mogelijkheden. Neem voor meer informatie contact op met het meldpunt Fraudehelpdesk

Factuur ontvangen? Betaal nooit meteen blindelings, maar check eerst of je daadwerkelijk klant bent bij het bedrijf én of het factuurbedrag klopt.

Acquisitiefraude voorkomen?

Betaal nooit blindelings een factuur. Controleer eerst in jouw administratie of je überhaupt bij dit bedrijf een dienst of product hebt afgenomen. Check vervolgens of het ook de afgesproken prijs is. Soms komt het factuurbedrag totaal niet overeen met de te leveren dienst of product. Dan weet je al snel dat het mis is.

Tip! Controleer altijd de gegevens van de aanbieder. Kloppen de contactgegevens, komt het KvK-nummer hiermee overeen en staat het bankrekeningnummer op naam van het bedrijf?

Afwijkend rekeningnummer

Een afwijkend rekeningnummer hoeft uiteraard niet altijd te betekenen dat je met een malafide partij te maken hebt, maar het is geen overbodige luxe om dit even te checken. Dit doe je bijvoorbeeld in het KvK Handelsregister of op de website van Fraudehelpdesk.

Bijgewerkt op: 24-05-2019

Wat vind je van dit artikel?

x17
x4

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.490 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.