Een offerte maken: hoe doe je dat?

Een goede offerte opstellen doe je zo

Een goede offerte opstellen is niet zo moeilijk als je denkt. In deze prijsopgave staat gespecificeerd welke diensten je voor de opdrachtgever gaat uitvoeren en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. 

1. Wat staat er in een offerte?

Een offerte is, net als een contract, een formeel aanbod naar opdrachtgevers. Het verschil is dat een offerte vrijblijvend is. Meestal verzamelt een klant meerdere offertes, waaruit hij vervolgens een opdrachtnemer kiest.

Je geeft een specifieke beschrijving van de werkzaamheden die je voor de klant gaat doen of de producten of diensten die je gaat leveren. Ook vermeld je een aantal voorwaarden, zoals het uurtarief en de planning.

Prijs bepalen 

Welke prijs zet je vervolgens op je offerte? Zorg dat je kunt beargumenteren waarom jouw expertise of product dat geld waard is. Vergeet ook niet het nummer van je zakelijke bankrekening te vermelden.

Dit tarief mag jij als zzp'er rekenen.

Vermeld daarnaast of het bedrag op de nota inclusief of exclusief btw- en reiskosten is. Zo krijg je geen misverstanden. Maak ook duidelijk welke werkzaamheden er binnen de offerte vallen en wanneer het meerwerk is.

Beschrijf tot slot ook onder welke voorwaarden je de werkzaamheden zult uitvoeren, bijvoorbeeld of de klant zelf al het voorbereidende werk doet en wie verantwoordelijk is voor de aanwezigheid van materialen.

2. Hoe stel ik een offerte op?

Omdat een offerte een vrijblijvend aanbod is, zijn er in weinig wettelijke verplichtingen voor de inhoud. Een groot deel van de offerte kun je naar eigen inzicht invullen.

Het is slim om te verwijzen naar eerdere (acquisitie)gesprekken die jullie eerder hebben gevoerd. Als het goed is, heb je hierin al uitgebreid besproken om voor soort opdracht het gaat. Zorgt dat je helder hebt waar je wel en niet verantwoordelijk voor bent. 

whitepaper uurtarief

Een (hoger) uurtarief bepalen?

In zes stappen naar een passende prijs. Gebruik de infographic om jouw uurtarief te berekenen.  En check of het tijd is om je tarief te verhogen.

Download gratis PDF

Wettelijke verplichtingen

Zorg dat je in iedere geval de volgende punten verwerkt in je offerte:

  • Je bedrijfsgegevens
  • De gegevens van de klant
  • De datum
  • Het offertenummer
  • Een samenvatting van de werkzaamheden
  • Jouw uurloon of totaalprijs
  • De geldigheidsduur van de offerte
  • Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

Taalgebruik

Zorg dat je taalgebruik en aanspreekvorm goed past bij je klant. Een notaris of groot verzekeringskantoor vraagt bijvoorbeeld om een wat formelere benadering. Bij een jong webbureau is juist wat informeler taalgebruik slim.

Wat je beter niet kunt doen, is googelen naar een standaardofferte en deze klakkeloos kopiëren. Je kunt zo'n voorbeeld uiteraard als basismateriaal gebruiken, maar geef hier wel je eigen draai aan. Laat zien dat het jouw verhaal is.

3. Hoe maak ik een prijsopgave netjes op?

Zorg dat de offerte er netjes en verzorgd uitziet. Met een slordige lay-out, typefouten en taal- of spelfouten maak je bij veel prospects geen goede eerste indruk. Reserveer daarom tijd om je offertes op te stellen. Zeker wanneer je dit voor de eerste keer doet.

Onthoud dat potentiële klanten vaak meerdere offertes bij verschillende partijen opvragen om deze met elkaar te vergelijken. Beschouw een offerte dus als een soort sollicitatiebrief. Een typefout kan bij een kritische afnemer ervoor zorgen dat jouw offerte linea recta op de verkeerde stapel belandt.

Naast de inhoudelijke kant van de offerte, zoals hierboven beschreven, kun je ook op uitstraling onderscheidend zijn. Daaronder valt ook de lay-out, je logo en je huisstijl.

4. Moet ik algemene voorwaarden meesturen?

Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan algemene voorwaarden op te stellen. Dit document gaat in op de rechten en plichten van de klant (en jouw bedrijf). De algemene voorwaarden sluiten niet alleen een financieel risico uit, maar maken zakendoen ook makkelijker.

Je levert waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten, hierdoor hoef je in principe maar een keer de voorwaarden op te stellen. Omdat starters vaak standaardvoorwaarden gebruiken, is het verstandig om het document te laten controleren door een jurist.

Zijn algemene voorwaarden bindend?

Let op: algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze vooraf kan lezen en hij ook daadwerkelijk bevestigt hiermee akkoord te zullen gaan. Laat dit ook altijd per mail bevestigen, dan sta je bij een geschil achteraf juridisch sterker.

5. Hoe verstuur ik de offerte?

Omdat opdrachtgevers vaak meerdere offertes tegelijk opvragen, is het belangrijk om jouw prijsopgave snel te versturen. Als je veel aandacht aan de eerste offerte hebt besteed, ligt er een basis voor alle volgende offertes.

Offertes worden tegenwoordig bijna altijd per mail verstuurd. Zorg dat je de prijsopgave bij voorkeur in een pdf stuurt en niet als Word-document. Niet alleen blijft de opmaak in pdf behouden, er kan ook niet zomaar in het document worden aangepast.

Wat stuur je mee?

Aangezien een offerte een zakelijk document is, is dat niet de plek om er een begeleidende tekst aan de opdrachtgever in te plakken. Dit kun je in de mail zelf doen. Als je algemene voorwaarden meestuurt, vergeet deze dan niet te benoemen (anders zijn ze niet rechtsgeldig).

Na het versturen van de offerte, kan de klant nog wat zaken willen wijzigen. Als de klant de offerte accepteert en ondertekent, is het een bindend juridisch contract geworden. In dat geval heb je de opdracht officieel binnengehaald, gefeliciteerd!

Ook interessant voor jou

Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Een goede factuur in 9 stappen

Bijgewerkt op: 23-04-2019

Wat vind je van dit artikel?

x23
x5

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Klanten en acquisitie

Als pas gestarte ondernemer of zzp'er sta je vast te trappelen om aan de slag te gaan. Maar heb je al uitzicht op genoeg opdrachten om een vliegende start van jouw bedrijf te realiseren? Zonder klanten en opdrachtgevers zul je namelijk niet ver komen.

Een potentiële klant vinden is één ding, de klus ook daadwerkelijk binnenhalen is een ander verhaal. Op deze pagina's vind je onder andere tips over het vinden van klanten, het plegen van acquisitie en wat je wel (of juist niet) moet doen tijdens een pitch of verkoopgesprek.​

  1. Hoe bepaal je de juiste doelgroep?
  2. Checklist: klanten vinden doe je zo
  3. Cold calling eng? Zo kom je wel goed voor de dag (aan de telefoon)
  4. De grootste netwerkvalkuilen voor starters

Tip: krijg je een keer te maken met een ontevreden klant of opdrachtgever? Lees hier hoe je dit oplost.

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.455 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.