Een offerte maken: hoe doe je dat?

Een goede offerte opstellen doe je zo

Een acquisitiegesprek met een klant is een goede eerste stap, maar voordat het tot een daadwerkelijke samenwerking komt, is het gebruikelijk eerst nog een offerte te versturen. In deze prijsopgave staat gespecificeerd welke diensten je voor de opdrachtgever gaat uitvoeren en welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. 

1. Wat staat er in een offerte?

Een offerte is, net als een contract, een formeel aanbod naar opdrachtgevers, maar wel eentje dan zonder wederzijdse verplichtingen. Doorgaans verzamelt een klant meerdere offertes, waaruit hij vervolgens een opdrachtnemer kiest.

In de prijsopgave staat dan ook een specifieke beschrijving van de werkzaamheden die je voor de klant gaat doen of de producten of diensten die je gaat leveren. Ook vermeld je welke voorwaarden, zoals het uurtarief en de planning, hieraan verbonden zijn. 

Een marktconform tarief bepalen vraagt om enig onderzoek: zet dus niet lukraak een bedrag op de offerte, maar zorg dat je kunt beargumenteren waarom jouw expertise of product dat geld waard is. Tot slot mag ook het bankrekeningnummer van jouw zakelijke rekening niet ontbreken op de offerte.

Tip! Gratis white paper: uurtarief berekenen

Wil jij meer weten over dit onderwerp en vraag je je af hoe jij een (hoger) uurtarief kunt berekenen? Download hier de gratis whitepaper een hoger uurtarief: zo bereken je het (PDF) en ontvang onze tips direct in je mailbox.

Daarnaast moet je niet vergeten om te vermelden of het bedrag op de nota inclusief of exclusief btw- en reiskosten is. Maak duidelijk welke werkzaamheden er binnen de offerte vallen en wanneer het meerwerk is. Het kan immers gebeuren dat een opdracht aanzienlijk meer tijd in beslag neemt dan verwacht.

Beschrijf tot slot ook onder welke voorwaarden je de werkzaamheden zult uitvoeren, bijvoorbeeld of de klant zelf al het voorbereidende werk doet en wie verantwoordelijk is voor de aanwezigheid van materialen. Afspraken over betalingstermijnen kun je opnemen in de algemene voorwaarden (lees verder bij punt 4).

2. Hoe stel ik een offerte op?

Omdat een offerte een vrijblijvend aanbod is, zijn er in principe geen wettelijke verplichtingen gesteld aan de inhoud. Een offerte bestaat uit een aantal vaste onderdelen, maar verder ben je volledig vrij in het opstellen van dit document. Uiteindelijk gaat het erom dat je laat zien dat je de vraag van de opdrachtgever begrijpt en dat jij de toegevoegde waarde voor hem kunt zijn. De volgende onderdelen dien je altijd te vermelden:

  • Jouw bedrijfsgegevens
  • De gegevens van de klant
  • De datum
  • Het offertenummer
  • Een samenvatting van de werkzaamheden
  • Jouw uurloon of totaalprijs
  • De geldigheidsduur van de offerte
  • Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden
     

De rest van de offerte kun je naar eigen inzicht invullen. Belangrijk is dat jouw verhaal zo goed mogelijk moet aansluiten bij de wensen van de klant. Hierbij refereer je naar de (acquisitie)gesprekken die jullie eerder hebben gevoerd. Als het goed is, heb je hierin al uitgebreid besproken om voor soort opdracht het gaat.

Een voorbeeld op Ondernemersplein laat zien dat je vooraf goed moet doorvragen. Maak je bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan na welke onderdelen je moet ontwerpen. Alleen het logo? Of horen daar ook visitekaartjes, het briefpapier en zelfs de hele website bij?

Daarnaast speelt het taalgebruik en de aanspreekvorm een rol bij het maken van een goede offerte. Een notaris of groot verzekeringskantoor vraagt om een wat formelere benadering, terwijl bij een jong webbureau juist wat informeler taalgebruik van toepassing kan zijn.

Wat je beter niet kunt doen, is googelen naar een standaardofferte en deze klakkeloos kopiëren. Je kunt zo'n voorbeeld uiteraard als basismateriaal gebruiken, maar geef hier wel je eigen draai aan. Laat zien dat het jouw verhaal is: schrijf het naar je bedrijf toe en maak het persoonlijk. Op deze manier laat jouw prijsopgave zien wie je bent en waar je voor staat. 

3. Hoe maak ik een prijsopgave netjes op?

Zorg dat de offerte er netjes en verzorgd uitziet. Met een slordige lay-out, typefouten en taal- of spelfouten maak je bij veel prospects geen goede eerste indruk. Reserveer daarom tijd om je offertes op te stellen. Zeker wanneer je dit voor de eerste keer doet.

Onthoud dat potentiële klanten doorgaans meerdere offertes bij verschillende partijen opvragen om deze met elkaar te vergelijken. Beschouw een offerte daarom als een soort sollicitatiebrief; een typefout kan bij een kritische afnemer ervoor zorgen dat jouw offerte linea recta op de verkeerde stapel belandt. Naast de inhoudelijke kant van de offerte, zoals hierboven beschreven, kun je dus ook op uitstraling onderscheidend zijn. Daaronder valt ook het briefpapier, het logo en je huisstijl.

4. Moet ik algemene voorwaarden meesturen?

Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan algemene voorwaarden op te stellen. Dit document gaat in op de rechten en plichten van de klant (en jouw bedrijf). De algemene voorwaarden sluiten niet alleen een financieel risico uit, maar maken zakendoen ook makkelijker.

andres

Tip: professionele uitstraling

Een zakelijke rekening geeft je financiële voordelen, maar óók een professionele uitstraling doordat je bedrijfsnaam boven je rekeningnummer staat.

Bekijk de voordelen

Je levert waarschijnlijk veel dezelfde producten en hierdoor hoef je in principe maar een keer de voorwaarden op te stellen, zodat je dit document gedurende een langere periode kunt blijven gebruiken.

Omdat starters vaak standaardvoorwaarden gebruiken, is het verstandig om het document te laten controleren door een jurist.

Dan weet je zeker dat alle voorwaarden op jouw bedrijf van toepassing zijn en dat er geen belangrijke paragraaf ontbreekt.

Let op: algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze vooraf kan lezen en hij ook daadwerkelijk bevestigt hiermee akkoord te zullen gaan.

Dit kan telefonisch, maar wanneer dit schriftelijk gebeurt, sta je bij een geschil achteraf juridisch sterker.

5. Hoe verstuur ik de offerte?

Omdat opdrachtgevers vaak meerdere offertes tegelijk opvragen, is het belangrijk om jouw prijsopgave snel te versturen. Als je veel aandacht aan de eerste offerte hebt besteed, ligt er een basis voor alle volgende offertes. De uren die je in de eerste offerte stopt, kun je later dus weer terugverdienen. Omdat je meestal dezelfde dienst of product aanbiedt, kun je hierdoor snel een offerte 'herschrijven' naar een nieuwe klant.

Het versturen van een offerte gebeurt bijna niet meer per post. Gangbaar is de offerte per e-mail te sturen. Verstuur de prijsopgave bij voorkeur in PDF-vorm en niet als Word-document. Niet alleen blijft de opmaak in PDF behouden: er kan ook niet zomaar in het document worden aangepast.

Aangezien een offerte een zakelijk document is, is dat niet de plek om er een begeleidende tekst aan de opdrachtgever in te plakken. Het versturen van een offerte gaat daarom gepaard met een begeleidende brief of e-mail. Herhaal in dit berichtnog even kort de belangrijkste punten uit de prijsopgave.

Als je algemene voorwaarden meestuurt, vergeet deze dan niet te benoemen (anders zijn ze niet rechtsgeldig). Als je eenmaal de offerte hebt verstuurd, biedt dit de klant nog enige onderhandelingsruimte, waarmee je al dan niet akkoord kunt gaan. Als de klant de offerte accepteert en ondertekent, is het een bindend juridisch contract geworden. In dat geval heb je de opdracht officieel binnengehaald.

Ook interessant voor jou

De juiste kostprijs bepalen: hoe doe je dat?
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Klanten en opdrachtgevers werven doe je zo
Betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?
Een balans opstellen doe je zo

Bijgewerkt op: 31-10-2016

Wat vind je van dit artikel?

x15
x0

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Klanten en acquisitie

Als pas gestarte ondernemer of ZZP'er sta je vast te trappelen om aan de slag te gaan. Maar heb je al uitzicht op genoeg opdrachten om een vliegende start van jouw bedrijf te realiseren? Zonder klanten en opdrachtgevers zul je namelijk niet ver komen. Maar een potentiële klant vinden is één ding, de klus ook daadwerkelijk binnenhalen is een ander verhaal. Op deze pagina's vind je onder andere tips over het vinden van klanten, het plegen van acquisitie en wat je wel (of juist niet) moet doen tijdens een pitch of verkoopgesprek.​

  1. Hoe bepaal je de juiste doelgroep?
  2. Checklist: klanten vinden doe je zo
  3. Cold calling eng? Zo kom je wel goed voor de dag (aan de telefoon)
  4. De grootste netwerkvalkuilen voor starters

Tip: krijg je een keer te maken met een ontevreden klant of opdrachtgever? Lees hier hoe je dit oplost.

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 1.600 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.