Een goede offerte opstellen doe je zo

Bijgewerkt op 05 februari 2023
9 min  leestijd
0
Image
offerte-opstellen

Een goede offerte opstellen, hoe doe je dat eigenlijk? In deze prijsopgave aan je klant staat gespecificeerd welke diensten je voor de opdrachtgever gaat uitvoeren én welke voorwaarden hieraan verbonden zijn. 

Offerte opstellen: 6 vragen & antwoorden

Je eerste aanvraag voor een nieuwe opdracht heb je binnen. Maar wat nu, hoe stel je een offerte op? Wat zet je wel of juist niet in een voorstel? En hoe kun je een offerte netjes opmaken?

Kun je wel wat hulp gebruiken? Deze vragen beantwoorden wij over het opstellen van je offerte:

  1. Wat staat er in een goede offerte?
  2. Een goede offerte opstellen, hoe doe ik dat?
  3. Hoe maak ik een prijsopgave netjes op?
  4. Moet ik algemene voorwaarden meesturen?
  5. Hoe verstuur ik de offerte?
  6. Waar vind ik een voorbeeldofferte?

1. Wat staat er in een goede offerte?

Een goede offerte opstellen, dat kan je helemaal zelf! Een offerte is (net als een contract) een formeel aanbod naar opdrachtgevers. Bij het opstellen van een offerte doe je een voorstel voor te leveren goederen of diensten met een bijbehorend prijsvoorstel.

Je geeft een specifieke beschrijving van de werkzaamheden die je voor de klant gaat doen of de producten of diensten die je gaat leveren. Ook vermeld je een aantal voorwaarden, zoals het uurtarief en de planning.

Een offerte is altijd vrijblijvend. Meestal verzamelt een klant meerdere offertes, waaruit hij of zij vervolgens een opdrachtnemer kiest. Het is dus zaak om een betere offerte te sturen dan je concurrentie

Prijs bepalen

Na je gesprek met de klant heb je vast al wel een idee van het budget. Maar wat wil je er zelf aan verdienen? Veel freelancers werken met een uurprijs die per klant iets verschilt. Ze vragen aan een grote corporate niet hetzelfde bedrag als aan de lokale bakker.

Als je een product levert, hanteer je vaak vaste prijzen. Wel kun je ervoor kiezen om je klant een korting aan te bieden als hij/zij een grote hoeveelheid producten afneemt.

Je bepaalt zelf welke prijs je op je offerte zet. Zorg dat je kunt beargumenteren waarom jouw expertise of product dat geld waard is. Vergeet ook niet het nummer van je zakelijke bankrekening te vermelden.

Bereken hier je ideale tarief

Vermeld daarnaast of het bedrag op de nota inclusief of exclusief btw- en reiskosten is. Zo krijg je geen misverstanden. Maak ook duidelijk welke werkzaamheden er binnen de offerte vallen en wanneer het meerwerk is.

Beschrijf tot slot ook onder welke voorwaarden je de werkzaamheden zult uitvoeren, bijvoorbeeld of de klant zelf al het voorbereidende werk doet en wie verantwoordelijk is voor de aanwezigheid van materialen.

Heb jij jouw verzekeringen voor 2023 goed geregeld?

Choices

2. Een goede offerte opstellen, hoe doe ik dat?

Omdat een offerte een vrijblijvend aanbod is, zijn er weinig wettelijke verplichtingen voor de inhoud. Een groot deel van de offerte kun je naar eigen inzicht opstellen.

Het is slim om te verwijzen naar eerdere (acquisitie)gesprekken die jullie eerder hebben gevoerd. Als het goed is, heb je hierin al uitgebreid besproken om voor soort opdracht het gaat. Zorg dat je helder hebt waar je wel en niet verantwoordelijk voor bent. 

Het is slim om vooral ook de oplossing (bijvoorbeeld snellere of goedkopere leveringskosten) voor het probleem van de klant nogmaals te benadrukken. Breng zo vroeg mogelijk in kaart wat de klant wil en wat de verwachtingen zijn. Neem deze zaken vervolgens op in je offerte en laat op papier nogmaals zien waarom jij met je product of dienst - en niet de concurrent - de beste partij bent voor de klus.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Wettelijke verplichtingen offerte opstellen

Wat is er wel verplicht om in je offerte op te nemen? Zorg dat je in iedere geval de volgende punten verwerkt in je offerte:

  • Je bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, KvK nummer, btw-nummer, bankrekening, contactgegevens, etc.)
  • De gegevens van de klant
  • De datum
  • Het offertenummer
  • Een samenvatting van de werkzaamheden
  • Jouw uurtarief of totaalprijs
  • De geldigheidsduur van de offerte (gemiddeld 30 dagen)
  • Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

Offerte opstellen? Let op je taalgebruik!

Zorg dat je taalgebruik en aanspreekvorm goed past bij je klant. Een notaris of groot verzekeringskantoor vraagt bijvoorbeeld om een wat formelere benadering. Bij een jong webbureau is juist wat informeler taalgebruik slim.

Wat je beter niet kunt doen, is googelen naar een standaardofferte en deze klakkeloos kopiëren. Je kunt zo'n voorbeeld uiteraard als basismateriaal gebruiken, maar geef hier wel je eigen draai aan. Laat zien dat het jouw verhaal is.

3. Hoe maak ik een prijsopgave netjes op?

Zorg dat de offerte er netjes en verzorgd uitziet. Met een slordige lay-out, typefouten en taal- of spelfouten maak je bij veel prospects geen goede eerste indruk. Reserveer daarom tijd om je offertes op te stellen. Zeker wanneer je dit voor de eerste keer doet.

Onthoud dat potentiële klanten vaak meerdere offertes bij verschillende partijen opvragen om deze met elkaar te vergelijken. Beschouw een offerte dus als een soort sollicitatiebrief. Een typefout kan bij een kritische afnemer ervoor zorgen dat jouw offerte linea recta op de verkeerde stapel belandt. Laat het document altijd even door iemand anders controleren voordat je het opstuurt naar een potentiële klant.

Naast de inhoudelijke kant van de offerte, zoals hierboven beschreven, kun je ook op uitstraling onderscheidend zijn. Daaronder valt ook de lay-out, je logo en je huisstijl.

4. Moet ik algemene voorwaarden meesturen?

Het is niet verplicht, maar iedereen die een product of dienst levert, doet er verstandig aan algemene voorwaarden op te stellen. Dit document gaat in op de rechten en plichten van de klant (en jouw bedrijf).

De algemene voorwaarden sluiten niet alleen een financieel risico uit, maar maken zakendoen ook makkelijker.

Je levert waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten, hierdoor hoef je in principe maar een keer de voorwaarden op te stellen. Omdat starters vaak standaardvoorwaarden gebruiken, is het verstandig om het document te laten controleren door een jurist.

Zijn algemene voorwaarden bindend?

Let op: algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze vooraf kan lezen en hij ook daadwerkelijk bevestigt hiermee akkoord te zullen gaan. Laat dit ook altijd per mail bevestigen, dan sta je bij een geschil achteraf juridisch sterker.

5. Hoe verstuur ik de offerte?

Heb je eenmaal een goede offerte opgesteld? Dan is het zaak om je prijsopgave snel te versturen. Opdrachtgevers vragen vaak meerdere offertes tegelijk op. Als je veel aandacht aan de eerste offerte hebt besteed, ligt er een basis voor alle volgende offertes. 

Per mail versturen

Offertes worden tegenwoordig bijna altijd per mail verstuurd. Zorg dat je de prijsopgave bij voorkeur in een pdf stuurt en niet als Word-document. Niet alleen blijft de opmaak in pdf behouden, er kan ook niet zomaar in het document worden aangepast.

Naar wie stuur je de offerte?

Als je een gesprek hebt gehad bij een nieuwe klant en het verzoek hebt gekregen om een offerte op te stellen, is het belangrijk dat je precies weet wie straks de offerte ontvangt. 

Een bekende beginnersfout is namelijk dat startende ondernemers hun voorstellen richten aan mensen die niet de uiteindelijke beslissing nemen. Probeer daarom in eerdere gesprekken te achterhalen welke mensen binnen de organisatie betrokken zijn bij het beoordelen van jouw offerte.

Wat stuur je mee naast de offerte?

Aangezien een offerte een zakelijk document is, is dat niet de plek om er een begeleidende tekst aan de opdrachtgever in te plakken. Dit kun je in de mail zelf doen. Als je algemene voorwaarden meestuurt, vergeet deze dan niet te benoemen (anders zijn ze niet rechtsgeldig).

Na het versturen van de offerte, kan de klant nog wat zaken willen wijzigen. Als de klant de offerte accepteert en ondertekent, is het een bindend juridisch contract geworden. In dat geval heb je de opdracht officieel binnengehaald, gefeliciteerd!

6. Offerte opstellen: waar vind ik een voorbeeldofferte?

Ga je een offerte opstellen, maar weet je nog niet zo goed hoe je moet beginnen? Dan is deze voorbeeldofferte misschien wel iets voor jou. Zo weet je precies welke informatie op welke plek moet staan. Een handig hulpmiddel! 

Laat je erdoor inspireren, maar neem niet exact het template van een prijsopgave over. Gebruik liever je eigen creativiteit. Probeer bijvoorbeeld de uitstraling van je bedrijf terug te laten komen in de opmaak van je offerte.

Je kunt natuurlijk ook altijd advies vragen aan andere ondernemers in je omgeving. Wie weet willen ze graag adviseren en je op weg helpen met het opstellen van je eerste offerte. 

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 6 voordelen

Ook interessant voor jou

Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo
Een goede factuur in 9 stappen

Veelgestelde vragen over het opstellen van een offerte

Meer over boekhouding en administratie

Meer over boekhouding en administratie
Samen voor jezelf beginnen

Ga jij starten als zzp’er?

De Rabo ZZP Rekening is er voor zzp’ers die klein beginnen en groot dromen. Zonder vaste kosten, dus je betaalt alleen voor je transacties.

En worden je dromen groter? Dan breid je de Rabo ZZP Rekening makkelijk uit met extra producten.

Sluiten