Time management kun je leren

Checklist: time management voor starters

Als startende ondernemer zou u soms willen dat er meer uren in een dag zaten. Met alles wat u voor uw nieuwe bedrijf moet regelen - en de zaken die hierbij onverwacht om de hoek komen kijken - kan het best lastig zijn om uw werktijd optimaal te benutten. Hoe u weer orde in de chaos kunt scheppen, leest u in onderstaande checklist: time management voor starters.

1. Check uw email op vaste tijden

Het ligt voor de hand, maar nieuwe emails zijn een van de grootste werkverstoorders die er zijn. Probeer de verleiding om ieder binnenkomend bericht induw inbox meteen te openen te weerstaan en focus u op de taak waar u op dat moment mee bezig bent. Las daarentegen liever vaste (korte) periodes in die u besteedt aan het bijwerken van emails. Houd bijvoorbeeld twintig minuten in de ochtend, rond het middaguur en aan het einde van de werkdag vrij voor het sturen en beantwoorden van mails.

Schrikt u 's ochtends bij het openen van uw mail al van de enorme hoeveelheid berichten in uw inbox? Probeer dan eerst wat structuur aan te brengen door aparte mappen te maken en deze te koppelen aan de verschillende klussen of klanten. Rangschik de nieuwe berichten vervolgens op mate van belangrijkheid. Moet die ene lunchafspraak met een oud-collega echt nu bevestigd worden of kan dat ook later deze week? In de meeste gevallen gaan mailtjes van (potentiële) klanten of opdrachtgevers wel voor; indien zij reageren op een eerdere offerte, moet u uiteraard zo snel mogelijk een antwoord sturen.

2. Maak to do-lijstjes

Een overzichtelijk to do-lijstje maken is in veel gevallen onmisbaar, omdat u zo direct inzicht krijgt in alle openstaande taken en weet wat er die dag in ieder geval moet gebeuren. In uw hoofd kan dat ene mislukte telefoontje naar een potentiële investeerder zorgen voor veel onrust, maar als u het daadwerkelijk opschrijft ('Meneer Van den Made was gisteren niet bereikbaar, vanmiddag nog een keer proberen!') is de kans kleiner dat u bepaalde dingen vergeet.

U kunt uw dagelijkse takenlijstje 's ochtends samenstellen of aan het einde van uw werkdag, wat voor uzelf het fijnst werkt. Wel is het raadzaam om tijdens het maken van het to do-lijstje van de dag uw email nog even gesloten te laten, omdat u anders sneller geneigd bent om zaken uit nieuwe mailtjes op te pakken in plaats van eerst uw openstaande taken af te werken.

3. Voorkom afleidingen zoveel mogelijk

Regelmatig meldingen binnenkrijgen op uw telefoon of computer doet uw werkritme weinig goed. Wie de welbekende vrolijke 'ping' hoort en beseft dat er zojuist een nieuw What's App-bericht is binnengekomen op zijn telefoon, zal de verleiding om het berichtje vroeg of laat te checken maar moeilijk kunnen weerstaan. Hetzelfde geldt voor een chat op Facebook of updates via Tweetdeck. Dergelijke interrupties hoeven niet bij alle taken een probleem te zijn, maar wanneer u zich een tijd echt goed moet kunnen concentreren, is het beter om in ieder geval het geluid van social media-meldingen tijdelijk uit te zetten.

En of u nou op een kantoor of vanaf huis werkt, het is altijd verstandig om duidelijke afspraken te maken met uw omgeving. Bij het bestuderen van een belangrijk rapport kan het ronduit hinderlijk zijn als u steeds wordt gestoord door collega's of familieleden. Kondig van tevoren aan dat u zich tijdelijk afzondert en een uur lang niet gestoord wil worden. Thuiswerkers doen er in dat geval verstandig aan in een aparte ruimte te gaan zitten (een grote tafel in de woonkeuken is dan een minder goed idee) en de deur dicht te doen.

4. Van uitstel komt…

Het is heel normaal dat u sommige taken met meer plezier uitvoert dan andere. Toch is het uitstellen van uw minst favoriete klusjes geen goed idee. Als u zich in plaats daarvan gaat bezighouden met minder lastige of kleinere taken, stapelt het 'vervelende werk' zich alleen maar meer op. Zo wordt het steeds lastiger om de lastige taak alsnog op tijd af te ronden. Laat dus liever van uitstel geen afstel komen en plan de meest vervelende taken standaard in de ochtend. Als u die klussen nog voor het middaguur weet af te ronden, geeft dat voor de rest van de dag geheid extra energie.

5. Zorg voor een opgeruimde werkplek

Wanneer uw werkplek netjes en opgeruimd is, hoeft u minder lang te zoeken naar eventuele documenten die van pas komen bij het werk. Een rommelig bureau zorgt niet per definitie voor een lagere productiviteit (dit is persoonlijk), maar u maakt het zichzelf wel makkelijker als u werkt aan een zo leeg mogelijk bureau. Als u van tevoren alleen de mappen en documenten klaarlegt die van pas komen bij uw klussen van die dag, komt u minder snel in de verleiding om tussendoor andere dingen te doen. Werk met ordelijke mappen, zowel op uw computer als uw bureau. Dan is de kans dat u belangrijke berichten of rekeningen snel kwijtraakt des te kleiner. Lees meer over het positieve effect van een geordende werkplek.

6. Leer te pauzeren

U zou de eerste ondernemer niet zijn die 'pauze nemen' ver onderaan zijn of haar to do-lijstje heeft staan. Maar voor een productieve werkdag is voldoende pauzeren juist essentieel. Vooral bij mensen die de hele dag achter een computer zitten, is het heel goed om tussen de middag even achter dat scherm vandaan te komen. Bijvoorbeeld om even boodschappen te doen of een korte lunchwandeling met collega's te maken. Een korte pauze geeft rust in uw hoofd en kan verhelderend werken, zodat u de rest van de dag weer met nieuwe energie aan de slag kunt.

Schrijf uw ondernemingsplan in 5 minuten

Een goed ondernemersplan maken kan al in in een paar minuten tijd. Hoe? Bijvoorbeeld met deze handige tool, waarmee u een standaard module aanvult met uw eigen gegevens. Zo heeft u binnen no time een businessplan op maat en kunt u uw tijd verder aan andere zaken besteden. Klik hier om direct naar deze ondernemingsplan-module te gaan.

Lees ook

De voordelen en valkuilen van thuiswerken
Checklist: effectief multitasken
4 valkuilen voor startende ondernemers

Gepubliceerd op:
03-07-2012

Wat vind je van dit artikel?

x1
x0

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Ben jij werkzaam in de zorg en droom je van een eigen praktijk? Weet dan dat je bij de oprichting of overname gebonden bent aan regels van de overheid. We zetten de regels voor zorgprofessionals op een rij.

Eigen praktijk in 10 stappen
Eigen praktijk in 10 stappen

Zzp

Van freelance tekstschrijvers tot metselaars en van belastingadviseurs tot verpleegkundigen: in vrijwel elke branche kun je aan de slag als zelfstandige zonder personeel. Maar waar begin je? Hieronder geven we jou informatie en tips over hoe je een succesvolle start maakt als zzp'er:

  1. Schrijf een goed ondernemingsplan 
  2. Meld je aan bij de Kamer van Koophandel (KvK)
  3. Reken het juiste uurtarief. Tip: download hier de gratis PDF en ontvang onze tips direct in je mailbox
  4. Goed je administratie regelen? Overweeg het openen van een zakelijke rekening
  5. Blijf op de hoogte van ontwikkelingen op het gebied van de VAR, modelovereenkomsten/wet DBA en opdrachtgeversverklaringen.
  6. Lees meer over de populairste rechtsvorm voor startende zzp'ers: de eenmanszaak

Tip: vind je het lastig om jouw ideeën op papier te zetten in een ondernemingsplan? Download dan hier vrijblijvend een gratis voorbeeldplan voor zzp'ers.

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.747 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.