Evenement organiseren

Event organiseren: zo doe je het veilig

Ga jij een event organiseren? Als ondernemer grijp je kansen aan om je bedrijf in het zonnetje te zetten; of het nu gaat om een open dag, een klantenevenement of een evenement met collega-ondernemers zoals een braderie. Maar hoe zit het met de risico’s die komen kijken bij jouw evenement?

Verantwoordelijk voor de veiligheid

'Ik heb alles goed geregeld’ of ‘ik verwacht niet zo’n grote opkomst’ zijn risicovolle aannames. Door een onvoorziene omstandigheid kan jouw evenement nét even anders verlopen dan gepland.

Organiseer je het evenement in eigen beheer, dus zonder tussenkomst van een evenementenbureau, dan is het van essentieel belang om van tevoren je risico’s goed in kaart te brengen. Voldoet bijvoorbeeld de stroomvoorziening aan de norm? Is het personeel ervaren? En hoe zit het met de bewaking van dure apparatuur? Zijn de vergunningen op orde? Dat is natuurlijk het eerste gewin.

Blijven er dan nog risico’s over die je als bedrijf niet kunt of wilt dragen? Dan kun je overwegen om deze te verzekeren. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

Aansprakelijkheid

Bezoekers kunnen jou aansprakelijk stellen voor schade

Een bezoeker van jouw evenement komt ten val omdat je kabels niet netjes hebt weggewerkt. Met een bloemetje voor het ongemak kom je er dan niet vanaf. En de kosten van letselschade en de gevolgen daarvan lopen al snel hoog op als het een beetje tegenzit.

Organiseer je bijvoorbeeld een personeelsfeest of open dag voor relaties in jouw eigen bedrijfspand, dan zijn de risico’s voor jou. Niet alle verzekeringen dekken deze risico’s namelijk vanzelf. Voor de zekerheid nog wel even checken natuurlijk!

Schade aan gehuurde materialen

De huurder is aansprakelijk voor schade aan de gehuurde materialen

Stel dat je aan jouw feest wat extra schwung wilt geven door bijvoorbeeld de catering in een tent in de tuin te laten verzorgen of een podium met muzikaal vermaak te plaatsen. 9 van de 10 keer staat dan in het contract van de verhuurder dat jij als huurder aansprakelijk bent voor schade aan de spullen die je daarvoor huurt.

Daarom is het belangrijk om het contract dat je met een verhuurder sluit goed te lezen en materialen die je huurt extra te verzekeren als dat nodig is. Dit kun je eenvoudig extra verzekeren binnen de evenementenverzekering.

Ongevallen

Ook vrijwilligers hebben recht op veilige werkomstandigheden

Geweldig, al die mensen die je belangeloos helpen tijdens de festiviteiten. Maar let op! Vrijwilligers hebben net als medewerkers in loondienst recht op veilige en gezonde werkomstandigheden. En als hen iets overkomt terwijl ze op jouw evenement de handen uit de mouwen steken, ben jij daarvoor verantwoordelijk.

Let er goed op of je hiervoor verzekerd bent in je aansprakelijkheidsverzekering. Meestal is dat zo. Een speciale ongevallenverzekering kan je daarnaast extra zekerheid geven.

Annulering

Bij afgelasting of onderbreking van jouw evenement blijf jij met de rekening zitten

Het kan gebeuren dat je een goede reden hebt om jouw evenement af te gelasten of te onderbreken. Noodweer, zoals zware storm of stortregens bijvoorbeeld. Controleer ook hier weer de voorwaarden van je verzekering,

Tip: Deel de maatregelen uit jouw veiligheidsplan met je vrijwilligers en medewerkers

Jouw vrijwilligers en medewerkers kunnen bij een calamiteit alleen maar juist handelen als ze precies weten wat er van ze wordt verwacht. Want tijd om het veiligheidsplan dan nog even door te lezen, is er in een panieksituatie niet.

Plan daarom van tevoren een avond in om dit te bespreken en neem dit op in het draaiboek van je evenement. Zo is het slim om centrale aanspreekpunten aan te wijzen, bijvoorbeeld voor de coördinatie van de EHBO of contacten met de hulpdiensten. Evalueer het veiligheidsplan achteraf ook nog een keer.

Meer informatie

Met de Interpolis Evenementenverzekering verzeker je de financiële gevolgen van onverwachte gebeurtenissen voor of tijdens je evenement. Meer informatie over aansprakelijkheid lees je bij Interpolis.

Bijgewerkt op: 19-11-2018

Wat vind je van dit artikel?

x8
x2

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Je hebt de stap genomen om te starten als zzp’er, maar wat komt hier allemaal bij kijken? Een spoedcursus zzp'er worden aan de hand van vijf basisvoorwaarden: van een ondernemingsplan tot het openen van een zakelijke rekening.

Starten als zzp'er
Starten als zzp'er

Bedrijf starten

Het starten van een eigen bedrijf is een leuk, maar ook intensief proces waarbij meer komt kijken dan je denkt. Wil je gaan beginnen in bijvoorbeeld de zakelijke dienstverlening, horeca, zorg of een andere sector? Dan vind je op IkGaStarten nuttige informatie en tips om goed van start te gaan. Enkele belangrijke stappen zijn:

  1. De laatste ontwikkelingen checken in jouw branche
  2. Het schrijven van een ondernemingsplan
    Probeer het Business Model Canvas
  3. De inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK)
  4. Uitzoeken wat voor ondernemer je bent voor de belasting​
  5. Goed je administratie regelen? Overweeg het openen van een zakelijke rekening

Lees alle stappen in het artikel: zo begin je een eigen zaak.

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 1.600 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.