Aan de hand van dit stappenplan helpen we je om een overzichtelijke administratie op te zetten. Benieuwd naar een specifiek onderdeel? Klik dan op één van de links hieronder:
- Start op tijd
- Zakelijke rekening openen
- Koppel je boekhoudpakket
- Eisen Belastingdienst
- Ga zorgvuldig te werk
- Digitale administratie
1. Zakelijke administratie opzetten: start op tijd
Je kunt als ondernemer niet vroeg genoeg beginnen met het opzetten van een gedegen administratie. Als de zaken namelijk beginnen te lopen, heeft de administratie waarschijnlijk (ten onrechte) geen prioriteit meer. Ook kan het ontbreken van tijd hierbij een rol spelen.
Fiscaal aftrekbaar voor je start
Veel ondernemers investeren voor de start van hun onderneming al in bedrijfsmiddelen. Deze kosten zijn vaak fiscaal aftrekbaar. Daarom moet je alle gegevens over deze aankopen goed bewaren. Denk daarbij aan bonnetjes van relevante aankopen, maar zorg er ook voor dat je altijd kopieën maakt van alle ontvangen en verzonden offertes en facturen.
Bij je eerste aangifte inkomstenbelasting kun je deze kosten vervolgens aftrekken van je winst. Hierdoor hoef je minder belasting te betalen.
2. Zakelijke rekening openen
Het openen van een zakelijke rekening is een belangrijke stap voor het opzetten van een overzichtelijke administratie. Zo kun je je zakelijke uitgaven gescheiden houden van het geld dat je privé ontvangt en uitgeeft.
Op deze manier kun je in één oogopslag zien hoe het ervoor staat met de zakelijke inkomsten en uitgaven. Bij de Rabo ZZP Rekening betaal je geen maandelijkse vaste kosten, je betaalt alleen transactiekosten. Zo kun je als beginnende ondernemer je kosten laag houden.
Zakelijke spaarrekening
Aan je zakelijke rekening kun je vervolgens gratis een spaarrekening koppelen. Deze spaarrekening kun je gebruiken om een financiële buffer op te bouwen, maar vooral ook om geld opzij te zetten voor de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting en de (driemaandelijkse) terugbetaling van de btw.
Lees hier alles over de eerste keer btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doen.
Realtime inzicht in je financiën
Zorg dat je altijd een goed overzicht hebt van al je inkomsten en uitgaven. Rabobank maakt dit je makkelijk door middel van de Rabo App die voor alle zakelijke klanten beschikbaar is. Met deze app kun je altijd en overal je financiële zaken regelen, zoals een factuur sturen, betaling goedkeuren en je uitgaven checken.
Je hebt inzicht in je cashflow, kunt vooruitkijken met de saldovoorspeller en kunt analyses maken van je inkomsten en uitgaven via de Inzicht functie. Zo zit je altijd bovenop je financiën!
3. Koppel je boekhoudpakket
Wist je dat je dat je veel boekhoudtools eenvoudig kunt koppelen aan Rabo Business Banking? Zo wordt informatie over je saldi, transacties en betaalopdrachten automatisch verwerkt in de boekhoudpakket en hoef je dit niet meer handmatig in te voeren. Dat scheelt tijd!
Lees hier hoe je een boekhoudpakket aan je zakelijke rekening koppelt.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.
4. Eisen van de Belastingdienst
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een 'deugdelijke administratie'. Zo heb je bijvoorbeeld een bewaarplicht van zeven jaar (let op: voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar).
Voor ondernemers geldt voor de administratie een bewaarplicht van zeven jaar.
Basisgegevens zakelijke administratie
De fiscus beschouwt de volgende onderdelen als de basisgegevens van een zakelijke administratie:
- Grootboek
- Debiteurenadministratie (klanten van wie je nog geld krijgt)
- Crediteurenadministratie (een leverancier of klant aan wie je nog geld verschuldigd bent)
- Voorraadadministratie (bij goederen)
- In- en verkoopadministratie
- Indien van toepassing: de loonadministratie
Als je voor de belasting btw-plichtig bent, ontvang je automatisch een btw-identificatienummer van de Belastingdienst. De meeste ondernemers doen hun administratie digitaal. De btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doe je ook allemaal via een online portaal. Zorg altijd voor een back-up om te voorkomen dat je alles verliest.
De gegevens (kasadministratie en kassabonnen, facturen, bankafschriften, contracten etc.) moet je in de originele vorm of digitaal bewaren.
Aftrekposten ondernemers
Voorbeelden van bekende fiscale voordelen voor ondernemers zijn de hierboven genoemde bedrijfskosten, maar ook:
- Zelfstandigenaftrek
- Startersaftrek
- Mkb-winstvrijstelling
- Investeringsaftrek
- Meewerkaftrek
- Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk.
Een belangrijke voorwaarde om in aanmerking te komen voor de zelfstandigen- en startersaftrek is dat je voldoet aan het urencriterium:
- Als ondernemer besteed je ten minste 1.225 uren aan één of meer ondernemingen.
- Je besteedt meer dan 50% van de tijd die je werkte aan één of meer ondernemingen.
Let op: was je in één van de vijf voorafgaande jaren niet actief als ondernemer?
Dan hoef je niet te voldoen aan de laatste voorwaarde. Uit de bedrijfsadministratie moet blijken dat jij hebt voldaan aan het urencriterium.
Urenadministratie
Maak daarom aan het einde van iedere werkdag een concreet overzicht van welke taken je die dag hebt uitgevoerd en hoeveel uren je daadwerkelijk aan jouw bedrijf hebt besteed, bijvoorbeeld:
- Anderhalf uur gewerkt aan het schrijven van een ondernemingsplan
- Drie uur bezig geweest met het uitvoeren van werkzaamheden voor een klant
- Twee uur besteed aan het plegen van acquisitie
Een urenregistratie bijhouden is overigens niet verplicht. Je kunt ook op andere manieren bewijzen dat je de 1.225 uur op jaarbasis hebt gehaald: door facturen te laten zien, maar ook je zakelijke rittenadministratie, agenda of telefoongegevens kunnen hierbij helpen.
Als je al langer onderneemt, kun je aan de hand van de jaren ervoor ook laten zien hoeveel tijd je bijvoorbeeld aan acquisitie of administratie besteedt.
Let op: de bewijslast ligt altijd bij jou!
Als startende ondernemer is het dus handig om een urenregistratie bij te houden. Het geeft je ook gelijk een beter inzicht aan welke aspecten je de meeste tijd besteedt.
Je zult snel merken dat het aantal administratieve gegevens - en daarmee de voorraad facturen, offertes en bonnetjes - snel toeneemt. Het is daarom belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig te werk te gaan, zodat je het overzicht niet halverwege kwijtraakt.
Tip: digitaliseer al je bonnen en zet de datum en het onderwerp in je bestandsnaam. Bijvoorbeeld: 01-08-2023 tanken. Zo kun je altijd makkelijk de bestanden terugvinden op naam en datum, zodat je ook weet bij welke btw-aangifte je ze moet verwerken.
Dit scheelt jou en je eventuele accountant of boekhouder veel tijd en dus geld. Het bijwerken van een geordende administratie gaat nu eenmaal een stuk sneller.
Administratie: advies van de boekhouder
Boekhouders adviseren hun cliënten voor een administratie opzetten vaak om gebruik te maken van een 'bakkensysteem'. Hierbij verdeel je alle inkomende en uitgaande documenten onder in verschillende (digitale) vakjes. Het is daarnaast handig om de administratie elke twee weken of elke maand bij te werken.
Zo zorg je ervoor dat je op tijd facturen verstuurt en betaalt. Een gemiddelde bedrijfsadministratie kan worden verdeeld over vijf bakken, namelijk:
Tips administratie opzetten:
- Bak 1: inkomende facturen, bijvoorbeeld van een leverancier of zzp'er die voor jouw bedrijf bepaalde werkzaamheden heeft uitgevoerd.
- Bak 2: uitgaande facturen, naar klanten en opdrachtgevers. Tip: verwerk hierin ook een urenlijst van de projecten waaraan je werkt en die je hebt afgerond, indien deze relevant kunnen zijn voor declaraties.
- Bak 3: het 'bonnenbakje'. Dit is de bak waarin je (naast bonnen) ook eventuele papieren bankafschriften bewaart.
- Bak 4: de fiscale bak. Hierin sla je de gegevens en aangiftes voor de btw en de inkomstenbelasting op, maar ook overige relevante formulieren voor de Belastingdienst.
- Bak 5: contracten en vergelijkbare juridische documenten die van toepassing op de gemaakte afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers.
6. Bewaar je administratie digitaal
Tegenwoordig is het niet meer nodig om met fysieke mappen, ordners en bakjes te werken. Je kunt je administratie gewoon digitaal bijhouden. De btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting doe je ook allemaal via een online portaal.
Zorg voor een back-up van je administratie, bijvoorbeeld op een externe harde schijf of in de cloud.
Bewaar jij de bedrijfsadministratie online? Zorg dan altijd voor een goed back-up systeem om te voorkomen dat je bij een crash alles verliest. Veel ondernemers bewaren hun administratie op een externe harde schijf of in de cloud.
Overzichtelijke administratie opzetten: de meest gestelde vragen
- Wat moet je bijhouden in een zakelijke administratie voor zzp'ers?
In een zakelijke administratie moet je in- en verkoopfacturen bijhouden, je bankafschriften, je rittenregistratie, maar ook je agenda en contracten: alle zakelijke activiteiten en bijbehorende bewijzen hiervan. - Waar moet je zakelijke administratie aan voldoen?
Je moet kunnen aantonen waar je inkomsten vandaan komen, welke uitgaven je hebt gedaan en wat je activiteiten waren, zodat je de aangifte inkomstenbelasting en btw-aangifte goed in kunt vullen. Hiervoor heb je onder meer in- en verkoopfacturen nodig en je bankafschriften. - Hoe houd ik overzicht in mijn administratie?
Het openen van een zakelijke rekening is een belangrijke eerste stap voor een overzichtelijke administratie. Zou houd je de privé en zakelijke uitgaven uit elkaar en heb je altijd snel een goed overzicht van de financiële situatie van je bedrijf. - Wat houdt administratie in? Met administratie bedoelen we in feite alle gegevens van je bedrijf of onderneming die je nodig hebt voor je bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan kassabonnen, aankopen, het bijhouden van je gewerkte uren, verstuurde facturen of rittenregistratie.
