Waarom je administratie opzetten?
Een zakelijke administratie is wettelijk verplicht, maar geeft je vooral ook financieel inzicht. Het helpt je om inkomsten en uitgaven efficiënt te beheren. Het maakt belastingaangiftes makkelijker én versterkt je betrouwbaarheid richting klanten en partners. Een goede administratie is dus essentieel voor groei, strategische planning en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Eisen voor je bedrijfsadministratie
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte bedrijfsadministratie. Een daarvan is de bewaarplicht. Je moet je administratie een aantal jaren bewaren in de originele vorm: digitaal of op papier. Een factuur die je via de e-mail ontvangt, bewaar je dus digitaal. En dan ook samen met de e-mail waarin de factuur als bijlage zat. Zo kun je aantonen dat de opgeslagen factuur dezelfde is als de factuur die je via de mail hebt ontvangen.
Voor de basisgegevens geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Hieronder vallen in ieder geval:
Voor onroerende zaken, zoals de huur van je bedrijfspand en rechten op onroerende zaken, is de bewaarplicht 10 jaar. Dit geldt ook voor gegevens die gaan over het éénloketsysteem (One Stop Shop).
Als ondernemer kun je gebruikmaken van aftrekposten die je belastingvoordeel opleveren. Denk aan de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek. Voorwaarde is dat je kunt aantonen dat je jaarlijks minimaal 1.225 uur voor je bedrijf werkt (het urencriterium).
Houd daarom bij hoeveel uren je in je bedrijf steekt. Maak aan het einde van elke werkdag een overzicht van de taken die je hebt uitgevoerd en de tijd die je eraan hebt besteed. Bijvoorbeeld:
Zo’n overzicht is ook handig voor jezelf: je ziet dan waar je het meeste tijd aan kwijt bent. Een urenregistratie bijhouden is overigens niet verplicht. Je kunt ook op andere manieren bewijzen dat je de 1.225 uur hebt gehaald; door facturen te laten zien, bijvoorbeeld. Ook je zakelijke rittenadministratie, agenda en telefoongegevens kunnen hierbij helpen. Belangrijk is dat je het aantal gewerkte uren kunt aantonen, want de bewijslast ligt altijd bij jou.
Ben je al langer ondernemer? Dan kun je laten zien hoeveel tijd je de afgelopen jaren hebt besteed aan zaken als acquisitie en administratie.
De boekhouding van een besloten vennootschap (bv) is een stuk complexer dan die van een eenmanszaak. Zo moet je een balans, jaarrekening en duidelijke winst- en verliesrekening hebben. Ook heb je vaak personeel in dienst en zijn er (soms buitenlandse) klanten of investeerders. Als bv heb je altijd goedkeuring nodig van een erkende accountant.
Als zzp’er heb je het een stuk makkelijker. Je inkomsten en uitgaven kun je zelf bijhouden in een overzicht. Bijvoorbeeld in Excel of met een programma voor online boekhouden. Registreer onder andere je facturen, contracten, offertes en bonnetjes. Om tijd te besparen, kun je natuurlijk ook je administratie (deels) uitbesteden aan een boekhouder.
Een overzichtelijke administratie
Voor een overzichtelijke administratie leg je alle financiële transacties van je bedrijf vast. Denk aan de in- en uitgaande facturen, bankafschriften, bonnetjes en jaarrekeningen. Je helpt jezelf enorm door een zakelijke rekening te openen. Zo houd je je zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden. Dat maakt je boekhouding meteen een stuk overzichtelijker.
Onderdelen van je administratie en boekhouding
Houd de facturen die je verstuurt en ontvangt goed bij. Verkoop je een product of dienst? Dan verstuur je een factuur met daarop in elk geval:
Alles wat je koopt en verkoopt voor je bedrijf houd je bij in je administratie. Dit heet ook wel het grootboek. Bewaar overal een bonnetje of factuur van. Verdeel je uitgaven en inkomsten in groepen, zoals telefoon, huur, inkoop en geleverde producten of diensten.
De winst- en verliesrekening hoort – net als de balans – bij de jaarcijfers van je bedrijf. Simpel gezegd is het een overzicht van de opbrengsten min de kosten van je bedrijf over een bepaalde periode. Het bedrag dat overblijft, is je winst of verlies. Je hebt dit nodig voor je belastingaangifte.
Debiteuren zijn de klanten van wie jij (nog) geld ontvangt. De leveranciers aan wie jij geld moet betalen, zijn je crediteuren. Houd in een helder overzicht bij wie je debiteuren en crediteuren zijn, en wat de status is van de betalingen.
Je hebt alle gegevens uit je boekhouding nodig om je belastingaangifte te doen. Op basis van je bedrijfsresultaten bepaalt de Belastingdienst de hoogte van je inkomsten- of vennootschapsbelasting. Daarnaast betaal je ook btw aan de Belastingdienst. Dit doe je per maand, kwartaal of jaar. De btw die je hebt ontvangen van je klanten, verreken je met de btw die je zelf hebt betaald op je aankopen.
Als je werkt met in- en verkoop van goederen, kun je te maken hebben met voorraadadministratie. Je inventariseert één keer per jaar je voorraad. De waarde ervan vermeld je in je boekhouding. En heb je personeel in dienst? Dan is de loonadministratie ook een belangrijk onderdeel van je boekhouding.
Veelgestelde vragen
Heb je een zakelijke rekening nodig voor je administratie?
Ja, een zakelijke betaalrekening is nodig voor een overzichtelijke administratie. Hiermee houd je privé en zakelijk gescheiden. Je mag bij Rabobank ook niet je privérekening gebruiken voor je bedrijf. Open dus snel een zakelijke betaalrekening en ga aan de slag.
Welke zaken zijn verplicht voor een goede administratie?
Als ondernemer moet je elk jaar aangifte doen voor de inkomstenbelasting. Een efficiënte administratie is dan wel zo handig. Die is namelijk de basis voor je belastingaangifte en bevat alle benodigde informatie over je bedrijf. Denk aan je inkomsten, uitgaven, nog niet betaalde facturen en aftrekposten. Goed om te weten: als je administratie niet compleet is of je te laat aangifte doet, kun je een forse boete krijgen.
Waarom is boekhouden belangrijk?
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht om een overzichtelijke administratie te hebben. Die geeft jou ook financieel inzicht in je eigen bedrijf. Zo kun je je inkomsten en uitgaven goed in de gaten houden. Een geordende administratie helpt je ook om je belastingaangiften te doen.
Ben je verplicht een boekhouder in te huren?
Grote bedrijven zijn verplicht om een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen. Voor een zzp’er of kleine ondernemer geldt dit niet. Je kunt de administratie dus prima zelf bijhouden. Wel kost het je tijd, die je misschien liever besteedt aan je bedrijf. Dan kan een boekhouder tóch een goed idee zijn.
Waaraan moet je zakelijke administratie voldoen?
Je moet kunnen aantonen waar je inkomsten vandaan komen, welke uitgaven je hebt gedaan en wat je activiteiten waren. Met deze gegevens kun je de aangifte inkomstenbelasting en btw-aangifte goed invullen. Hiervoor heb je onder meer in- en verkoopfacturen nodig en je bankafschriften.
Wat houdt een administratie in?
Een administratie omvat alle gegevens van je bedrijf die je nodig hebt voor je bedrijfsvoering. Denk aan kassabonnen, aankopen, het bijhouden van je gewerkte uren, verstuurde facturen en rittenregistratie.
