Checklist horeca: welke producten en diensten zijn nodig?
Als jij eenmaal een ondernemingsplan hebt geschreven en een leuk bedrijfspand of mooie foodtruck hebt gevonden, is het tijd om te kijken welke zaken je nog meer bij de bank kunt regelen om straks een goede start te kunnen maken in de horeca.
Om maar eens wat te noemen:
- Hoe gaan de gasten van jouw café, frietkar of B&B straks betalen? Contant, via pin of digitaal?
- Welke betaaloplossingen kun je hiervoor gebruiken?
- En heb je bijvoorbeeld al nagedacht over hoe je de boekhouding wilt organiseren?
Verzekeringen horeca
Daarnaast is het aan te raden om ook al in een vroeg stadium te kijken naar welke verzekeringen je misschien moet afsluiten. Denk daarbij niet alleen aan verzekeringen voor jezelf en de onderneming, maar tref ook goede regelingen voor het personeel.
Hoe het jouw horecabedrijf straks daadwerkelijk vergaat (en welke producten en diensten je uiteindelijk het meest zult gebruiken), is moeilijk te voorspellen. Soms zou je willen dat je even een uitstapje naar de toekomst kon maken om te zien hoe jouw bedrijf na het eerste jaar ervoor staat.
Hier vind je een overzicht van de belangrijkste producten en diensten voor horecaondernemers: een handige 'checklist horeca'.
1. Zakelijk bankieren
Niet verplicht, maar praktisch onmisbaar voor iedereen die zijn zakelijke en privé-administratie uit elkaar wil houden: een zakelijke rekening openen. Als je in jouw horecazaak met personeel gaat werken, is zakelijk bankieren een must om goed zicht te blijven houden op al jouw inkomsten en uitgaven.
Wanneer je een zakelijke rekening opent bij Rabobank, betaal je de eerste 6 maanden geen vaste kosten voor je zakelijke rekening, bankpas en online bankieren. Zo kun je tijdens jouw eerste jaar als ondernemer op voordelige wijze ontdekken welke betaalmethoden relevant zijn (en welke niet).
Bij een zakelijke rekening is het daarnaast minder lastig om een hogere betaalgrens in te stellen of rechten toe te kennen aan meerdere gebruikers. Veel horecaondernemers besteden hun administratie bovendien uit aan een externe partij. In dat geval kan een zakelijke rekening een minimale vereiste zijn voor de boekhouder of accountant om jouw administratie te kunnen voeren.
Boekhoudprogramma horeca
Als jij overweegt om - net als veel andere horecaondernemers – voor de administratie een apart boekhoudprogramma te gebruiken, is het goed om te weten dat je een boekhoudpakket kunt koppelen aan je zakelijke rekening.
Zo heb je straks onder meer de in- en verkoopadministratie of loonadministratie des te sneller geregeld.
Dan profiteer je bij Rabobank van Startersvoordeel en is je zakelijke rekening de eerste 6 maanden gratis. Zo start je nóg sterker.
Meer weten
2. Betaaloplossingen voor jouw klanten
Vroeger rekenden de meeste horecaklanten af met contant geld, maar tegenwoordig gebeurt het steeds vaker dat zij op een andere manier de betaling voldoen. Bijvoorbeeld door het geldbedrag te pinnen of contactloos te betalen met hun smartphone.
Als horecaondernemer ben jij graag servicegericht en wil jij het jouw gasten dus zo makkelijk mogelijk maken. Bedenk dus met welke alternatieve betaaloplossingen je jouw klanten tegemoet kunt komen. Of jij nou een nieuw hotel begint, met een kraam op de markt staat of een strandtent opent: dat maakt voor de consument van vandaag niet uit.
Rabobank heeft diverse betaalproducten, waaronder:
- Rabo SmartPin - Maak een pinapparaat van je smartphone.
- Rabo Pinbox - Dit is een mobiele pinautomaat.
- Rabo OnlineKassa - Online kassa voor horecaondernemers met een webwinkel.
3. Contant geld ontvangen (en afstorten)
Alle elektronische en digitale betaaloplossingen van onze tijd ten spijt komt het ook nog veel voor dat gasten hun diner of bestelling contant willen afrekenen. Als toekomstig horecaondernemer moet je er dus rekening mee houden dat je na een lange dag of avond hard werken veel contant geld in kas hebt.
Het geeft een veilig gevoel als je die grote stapel bankbiljetten snel kunt storten op je bankrekening. Als klant van Rabobank kun je contant geld tijdens kantooruren afstorten in de bankhal van een vestiging bij jou in de buurt.
Het is mogelijk om zowel biljetten als munten te storten en - ook fijn - het gestorte bedrag wordt direct bijgeschreven op jouw bankrekening. Aan het afstorten van geld zijn wel enige kosten verbonden.
4. Verzekeringen afsluiten
Het hangt een beetje af van welk type horecazaak je wilt beginnen, maar over het algemeen is het voor ondernemers in deze branche gebruikelijk om zich goed te verzekeren.
Stel je voor dat er brand uitbreekt in een hotelkamer, de kroonluchter aan het plafond van jouw discotheek naar beneden stort (bovenop een stel gasten) of dat een klant die gegeten heeft bij jouw foodtruck een zware voedselvergiftiging oploopt.
Risico's afdekken
Het zijn donkere scenario’s en als enthousiaste starter wil je hier liever niet over nadenken, maar het is goed om te beseffen dat dit soort dingen wél kunnen gebeuren.
Veel horecaondernemers dekken daarom in ieder geval de volgende risico’s af:
- Aansprakelijkheid
- Rechtsbijstand
- Inventaris en voorraad
- Gebouw
Uitgebreide informatie over deze en andere verzekeringen, zoals arbeidsongeschiktheid, vind je op Rabobank.nl.
5. Financieringsregeling voor horecaondernemers
Niet alle horecastarters hebben aanvullende financiering nodig om hun ondernemersdroom waar te maken, maar omdat het in de horeca al snel om grote bedragen gaat, komt het vaak voor dat mensen hiervoor bij de bank aankloppen.
Voordat je eenmaal de deuren van een nieuw restaurant of B&B kunt openen, gaat daar immers geregeld een grondige verbouwing en interieurstyling aan vooraf.
Uiteraard is het specifiek van het type horecabedrijf afhankelijk of het om een groot investeringsbedrag gaat. Investeringsaanvragen van € 200.000 (of meer) voor het (ver)bouwen en inrichten van een hotel of café zijn geen uitzondering, terwijl iemand die een foodtruck wil beginnen meestal al aardig uit de voeten kan met een bedrag tussen de € 10.000 en € 30.000.
Financiering aanvragen
Maar ook zo'n 'kleine' investering is geen bedrag dat veel mensen op hun spaarrekening klaar hebben staan. Het aanvragen van financiering is dan een belangrijke stap zijn naar de start van je bedrijf.
Bij Rabobank zijn meerdere regelingen mogelijk. Zorg ervoor dat je eerst jouw plannen (en financieringsbehoeften) goed uiteen zet in een ondernemingsplan en maak daarna een afspraak met jouw bank.
SmartPin voor horecaondernemers
Met de Rabo SmartPin app en een mobiele kaartlezer verander je jouw telefoon of tablet in een betaalautomaat. Zo kunnen jouw klanten met veilig pinnen en is de betaling snel afgehandeld. Handig als je als cateraar of foodtruckeigenaar vaak op locatie aan het werk bent.
"Er is bijna geen student meer die cash geld op zak heeft. Sterker nog: er werd door veel studenten verwacht dat ze bij ons konden pinnen voor hun dagpas of lunch". Aan het woord is Jonath van het Leidse pop-UB, een tijdelijke studie-en lunchlocatie waar studenten in drukke perioden rond de tentamens terecht kunnen.
Jonath is enthousiast over het gebruiksgemak van dit mobiele betaalmiddel: "Het zijn kleine bedragen die de studenten afrekenen: € 5 voor een dagpas en € 1 of € 1,50 voor soep of een tosti. Ideaal dus dat er contactloos kan worden afgerekend."
Samenvatting checklist horeca
- Zakelijk bankieren: open een zakelijke bankrekening.
- Betaaloplossingen voor jouw klanten: bedenk welke alternatieve betaaloplossingen je jouw klanten kunt aanbieden.
- Contant geld ontvangen (en afstorten): houd er rekening mee dat je na een lange werkdag veel contant geld in kas hebt.
- Verzekeringen afsluiten: bedenk welke risico's je wilt afdekken als horeca-ondernemer.
- Financieringsregeling voor horecaondernemers: heb je aanvullende financiering nodig voor de start van je horecabedrijf?
Tips van de redactie
Bedrijf starten: hoe ontvang ik mijn geld?
4 voordelen van een zakelijke rekening
Een webshop beginnen: wat heb je nodig?
