6 tips om uw inbox te organiseren

6 tips om uw inbox te organiseren

Een gemiddelde ondernemer ontvangt op een dag heel wat e-mails. Sommige berichten verlangen een directe actie of reactie. Andere verzoeken zijn minder dringend, maar ook het lezen van deze berichten slokt vaak meer tijd op dan wenselijk is. Het organiseren van uw inbox kan enige tijdswinst opleveren. In dit artikel leest u hoe u dat doet: 6 tips om uw inbox te organiseren.

1. Laat e-mail notificaties achterwege

Volgens onderzoekers van Loughborough University doet de gemiddelde computergebruiker er circa 64 seconden over om na het lezen van binnenkomende emails weer geconcentreerd terug te keren naar de taak waar hij voorheen mee bezig was. Als u bedenkt dat u het gros van de berichten in uw inbox niet binnen vijf minuten hoeft te beantwoorden, is het (waar mogelijk) beperken van de inkomende mails een voor de liggende eerste stap. Met name notificaties van social media-sites doen uw inbox snel extra vol lijken.

Ga naar uw profiel op bijvoorbeeld Facebook en LinkedIn en geef onder 'account settings' aan dat u in plaats van real-time of dagelijkse updates nog maar wekelijkse of helemaal geen overzichten wilt ontvangen. Onthoud dat u de updates sowieso al direct ziet als u inlogt op uw social media-netwerken. U kunt uiteraard ook de optie 'notificaties ontvangen' uitzetten in uw emailprogramma, zodat er bij het ontvangen van nieuwe mail geen irritante pop up meer in uw scherm verschijnt. Klik hier voor een handig overzicht met (engelstalige) instructies voor ieder veelgebruikt emailprogramma. Als u de notificaties uitzet en met uzelf de afspraak maakt om zowel aan het begin als het einde van iedere werkdag in te loggen, schept dat de nodige rust in uw inbox.

2. Maak specifieke mappen aan

Het aanmaken van mappen, bijvoorbeeld gesorteerd op klant of opdrachtgever, het afgelopen kwartaal of onderwerp (offertes, nieuwsbrieven, verzoeken tot het plannen van lunchafspraken etc.), is ook een goede manier om meer structuur aan te brengen in uw inbox. Zo kunt u ook belangrijke berichten archiveren en weet u altijd - zelfs een jaar na dato - waar u die ene e-mail kunt terugvinden, zonder daarvoor de algemene zoekfunctie te hoeven raadplegen.

Hoe u een nieuwe map aanmaakt, kan per emailprogramma iets verschillen. In dit artikel lichten we er een uit, namelijk Gmail. Als u in Gmail nieuwe mappen wilt aanmaken, gaat u naar het menu aan de linkerkant van het scherm en klikt daar op 'nieuw label aanmaken'. U krijgt een pop up-scherm te zien waar u de map een naam kunt geven en vervolgens kunt onderbrengen in een hoofdmap (in uw geval 'Work'). Via 'labels beheren' kunt u de mappen later eventueel verplaatsen of aanpassen.

Als u nou een bericht van potentiële klant wilt toevoegen aan een bepaalde map, opent u de betreffende e-mail en klikt u bovenaan het scherm op het map-icoontje, zodat u het bericht kunt verplaatsen naar, in dit geval, de map 'Klanten'. U kunt een onbeperkt aantal mappen aanmaken, maar ook dit zal de overzichtelijkheid uiteindelijk natuurlijk niet ten goede komen. Handiger is het als u aan het einde van een kalenderjaar bijvoorbeeld alle belangrijke klanten-mails uit dat jaar samenvoegt en het nieuwe jaar met een schone map begint.

3. Gebruik een aanvullend hulpprogramma

Indien u de voorkeur geeft aan het downloaden van een programma dat u assisteert bij het ordenen van uw inbox, zijn er ook verschillende mogelijkheden. Zo zijn er voor Outlook-gebruikers diensten als Omea Pro of NEO beschikbaar. Hierdoor krijgt u als gebruiker toegang tot extra tools, zoals snellere zoekmogelijkheden, opslag in meerdere folders en diepere indexering. In Outlook zelf bestaat bovendien de mogelijkheid om inkomende berichten van een bepaald persoon (of met betrekking tot een specifiek project) automatisch te plaatsen in de corresponderende map.

4. De 'delete'-functie is er niet voor niets

De gemiddelde ondernemer of werknemer ontvangt zo'n 71 e-mails per dag. Een deel daarvan zal bestaan uit typische 'kantoorboodschappen' (Toilet X op verdieping Y zit verstopt, een reminder of iedereen 's middags naar het afscheid van collega W wil komen etc.) die u niet hoeft te bewaren. Misschien delete u dergelijke boodschappen al geregeld aan het einde van uw werkdag, maar laat u ze wel in de map 'verwijderde items' staan? Dan kan dat nog wel eens een vervelende situatie opleveren als u straks één mailtje zoekt dat u ooit per ongeluk heeft verwijderd en u nu door een waslijst aan kantoormailtjes moet scrollen. Deze situatie is natuurlijk makkelijk te voorkomen door niet te vergeten regelmatig ook de map 'verwijderde items' op te schonen.

5. Maak een handtekening en standaard-berichten aan

Als u in de gaten krijgt dat u vaak dezelfde soort mailtjes aan het typen bent, kunt u dit tijdrovende klusje ondervangen door een aantal vaste templates aan te maken, bijvoorbeeld voor een bericht om een afspraak bij een klant te bevestigen. Deze standaardberichten hoeft u dan alleen nog 'toe te schrijven' naar de ontvanger in kwestie. Overigens zit er bij de meeste populaire emailprogramma's al standaard een aantal templates inbegrepen, waaronder Outlook, Gmail en Yahoo. Datzelfde geldt voor het instellen van een vaste handtekening met de contactgegevens van uw bedrijf. Het lijkt een kleine handeling waarmee u op het eerste gezicht weinig opschiet, maar als u eens optelt hoe vaak u uw berichten eindigt met een "Met hartelijke groet - Jan Jacobsen", is het niet moeilijk te bedenken dat hiermee vaak nog wel degelijk wat tijdswinst te boeken valt.

6. Tip voor Gmail-gebruikers: Boomerang

Soms zou het handig zijn als u een bericht dat u nu aan het schrijven bent pas morgen kunt versturen. Nu kunt u de tekst uiteraard inslaan als concept, maar dan moet u er de volgende dag wel zelf aan denken om de e-mail actief te versturen. Met Boomerang voor Gmail is dat niet meer nodig. Deze handige tool maakt het mogelijk een bepaalde datum en tijd aan het bericht mee te geven, zodat deze op het juiste moment wordt verstuurd (zonder dat u daar zelf nog iets aan hoeft te doen).

Daarnaast kunt u Boomerang zo instellen dat u tijdig een reminder ontvangt voor een follow-up bij een potentiële klant, het betalen van een openstaande rekening of als nog niemand op een eerder bericht heeft gereageerd. De standaardversie van Boomerang kost u niets; als u voor meer uitgebreide versie kiest, betaalt u tussen de vijf en vijftien dollar per maand. Klik hier voor meer informatie over de kosten.

Meer tips?

Heeft u zelf nog andere tips waarmee u uw eigen inbox heeft georganiseerd? Deel ze dan onderaan dit artikel met andere starters; u hoeft hiervoor alleen in te loggen via Facebook.

Tips voor het starten van een eigen bedrijf

Wie voor zichzelf wil beginnen, moet eerst een heleboel zaken regelen. Wat te denken van het openen van een zakelijke rekening, het schrijven van een goed ondernemingsplan en het afsluiten van de juiste verzekeringen? Om er zeker van te zijn dat u niets over het hoofd ziet, hebben wij de belangrijkste zaken op een rij gezet op de pagina Speciaal voor starters. Hier kunt u ook een vrijblijvend adviesgesprek aanvragen bij een vestiging bij u in de buurt.

Lees ook

6 manieren om uw website SEO-proof te maken
7 slimme clouddiensten om data op te slaan
Wat u moet doen voor IBAN en SEPA
7 musthave tools voor startende ondernemers
6 handige zakelijke apps voor de iPad

Gepubliceerd op:
31-08-2012

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Herman Wijffels 2014

De start van...

Start Van promoblok 2
Van Heineken en Van Bommel tot aan BIC, Ferrari of Apple: ook de oprichters van grote merken zijn ooit hetzelfde begonnen als jij: als starter. Hier vind je meer dan 100 inspirerende portretten van succesvolle ondernemers.

Ga naar de succesverhalen

Wat is Ikgastarten?

Ikgastarten.nl is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken.

Wat verandert er voor jou in 2015?
X
Wat verandert er voor jou in 2015?
Je leest het in onze PDF over de kabinetsplannen. Zo ben je vast voorbereid op volgend jaar. 
sluiten
Wil je geen enkele tip missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere woensdag handige informatie én de beste tips voor (startende) ondernemers in jouw inbox. Je kunt je op ieder moment weer afmelden.

Nu aanmelden

 

Prinsjesdag NieuwsbriefP.S.: tijdelijk ontvangt elke aanmelder de PDF 'Prinsjesdag: wat verandert er voor jou in 2015?'