4 voordelen van een zakelijk e-mailadres

Bijgewerkt op 19 januari 2023
8 min  leestijd
66.362
Image
Zakelijk e-mailadres

Het aanmaken van een zakelijk e-mailadres is niet verplicht als je een bedrijf start, maar dit draagt wel bij aan de professionaliteit van je bedrijf. In dit artikel zetten we de belangrijkste voordelen van zakelijk emailen op een rij en leggen we uit hoe je aan zo’n zakelijk e-mailadres komt.

In dit artikel staan we stil bij vier belangrijke voordelen van het gebruik van een zakelijk e-mailadres. Om direct naar een specifiek onderwerp te springen, klik je op een van onderstaande links:

  1. Professionele uitstraling
  2. Overzichtelijke mailbox door privé en zakelijk te scheiden
  3. Eenvoudig aan te maken
  4. Zakelijk e-mailadres koppelen aan ander e-mailprogramma

1. Professionele uitstraling

Het belangrijkste punt van een zakelijk e-mailadres is de professionele uitstraling. Het is gebruikelijk dat je tijdens een netwerkborrel een visitekaartje aan een potentiële klant geeft, waarop jouw bedrijfsnaam en contactgegevens staan vermeld.

Het oogt een stuk professioneler als er op je visitekaartje het mailadres info@tekstfabriek.nl zou staan of peter@tekstfabriek.nl, in plaats van 'peter.pieters@zonnet.nl' of 'petertje78@hotmail.com'.

E-mailadres van internetprovider

Los van de uitstraling, is het nooit aan te raden om een e-mailadres van je internetprovider voor je zakelijke mail te gebruiken. Als je besluit om van provider te wisselen, moet je dan namelijk al je klanten laten weten dat je een nieuw mailadres hebt.

Zakenrelaties die je bovendien niet vaak spreekt, zouden dan een verouderd e-mailadres van jou hebben. Mochten ze je willen benaderen voor een opdracht en ze kunnen je niet bereiken, dan ben je deze klus kwijt.

Een Hotmail- (tegenwoordig Outlook) of Gmail-adres is overigens niet per definitie fout. Je ziet deze adressen dan ook regelmatig bij zakelijke contacten voorbij komen. Let er wel op dat je geen vreemde (jeugd)namen gebruikt bij een zakelijk emailadres. Petertje78@hotmail.com is al twijfelachtig, maar edkroket@hotmail.com is natuurlijk not done tenzij je een cafetaria runt.

Zakelijk e-mailadres aanmaken

Voor je bedrijf kun je dus beter een zakelijk emailadres aanmaken zoals tekstfabriek@outlook.com of tekstfabriek@gmail.com. Dat oogt al een stuk professioneler.

zakelijke rekening afbeelding

Tip: professionele uitstraling

Een zakelijke rekening geeft je financiële voordelen en een professionele uitstraling doordat je bedrijfsnaam boven je rekeningnummer staat.

Bekijk de voordelen

Maar als je toch al een eigen website hebt, waarom zou je het dan niet in een keer goed doen door info@tekstfabriek.nl te gebruiken? Je krijgt er immers - afhankelijk van de hostingprovider - een x-aantal e-mailadressen bij. 

2. Overzichtelijke mailbox door privé en zakelijk te scheiden

Een ander voordeel is dat je door een zakelijk e-mailadres alle mails gescheiden houdt. Dit leidt tot een veel overzichtelijkere mailbox. De meeste ondernemers krijgen tientallen mailtjes per dag binnen, variërend van offertes tot correspondentie, communicatie met klanten en te ontvangen nieuwsbrieven. 

Het is behoorlijk onoverzichtelijk als je tussen al deze communicatie ook nog allerlei privémail krijgt, laat staan de vele mails van de aanbiedingen van supermarkten, vakantieparken, reisbureaus of webshops. De kans is ook behoorlijk groot dat je per ongeluk een belangrijke zakelijke e-mail mist in dit woud van digitale post. 

Breng structuur aan met mappen

Maak in je zakelijke mailbox ook specifieke mappen aan om structuur aan te brengen. Je kunt de mails bijvoorbeeld sorteren op klant of opdrachtgever, een periode (maand of kwartaal) of op onderwerp (offertes, nieuwsbrieven). Zo kun je de (belangrijke) berichten archiveren en weet je altijd waar je alles kunt terugvinden. 

Heb jij jouw verzekeringen voor 2023 goed geregeld?

Choices

3. Eenvoudig aan te maken

Ieder bedrijf dat een eigen zakelijke website heeft, krijgt van de hostingprovider een x-aantal zakelijke e-mailadressen die hieraan gekoppeld zijn. Als je dus de website tekstfabriek.nl registreert, krijg je een aantal zakelijke emailadressen die eindigen op @tekstfabriek.nl.

Dit is herkenbaar voor klanten, het komt professioneel over en je behoudt altijd dit e-mailadres, je hoeft het dus nooit meer te wijzigen. Als je (nog) geen eigen website hebt, moet je zelf een zakelijk e-mailadres aanvragen en aanmaken.

Dit kan bij externe hostingbedrijven, waar je voor een paar euro per maand een domein registreert, een mailpakket koopt en serverruimte huurt. Een voorbeeld waar je dit kunt doen is Strato.

Hierna kun je de mail gebruiken zoals je bij andere mailprogramma’s gewend bent. In eerste instantie werk je met deze zakelijke e-mail in de online omgeving van de hostingprovider. Dat wil zeggen dat de mails binnenkomen op de server van de provider en je de mail via de webmail kunt lezen.

Automatisch mail doorsturen

Je kunt er daarnaast voor kiezen om je mail automatisch door te laten sturen (forwarden) naar een ander mailadres, bijvoorbeeld Hotmail of Gmail. Het nadeel van deze twee voorbeelden is dat alle mails alsnog op de server van je provider worden bewaard. Ruimte die je beter kunt gebruiken voor je website.

4. Zakelijk e-mailadres koppelen aan ander e-mailprogramma

Een oplossing om de zakelijke e-mails geen ruimte op de server in te laten nemen is door je zakelijke mail te koppelen aan een ander e-mailprogramma, zoals Hotmail of Gmail. De meeste mensen hebben al zo’n privé e-mailadres en daar kun je tegenwoordig heel eenvoudig een zakelijk adres aan koppelen om zakelijk te corresponderen.

In je settings vind je bij Gmail 'accounts en import' en bij Hotmail ‘verbonden accounts’, waar je de mailboxen kunt verbinden. Als je op deze manier je mailboxen hebt gekoppeld in bijvoorbeeld Gmail, moet je wel opletten dat je met het goede mailadres je zakelijke e-mails verstuurt. Bij de instellingen moet je bij e-mails verzenden het zakelijke adres toevoegen.

Als je vervolgens een mail stuurt, staat er in het 'van'-veld standaard één account gekoppeld. Met het pijltje erachter kun je de andere mailadres(sen) selecteren om van daaruit mail te verzenden. Met Gmail kun je overigens ook een zakelijke handtekening toevoegen aan je mail, ga hiervoor naar de tab 'algemeen' bij de instellingen. 

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening nodig?

Open je rekening online of in de app al in 5 minuten

1e halfjaar € 0,00

  • Is het verplicht om een zakelijk e-mailadres te gebruiken voor je onderneming?
    Nee. Dat het wel wenselijk is om privé en zakelijke e-mail van elkaar te scheiden, wordt in dit artikel uitgelegd.
  • Hoe kun je ruimte besparen wanneer je een zakelijk e-mailadres gebruikt?
    Een oplossing om de zakelijke e-mails geen ruimte op de server in te laten nemen, is door je zakelijke mail te koppelen aan een ander e-mailprogramma, zoals Hotmail of Gmail. De meeste mensen hebben al een privé e-mailadres, en daar kun je eenvoudig een zakelijk adres aan koppelen om zakelijk te corresponderen. In je settings vind je bij Gmail 'accounts en import' en bij Hotmail ‘verbonden accounts’, waar je de mailboxen kunt verbinden. Als je op deze manier je mailboxen hebt gekoppeld in bijvoorbeeld Gmail, moet je wel opletten dat je met het goede mailadres je zakelijke emails verstuurt. Bij de settings moet je bij e-mails verzenden het zakelijke adres toevoegen. Als je vervolgens een mail stuurt, staat er in het 'van'-veld standaard één account gekoppeld. Met het pijltje erachter kun je de andere mailadres(sen) selecteren om van daaruit mail te verzenden.
  • Wat zijn de voordelen van het gebruik van een zakelijk e-mailadres?
    Enkele voordelen van het gebruik van een zakelijk e-mailadres, zijn dat je als bedrijf een professionele uitstraling krijgt, dat je een overzichtelijke mailbox creëert door privé en zakelijk te scheiden, het is eenvoudig om een zakelijk e-mailadres aan te maken, en om ruimte te besparen kun je je zakelijke e-mailadres koppelen aan ander e-mailprogramma dan je privé e-mailadres.

Ook interessant:

Eigen website maken: zo pak je dat aan
Checklist: bedrijfsnaam bedenken
11 visitekaartjes waarmee je echt opvalt
Zo ontwikkel je een goede huisstijl
8 tips om beter te scoren met jouw website

Meer over boekhouding en administratie

Meer over boekhouding en administratie
Samen voor jezelf beginnen

Ga jij starten als zzp’er?

De Rabo ZZP Rekening is er voor zzp’ers die klein beginnen en groot dromen. Zonder vaste kosten, dus je betaalt alleen voor je transacties.

En worden je dromen groter? Dan breid je de Rabo ZZP Rekening makkelijk uit met extra producten.

Sluiten