marieke

Checklist: het schrijven van een goede e-mail

Als startende ondernemer bent u wekelijks aardig wat tijd kwijt met het actief benaderen van nieuwe klanten of opdrachtgevers. Dat kunt u telefonisch doen, maar ook per mail. Uw prospect ontvangt diezelfde dag echter vaak ook goede aanbiedingen van uw concurrenten. Hoe vergroot u de kans dat juist uw bericht wordt geopend? Dat leest u in onderstaande checklist: het schrijven van een goede e-mail.

1. Voeg de juiste onderwerpregel toe

Als u een nieuwe klant of opdrachtgever een e-mail gaat sturen, moet u zich eerst afvragen waarvoor u de organisatie of persoon wilt benaderen. Wat is uw uiteindelijke doel? Wilt u een aantrekkelijke aanbieding (veertig procent korting op kantoorartikelen) onder de aandacht brengen of juist in contact komen met een specifieke afdeling? In beide gevallen moet u rekening houden met hoe de ontvanger denkt. Wat voor soort zin zal hem of haar 'triggeren' uw e-mail te openen in plaats van het bericht van uw concurrent?

Het uitgangspunt van een goede onderwerp-regel is dat deze nieuwsgierig maakt. Tip: als u aan het netwerken bent en via-via aan het betreffende e-mailadres bent gekomen, vermeld uw netwerkcontact dan in de onderwerp-regel ("Ik heb uw contactgegevens gekregen van Anna Jansen". De ontvanger zal dan eerder willen weten aan wie Anna Jansen zijn of haar gegevens heeft doorgestuurd.

andres

Succesvolle administratie

Je zakelijke én privé-administratie op orde houden? Een zakelijke rekening is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

Meer weten

2. Maak het persoonlijk

Potentiële klanten zien graag dat u persoonlijke aandacht aan hun organisatie besteedt. Het versturen van één standaard opgestelde massamail aan tientallen bedrijven in dezelfde sector, waarin u hooguit de naam van de geadresseerde aanpast, is in dat opzicht dus niet zo verstandig. U scoort meer punten als uit uw persoonlijke bericht blijkt dat u voorafgaand aan het versturen van de aanbieding al enig vooronderzoek heeft gepleegd en weet aan wie u uw e-mail richt; gebruik dus liever niet de algemene aanheffing "Geachte mevrouw, meneer", maar zorg ervoor dat u kunt schrijven: "Geachte meneer Van Ginneken".

Geef dus in uw e-mail concreet aan waarom u denkt dat uw product of dienst goed aansluit op de wensen van het bedrijf dat u benadert. Houd er daarnaast rekening mee dat u het juiste taalgebruik hanteert. Bij het benaderen van een nationale energiemaatschappij of advocatenkantoor is formeel taalgebruik vanzelfsprekender dan wanneer u contact opneemt met een lokaal stukadoorsbedrijf.

3. Kies het juiste tijdstip

Evenals de aanhef en inhoud van een e-mail moet het tijdstip van verzending ook kloppen. U kunt natuurlijk nooit exact voorspellen wat het meest rustige moment voor de ontvangende partij is om zijn of haar inbox eens rustig bij te werken, maar over het algemeen zijn er wel een paar richtlijnen waarmee u rekening kunt houden. Zo staat de maandagochtend bijvoorbeeld al jaren bekend als het 'spitsuur' op het gebied van het bijwerken van e-mails.

Wat dat betreft maakt u meer kans als u uw bericht in het midden van de week en rond het middaguur verstuurt. U kunt natuurlijk wel vooruitwerken door de e-mails eerder te schrijven en later te verzenden. Dit is mogelijk in bijvoorbeeld Outlook en GMail, maar online zijn ook diverse prorgramma's te vinden waarmee u eenvoudig e-mailberichten kunt opstellen die u pas op een latere dag en/of tijdstip wilt versturen. Voorbeelden hiervan zijn Rightinbox, LetterMeLater en SendLaterEmail.

4.Zorg voor een correcte afsluiting

Als het u is gelukt om de aandacht van de ontvanger gedurende het hele bericht vast te houden, heeft u het al goed gedaan. Maar u wilt natuurlijk wel graag een reactie op uw aanbod. Om die reden is het correct afsluiten van uw e-mail net zo belangrijk als de inhoud van de rest van het bericht. Zorg er daarom voor dat u afsluit met een duidelijk verzoek. Als u een afspraak wilt maken om de verdere details van uw aanbod te bespreken, maak het de ontvanger dan zo gemakkelijk mogelijk om uw uitnodiging te accepteren.

Houd hierbij voor ogen dat hoe minder moeite een prospect hiervoor hoeft te doen, des te groter de kans dat hij of zij bereid is te reageren. Stel dus bij het maken van een afspraak ook altijd voor om naar hun kantoor toe te komen op een voor hen geschikte dag/tijdstip. En vermeld uw contactgegevens, waaronder uw telefoonnummer, bij voorkeur niet alleen onderaan de e-mail, maar ook in de laatste alinea van het bericht. "Voor vragen ben ik bereikbaar op telefoonnummer…".

Lees ook

6 slimme cold calling tools
4 tips voor een groter en waardevol netwerk
Starten met sales? Vermijd deze 5 valkuilen
6 slimme verkooptechnieken voor starters
Zo wordt uw persbericht wel gelezen
6 tips voor het maken van een goede eerste indruk
3 voordelen van een zakenlunch

Gepubliceerd op:
07-03-2013

Klanten en acquisitie

Als pas gestarte ondernemer of ZZP'er sta je vast te trappelen om aan de slag te gaan. Maar heb je al uitzicht op genoeg opdrachten om een vliegende start van jouw bedrijf te realiseren? Zonder klanten en opdrachtgevers zul je namelijk niet ver komen. Maar een potentiële klant vinden is één ding, de klus ook daadwerkelijk binnenhalen is een ander verhaal. Op deze pagina's vind je onder andere tips over het vinden van klanten, het plegen van acquisitie en wat je wel (of juist niet) moet doen tijdens een pitch of verkoopgesprek.​

  1. Hoe bepaal je de juiste doelgroep?
  2. Checklist: klanten vinden doe je zo
  3. Cold calling eng? Zo kom je wel goed voor de dag (aan de telefoon)
  4. De grootste netwerkvalkuilen voor starters

Tip: krijg je een keer te maken met een ontevreden klant of opdrachtgever? Lees hier hoe je dit oplost.

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Hoe zijn andere ondernemers gestart?

Startersverhaal - Villa Vibes

In de rubriek Startersverhalen vertellen succesvolle ondernemers over de start van hun bedrijf. Hoe hebben zij het aangepakt?

Lees hun verhalen

Zakelijke rekening: het eerste jaar gratis

Gratis zakelijke rekening openen

Bij de Rabobank is de zakelijke rekening voor startende ondernemers het eerste jaar gratis. Ben je al klant? Dan kun je ook online een zakelijke rekening openen.

Bekijk jouw Startersvoordeel

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.