Zo houd je je inbox leeg

6 tips om je mailbox te organiseren

IkGaStarten helpt je de mailstroom en e-mailtijd te beperken. Zo zie je nooit meer een echt belangrijk bericht over het hoofd en houd je tijd over om killer mails naar klanten te sturen. Email blijft namelijk dé manier om zakelijk te communiceren (ja, ook met millenials, zie tip 6). 

1. Zet je notificaties uit

Volgens onderzoekers van Loughborough University doet de gemiddelde computergebruiker er circa 64 seconden over om na het lezen van binnenkomende emails weer geconcentreerd terug te keren naar de taak waar hij voorheen mee bezig was. Zet alle notificaties en meldingen uit. In iedere app of social media-dienst kun je in de instellingen aangeven dat je geen mails, geluidjes of pop-ups wilt krijgen.

2. Check elk bericht maximaal één keer (dat kan echt)

Een klassieke timemanagementtip is 'never touch the same paper twice'. Vertaal dat naar online. Check alleen berichtjes en mail als je tijd hebt om te antwoorden of in je to do-lijst te verwerken. Beantwoord mails direct, zeker als dit max een minuut kort. Wil je iets langer nadenken over je antwoord? Maak dan vast een antwoord aan en sla dit op in concepten. Je kunt de mail dan uit je inbox halen. Je antwoord maak je later af. Plan dit natuurlijk wel in in je to-do-lijst of kies een vast moment in de week om je concepten af te maken.   

3. Geen cc (in elk geval nooit in je inbox)

Vraag je bij elk bericht waarbij je in de cc staat af: kan ik dit volgende keer voorkomen? Vertel klanten, partners en anderen dat ze je alleen in de cc hoeven te zetten als het voor jou echt handig is om het vanaf de zijlijn te volgen. Vraag of je uit conversaties mag waarbij jouw aanwezigheid niet zo belangrijk is. En vertel duidelijk dat als in een mail een actie voor jou staat, ze je in het 'Aan'-vak moeten zetten. Zorg dat al je cc-mail in een aparte map komt, zodat je daar bijvoorbeeld tijdens een middagdip even doorheen gaat. Je kunt dit doen met 'regels' in Outlook of 'filteren' in Gmail. 

Tip: heb je last van FOMO (fear of missing out)? Die ene kans op extra business of spannend nieuws in een cc-mail weegt echt niet op tegen de tijd die je wint door de emailstroom streng te managen.

4. Mappen, regels en filters gebruiken én analyseren

Vrijwel iedereen die druk is, zorgt dat niet alle mail in de inbox komt. Nieuwsbrieven en andere mails komen dan via regels of filters automatisch in een aparte map. Of je sleept alles direct naar een aparte map. De stap die veel mensen vergeten: zeg alle mails op die in mappen staan die je vervolgens nooit meer opent. Let op: voor de belastingdienst is het goed alle zakelijke mails te bewaren. Zo kunnen ze van pas komen om bijvoorbeeld te onderbouwen dat je voldoet aan het urencriterium . 

5. 80/20-regel: focus op 1 van de 5 mails 

Inloopmoment bij de Rabobank

Leuke events voor starters 

Bij de Rabobank kun je terecht voor inloopmomenten en workshops. Benieuwd naar wat er binnenkort plaatsvindt in jouw regio?

Bekijk de agenda

Ook voor e-mail geldt de 80/20-regel. 1 op de 5 mailtjes zijn echt belangrijk, de rest kost vooral tijd en levert weinig op. Focus je op 20% van je mail. Voor de rest geldt: snel lezen en in 1 minuut beantwoorden of archieveren.  

6. Strategisch versturen

Trendgoeroes hebben jaren iets anders voorspelt, maar nog steeds is e-mail razend populair. Zelfs millenials geven de voorkeur aan e-mail boven platforms als Slack, zo blijkt uit recent onderzoek van Adobe. Het blijft een effectieve manier om te communiceren, zeker ook met klanten via bijvoorbeeld een emailnieuwsbrief. Bedenk altijd: van een mail komt een mail. Bedenk dus altijd of het echt efficient is om een conversatie te beginnen.

Stuur nooit:

  • kritische mails. Praten is efficienter en constructiever.
  • mails om te bewijzen dat je bezig bent. Je klant wil resultaten zien en vindt het natuurlijk fijn om up-to-date te blijven. Mail als er echt iets leuks of relevants te vertellen is en niet om te bewijzen dat je bezig bent. De ontvanger ziet het na twee zinnen als het puur updaten om het updaten is.

 

Bijgewerkt op: 04-09-2017

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Gratis PDF's voor starters

Gratis whitepapers voor startende ondernemers

Alle informatie die je nodig hebt in één PDF: met deze whitepapers ga je goed voorbereid van start met je bedrijf:

  • Ondernemingsplan in 10 stappen
  • Bedenk de perfecte bedrijfsnaam
  • Bereken je uurtarief
  • Een administratie opzetten doe je zo
     

Download gratis PDF

Aan de slag met je plan?

voorbeeld ondernemingsplan

Op zoek naar voorbeelden voor jouw businessplan? Download hier gratis een voorbeelddocument, zodat je tijdens het schrijven van je ondernemersplan een goed voorbeeld bij de hand hebt.

Maak nu jouw ondernemingsplan

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.