1. Zet je notificaties uit
Volgens onderzoekers van Loughborough University doet de gemiddelde computergebruiker er zo'n 64 seconden over om na het lezen van binnenkomende e-mails weer geconcentreerd terug te keren naar de taak waar hij voorheen mee bezig was.
Nog los van de tijd die het lezen van de mail kost: dit doe je zeker twintig tot dertig keer per dag. En kost je dagelijks meer dan een half uur effectieve werktijd. Zet daarom alle notificaties en meldingen uit. In iedere app of social media-dienst kun je in de instellingen aangeven dat je geen mails, geluidjes of pop-ups wilt krijgen.
Plan twee of drie keer per dag een kwartier in om je e-mails te beantwoorden. Zo cluster je deze handelingen, dit is veel efficiënter.
2. Check elk bericht maximaal één keer
Een klassieke timemanagementtip is 'never touch the same paper twice'. Vertaal dat naar online. Check alleen berichtjes en e-mail als je tijd hebt om te antwoorden of in je to do-lijst te verwerken. Beantwoord mails direct, zeker als dit maximaal 1 minuut duurt.
Wil je iets langer nadenken over je antwoord? Maak dan vast een antwoord aan en sla dit op in concepten. Je kunt de mail dan uit je inbox halen. Je antwoord maak je later af. Plan dit natuurlijk wel in in je to-do-lijst of kies een vast moment in de week om je concepten af te maken. Leg een goed voorbeeldplan naast je eigen plan. Hier vind je gratis voorbeelden voor de zzp'ers en diverse branches.
3. Geen cc (in elk geval nooit in je inbox)
Vraag je bij elk bericht waarbij je in de cc staat af: kan ik dit de volgende keer voorkomen? Geef door dat ze je alleen in de cc zetten als het voor jou echt handig is om het vanaf de zijlijn te volgen. Vraag of je uit conversaties mag waarbij jouw aanwezigheid niet zo belangrijk is.
En vertel duidelijk dat als in een mail een actie voor jou staat, ze je in het 'Aan'-vak moeten zetten. Zorg dat al je cc-mail in een aparte map komt, zodat je daar bijvoorbeeld tijdens een middagdip even doorheen scrolt. Je kunt dit doen met 'regels' in Outlook of 'filteren' in Gmail.
Tip: heb je last van fomo (fear of missing out)? Die ene kans op extra business of spannend nieuws in een cc-mail weegt echt niet op tegen de tijd die je wint door de e-mailstroom streng te managen.
4. Mappen, regels en filters gebruiken én analyseren
Vrijwel iedereen die druk is, zorgt dat niet alle mail in de inbox komt. Nieuwsbrieven en andere mails komen dan via regels of filters automatisch in een aparte map. Of je sleept alles direct naar een aparte map.
De stap die veel mensen vergeten: zeg alle mails op die in mappen staan en je nooit meer opent. Let op: voor de Belastingdienst is het goed alle zakelijke mails te bewaren. Zo kunnen ze van pas komen om bijvoorbeeld te onderbouwen dat je voldoet aan het urencriterium .
5. 80/20-regel: focus op 1 van de 5 mails
Ook voor e-mail geldt de 80/20-regel. 1 op de 5 mailtjes is echt belangrijk, de rest kost vooral tijd en levert weinig op. Focus je op 20% van je mail. Voor de rest geldt: snel lezen en in 1 minuut beantwoorden of archieveren.
6. Strategisch versturen
Trendgoeroes hebben jaren iets anders voorspeld, maar nog steeds is e-mail razend populair. Zelfs millenials geven de voorkeur aan e-mail boven platforms als Slack, zo blijkt uit onderzoek van Adobe.
Het blijft een effectieve manier om te communiceren, zeker ook met klanten via bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Bedenk altijd: van een mail komt een mail. Bedenk dus altijd of het echt efficiënt is om een conversatie te beginnen.
Let op, stuur nooit:
- Kritische mails. Praten is efficiënter en constructiever
- Mails om te bewijzen dat je bezig bent. Je klant wil resultaten zien en vindt het natuurlijk fijn om up-to-date te blijven. Mail als er echt iets leuks of relevants te vertellen is en niet om te bewijzen dat je bezig bent.
