Bewaarplicht Belastingdienst: je online archief

Bijgewerkt op 24 september 2018
4 min  leestijd
2.680
Auteur: Roy Timmerman
Fiscale bewaarplicht

De Belastingdienst maakt een omslag van papier naar digitaal. Dat heeft ook gevolgen voor de administratie van ondernemers en de voorwaarden van de bijbehorende fiscale bewaarplicht.

Fiscale bewaarplicht

Alle ondernemers hebben een wettelijke, fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat je verplicht bent zeven jaar alle basisgegevens van je administratie te bewaren. Hieronder vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.

Gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, moet je zelfs tien jaar bewaren. 

Administratie bewaren

De volgende, belangrijke, vraag waar we in dit artikel op ingaan is op welke manier je de administratie bewaart. Vroeger bewaarden we alles op papier, maar tegenwoordig doen de meeste mensen aan online boekhouding. We zetten de belangrijkste ontwikkelingen voor je op een rij. 

De tijd dat je gedachteloos alle benodigde gegevens uitprintte, in een ordner stopte en afleverde bij de accountant is voorbij. Je moet de gegevens bewaren zoals je ze krijgt aangeleverd, in de originele staat. De Belastingdienst noemt dit ‘het waarborgen van authenticiteit en integriteit’. 

Je moet nu bijvoorbeeld naast je digitale factuur ook de e-mail, waarin de factuur als bijlage is bijgevoegd, opslaan. Zodat je kunt laten zien hoe de originele factuur er uit ziet.

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening nodig?

Open je rekening online of in de app al in 5 minuten

1e halfjaar € 0,00

Een online gestuurde factuur bewaar je dus digitaal, inclusief de e-mail, zodat de Belastingdienst het bronbestand kan controleren. Uitprinten heeft geen zin, de fiscus kan niet beoordelen of je de factuur hebt aangepast (integriteit) en het is niet het origineel (authenticiteit). 

Combinatie papieren en online boekhouding

Papieren bonnen en facturen bewaarde je altijd in een map en leverde je vervolgens in bij de boekhouder. Want ook hier geldt de authenticiteitsregel: je bewaart de gegevens zoals je ze hebt ontvangen. Op papier dus. 

Tip: Maak van papieren bonnen altijd een digitale kopie omdat de inkt kan vervagen. 

Het nadeel van deze authenticiteitsregel is dat je boekhouding uit twee delen komt te bestaan: het online gedeelte met de digitale facturen en het fysieke deel met de papieren bonnen. Niet prettig: je raakt het overzicht kwijt.

Converteren administratie

Er zijn voor het bewaren van papieren nota’s inmiddels uitzonderingen mogelijk; het is toegestaan – mits op de juiste manier gedaan – om administratieve gegevens te converteren naar een digitaal bestand en vervolgens de fysieke documenten te vernietigen. Dan moet je je aan de volgende voorwaarden houden, zoals te lezen is in dit uitgebreide bestand van de Belastingdienst (pdf).

  • Je zet alle gegevens over 
  • Je zet de gegevens inhoudelijk juist over
  • Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is
  • Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken
  • Je zorgt ervoor dat de fiscus een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan uitvoeren
  • Je bewaart de uitkomsten van de interne controle, bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Let op: je bent altijd zelf verantwoordelijk voor de ‘authenticiteit, integriteit en leesbaarheid’ van alle gegevens. Als je een document niet volledig of goed converteert is dat jouw probleem. De verantwoordelijkheid ligt dus bij de ondernemer.

Dit is overigens geen reden om in paniek te raken, dat was ook bij de ‘ouderwetse’ boekhouding het geval. Je moet nu alleen in plaats van in een ordner alles op één online plek verzamelen.

Van ordner naar de cloud

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips!

Download gratis PDF

Deze ontwikkeling is onderdeel van de digitaliseringslag bij de Belastingdienst.  Van ordner naar externe harde schijf of de cloud. Je kunt fysieke nota’s wel omzetten naar digitale nota’s, maar je mag digitale nota’s niet meer fysiek maken. 

Zorg daarom altijd voor een back-up van je online administratie. Verlies van je administratie door brand of diefstal geldt niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Er zijn inmiddels tal van online boekhoudprogramma’s.

Gebruik wel veilige, goedgekeurde software door de Belastingdienst. Deze programma’s slaan alles automatisch op in de cloud waardoor je gegevens veilig zijn.


Gratis whitepaper: administratie opzetten

Vind je het lastig om je boekhouding goed in te richten en bij te houden? In deze whitepaper leggen we je de basis van het opzetten van een goede administratie uit. 

Download gratis PDF

Meer over boekhouding en administratie

Meer over boekhouding en administratie
Ondernemingsplan

Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? Download gratis de voorbeeld ondernemingsplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Zo ga jij sterker van start!

Sluiten