Fiscale bewaarplicht

Bewaarplicht Belastingdienst: je online archief

De Belastingdienst maakt een omslag van papier naar digitaal. Dat heeft ook gevolgen voor de administratie van ondernemers en de voorwaarden van de bijbehorende fiscale bewaarplicht.

Fiscale bewaarplicht

Alle ondernemers hebben een wettelijke, fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat je verplicht bent zeven jaar alle basisgegevens van je administratie te bewaren. Hieronder vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie.

Gegevens van onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, moet je zelfs tien jaar bewaren. Kijk voor alle details op deze overzichtelijke pagina van de Belastingdienst.

Administratie bewaren

De volgende, belangrijke, vraag waar we in dit artikel op ingaan is op welke manier je de administratie bewaart. Vroeger bewaarden we alles op papier, maar tegenwoordig doen de meeste mensen aan online boekhouding. We zetten de belangrijkste ontwikkelingen voor je op een rij. 

De tijd dat je gedachteloos alle benodigde gegevens uitprintte, in een ordner stopte en afleverde bij de accountant is voorbij. Je moet de gegevens bewaren zoals je ze krijgt aangeleverd, in de originele staat. De Belastingdienst noemt dit ‘het waarborgen van authenticiteit en integriteit’. 

Je moet nu bijvoorbeeld naast je digitale factuur ook de e-mail, waarin de factuur als bijlage is bijgevoegd, opslaan. Zodat je kunt laten zien hoe de originele factuur er uit ziet.

Een online gestuurde factuur bewaar je dus digitaal, inclusief de e-mail, zodat de Belastingdienst het bronbestand kan controleren. Uitprinten heeft geen zin, de fiscus kan niet beoordelen of je de factuur hebt aangepast (integriteit) en het is niet het origineel (authenticiteit). 

Combinatie papieren en online boekhouding

Papieren bonnen en facturen bewaarde je altijd in een map en leverde je vervolgens in bij de boekhouder. Want ook hier geldt de authenticiteitsregel: je bewaart de gegevens zoals je ze hebt ontvangen. Op papier dus. 

Tip: Maak van papieren bonnen altijd een digitale kopie omdat de inkt kan vervagen. 

Het nadeel van deze authenticiteitsregel is dat je boekhouding uit twee delen komt te bestaan: het online gedeelte met de digitale facturen en het fysieke deel met de papieren bonnen. Niet prettig: je raakt het overzicht kwijt.

Converteren administratie

Er zijn voor het bewaren van papieren nota’s inmiddels uitzonderingen mogelijk; het is toegestaan – mits op de juiste manier gedaan – om administratieve gegevens te converteren naar een digitaal bestand en vervolgens de fysieke documenten te vernietigen. Dan moet je je aan de volgende voorwaarden houden, zoals te lezen is in dit uitgebreide bestand van de Belastingdienst (pdf).

  • Je zet alle gegevens over 
  • Je zet de gegevens inhoudelijk juist over
  • Je zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is
  • Je kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken
  • Je zorgt ervoor dat de fiscus een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan uitvoeren
  • Je bewaart de uitkomsten van de interne controle, bijvoorbeeld de afstemming met de oorspronkelijke gegevens en de eventuele verschillenanalyse.

Let op: je bent altijd zelf verantwoordelijk voor de ‘authenticiteit, integriteit en leesbaarheid’ van alle gegevens. Als je een document niet volledig of goed converteert is dat jouw probleem. De verantwoordelijkheid ligt dus bij de ondernemer.

Dit is overigens geen reden om in paniek te raken, dat was ook bij de ‘ouderwetse’ boekhouding het geval. Je moet nu alleen in plaats van in een ordner alles op één online plek verzamelen.

Van ordner naar de cloud

Deze ontwikkeling is onderdeel van de digitaliseringslag bij de Belastingdienst.  Van ordner naar externe harde schijf of de cloud. Je kunt fysieke nota’s wel omzetten naar digitale nota’s, maar je mag digitale nota’s niet meer fysiek maken. 

Zorg daarom altijd voor een back-up van je online administratie. Verlies van je administratie door brand of diefstal geldt niet als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Er zijn inmiddels tal van online boekhoudprogramma’s.

Gebruik wel veilige, goedgekeurde software door de Belastingdienst. Deze programma’s slaan alles automatisch op in de cloud waardoor je gegevens veilig zijn.


Gratis whitepaper: administratie opzetten

Vind je het lastig om je boekhouding goed in te richten en bij te houden? In deze whitepaper leggen we je de basis van het opzetten van een goede administratie uit. 

Download gratis PDF

Bijgewerkt op: 24-09-2018

Wat vind je van dit artikel?

x5
x2

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de gratis Startversterker en ga sterker van start. 

Start sterker

  • Focus op je doel
  • Ontdek wie je nodig hebt om te groeien
  • Draai meer omzet met topklanten

Naar Startversterker

 

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.