Een jaarrekening opstellen in 6 stappen

Bijgewerkt op 06 juni 2023
8 min  leestijd
4.962
Auteur: Marieke Leijnen
jaarrekening opstellen

Het opstellen van een jaarrekening is voor sommige ondernemers verplichte kost. Hoe pak je dit aan en waar moet je rekening mee houden? Met deze checklist weet je waar je aan toe bent en wat je moet doen.

Wat is een jaarrekening?

Simpel gezegd is de jaarrekening een financieel eindverslag van je bedrijf. Met de jaarrekening maak je de financiële balans op van de volledige zakelijke administratie in het betreffende boekjaar. Je krijgt én geeft inzicht in de financiële positie van je bedrijf.

Jaarrekening voor een koophuis

Een complete jaarrekening kan van pas komen als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In die gevallen kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening te overleggen.

Jaarrekening opstellen in 6 stappen

Direct meer lezen over een specifiek onderwerp? Klik dan op één van de volgende links. Bij het maken van een jaarrekening komen de volgende stappen kijken:

  1. Check of je een jaarrekening moet deponeren
  2. Maak de balans op
  3. Stel de winst- en verliesrekening op
  4. Schrijf een toelichting
  5. Laat de jaarrekening controleren
  6. Jaarrekening deponeren bij de KVK

Stap 1: moet je een jaarrekening opstellen?

Het jaarlijks opstellen van een jaarrekening is alleen verplicht voor ondernemers die een rechtsvorm hebben met rechtspersoonlijkheid. Het gaat voornamelijk om:

  • Besloten vennootschappen
  • Naamloze vennootschappen
  • Stichtingen
  • Verenigingen
  • Coöperaties/onderlinge waarborgmaatschappijen

Eenvoudige jaarrekening voor micro en kleine bedrijven

Heb je een relatief klein bedrijf? Dan hoef je alleen een balans en een korte toelichting aan te leveren. Je bedrijf moet in dat geval maximaal 6 miljoen euro aan activa hebben, maximaal 12 miljoen euro omzet en maximaal 50 medewerkers.

Middelgrote of grote ondernemingen moeten ook een bestuursverslag, accountantsverklaring en andere zaken aanleveren. De KVK heeft een handig overzicht gemaakt waar je direct op basis van je bedrijfsgrootte kunt zien met welke eisen jij rekening moet houden.

Moet een zzp’er een jaarrekening opstellen?

Veel zzp'ers en freelancers hebben een eenmanszaak en in dat geval hoef je geen jaarrekening op te stellen.

Als je een eenmanszaak hebt, moet je tegen het einde van het jaar wel een balans en een winst- en verliesrekening opstellen om je aangifte inkomstenbelasting goed te kunnen invullen. Je boekhoudpakket genereert dit automatisch en als je je administratie uitbesteedt, wordt dit meestal al voor je geregeld.

Een complete jaarrekening kan wel van pas komen als je een lening wilt afsluiten of een hypotheek wilt aanvragen voor je nieuwe huis. In dat geval kan een bank je vragen om een volledige jaarrekening. 

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Stap 2: maak de balans op

De balans is een overzicht van de financiële status van je bedrijf. Op de balans staan alle bezittingen en schulden logisch weergegeven. In deze checklist lees je hoe je zo'n balans opstelt.

Stap 3: stel de winst- en verliesrekening op

Een winst- en verliesrekening is een overzicht van alle opbrengsten en kosten van je onderneming gedurende het afgelopen jaar. Als middelgrote ondernemer is een eenvoudige balans en winst-en verliesrekening voldoende. Grote ondernemingen moeten een uitgebreide winst- en verliesrekening opstellen.

Stap 4: schrijf een toelichting

De toelichting gaat over de balans en de winst- en verliesrekening. Een klein bedrijf kan vaak volstaan met het aantal werkzame personen binnen het bedrijf te vermelden en in te gaan op de manier waarop de balans is opgesteld.

Middelgrote en grote bedrijven schrijven een uitgebreide toelichting en bestuursverslag. Daarbij beschrijven ze ook welke bestemming de winst (of het verlies) krijgt en hoe dat is geregeld.

Stap 5: controle van de jaarrekening

Houd er rekening mee dat het bij grotere bedrijven verplicht is om de jaarrekening te laten goedkeuren door een belastingadviseur of accountant. Dit is een onafhankelijke controle en wordt vastgelegd in de accountantsverklaring.

Stap 6: Jaarrekening deponeren bij de KVK

Bij de genoemde rechtsvormen moet je de jaarrekening elk jaar digitaal deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK).

Wanneer moet je de jaarrekening deponeren?

De deadlines voor jaarrekeningen kunnen verschillen, maar de KVK houdt in de regel aan dat je de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.

Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar.

Let op: te laat deponeren is strafbaar als economisch delict. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan in bepaalde gevallen leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Houd deze deadline dus goed in de gaten.

Vaststelling door aandeelhouders

Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.

Als de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.

Hoe deponeer ik een jaarrekening?

Goed om te weten: de deponering is verplicht digitaal. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf zijn er verschillende manieren om de jaarrekening te deponeren.

Behalve grote bedrijven deponeert iedereen online met Standard Business Reporting (SBR). Grote bedrijven gebruiken ook SBR, maar mogen deponeren via e-mail.

Deadline jaarrekening deponeren

De deadline voor jaarrekeningen kunnen verschillen per rechtsvorm en bedrijf, maar de KvK hanteert meestal de regel dat je de jaarrekening uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd. Ook de uiterste termijnen voor vaststelling zijn per rechtspersoon verschillend.

Het bestuur van een bedrijf moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en deze hebben voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan. 

Vaststelling door aandeelhouders

Als de jaarrekening binnen de termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.

Let op: te laat deponeren is strafbaar als economisch delict.

Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, dan is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar. Het niet tijdig deponeren van de jaarrekening kan in bepaalde gevallen leiden tot een boete van enkele duizenden euro's. Houd deze deadline dus goed in de gaten.

Voorbeeld jaarrekening

Om je verder op weg te helpen heeft de KVK een voorbeeld van een gedeponeerde jaarrekening beschikbaar gesteld. De gegevens zijn geanonimiseerd.

Let op: dit is een uitgebreide jaarrekening. Als kleine ondernemer hoef je een stuk minder gegevens aan te leveren.

Voorbeeld balans en winst- en verliesrekening

In onze gratis voorbeeld ondernemingsplannen voor verschillende branches staan voorbeelden van beide overzichten, in het onderdeel financieel plan. Je kunt dus ook het voorbeeld uit jouw branche downloaden om een goed beeld te krijgen van een voorbeeldjaarrekening.

Jaarrekening opvragen

Je kunt ook de jaarrekening opvragen van andere bedrijven. Dat kan tegen betaling bij de Kamer van Koophandel. Je kunt ook de jaarcijfers opvragen bij het bedrijf zelf, grote bedrijven hebben de jaarcijfers zelfs online staan.

Opstellen jaarrekening uitbesteden?

Voor beginnende ondernemers kan het opstellen van een jaarrekening best een ingewikkeld proces zijn. Het komt dan ook geregeld voor dat starters de jaarrekening laten maken door een professional.

Toch kun je het ook bij een kleine onderneming gewoon zelf doen. Als je zelf financieel bent aangelegd of je hebt een boekhouder in dienst, dan stelt het niet veel voor.

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening nodig?

Open je rekening online of in de app al in 5 minuten

1e halfjaar € 0,00

Veelgestelde vragen over jaarrekening opstellen

  • Wat is een jaarrekening? Een jaarrekening is een overzicht van je jaarcijfers en bestaat uit de balans en de winst- en verliesrekening. Afhankelijk van hoe groot je bedrijf is, moet je hem deponeren of niet. Lees hoe je de jaarrekening opstelt
  • Uit welke onderdelen bestaat een jaarrekening?
    Volgens dit artikel over het schrijven van een jaarrekening, bestaat een jaarrekening uit drie delen: de balans, een uitgebreide winst- en verliesrekening en een toelichting op bovengenoemde onderdelen. 1. De balans: Dit is een momentopname van de financiële status van het bedrijf. In deze checklist lees je hoe je zo'n balans opstelt; 2. Een uitgebreide winst- en verliesrekeningDit is een overzicht van alle opbrengsten en kosten van jouw onderneming gedurende het afgelopen jaar. 3. Een toelichting op bovengenoemde onderdelen: Een klein bedrijf kan vaak volstaan met de vermelding van het aantal werkzame personen binnen het bedrijf, en te beschrijven hoe de balans is opgesteld. De KvK heeft een handig overzicht gemaakt waarin je direct kunt zien welke eisen er worden gesteld aan jouw bedrijf, op basis van de grootte van je bedrijf.
  • Is een jaarrekening opstellen verplicht? Je moet verplicht een jaarrekening deponeren als je bedrijf een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid heeft. In het artikel lees je welke rechtsvormen dat zijn, en kom je erachter of jij moet deponeren of niet. 

Lees ook:

5 begrotingen van het financieel plan
Checklist: een financiële prognose maken

 

Meer over financiën

Meer over financiën
Ondernemingsplan

Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? Download gratis de voorbeeld ondernemingsplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Zo ga jij sterker van start!

Sluiten