marieke

5 vragen en antwoorden over de jaarrekening

Het einde van 2012 komt snel dichterbij. Hoog tijd dus om de balans over afgelopen jaar op te maken. Afhankelijk van uw rechtsvorm, bijvoorbeeld als u heeft gekozen voor een besloten of naamloze vennootschap, moet u ieder boekjaar een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). In dit artikel leest u alles wat u hierover moet weten: 5 vragen en antwoorden over de jaarrekening.

Update: je bekijkt momenteel een artikel uit december 2012 dat mogelijk verouderde informatie bevat. Wil je meer weten over de jaarrekening? Klik hier om een recent artikel te lezen over hoe je een goede jaarrekening opstelt.

1. Wat is een jaarrekening?

Een jaarrekening is het jaarlijkse financiële eindverslag over uw bedrijf. Hierin wordt uitgebreid samengevat wat u het afgelopen jaar allemaal heeft gedaan. Met welke activiteiten heeft u zich bezig gehouden en wat dit heeft dit opgeleverd voor uw onderneming?

Het is in ieder geval belangrijk dat deze jaarrekening goed aansluit op uw bedrijfsadministratie. Denk aan facturen en bonnetjes. Komen uw berekeningen straks niet overeen met die van de Belastingdienst? Dan kan er door de fiscus een onderzoek worden ingesteld, waarbij u het risico loopt op een boete.

In veruit de meeste gevallen zal uw belastingadviseur of accountant de jaarrekening opstellen, maar het is ook mogelijk om dit zelf te doen. Dit is eerder van toepassing op kleinere bedrijven met minder omzet, personeel, omdat bij grotere organisaties de jaarrekening altijd eerst door een accountant officieel moet worden goedgekeurd voor deze kan worden gedeponeerd.

Bent u benieuwd naar hoe het opstellen van zo'n jaarrekening precies in zijn werk gaat? De Kamer van Koophandel heeft een duidelijke handleiding over dit onderwerp opgesteld. Klik hier om dit document in PDF te downloaden. Een goed voorbeeld van een jaarrekening van iemand met een eenmanszaak vindt u bijvoorbeeld hier.

2. Uit welke onderdelen bestaat een jaarrekening?

Een jaarrekening bestaat uit drie onderdelen: de balans, winst- en verliesrekening en de daarbij horende toelichting. Hoe groter uw bedrijf, des te meer financiële informatie u in het rapport zult moeten vermelden.

  • Balans: een momentopname van de financiële status van uw bedrijf. Een voor de hand liggende datum om dit te doen is 31 december. U moet dan een actueel overzicht maken van alles wat er gaande is in uw bedrijf. U kijkt daarbij bijvoorbeeld naar de huidige stand van zaken met betrekking tot de inventaris, uitstaande rekeningen, eventuele schulden etc. U leest meer over het maken van een balans in het artikel Een balans opmaken, hoe gaat dat?
  • Winst- en verliesrekening: een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van uw onderneming gedurende het afgelopen jaar. Door het opstellen van deze rekening krijgt u beter inzicht in hoe uw onderneming er financieel voor staat. Maakt u winst of verlies en zo ja, hoeveel? Het openbaar maken van de winst- en verliesrekening is voor kleine ondernemingen overigens niet verplicht.
  • Toelichting: een kleine rechtspersoon hoeft in de toelichting alleen het aantal werkzame personen binnen het bedrijf te vermelden en de manier waarop de balans is opgesteld. Bij een grote rechtspersoon is dat niet genoeg. In dat geval moet u bijvoorbeeld ook de betalingen aan de directie worden vermeld. Grotere organisaties moeten daarnaast een jaarverslag en een accountantsverklaring deponeren.
     

Maar vanaf welke grens wordt uw onderneming nou beschouwd als middelgroot of groot? Uw accountant of financieel adviseur zal hierover meer kunnen vertellen.

Globaal gezien is het zo dat uw bedrijf in een bepaalde klasse valt als de jaarrekening twee jaar achter elkaar voldoet aan minimaal twee van de gestelde eisen op het gebied van activa, de netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers.

3. Is het deponeren van een jaarrekening verplicht?

Dat hangt grotendeels af van uw rechtsvorm. De hieronder vermelde soorten ondernemingen moeten rekening houden met het jaarlijks opstellen en deponeren van een jaarrekening:

  • bv's
  • nv's
  • coöperaties
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • vof's en cv's waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn
  • vereniging en stichting met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal 4,4 miljoen euro per jaar omzetten
  • buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in het land van herkomst ook een jaarrekening moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening in dezelfde vorm aanleveren als in het herkomstland
  • ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen. Zij moeten een jaarrekening deponeren volgens de Nederlandse regels en een jaarrekening volgens de regels van het herkomstland [Bron: KvK]
     

Er zijn overigens uitzonderingen op deze regel. Zo kan een dochtermaatschappij bijvoorbeeld worden vrijgesteld van deze verplichting als het moederbedrijf zich aansprakelijk heeft gesteld voor eventuele schulden van de dochteronderneming.

Hiervoor moet het moederbedrijf wel eerst een officiële aansprakelijkheidsverklaring (ook wel een 403-verklaring genoemd) bij de KvK deponeren, waarvoor de dochteronderneming weer officieel toestemming voor moet geven. De moedermaatschappij deponeert vervolgens een zogenaamde groepsjaarrekening, waarin ook de cijfers van het dochterbedrijf zijn opgenomen.

4. Wanneer mag de jaarrekening uiterlijk worden gedeponeerd?

De uiterste datum kan wederom per rechtspersoon verschillen, maar u moet in gedachten houden dat u de jaarrekening normaal gesproken uiterlijk acht dagen na vaststelling moet hebben gedeponeerd bij de KvK. Het bestuur moet uiterlijk vijf maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening hebben opgesteld en voorgelegd aan de aandeelhouders, tenzij er om uitstel is gevraagd en de aandeelhouders hiermee akkoord zijn gegaan.

Indien de jaarrekening binnen de normale termijn van vijf maanden is voorgelegd aan de aandeelhouders, hebben zij op hun beurt twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Als uw boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, is de datum van vaststelling 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit 31 januari van het volgende jaar.

Als het de aandeelhouders niet lukt om de jaarrekening op tijd vast te stellen, mag u niet afwachten tot de vaststelling wel officieel is, maar moet u alvast een voorlopige jaarrekening deponeren. Kijk voor meer informatie Ondernemersplein.nl of vraag uw accountant of financieel adviseur om advies over de termijnen die voor uw bedrijf gelden.

Houd er rekening mee dat de door u gedeponeerde jaarrekening zal worden opgenomen in het Handelsregister van de KvK. Dat houdt in dat deze gegevens openbaar zijn en via deze ondernemersorganisatie door iedereen kunnen worden opgevraagd.

5. Hoe kan ik de jaarrekening deponeren?

Dit kan uiteraard op verschillende manieren. De jaarrekening mag zowel per post als fax en e-mail worden aangeleverd bij de KvK waar u met uw bedrijf staat ingeschreven.

Tip: de kans is groot dat u als startende ondernemer een kleine onderneming heeft. In dat geval kunt u de jaarrekening ook online deponeren, mits u gebruik maakt die financiële software die geschikt is voor SBR, een standaardmethode om rapportages te maken en te verzenden.

Lees ook

Checklist: een financiële prognose maken
9 besparingstips voor startende ondernemers
6 tips voor succesvol ondernemen in crisistijd
5 tips voor het opzetten van een administratie
Financieel plan voor ZZP'ers
5 begrotingen van het financieel plan

Bijgewerkt op: 20-10-2015

Wat vind je van dit artikel?

x1
x1

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.917 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.