1. Inventariseer het risico
Voorkomen is beter dan genezen. Het is daarom slim om voor het aannemen van opdrachten eerst het klantenrisico te controleren. Wat is de kans dat deze opdrachtgever niet gaat betalen? Kijk in je netwerk of je mensen kent die bij deze klant een opdracht hebben aangenomen.
Je kunt ook navraag doen naar de ondernemer achter het bedrijf bij Bureau Krediet Registratie (BKR) in Tiel. Hier wordt voornamelijk gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Verder zijn er bedrijven die (tegen betaling) kredietinformatie verstrekken. Creditsafe en Graydon zijn zulke bedrijven.
2. Vermeld betalingstermijn op factuur
Een factuur moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en de betalingstermijn zijn daar voorbeelden van. Wanneer je duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden, kan daarover geen onduidelijkheid over bestaan.
Het kan zijn dat je klant wil dat je een opdracht- of klantnummer op je factuur zet. Doe dat, zo voorkom je namelijk gedoe. Zo kan je factuur eruit komen zien:
De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, tenzij een afwijkende termijn is opgenomen in de algemene voorwaarden of als je andere afspraken met de opdrachtgever hebt gemaakt.
- Lees ook: aan deze voorwaarden moeten jouw facturen voldoen
- Lees ook: algemene voorwaarden opstellen: wanneer relevant?
3. Stuur een eerste herinnering
Heb je na deze termijn nog steeds geen betaling ontvangen? Dan kun je de klant of opdrachtgever een eerste herinnering sturen. Let wel: dit is slechts een 'friendly reminder'.
Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips!
De toon van het bericht is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. Je weet namelijk nog niet waarom er een betalingsachterstand is opgetreden. Misschien was de collega van de financiële administratie met vakantie of kwam de factuur per ongeluk ergens onderop een stapel terecht.
Een gangbare betaaltermijn in deze fase is 7 dagen. In de praktijk komt het in de meeste gevallen wel goed. Vaak weet de klant namelijk al wel dat hij of zij fout zit en zal het niet lang duren voor het bedrag op je rekening staat.
4. Neem telefonisch contact op
Als je een week na het versturen van de eerste herinnering toch nog geen reactie hebt gekregen, is het tijd voor de volgende stap. Je gaat de klant er nogmaals aan herinneren dat er nog een rekening uitstaat.
Het beste is dan in principe om even te bellen. Zo'n persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een vervolgbrief en dat vergroot de kans op een snelle betaling.
5. Stuur een tweede herinnering
Kun je de klant met geen mogelijkheid telefonisch te pakken krijgen of wordt de mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen niet nagekomen? Dan mag je een tweede betalingsherinnering sturen.
Hoe begrijpelijk ook: weersta de verleiding om je frustratie te uiten op papier en blijf in de brief zakelijk en beleefd. Wees wel heel duidelijk naar de ontvanger toe. Geef aan dat als de situatie nu niet snel wordt opgelost, je genoodzaakt bent tot het nemen van verdere stappen.
6. Schakel een incassobureau in
Nog steeds geen reactie? Je kunt ervoor kiezen om nog een keer de telefoon op te pakken. Maar het is zeker niet gek om nu met een incassobureau in zee te gaan. In dit geval stel je deze debiteur in gebreke. Wanneer je de klant of opdrachtgever laat weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen, vergeet dan niet te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor zijn rekening zullen komen.
Als startende ondernemer kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op een basis van 'no cure no pay'. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden er namelijk ook geen kosten bij jou in rekening gebracht.
Bij een eventueel faillissement zijn de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure voor eigen rekening.
7. Stap naar de rechter
De laatste stap in dit proces is de gang naar de rechtbank. Het is sowieso slim als je een zakelijke rechtsbijstandsverzekering hebt afgesloten. Daarmee word je niet met extra kosten opgezadeld voor het inhuren van een juridisch adviseur. Die helpt je met het sturen van een dagvaarding, waarmee je de klant voor de rechter daagt.
Wat staat daar allemaal in?
- Wat je eist.
- De onderbouwing van deze eis.
- Je bewijzen.
- Waarom de de gedaagde partij wordt aangesproken.
In de meeste gevallen komt het gelukkig niet zover en wordt de betaling, al dan niet met enige vertraging, alsnog voldaan.
Alternatief rechtbank
Een digitaal alternatief voor de fysieke gang naar de rechtbank is DigiTrage, een digitale arbitrage voor incassovorderingen. Ondernemers kunnen deze clausule in hun algemene voorwaarden opnemen. Wanneer een factuur onbetaald blijft, kan de zaak vervolgens online worden ingediend. Lees hier het interview met oprichter Gijs Poorter.
