7 tips voor het omgaan met wanbetalers

7 tips voor het omgaan met wanbetalers

Factuur nog niet betaald? Als ondernemer maak je vaak mee dat een bedrag niet op de afgesproken datum is betaald. Hoe ga je om met een wanbetaler, liefst zonder dat je naar de rechter hoeft?

1. Inventariseer het risico

Het is slim om voor het aannemen van opdrachten eerst het klantenrisico te controleren. Je kunt dit bijvoorbeeld doen door je als ondernemer aan te sluiten bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) in Tiel. Hier wordt voornamelijk gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen.

Daarnaast zijn er meerdere particuliere initiatieven in het leven geroepen, vaak gekoppeld aan incassobureaus. Als je voor zaken in overleg bent met een nieuw incassobureau kan het geen kwaad eens te informeren of zij ook een zogenaamde 'zwarte lijst' hebben.

2. Vermeld betalingstermijn op factuur

Een factuur moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en de betalingstermijn is er daar één van. Wanneer je duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden, kan daarover geen onduidelijkheid over bestaan.

De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de veertien en dertig dagen, tenzij een afwijkende termijn is opgenomen in de algemene voorwaarden of als je andere afspraken met de opdrachtgever hebt gemaakt. Lees hier aan welke andere voorwaarden jouw facturen nog meer moeten voldoen.

3. Stuur een eerste herinnering

Indien je na deze termijn nog steeds geen betaling hebt mogen ontvangen, kun je de klant of opdrachtgever een eerste herinnering sturen. Het is slechts een 'friendly reminder'; de toon van het bericht is zakelijk, maar vriendelijk en niet al te dwingend. Je weet namelijk nog niet waarom er een betalingsachterstand is opgetreden.

Wellicht was de betreffende collega van de financiële administratie met vakantie of kwam de factuur per ongeluk ergens onderop een stapel terecht. Noem in de betalingsherinnering dan ook geen nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde al wel dat hij in gebreke is gebleven en dat hij nu zo spoedig mogelijk alsnog moet betalen.

4. Neem telefonisch contact op

Als je een week na het versturen van de eerste herinnering geen reactie hebt gekregen (en het bedrag ook niet is bijgeschreven op jouw zakelijke rekening), is het tijd voor de volgende stap. Je gaat de klant er nogmaals aan herinneren dat er nog een rekening uitstaat.

Het beste is dan in principe om even te bellen. Zo'n persoonlijke benadering staat vriendelijker dan een vervolgbrief en dat vergroot de kans op een snelle betaling.

5. Stuur een tweede herinnering

Kun je de klant met geen mogelijkheid telefonisch te pakken krijgen of wordt de mondelinge belofte om de betaling alsnog zo snel mogelijk te voldoen niet nagekomen? Dan mag je een tweede betalingsherinnering sturen.

Hoe begrijpelijk ook: weersta de verleiding om je frustratie te uiten op papier en blijf in de brief zakelijk en beleefd, maar wees wel heel duidelijk naar de ontvanger toe: als de situatie nu niet snel wordt opgelost, ben je genoodzaakt tot het nemen van verdere stappen.

6. Schakel een incassobureau in

Nog steeds geen reactie? Dan kun je niet anders dan een incassobureau inschakelen. In dit geval stel je deze debiteur in gebreke. Wanneer je de klant of opdrachtgever laat weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen, vergeet dan niet te vermelden dat ook alle bijkomende kosten voor zijn rekening zullen komen.

Als startende ondernemer kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op een basis van 'no cure no pay'. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden er namelijk ook geen kosten bij jou in rekening gebracht.

Houd er wel rekening mee dat bij een eventueel faillissement de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure hier niet onder vallen.

7. Stap naar de rechter

De laatste stap is de gang naar de rechtbank. Zorg voor een zakelijke rechtsbijstandsverzekering en huur een juridisch adviseur in. Die helpt je met het sturen van een dagvaarding, waarmee je de klant voor de rechter daagt.

Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Gelukkig komt het in de meeste gevallen niet zover en wordt de betaling, al dan niet met enige vertraging, alsnog voldaan.

Een digitaal alternatief voor de fysieke gang naar de rechtbank is DigiTrage, een digitale arbitrage voor incassovorderingen. Ondernemers kunnen deze clausule in hun algemene voorwaarden opnemen. Wanneer een factuur onbetaald blijft, kan de zaak vervolgens online worden ingediend. Lees hier het interview met oprichter Gijs Poorter

Lees ook

Algemene voorwaarden opstellen: wanneer relevant?
Conflict met een leverancier: zo los je het op
Een rechtsbijstandverzekering afsluiten: wanneer verstandig?
Hoe bel je klanten over een openstaande factuur?
Klanten en opdrachtgevers werven doe je zo
Betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?

 

Bijgewerkt op: 12-02-2019

Wat vind je van dit artikel?

x7
x3

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 2.806 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.