Factuur maken: welke gegevens mogen niet ontbreken?

Een goede factuur in 9 stappen

Kleine ondernemers regelen de betaling vaak zelf door facturen te sturen naar klanten en opdrachtgevers. Hoe ziet een goede factuur eruit? In dit artikel kun je niet alleen een gratis voorbeeldfactuur voor ZZP'ers downloaden, maar leggen wij ook precies uit welke gegevens je altijd op nota's moet vermelden.

Download een gratis voorbeeldfactuur voor ZZP'ers

Voor het eerst een factuur opstellen kan best spannend zijn. Om jou hiermee op weg te helpen, hebben wij een voorbeeldfactuur opgesteld van een (fictieve) ZZP'er die werkzaam is in de zakelijke dienstverlening. 

Klik op het plaatje hieronder om de voorbeeldfactuur gratis te downloaden (dit bestand opent in PDF). 

Onder de voorbeeldfactuur gaat het artikel verder met uitleg over welke gegevens je altijd op jouw facturen moet vermelden. Zo weet je zeker dat je straks niets vergeet.

Voorbeeld factuur ZZP

Welke gegevens zijn verplicht?

1. Btw-nummer

Het btw-nummer (omzetbelastingnummer) ontvang je van de Belastingdienst als jouw bedrijf wordt ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit is voor de fiscus het bewijs dat je 'ondernemer voor de omzetbelasting' bent.

Uitzonderingen daargelaten, maar de meeste ondernemers zijn btw-plichtig: in dat geval reken je omzetbelasting over bedragen die jij bij klanten of opdrachtgevers in rekening brengt. Hierover doe je vervolgens (vaak meerdere keren per jaar) aangifte bij de Belastingdienst.

Lees meer over de btw-aangifte.

2. KvK-nummer

Naast een btw-nummer ontvang je bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) ook automatisch een KvK-nummer. Dit nummer geeft aan aan dat jouw onderneming officieel is geregistreerd in de database van de KvK en moet je ook op iedere nota vermelden.

3. Factuurnummer

Op iedere factuur moet een ander nummer staan. De nummering kun je in principe helemaal zelf bepalen. Om jouw zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota's per jaar in te delen. Dit is met name aan te raden voor ondernemers die regelmatig voor dezelfde klanten opdrachten werken.

Iedere januari begin je dan met een schone lei en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2016 zou de eerste factuur dan 160001 zijn, de tweede 160002 enzovoort. Wanneer je op een gegeven moment uitkomt bij 160010, telt dat makkelijk door.

4. Factuurdatum en betalingstermijn

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt naar een klant of opdrachtgever. Het is gebruikelijk om op nota's duidelijk aan te geven voor welke datum de betaling (uiterlijk) moet zijn voldaan. De gangbare betalingstermijn ligt doorgaans tussen de veertien en dertig dagen.

Het is aan te raden om bij de aanname van de opdracht ook de betalingstermijn te bespreken met je klant of opdrachtgever, zodat alle partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn.

Vergeet je een keer om op de factuur een concrete betalingstermijn aan te geven? Dan geldt automatisch een termijn van dertig dagen. Als de (afgesproken) termijn wordt overschreden, mag je rente in rekening brengen.

Lees meer: betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?

Werk je al wel freelance, maar heb je (nog) geen bedrijf? Zet dan jouw eigen naam en adres op de factuur.

5. (Bedrijfs)naam en adres

Naast het btw- en KvK-nummer moet je uiteraard ook jouw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens vermelden.

Ben je werkzaam als freelancer, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf opgericht? Zet in dat geval alleen jouw eigen naam en adres op de factuur.

6. (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer

Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er bestaan geen harde regels op welke plek je deze adressen en contactgegevens moet vermelden, maar het is gebruikelijk om deze gegevens boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.

7. Datum en omschrijving levering/dienst

Wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit gekost? Beschrijf en specificeer de hoeveelheid uren die je in rekening brengt zo goed als je kunt.

Merk je al tijdens de werkzaamheden dat je veel meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf met de afnemer is afgesproken? 

Geef dat dan ruim van tevoren aan, zodat een klant rekening kan houden met extra onkosten of je in overleg nieuwe afspraken kunt maken over het tarief.

Verdubbel het aantal gewerkte uren in ieder geval nooit zonder dit vooraf te hebben aangekondigd, om verwarring en onnodige conflicten te voorkomen.


Tip! Gratis whitepaper: bereken je uurtarief

Welke kosten reken jij straks voor de gewerkte uren? Het is verstandig om hier voor de start van je onderneming al over na te denken. Ontdek hoe jij tot een goed bedrag komt en wanneer hét moment daar is om jouw tarief te verhogen.

Download gratis PDF


8. Btw-tarief

De meeste ondernemers brengen omzetbelasting in rekening en moeten de volgende zaken altijd op hun facturen vermelden:

  • het bedrag exclusief btw
  • eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
  • het gehanteerde btw-tarief
  • de vergoeding
  • het btw-bedrag in euro's
     

Let op: als jij jaarlijks minder dan 1883 euro aan btw-kosten kwijt bent, kom je mogelijk in aanmerking voor belastingvermindering en hoef je voortaan minder (of zelfs helemaal geen) btw) af te dragen. 

Lees hier meer over de Kleineondernemersregeling.

9. Vooruitbetaling en rekeningnummer

Als de gewenste datum van betaling afwijkt van de factuurdatum, moet je dit duidelijk vermelden op de factuur.

Tot slot: zet ook jouw zakelijke bankrekeningnummer op de factuur. Daarmee garandeer je dat de afnemer straks meteen alle gegevens bij de hand heeft om de betaling direct zonder problemen te voldoen.

Ook interessant voor jou

Hoe ziet een goede factuur eruit?
Een goede offerte opstellen doe je zo
4 voordelen van een zakelijke rekening
Zo houd je als ZZP'er effectief jouw uren bij
Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Bijgewerkt op: 12-04-2017 Gepubliceerd op:
15-07-2011

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en ZZP'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Nieuwsbrief

Meld je aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief met handige tips.

Gratis voorbeeldplannen

Ondernemingsplan voorbeeld

Op zoek naar een goed voorbeeld om naast je eigen ondernemingsplan te leggen? Op Rabobank.nl kun je diverse voorbeeldplannen gratis downloaden.

Bekijk de voorbeeldplannen

Wat is IkGaStarten?

IkGaStarten is een online initiatief van de Rabobank, de bank voor startend Nederland. Bedoeld voor startende ondernemers én voor mensen die nu nog in loondienst zijn, maar overwegen om ook de sprong te wagen. Iedere dag plaatsen wij hier nuttige informatie en tips die het leven van de ondernemer makkelijker en leuker maken. Rabobank kan jou onder meer op weg helpen met een zakelijke rekening en relevante verzekeringen.

Zakelijke rekening nodig?
X
Startersvoordeel

Bij de Rabobank is dit voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.

sluiten

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.