Een goede factuur in 9 stappen

Bijgewerkt op 07 november 2022
10 min  leestijd
95.999
Image
Goede factuur opstellen

Facturen maken, hoe doe je dat eigenlijk? In dit artikel kun je niet alleen een gratis factuur voorbeeld voor zzp'ers downloaden, maar leggen wij precies uit welke gegevens je altijd op nota's moet vermelden.

Download een gratis factuur voorbeeld voor zzp'ers

Yes! Je eerste factuur kan eruit. Wat zet je daar eigenlijk op? Facturen maken kan best een uitdaging zijn als je dat nog nooit gedaan hebt. Met een sterke en duidelijke factuur staat het geld sneller op je zakelijke rekening. Om je op weg te helpen, hebben we een voorbeeldfactuur van een (fictieve) zzp'er die werkzaam is in de zakelijke dienstverlening. 

Klik op het plaatje hieronder om de voorbeeldfactuur gratis te downloaden (dit bestand opent in PDF). Onder het factuur voorbeeld gaat het artikel verder met uitleg over welke gegevens je altijd op jouw facturen moet vermelden. Zo weet je zeker dat je straks niets vergeet.

Factuur voorbeeld

Met dit handige voorbeeld kun je al je facturen maken.

Image
Factuur voorbeeld

 

 

Facturen maken: welke onderdelen heb je nodig?

Een factuur bestaat uit een aantal belangrijke onderdelen. Deze hebben we voor het gemak genummerd. Benieuwd naar een specifiek onderdeel? Klik dan op een van de links hieronder. Je kunt ook verder scrollen, dan kom je alle onderdelen tegen.

Overigens is niet iedere ondernemer verplicht om volgens onderstaande regels te factureren; taxichauffeurs en horecabedrijven kennen bijvoorbeeld deze strikte verplichting niet. Op de website van de Belastingdienst staat vermeld wanneer jouw nota's wel aan onderstaande voorwaarden moeten voldoen.

  1. Btw-identificatienummer
  2. KvK-nummer
  3. Factuurnummer
  4. Factuurdatum
  5. Bedrijfsnaam en -adres
  6. Bedrijfsnaam en -adres van de afnemer
  7. Datum en omschrijving van de dienst/het product
  8. Vooruitbetaling en rekeningnummer
  9. Betalingstermijn

Heb jij jouw verzekeringen voor 2023 goed geregeld?

Choices

1. Btw-identificatienummer (btw-id)

Als je je inschrijft in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, krijg je een nummer van de Belastingdienst. Dit is voor de fiscus het bewijs dat je 'ondernemer voor de omzetbelasting' bent. Op dit moment zijn er twee nummers: 

  1. Het btw-identificatienummer gebruik je op je facturen.
  2. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor alle communicatie met de belastingdienst. Let op: dit nummer is gelijk aan het oude btw-nummer wat vóór 2020 gebruikt werd voor allebei de situaties.

Belangrijk: op je facturen gebruik je dus alleen het btw-identificatienummer. Over een tijdje zal het oude btw-nummer helemaal vervangen worden door het btw-identificatienummer. Ook in je communicatie met de Belastingdienst dus.

2. KvK-nummer

Wanneer je een bedrijf start, moet je je altijd eerst inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Bij deze inschrijving ontvang je automatisch een KvK-nummer. Dit nummer geeft aan aan dat jouw onderneming officieel is geregistreerd in de database van de KvK en moet je ook op iedere nota vermelden.

Deze werkwijze is trouwens niet alleen wettelijk verplicht: op deze manier laat je (potentiële) klanten ook zien dat je een serieus bedrijf runt.

3. Factuurnummer

Op iedere factuur moet een ander nummer staan. Zo houd je de verschillende facturen uit elkaar, en weet je bij vragen direct over welke factuur het gaat. De nummering kun je in principe helemaal zelf bepalen.

Om jouw zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota's per jaar in te delen. Dit is met zeker aan te raden voor ondernemers die regelmatig voor dezelfde klanten werken.

Iedere januari begin je dan met een schone lei en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2022 zou de eerste factuur dan 2022001 zijn, de tweede 2022002 enzovoort. Let op dat je voldoende nullen toevoegt na het jaartal. Wanneer je op een gegeven moment uitkomt bij 2022010, telt dat makkelijk door.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

4. Factuurdatum

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt naar een klant of opdrachtgever. Het is gebruikelijk om op nota's duidelijk aan te geven voor welke datum de betaling (uiterlijk) moet zijn voldaan.

    5. (Bedrijfs)naam en adres

    Naast het btw- en KvK-nummer moet je uiteraard ook jouw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens vermelden. Ben je al werkzaam als freelancer of zzp'er, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf opgericht? Zet in dat geval alleen jouw eigen naam en adres op de factuur.

    6. (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer

    Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er bestaan geen harde regels op welke plek je deze adressen en contactgegevens moet vermelden, maar het is gebruikelijk om deze gegevens boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.

    7. Datum en omschrijving levering/dienst

    Wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit gekost? Beschrijf en specificeer de hoeveelheid uren die je in rekening brengt zo goed als je kunt.

    Merk je al tijdens de werkzaamheden dat je veel meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf met de afnemer is afgesproken? Geef dat dan ruim van tevoren aan, zodat een klant rekening kan houden met extra onkosten. Je kunt ook opnieuw het gesprek aangaan over het tarief dat je zult aanhouden.

    Verdubbel het aantal gewerkte uren in ieder geval nooit zonder dit vooraf te hebben aangekondigd, om verwarring en onnodige conflicten te voorkomen.

    Tip! Gratis whitepaper: bereken je uurtarief

    Welke kosten reken jij straks voor de gewerkte uren? Het is verstandig om hier voor de start van je onderneming al over na te denken. Ontdek hoe jij tot een goed bedrag komt en wanneer hét moment daar is om jouw tarief te verhogen.

    Facturen maken als je btw-plichtig bent

    De meeste ondernemers zijn btw-plichtig. Als dat ook voor jou geldt, reken je omzetbelasting over bedragen die jij bij klanten of opdrachtgevers in rekening brengt. Deze zet je vervolgens op je factuur. Later doe je hiervoor (vaak meerdere keren per jaar) aangifte bij de Belastingdienst.

    De meeste ondernemers brengen omzetbelasting in rekening en moeten de volgende zaken altijd op hun facturen vermelden:

    • het bedrag exclusief btw
    • eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
    • het gehanteerde btw-tarief
    • de vergoeding
    • het btw-bedrag in euro's

    Let op: als jij jaarlijks een maximale omzet van € 20.000 hebt,  kom je mogelijk in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling en hoef je voortaan geen btw meer af te dragen. Zet dit altijd op je factuur, zodat je opdrachtgever niet in de war raakt.

    8. Vooruitbetaling en rekeningnummer

    Je kunt ook de afspraak maken dat je klant al betaalt voordat het product of de dienst daadwerkelijk geleverd is. Dit heeft een groot voordeel voor jou, het geld staat namelijk eerder op je rekening. Als de gewenste datum van betaling afwijkt van de factuurdatum, moet je dit duidelijk vermelden op de factuur.

    Tot slot: zet ook je zakelijke rekeningnummer op de factuur. Dit is niet wettelijk verplicht, maar wel een servicegericht gebaar van jouw kant. Op die manier heeft de afnemer straks meteen alle benodigde gegevens bij de hand om zonder al te veel problemen de betaling te kunnen voldoen.

    Tip: krijg sneller betaald met een zakelijk betaalverzoek! Je kunt de link direct op je factuur zetten.

    9. Betalingstermijn

    Het is aan te raden om bij de aanname van de opdracht ook de betalingstermijn te bespreken met je klant of opdrachtgever, zodat alle partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn.

    De gangbare betalingstermijn ligt doorgaans tussen de veertien en dertig dagen.

    Vergeet je op de factuur een concrete betalingstermijn aan te geven?

    Dan geldt automatisch een termijn van dertig dagen. Als de (afgesproken) termijn wordt overschreden, mag je rente in rekening brengen. Ga niet direct van het ergste uit, misschien is je klant de factuur gewoon vergeten. Het is dan slim om eerst een herinneringsmail te sturen en je klant op te bellen.

    Wanneer is een factuur niet rechtsgeldig?

    Voldoet jouw factuur onverhoopt niet aan de bovengestelde vereisten? Dan kan de nota niet als rechtsgeldig worden beschouwd en zal de ontvanger bijvoorbeeld geen gebruik kunnen maken van de btw-aftrek.

    Dat laatste geldt natuurlijk ook voor jezelf: controleer de facturen die jij ontvangt dus voor de zekerheid ook altijd even op bovenstaande criteria en attendeer de afzender tijdig op eventuele fouten.

    Factuur maken in Excel of met software

    Er zijn verschillende manieren om een factuur op te stellen. Sommige ondernemers doen het in Excel. Door te werken met formules, laat je berekeningen automatisch uitvoeren. Zo maak je geen rekenfoutjes meer.

    Facturen maken in Excel kan op twee manieren: met een factuursjabloon of met een eigen layout. De factuursjabloon is het makkelijkst, daar staan de formules al in verwerkt.

    Een andere mogelijkheid is het gebruik van boekhoudsoftware als Moneybird, Exact of e-boekhouden. Hier kun je een eenvoudige factuur template of sjabloon gebruiken om je factuur op te stellen. Een groot voordeel van deze methode, is dat je factuur er zonder veel moeite professioneel uit komt te zien.

    UBL facturen

    UBL facturen zijn facturen in een speciaal formaat dat makkelijk te lezen is door administratiesoftware. Het gaat hierbij om elektronische facturen in de vorm van een XML bestand. Het is hierdoor mogelijk om facturen direct van het administratiesysteem van bedrijf A naar het administratiesysteem van bedrijf B te sturen.

    UBL staat Universal Business Language. Het is niet hetzelfde als een PDF.

    De UBL facturen worden verzonden via het beveiligde Europese PEPPOL. Ondernemers krijgen vaak te maken met dit soort facturen als ze zaken doen met de Nederlandse overheid. Hier zijn e-facturen namelijk verplicht. Ook moet je een organisatie-identificatienummer (OIN) toevoegen aan de factuur.

    ZZP rekening

    De Rabo ZZP rekening, ideaal voor zzp'ers

    Betaal alleen voor wat je gebruikt, zonder vaste kosten. 
    Bekijk de voordelen

    Ook interessant voor jou

    Hoe ziet een goede factuur eruit?
    Een goede offerte opstellen doe je zo
    4 voordelen van een zakelijke rekening
    Zo werkt een zakelijk betaalverzoek
    Laat je factuur voorfinancieren met Factuur Financiering

    Meer over zzp

    Meer over zzp
    ZZP rekening

    Breng je financiële administratie op orde voor 2023

    Makkelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven? Met de Rabo ZZP rekening start je laagdrempelig met weinig kosten: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

    Sluiten