Goede factuur opstellen

Een goede factuur in 9 stappen

Hoe ziet een goede factuur eruit? In dit artikel kun je niet alleen een gratis voorbeeldfactuur voor zzp'ers downloaden, maar leggen wij ook precies uit welke gegevens je altijd op nota's moet vermelden.

Download een gratis voorbeeldfactuur voor zzp'ers

Yes! Je eerste factuur kan eruit. Wat zet je daar eigenlijk op? We hebben een voorbeeldfactuur opgesteld van een (fictieve) zzp'er die werkzaam is in de zakelijke dienstverlening. 

Klik op het plaatje hieronder om de voorbeeldfactuur gratis te downloaden (dit bestand opent in PDF). Onder de voorbeeldfactuur gaat het artikel verder met uitleg over welke gegevens je altijd op jouw facturen moet vermelden. Zo weet je zeker dat je straks niets vergeet.

Voorbeeldfactuur

Dit voorbeeld gebruik je vanaf 2020:

Factuur voorbeeld

Onderdelen factuur

Een factuur bestaat uit een aantal belangrijke onderdelen. Benieuwd naar een specifiek onderdeel? Klik dan op een van de links hieronder. Je kunt ook verder scrollen, dan kom je alle onderdelen tegen.

1. Btw-identificatienummer (btw-id)

Als je je inschrijft in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, krijg je een nummer van de Belastingdienst. Dit is voor de fiscus het bewijs dat je 'ondernemer voor de omzetbelasting' bent. Op dit moment zijn er twee nummers: 

  1. Het btw-identificatienummer gebruik je op je facturen.
  2. Het omzetbelastingnummer gebruik je voor alle communicatie met de belastingdienst. Let op: dit nummer is gelijk aan het oude btw-nummer wat voor 2020 gebruikt werd voor allebei de situaties.

Over een tijdje zal het oude btw-nummer helemaal vervangen worden door het btw-identificatienummer. Ook in je communicatie met de Belastingdienst dus.

Btw-plichtig

Uitzonderingen daargelaten, maar de meeste ondernemers zijn btw-plichtig: in dat geval reken je omzetbelasting over bedragen die jij bij klanten of opdrachtgevers in rekening brengt. Hierover doe je vervolgens (vaak meerdere keren per jaar) aangifte bij de Belastingdienst.

2. KvK-nummer

Naast een btw-nummer ontvang je bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) ook automatisch een KvK-nummer. Dit nummer geeft aan aan dat jouw onderneming officieel is geregistreerd in de database van de KvK en moet je ook op iedere nota vermelden.

3. Factuurnummer

Op iedere factuur moet een ander nummer staan. De nummering kun je in principe helemaal zelf bepalen. Om jouw zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota's per jaar in te delen.

Dit is met zeker aan te raden voor ondernemers die regelmatig voor dezelfde klanten werken.

Iedere januari begin je dan met een schone lei en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2020 zou de eerste factuur dan 2020001 zijn, de tweede 2020002 enzovoort. Wanneer je op een gegeven moment uitkomt bij 2020010, telt dat makkelijk door.

4. Factuurdatum en betalingstermijn

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt naar een klant of opdrachtgever. Het is gebruikelijk om op nota's duidelijk aan te geven voor welke datum de betaling (uiterlijk) moet zijn voldaan.

De gangbare betalingstermijn ligt doorgaans tussen de veertien en dertig dagen.

Het is aan te raden om bij de aanname van de opdracht ook de betalingstermijn te bespreken met je klant of opdrachtgever, zodat alle partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn.

Vergeet je op de factuur een concrete betalingstermijn aan te geven?

Dan geldt automatisch een termijn van dertig dagen. Als de (afgesproken) termijn wordt overschreden, mag je rente in rekening brengen. Ga niet direct van het ergste uit, misschien is je klant de factuur gewoon vergeten.

5. (Bedrijfs)naam en adres

Naast het btw- en KvK-nummer moet je uiteraard ook jouw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens vermelden.

Ben je werkzaam als freelancer, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf opgericht? Zet in dat geval alleen jouw eigen naam en adres op de factuur.

6. (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer

Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er bestaan geen harde regels op welke plek je deze adressen en contactgegevens moet vermelden, maar het is gebruikelijk om deze gegevens boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.

7. Datum en omschrijving levering/dienst

Wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit gekost? Beschrijf en specificeer de hoeveelheid uren die je in rekening brengt zo goed als je kunt.

Merk je al tijdens de werkzaamheden dat je veel meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf met de afnemer is afgesproken? 

Geef dat dan ruim van tevoren aan, zodat een klant rekening kan houden met extra onkosten of je in overleg nieuwe afspraken kunt maken over het tarief. Verdubbel het aantal gewerkte uren in ieder geval nooit zonder dit vooraf te hebben aangekondigd, om verwarring en onnodige conflicten te voorkomen.

Tip! Gratis whitepaper: bereken je uurtarief

Welke kosten reken jij straks voor de gewerkte uren? Het is verstandig om hier voor de start van je onderneming al over na te denken. Ontdek hoe jij tot een goed bedrag komt en wanneer hét moment daar is om jouw tarief te verhogen.

8. Btw-tarief

De meeste ondernemers brengen omzetbelasting in rekening en moeten de volgende zaken altijd op hun facturen vermelden:

  • het bedrag exclusief btw
  • eventuele kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn opgenomen
  • het gehanteerde btw-tarief
  • de vergoeding
  • het btw-bedrag in euro's

Let op: als jij jaarlijks een maximale omzet van € 20.000 hebt,  kom je mogelijk in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling en hoef je voortaan geen btw meer af te dragen. 

9. Vooruitbetaling en rekeningnummer

Als de gewenste datum van betaling afwijkt van de factuurdatum, moet je dit duidelijk vermelden op de factuur.

Tot slot: zet ook jouw zakelijke bankrekeningnummer op de factuur. Daarmee garandeer je dat de afnemer straks meteen alle gegevens bij de hand heeft om de betaling direct zonder problemen te voldoen.

Ook interessant voor jou

Hoe ziet een goede factuur eruit?
Een goede offerte opstellen doe je zo
4 voordelen van een zakelijke rekening

Bijgewerkt op: 17-08-2020

Wat vind je van dit artikel?

x55
x12

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke zakelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, waar moet je dan op letten?

Bedrijfsadministratie inrichten

Bij het opzetten en inrichten van je administratie moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Facturen en offertes opstellen

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 7.232 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.