Betalingstermijnen op facturen vaak genegeerd
Als je een opdracht afrondt, stuur je een factuur naar je klant of opdrachtgever. Je gaat er dan als ondernemer vanuit dat deze op tijd worden betaald. Toch krijgt bijna iedere ondernemer, groot of klein, wel eens te maken met te laat of niet betaalde facturen. De betalingstermijnen op de facturen worden dan gewoon genegeerd.
Als ondernemer of zzp'er kun je hierdoor in de problemen komen. Je krijgt dan namelijk een gebrek aan liquide middelen: geld dat je kunt uitgeven.
Gevolgen wanbetaling
Als je langer moet wachten op je geld, moet je eventuele leveranciers uit je reserves betalen. Ook moet je voor je eigen 'loon' teren op je (zakelijke) spaargeld. Dat houden de meeste mensen niet zo lang vol.
Te laat betaalde facturen kunnen er ook voor zorgen dat je bijvoorbeeld zelf de omzetbelasting en de inkomstenbelasting voor moet schieten. Dit kost jou als ondernemer niet alleen rente, ook je cashflow kan hierdoor ook in gevaar komen.
Noodzakelijke investeringen, zoals een auto van de zaak, laptop en telefoon, moeten worden uitgesteld. Ook wordt het lastig om nog te groeien met je bedrijf.
Hoe zijn betalingstermijnen op facturen wettelijk geregeld?
Om de ondernemers tegen wanbetalers te beschermen, is er de Europese Richtlijn voor bestrijding van betalingsachterstand in het zakelijk verkeer. Hierin is vastgelegd dat de betalingstermijn tussen bedrijven onderling maximaal zestig dagen is. Hiervan kan bijna niet worden afgeweken.
Goed om te weten: als er helemaal geen betalingstermijn op de factuur staat, moet deze al binnen dertig dagen betaald worden.
Werk je als mkb-ondernemer of zzp'er voor grote bedrijven? Voor deze samenwerkingen wordt vanaf 1 juli 2022 de standaard maximale betalingstermijn verkort naar dertig dagen.
Wat is de betalingstermijn voor overheidsopdrachten?
Ondernemers en zzp'ers die een dienst leveren aan de overheid, staan nog sterker. Facturen van ondernemers aan de overheid dienen altijd binnen dertig dagen na de factuurdatum te worden betaald.
Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk, aangezien de overheid de wettelijk vastgelegde Algemene Rijksvoorwaarden gebruikt.
Betalingstermijnen op facturen: aan welke regels moet ik zelf voldoen?
Als zelfstandig ondernemer is het jouw verantwoordelijk om een correcte factuur te sturen. Incomplete nota’s worden niet altijd in behandeling genomen. Je moet dan je de factuur herstellen en opnieuw opsturen. Hierdoor word je waarschijnlijk laat betaald door eigen schuld.
Een factuur moet aan een aantal regels voldoen. Zo moet je in elk geval de volgende zaken vermelden:
- De volledige bedrijfsgegevens vermelden, inclusief het btw-nummer en het KvK-nummer
- Informatie over de geleverde diensten en/of producten
- Adresgegevens van de ontvanger
- Factuurdatum
- Een factuurnummer
- Het totaalbedrag
- Eventueel een betalingstermijn
Hoe beperk ik het risico op wanbetalers?
Stuur facturen zoveel mogelijk op regelmatige basis, bijvoorbeeld per week of per maand. Wie na een klus van drie maanden eenmalig een factuur van € 15.000 stuurt, brengt een (kleine) opdrachtgever wellicht in de problemen.
Waarschijnlijk heeft jouw klant dit bedrag wel voor je gereserveerd, maar staat dit misschien nog niet volledig op de zakelijke rekening. Als je in plaats daarvan iedere maand € 5.000 factureert, heb je op de laatste dag van je klus waarschijnlijk al € 10.000 ontvangen en volgt de laatste € 5.000 na dertig dagen.
In zes stappen naar een passende prijs. Gebruik de infographic om jouw uurtarief te berekenen. En check of het tijd is om je tarief te verhogen.
Wat kan ik doen tegen wanbetalers?
Als een opdrachtgever jouw factuur dus niet binnen dertig dagen betaalt, mag je tegenwoordig direct een standaardvergoeding voor incassokosten vragen. Dit is een percentage van de rekening, met een minimumbedrag van € 40. Daarnaast mag je wettelijke rente in rekening brengen.
Volg deze stappen als je te maken krijgt met een wanbetaler:
1. Stuur een herinnering
Als je na dertig dagen nog geen betaling hebt ontvangen (ondanks duidelijke betaaltermijnen op je facturen), stuur je in eerste instantie een herinnering. Blijf vriendelijk in deze brief, want niet iedere klant of opdrachtgever is een bewuste wanbetaler. Het kan altijd een keer gebeuren dat een factuur over het hoofd is gezien of is kwijtgeraakt.
Als de relatie met de opdrachtgever goed is, is dreigen met acties of het stellen van een nieuwe betalingstermijn ook niet nodig. In de meeste gevallen wordt de factuur bijna direct alsnog betaald.
2. Neem telefonisch contact op
Als de klant na deze herinnering niet heeft gereageerd en na een week ook nog niet heeft betaald, is het tijd voor een andere benadering. De beste optie is dan om te bellen. Je herinnert de klant er dan persoonlijk aan, dus alle excuses over niet ontvangen facturen zijn vanaf dat moment uitgesloten.
Sommige ondernemers vinden dit lastig om te doen en moeten hiervoor wellicht een drempel over, maar onthoud dat je volledig in je recht staat, iets waar de wanbetaler zich ook wel degelijk van bewust is. Probeer de afspraak met de debiteur schriftelijk te bevestigen.
3. Stuur nog een herinnering
Als er zelfs na telefonisch contact nog niet is betaald, is het tijd voor nog een tweede betalingsherinnering: de aanmaning. Je geduld is op, de onbetaalde factuur is inmiddels een grote bron van ergernis geworden. Je kunt in deze brief aankondigen dat als de ontvanger niet snel actie onderneemt, je incassomaatregelen gaat treffen.
Je kunt in deze brief vermelden dat het factuurbedrag verhoogd word met de standaardvergoeding voor incassokosten, inclusief de wettelijke rente. Je geeft de wanbetaler veertien dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet hij dit niet, dan is hij verplicht ook de incassokosten te betalen.
4. Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt de debiteur dan officieel in gebreke. Je laat hem weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen.
De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.
5. Maak de gang naar de rechtbank
De allerlaatste stap is de gang naar de rechtbank. Zorg voor een zakelijke rechtsbijstandsverzekering en huur een advocaat in. Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je hem voor de rechter daagt.
Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Deze stap is alleen aan te raden als het om grote bedragen gaat. Anders ben je relatief veel geld en tijd kwijt.
Lees ook:
10 manieren om de start van je bedrijf te financieren
Een balans opstellen doe je zo
