Betalingstermijnen op facturen, hoe zit dat?
ZZP'ers vermelden op hun facturen bijna altijd een betalingstermijn. Toch wordt deze uiterlijke betaaldatum regelmatig overschreden door opdrachtgevers of klanten, waardoor ondernemers in financiële problemen komen. Wat zijn de wettelijke voorwaarden met betrekking tot betalingstermijnen en hoe kun je als ZZP'er het beste met wanbetalers omgaan?
Hoe zijn betalingstermijnen wettelijk geregeld?
Als ondernemer ga je er vanuit dat de facturen, die je na het afronden van een opdracht naar klanten of opdrachtgevers hebt gestuurd, op tijd worden betaald. Toch krijgt bijna iedere kleine ondernemer, ondanks het vermelden van een betalingstermijn, wel eens te maken met te laat of niet betaalde facturen. Met als gevolg dat ZZP’ers in financiële problemen kunnen komen.
Om de (startende) ondernemers hiertegen te beschermen is sinds 16 maart 2013 de nieuwe Wet Betalingstermijnen van kracht. Hierin is vastgelegd dat de betalingstermijn tussen bedrijven onderling maximaal dertig dagen is, waarvan bijna niet kan worden afgeweken - ook niet als er geen betalingstermijn op de factuur staat vermeld.
Betalingstermijnen moesten toch redelijk zijn?
Voordat deze nieuwe wet van kracht ging, werden er ‘niet onredelijke’ betalingstermijnen gehanteerd. Veel bedrijven hielden hiervoor in de algemene voorwaarden een termijn van veertien of dertig dagen aan. De term ‘niet onredelijk’ werd alleen steeds ruimer geïnterpreteerd, waardoor kleine ondernemers steeds machtelozer werden en financieel achter de feiten aan liepen.
Te laat betaalde facturen kunnen er namelijk voor zorgen dat ZZP’ers een gebrek aan liquide middelen krijgen, waardoor ze bijvoorbeeld zelf de omzetbelasting en de inkomstenbelasting voor moeten schieten. Dit kost ondernemers niet alleen rente, maar de cashflow kan hierdoor ook in gevaar komen. Spaargeld moet worden aangewend, waardoor noodzakelijke andere investeringen (een nieuwe auto, laptop, telefoon) moeten worden uitgesteld.
Wat houdt de Wet Betalingstermijnen in?
Als je vroeger geen betalingstermijn in de factuur had opgenomen, stond je als ZZP’er vrijwel machteloos tegen wanbetalers. Het bleek bijna onmogelijk om iemand achteraf nalatigheid te verwijten als er niets was gedocumenteerd.
Om zelfstandige ondernemers beter te beschermen is dit in de wet aangepast. Ook als bedrijven onderling contractueel niets hebben vastgelegd, moet de factuur nu uiterlijk dertig dagen na de dag van ontvangst van de factuur worden betaald.
Er is een uitzondering mogelijk, maar dit komt niet veel voor. Zo mag er een langere betalingstermijn van maximaal zestig dagen tussen bedrijven worden afgesproken, maar dat moet vooraf door beide partijen zijn vastgelegd.
Wat is de betalingstermijn voor overheidsopdrachten?
ZZP’ers die een dienst leveren aan de overheid staan nog sterker. Facturen van ondernemers aan de overheid dienen altijd binnen dertig dagen na de factuurdatum te worden betaald. Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk, aangezien de overheid de wettelijk vastgelegde Algemene Rijksvoorwaarden gebruikt.
Aan welke regels moet ik zelf voldoen?
Als zelfstandig ondernemer is het jouw verantwoordelijk om een correcte factuur te sturen. Incomplete nota’s worden niet altijd in behandeling genomen, waarna je de factuur moet herstellen, opnieuw moet opsturen en de betaling door eigen schuld uiteindelijk later geschiedt. Een factuur moet aan een aantal regels voldoen. Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden, inclusief het btw-nummer en het KvK-nummer.
Verder mogen zowel het totaalbedrag als informatie over de geleverde diensten en/of producten, de factuurdatum en adresgegevens van de ontvanger niet ontbreken. Een betalingstermijn is vanwege de nieuwe wet niet meer noodzakelijk, maar nog altijd wel aan te raden om misverstanden te voorkomen.
Hoe beperk ik het risico op wanbetalers?
Je zakelijke én privé-administratie op orde houden? Een zakelijke rekening is voor startende ondernemers het eerste jaar gratis.
Succesvolle administratie
Stuur facturen zoveel mogelijk op regelmatige basis, bijvoorbeeld per week of per maand.
Wie na een klus van drie maanden eenmalig een factuur van 15.000 euro stuurt, brengt een (kleine) opdrachtgever wellicht in de problemen.
Waarschijnlijk heeft hij dit bedrag wel voor jou gereserveerd, maar misschien nog niet volledig op zijn bankrekening heeft staan doordat hij zelf met wanbetalers te maken heeft.
Als je in plaats daarvan iedere maand 5.000 euro factureert, heb je op de laatste dag van je klus waarschijnlijk al 10.000 euro ontvangen en volgt de laatste 5.000 euro na dertig dagen.
Wat kan ik doen tegen wanbetalers?
Ondanks de nieuwe wet hebben ZZP’ers in de praktijk toch nog altijd veel met wanbetalers te maken. Door deze wet sta je als ondernemer in ieder geval altijd in je recht. Als een opdrachtgever jouw factuur dus niet binnen dertig dagen betaalt, mag je tegenwoordig direct een standaardvergoeding voor incassokosten vragen.
Dit is een percentage van de rekening, met een minimumbedrag van 40 euro. Daarnaast mag je wettelijke rente in rekening brengen. Bedenk echter, voordat je direct tot het eisen van incassokosten overgaat, dat er nog andere, vriendelijkere, manieren zijn om aan je geld te komen.
1. Stuur een herinnering
Als je na dertig dagen nog geen betaling hebt ontvangen, stuur je in eerste instantie een herinnering. Blijf vriendelijk in deze brief, want niet iedere klant of opdrachtgever is een bewuste wanbetaler. Het kan altijd een keer gebeuren dat een factuur over het hoofd is gezien of is kwijtgeraakt. Als de relatie met de opdrachtgever goed is, is dreigen met acties of het stellen van een nieuwe betalingstermijn ook niet nodig. In de meeste gevallen wordt de factuur bijna direct alsnog betaald.
2. Neem telefonisch contact op
Als de klant na deze herinnering niet heeft gereageerd en na een week ook nog niet heeft betaald, is het tijd voor een andere benadering. De beste optie is dan om te bellen. Je herinnert de klant er dan persoonlijk aan, dus alle excuses over niet ontvangen facturen zijn vanaf dat moment uitgesloten. Sommige ondernemers vinden dit lastig om te doen en moeten hiervoor wellicht een drempel over, maar onthoud dat je volledig in je recht staat - iets waar de wanbetaler zich ook wel degelijk van bewust is. Probeer de afspraak met de debiteur schriftelijk te bevestigen.
3. Stuur nog een herinnering
Als er zelfs na telefonisch contact nog niet is betaald, is het tijd voor nog een tweede betalingsherinnering: de aanmaning. Je geduld is op, de onbetaalde factuur is inmiddels een grote bron van ergernis geworden. Je kunt in deze brief aankondigen dat als de ontvanger niet snel actie onderneemt, je incassomaatregelen gaat treffen. Je kunt in deze brief melding maken van een verhoging van de rekening met de standaardvergoeding voor incassokosten, inclusief de wettelijke rente. Je geeft de wanbetaler veertien dagen de tijd om de rekening alsnog te betalen. Doet hij dit niet, dan is hij verplicht ook de incassokosten te betalen.
4. Schakel een incassobureau in
Als de rekening nu nog altijd niet betaald is, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Je stelt dan de debiteur in gebreke. Je laat hem weten dat je met dwangmiddelen de vordering gaat innen en dat alle kosten voor rekening van de debiteur komen. De meeste startende ondernemers die te maken krijgen met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Als er geen geld wordt geïncasseerd, heb jij ook geen kosten.
5. Maak de gang naar de rechtbank
De allerlaatste stap is de gang naar de rechtbank. Zorg voor een zakelijke rechtsbijstandsverzekering en huur een advocaat in. Die stuurt de wanbetaler vervolgens een dagvaarding, waarmee je hem voor de rechter daagt. Hierin staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.
Tip! Gratis PDF: bereken je uurtarief
Welke kosten reken jij straks voor de gewerkte uren? Het is verstandig om hier voor de start van je onderneming al over na te denken. Wil jij weten hoe jij tot een goed bedrag komt en wanneer hét moment daar is om jouw tarief te verhogen? Download deze gratis whitepaper en je ontvangt onze tips direct in je mailbox.
Ook interessant voor jou
5 tips met betrekking tot betalingstermijnen
Zo kun je een wanbetaler aanpakken
Een goede factuur in 9 stappen
Wat te doen als een factuur niet wordt betaald
Een balans opstellen doe je zo
