Hoe werkt een aanbesteding van de overheid?

4 min leestijd

13.369

Marieke Leijnen

Auteur: Marieke Leijnen

Bedrijf starten

Gaat een overheidsinstantie een opdracht uitzetten, zoals een grootschalige verbouwing van een monumentaal pand, dan is de kans groot dat zij dit via een aanbestedingsprocedure doet. Vroeger gingen vrijwel altijd grote partijen er met aanbestedingen vandoor, maar sinds de nieuwe Aanbestedingswet maken ook kleinere (samenwerkende) ondernemers een goede kans op het binnenhalen van zo'n groot project. Maar hoe gaat zo'n aanbestedingsprocedure in zijn werk?

1. Wat houdt aanbesteden precies in?

Simpel gezegd is een aanbesteding de procedure die ingaat wanneer een opdrachtgever bekendmaakt dat hij op zoek is naar een uitvoerende partij voor een bepaalde opdracht en bedrijven uitnodigt om hiervoor een offerte in te dienen. Het is dus eigenlijk gewoon een iets andere vorm van acquisitie, waarbij de overheid de opdrachtgever is en organisaties die de opdracht willen aannemen de opdrachtnemer kunnen worden.

Het gaat hierbij veelal om klussen voor de overheid, mede doordat het vaak om grootschalige projecten gaat - denk aan de aanleg van nieuwe wegen - maar ook omdat overheidsinstanties volgens de wet transparant moeten handelen. Met een degelijke inkoopprocedure kunnen overheden hun uitgaven publiekelijk verantwoorden.

Ook goed om te onthouden: Europese aanbestedingsregels kunnen afwijken van nationale aanbestedingsregels. Aanbestedingen kun je trouwens doorgaans onderverdelen in 3 soorten projecten:

Werk: hierbij gaat het vaak om bouwkundige opdrachten, zoals de aanleg van een nieuwe spoorwegovergang of herstelwerkzaamheden aan een brug of aquaduct.
Dienst: een breed begrip voor een al even breed scala aan diensten die hiervoor in aanmerking komen, maar hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan het inhuren van een jurist die de gemeente op een specifiek gebied adviseert. Maar ook aan een verhuisbedrijf dat door de gemeente wordt ingehuurd om de verhuizing naar een nieuwe locatie mogelijk te maken.
Levering: dit kun je toespitsen op organisaties die goederen leveren aan de overheidsinstantie in kwestie, zoals een x aantal nieuwe koffieautomaten of een wagenpark.

2. Hoe gaat een aanbestedingsprocedure in zijn werk?

Als je als ondernemer online een aanbesteding tegenkomt die van toepassing is op de producten of diensten die je levert met jouw bedrijf en daarop wilt reageren, moet je rekening houden met de volgende aandachtspunten. Allereerst is het goed om te weten dat er bij aanbestedingsprocedures meestal sprake is van 3 fasen:

de aankondigingsfase;
de inschrijvingsfase;
de gunningsfase.

Nóg sterker van start

Als jij de belangrijkste zaken van tevoren regelt, maak je een goed voorbereide start en vergroot je jouw kansen op succes.

Ik maak een goede start

Als je met jouw onderneming in aanmerking wilt komen, moet je allereerst geregistreerd zijn op TenderNed, het officiële aanbestedingskanaal van Nederlandse overheden. Het voordeel is dat zowel opdrachtgevende overheidsinstanties als uitvoerende bedrijven hier het volledige proces digitaal kunnen doorlopen, wat het risico's op vormfouten beperkt en tegelijkertijd bijdraagt aan een simpelere werkwijze.

Het opvragen van de aanbestedingsstukken helpt je vervolgens bij het krijgen van een beter beeld van wat de opdracht precies inhoudt en naar welke opdrachtnemer de overheidsinstantie op zoek is. Aan de hand van zo'n stuk, dat ze in de bouwbranche ook wel 'bestek' noemen, kun je jouw inschrijving (dat is dus de offerte) gaan opstellen.

Wil jij jouw kansen op gunning van de opdracht vergroten? Check dan ook altijd de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen waaraan de ideale uitvoerende partij moet voldoen. De overheidsinstantie zal jouw geschiktheid namelijk beoordelen op basis van jouw inschrijving en een aantal andere factoren, die per opdracht of opdrachtgever kunnen verschillen. In de aanbestedingsstukken staat exact omschreven waarop je je moet inschrijven en welke gegevens en bijlagen daarbij niet mogen ontbreken. Vergeet ook niet om jouw inschrijving ruim voor het verstrijken van de deadline te versturen. Overheden zijn streng: een dag te laat is in dit geval vaak ook echt te laat.

3. Zijn er verschillende soorten procedures?

Jazeker. De overheid maakt doorgaans onderscheid tussen 3 typen aanbestedingen:

De openbare aanbesteding: een algemene en openbare procedure, waarvoor in principe iedereen zich kan aanmelden.
De niet-openbare aanbesteding: deze procedure verloopt iets anders. Na een algemene aankondiging kunnen partijen zich op de aanbesteding inschrijven. Vervolgens vindt een selectie plaats, waarbij de opdrachtgever ten minste 5 potentiële opdrachtnemers selecteert. Deze kanshebbers krijgen een bestek en leveren een offerte, waarna de opdracht tot slot iemand zal worden 'gegund'.
onderhandse aanbesteding: bij deze aanbestedingsprocedure is alleen inschrijving mogelijk voor minimaal 2 en maximaal 5 partijen die hiervoor door de opdrachtgever worden uitgenodigd.

4. Welke websites zijn van belang?

Op Rijksoverheid.nl vind je uitgebreide informatie over aanbestedingsregels en actuele ontwikkelingen op dit gebied. Tenderned.nl is het belangrijkste aanbestedingskanaal, waarop alle overheden hun opdrachten plaatsen. Via deze site kun je je digitaal aanmelden voor nieuwe opdrachten.

Houd ook de websites van gemeenten bij jou in de buurt in de gaten; hier wordt vaak vermeld welke voorwaarden van toepassing zijn op uitstaande aanbestedingen.