marieke

6 tips om wanbetalers te slim af te zijn

Als ondernemer of ZZP'er ga je er natuurlijk vanuit dat de facturen, die je na het afronden van een klus naar klanten of opdrachtgevers hebt gestuurd, gewoon op tijd worden betaald. Maar in sommige gevallen blijft de betaling uit en kost het jou de nodige tijd (en ergernis) om het bedrag alsnog te innen. In dit artikel lees je hoe je de kans op uitblijvende betalingen zoveel mogelijk verkleint: 6 tips om wanbetalers te slim af te zijn.

1. Zorg voor een complete factuur

Wellicht ten overvloede, maar als ondernemer is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de nota's die je verstuurt kloppen en volledig zijn. Als je bijvoorbeeld een keer vergeet om het btw-nummer te vermelden, zul je de klant of opdrachtgever eerst opnieuw een correcte nota moeten sturen voordat hij deze kan betalen. Er zijn in Nederland nu eenmaal een aantal belangrijke voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen.

Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden - denk naast het btw-nummer ook aan jouw KvK-nummer - en mogen zowel het totaalbedrag als informatie over de specifiek geleverde diensten en/of producten, de factuurdatum, adresgegevens van de ontvanger en betalingstermijn niet ontbreken. Zolang je op nota's concreet vermeldt op welke dag je deze hebt verstuurd en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden (de gangbare termijn hiervoor is in de meeste branches dertig dagen), kan daarover later nooit onduidelijkheid over bestaan. Klik hier voor meer tips over het maken van een goede factuur.

2. Houd de administratie goed bij

Hoe meer klanten en opdrachtgevers je binnenhaalt, des te moeilijker het wordt om in de gaten te houden of al jouw facturen tijdig zijn verstuurd (en op tijd kunnen worden betaald). Doe je de administratie zelf? Reserveer dan op vaste tijden een blok in jouw agenda om deze bij te werken. Het is in de meeste sectoren gebruikelijk om de eerste factuur te versturen op de dag nadat je het product of de dienst hebt geleverd. Als je pas een week of zes na levering de factuur stuurt, bestaat de kans dat je bij menig klant onderaan de prioriteitenlijst belandt.

Door een strak debiteurenbeleid te hanteren en goed te controleren of en zo ja, wanneer je de nota's verstuurd hebt, houd je automatisch beter zicht op welke betalingen nog niet zijn voldaan. Indien een betaling lang uitblijft, kun je - na het verstrijken van de betalingstermijn - direct actie ondernemen en contact zoeken met de potentiële wanbetaler. Meer handige tips over het hanteren van een duidelijke betalingstermijn vind je in dit artikel.

3. Promoot vooruitbetalingen 

Je kunt het risico op wanbetalers nog verder verkleinen door klanten de mogelijkheid te bieden om alvast vooruit te betalen. Het voordeel hiervan voor jou is dat je dan zeker weet dat je tijdig een financiële vergoeding ontvangt, maar tegelijkertijd loopt jouw klant dan juist weer meer risico. Dat bedrijf of die persoon moet er namelijk dan maar op vertrouwen dat jij je aan de afgesproken levering zult houden en niet tussentijds failliet gaat.

De mogelijkheid om vooruit te betalen is in de ene sector wat gangbaarder dan in de andere. Het is dus zaak om - als je deze betalingsoptie op termijn wilt gaan aanbieden - hierover duidelijke afspraken te maken met toekomstige debiteuren en deze optie voor hen zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan het aanbieden van een speciale korting voor klanten of opdrachtgevers die ervoor kiezen om (deels) vooruit te betalen of direct afrekenen bij de levering van het product of de dienst.

4. Neem een boeterente op in de algemene voorwaarden

Bij het opstellen van de algemene voorwaarden kun je een specfieke bepaling toevoegen over de mogelijke consequenties bij een uitblijvende betaling. Overschrijdt een debiteur onverhoopt de afgesproken betalingstermijn? Dan mag je in dat geval door middel van een zogenoemde boeterente (gedeeltelijk) extra kosten in rekening brengen. De hoogte van dit bedrag hangt af van de bepaling in uw voorwaarden, maar deze moet daarnaast voldoen aan de wettelijke rente die jaarlijks wordt vastgesteld door De Nederlandsche Bank.

Sinds januari 2014 moet je je houden aan de wettelijke rente van 8,25 procent. Het in rekening brengen van een boeterente kan een verstoorde zakelijke relatie tot gevolg hebben met de afnemende partij, dus maak eerst een goede afweging voordat je een dergelijk resoluut dreigement verstuurt. Desalniettemin kan het berekenen van een boeterente zeer effectief zijn in het geval je met een notoire wanbetaler te maken hebt.

5. Weet hoe de klant/opdrachtgever ervoor staat

Soms zou je wensen dat je over een zesde zintuig beschikt om de actuele financiële status van een potentiële klant of opdrachtgever te onderzoeken. Kom je daarin opvallend veel rode cijfers en rinkelende alarmbellen tegen, dan zou je je waarschijnlijk eerst nog eens goed achter de oren krabben voordat je besluit om met zo'n bedrijf in zee te gaan.

Over een glazen beschikken de meeste ondernemers en ZZP'ers helaas niet, maar er zijn wel degelijk mogelijkheden om de kredietwaardigheid van een debiteur te controleren. Het is dan ook verstandig om dit met enige regelmaat bij nieuwe en bestaande klanten te doen, omdat de financiële gezondheid van een bedrijf er zowel op vooruit als achteruit kan gaan. Hoe eerder je van een gewijzigde situatie op de hoogte bent, des te sneller je de juiste voorzorgsmaatregelen kunt treffen.

Werk jij vooral met particuliere klanten? Dan kun je in eerste instantie terecht bij Bureau Krediet Registratie (BKR). Aangesloten bedrijven geven aan BKR door welke klanten bij hun onderneming een betalingsachterstand hebben opgebouwd. Op hun beurt kunnen deze aangesloten bedrijven inzicht krijgen in mensen die bij het BKR te boek staan als wanbetaler.

Ondernemers die primair zakendoen met bedrijven of andere ondernemers kunnen de kredietwaardigheid van klanten of opdrachtgevers controleren door relevante gegevens op te vragen bij de Kamer van Koophandel (KvK), waaronder de jaarrekening, bv-structuur en tekenbevoegdheid. Overigens kun je hiervoor ook terecht bij instanties als Intrum Justitia en het Centraal Insolventieregister.

6. Herinner jouw debiteur aan de uitstaande betaling

Wanbetalers kunnen het bloed onder je nagels vandaan halen. Maar je mag er in eerste instantie natuurlijk niet zomaar vanuit gaan dat je een bewuste wanbetaler hebt getroffen. In veel gevallen is er slechts sprake van miscommunicatie of heeft de klant jouw factuur wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien.

Om de continuering van de zakelijke samenwerking niet onnodig in gevaar te brengen, kun je dan ook beter beginnen met een friendly reminder per mail. Het noemen van de term betalingsherinnering blijkt hierin meestal overbodig, omdat de ontvanger direct zal beseffen dat hij of zij in gebreke is gebleven en de betaling alsnog zo snel mogelijk zal voldoen.

Blijft een bevredigend antwoord en de betaling echter ook nu uit? Dan zal jouw vermoeden dat je te maken hebt met een wanbetaler sterker worden. In het geval van aanhoudende digitale radiostilte is het tijd om telefonisch contact op te nemen. Als het om een groot bedrag gaat of jij het geld hard nodig hebt, zal jouw geduld inmiddels al danig op de proef zijn gesteld. Desalniettemin moet je ook aan de telefoon zakelijk en beleefd blijven. Niet alleen omdat dit professioneel overkomt, maar ook omdat dit de kans dat jouw debiteur alsnog betaalt aanzienlijk kan vergroten.

Wordt het bedrag vervolgens nog steeds niet overgemaakt? Dan is het zaak om een tweede betalingsherinnering te versturen, waarin je ook een concrete waarschuwing mag opnemen. Schrijf dat - tenzij de debiteur de situatie snel en adequaat oplost - je genoodzaakt zult zijn om nadere stappen te ondernemen. Deze vervolgstappen komen vaak neer op het inschakelen van een incassobureau of - als ook daarmee het incassoconflict niet wordt opgelost - het aanspannen van een rechtszaak. Houd er wel rekening mee dat deze laatste maatregelen wel aanzienlijk in de kosten kunnen lopen. Je leest er alles over in het artikel 4 mogelijkheden om vorderingen te incasseren.

Lees ook

Wat te doen als jouw factuur niet wordt betaald
6 online betaalopties voor ondernemers
Juridisch expert Antonie Kerstholt: 'Samen ondernemen is niet altijd leuk!'
Checklist: grip krijgen (en houden) op geldzaken
5 financieringsmogelijkheden voor starters
Checklist: een goede offerte opstellen

Bijgewerkt op: 21-09-2018

Wat vind je van dit artikel?

x4
x2

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Juridisch

Als startende ondernemer moet je ook een aantal belangrijke juridische zaken regelen. Denk alleen al aan het opstellen van algemene voorwaarden en inkoop- of samenwerkingscontracten. Op deze pagina's vertellen we welke juridische kwesties gangbaar zijn en hoe jij je als startende ondernemer hiertegen kunt beschermen.

  1. Stel goede algemene voorwaarden op
  2. Onderzoek de mogelijkheden van merkbescherming
  3. Weet hoe jij je kunt wapenen tegen wanbetalers

Nu populair: juridisch en ondernemen gaat hand in hand met het opstellen van contracten. Lees de tips in de checklist: hoe stel je een juridisch contract op?

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 3.917 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.