Marieke Leijnen
1. Openstaande factuur: zo bereid je het telefoongesprek voor
Zet, voordat je je klant belt over de openstaande factuur, een aantal punten voor jezelf op een rij. Zo weet je precies waar je het over hebt en raak je tijdens het gesprek niet van de wijs. Noteer:
- Het factuurnummer
- Om welk product of welke opdracht het gaat
- Hoe de opdracht of levering is verlopen
- Hoe vaak je een herinnering hebt gestuurd
- Het bedrag
- De uiterste betaaldatum
Bedenk ook in hoeverre je bereid bent om je klant tegemoet te komen. Ben je tevreden met een betalingstoezegging van de openstaande factuur? Wil je eventueel een betalingsregeling met je klant treffen? Jouw doel bepaalt de richting van het gesprek.
Zet je belangrijkste vragen op papier. Dit geeft houvast tijdens het gesprek.
2. Bel op het juiste moment met de klant over de openstaande factuur
Je maakt de meeste kans op een goed gesprek tijdens de zogenoemde 'gouden beluren'. En dat is tussen 9.30 en 11.30 uur of tussen 13.30 en 15.30 uur. Je klant is dan opgestart, zit niet met een knorrende maag achter de telefoon en is ook nog niet aan het afronden om naar huis te gaan.
Bel aan het begin van de week. Want maak je op maandag of dinsdag afspraken over de betaling? Dan kan je klant dit diezelfde week nog voor je regelen. Zo voorkom je dat hij de betaling van de openstaande factuur 'over het weekend tilt' en het opnieuw vergeet. Best saai, wel belangrijk. Wat als jouw opdrachtgever jou aansprakelijk stelt? Zo regel je het.
3. Wees krachtig en overtuigend in het telefoongesprek
Bedenk dat je belt om je klant te herinneren aan de afspraak die jullie samen maakten. Jij leverde jouw product of dienst op tijd, nu is je klant aan de beurt om zijn gedeelte van de afspraak na te komen.
Onthoud dat jouw woordkeuze en toon een belangrijke rol spelen in de reactie die je terugkrijgt. Blijf dus altijd vriendelijk, respectvol en correct.
Smoezen van wanbetalers bij openstaande factuur
Houd voet bij stuk, ook als een wanbetaler een van deze vaak gebruikte smoesjes vertelt: ‘Volgens mij heb ik al betaald', 'Ik ben ziek geweest ...', 'Ik zit in overleg, kunt u mij op een ander moment terugbellen?', 'Ik ben toch niet tevreden over het resultaat / de geleverde spullen …'.
4. Leg alles vast wat telefonisch is besproken
Som aan het eind van het gesprek nog een keer de afspraken op die jullie maakten.
- Hoe ziet het vervolg eruit?
- Betaalt je klant de factuur per omgaande?
- Of voor een bepaalde datum?
- In een keer of in termijnen?
- En voor wanneer moet de hele factuur voldaan zijn?
Stuur je klant direct na jullie telefoongesprek een e-mail met deze afspraken. En vraag hem om de ontvangst van die e-mail per omgaande te bevestigen.
5. Evalueer het telefoongesprek
Neem na het gesprek even de tijd en bedenk wat goed ging en wat beter kon. Hoe kun je het een volgende keer anders doen? Op die manier houd je jezelf scherp en leer je van ieder gesprek.
- Lees hier 7 tips over hoe een factuur sneller betaald kan worden
Een zakelijke rechtsbijstandverzekering helpt je bij openstaande facturen
Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering krijg je hulp bij het verhalen van openstaande vorderingen en andere incassozaken. Het blijft natuurlijk nog steeds zo, dat als je klant niet kán betalen, je met je openstaande factuur blijft zitten. Het is dan ook verstandig om te weten met wie je zaken doet.
Vraag bijvoorbeeld de jaarrekening van de onderneming op bij de Kamer van Koophandel. Of check van tevoren de kredietwaardigheid van een nieuwe opdrachtgever.
