Factuur sneller betaald

Factuur sneller betaald: 7 tips

Hoe zorg je dat klanten snel betalen? Gebruik deze zeven tips en voorkom cashflow-problemen. En dat is win-win, want positieve, professionele communicatie met je debiteuren is goed voor je merk.

7 tips voor snelle betaling

  1. Stuur je factuur direct
  2. Betaalverzoek: maak je factuur klikbaar naar iDEAL
  3. Volledige factuur: wat heeft je debiteur nodig?
  4. Maak kleine lettertjes groots
  5. De eerste betalingsherinnering: vriendelijke reminders
  6. De tweede betalingsherinnering: duidelijk en makkelijk
  7. Factuur naar het incassobureau of rechter

1. Stuur je factuur direct

“Is het niet beter om even te wachten met mijn factuur?” Die vraag horen we regelmatig van startende ondernemers. Met name freelancers die hun eerste klanten goed kennen, hebben onterechte factuurschroom.

Het advies: wacht niet te lang. De Belastingdienst wil dat je maximaal op de 15de van de maand na de geleverde dienst factureert. Het duurt daarna nog even voor je je geld hebt.

De gemiddelde betalingstermijn: tussen de 14 en 30 dagen. De maximale wettelijke termijn is 30 dagen. 60 dagen mag alleen als jij en je klant dit vooraf afspreken.

Bovendien: voor je klant is het prettig om projecten administratief snel af te sluiten. Het maakt de cashflow overzichtelijk. Het controleren van jouw factuur is ook minder werk als hij of zij nog goed weet wat je gedaan hebt. Snel factureren heeft dus vaak voordelen voor jouw relatie met je klant.

2. Betaalverzoek: maak je factuur klikbaar naar iDEAL

Een klant die van jou een betaallink krijgt, betaalt gemiddeld drie keer sneller. Stuur je facturen dus digitaal en met betaallink.

Hoe werkt dat? Met de Rabo Bankieren App kun je – ook met je zakelijke rekening – een betaallink aanmaken. Als je dit verzoek met jezelf deelt (bijvoorbeeld per mail), heb je een betaallink naar iDEAL.

Je kunt die link ook in je factuur plakken. Bij een digitale factuur zorg je natuurlijk dat de link klikbaar is. Check de link natuurlijk goed, zeker als je PDF-facturen verstuurt.

Rabo SmartPin

Rabo SmartPin

Met SmartPin kunnen je klanten afrekenen via de kaartlezer, op je smartphone of tablet. Ideaal als je weinig transacties hebt of veel onderweg bent.

Probeer Rabo SmartPin

Tip! Maak een positieve call to action van de iDEAL-link: “Ja, ik wil nu betalen” of “Direct betalen? Klik hier!” 

3. Volledige factuur: wat heeft je debiteur nodig?

Vraag vooraf aan je klant of je nog speciale informatie op je factuur moet zetten. Aan wie moet je de factuur richten en mailen? En moet je bijvoorbeeld nog een inkoopnummer vermelden?

Tip! Stuur je factuur snel, maar check hem heel zorgvuldig.

Zorg dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Check alle bedragen goed. Heb je bijvoorbeeld de btw verkeerd berekend? Dan is de kans groot dat je betaling later komt. De debiteurenafdeling jou dan eerst mailen over de fout. Voor je het weet gaan er dagen of weken voorbij.

Download hier een sjabloon voor een volledige factuur

4. Maak kleine lettertjes groots

Kies altijd en overal met een herkenbare, klantvriendelijke tone-of-voice, bijvoorbeeld ook in mails over facturen, betalingsherinneringen en in je algemene voorwaarden. Schakel niet ineens over op hele juridische, formele taal die je normaal niet gebruikt.

Je bent geen anonieme crediteur, maar die te gekke ondernemer die netjes op tijd betaald moet worden.

Denk aan bedrijven als Coolblue en Bol, waarbij elk mailtje in dezelfde toon is geschreven, ook als het gaat om klachten of ruilvoorwaarden. Check je mails, facturen, offertes en voorwaarden. Is alles on brand?    

Opmaken

Je kunt jouw ‘kleine lettertjes’ ook mooi (laten) opmaken, zodat ze de nieuwsgierigheid van je debiteur prikkelen. Dit vergroot de kans dat hij of zij jouw voorwaarden, zoals je betalingstermijn, serieus neemt.

En dus: sneller betaalt. Omgekeerd geldt dit ook.

Check de reputatie van je klant vooraf:

  • Je klant communiceert helder over de betaaltermijn en voorwaarden
  • Andere leveranciers hebben geen betalingsproblemen met je klant
  • Je weet dat je klant genoeg winst maakt om jou straks te betalen 

5. De eerste betalingsherinnering: vriendelijke reminders

Check maandelijks of je klanten op tijd betaald hebben. Stuur late betalers een vriendelijke herinnering per mail. Focus op het betaalgemak en stuur weer het betaalverzoek mee. Denk aan een tekstlink zoals: “Vergeten te betalen? Klik hier om het nu even te doen”.

Tip! Pak de telefoon: misschien is er iets misgegaan bij je klant wat je snel kunt ophelderen door even te bellen.

6. De tweede betalingsherinnering: duidelijk en makkelijk

Krijg je nog niet betaald? Stuur dit keer een wat officiëlere brief. Zet daarin duidelijk wanneer je klant uiterlijk moet betalen. En kondig aan dat de factuur na die datum naar het incassobureau gaat. Stuur deze brief per post.

Stuur naast de brief een korte aankondiging per mail, waarin je weer het betaalverzoek deelt. 

Bijvoorbeeld:

Beste Bert,

Graag attendeer ik je er even op dat ik een tweede betalingsherinnering per post hebt verstuurd, zie ook de bijlage. Voor het gemak stuur ik je hierbij ook nog even het betaalverzoek, zodat je direct kunt betalen. Zo voorkom je extra kosten.

Zet weer een betaalverzoek in de mail. Maak de tekstlink iets zakelijker, bijvoorbeeld zo:

Factuur 1234
€ 129,99 inclusief btw
Ja, ik betaal hem nu!

7. Factuur naar het incassobureau of rechter

Als de betaaltermijn van de tweede herinnering afloopt, schakel je een incassobureau in. Verlies geen tijd meer met je ergeren of mailwisselingen met je klant.

De kosten van het incassobureau zijn voor je klant. Als het bureau er ook niet in slaagt om het geld te innen, hoef jij meestal ook niets te betalen. De meeste incassobureaus werken op ‘no cure, no pay’-basis.

Factoring

Op internet zie je ook advertenties van bedrijven die lastige facturen van je overkopen. Of die zelfs al je facturen uit handen nemen. Zij betalen jou direct en innen daarna het geld bij je klant. Zo’n bureau incasseert vervolgens wel een flink percentage van jouw omzet.

Je loopt dus geld mis én de kans om de relatie met je klant te versterken. Meestal gaat het wél goed en levert jouw factuur een nuttig en prettig contactmoment op.

Voor hele grote bedrijven kan dit zogenaamde factoring soms interessant zijn voor cashflow. De Rabobank biedt factoring dus ook pas vanaf een omzet van € 5.000.000 met een financieringsbehoefte vanaf € 1.000.000.

Als ook het incassobureau niet werkt, dan kun je naar de rechter. Check goed welke kosten dit met zich meebrengt en of je zakelijke rechtsbijstandsverzekering die dekt.

Het is het minst prettige scenario, maar uiteindelijk zie je dan hopelijk toch nog die felbegeerde ‘bij’ op je saldo. 

Bijgewerkt op: 22-06-2020

Wat vind je van dit artikel?

x2
x0

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Financiën

Je financiën in één keer goed regelen? Drie vragen die je op dit gebied in ieder geval voor jezelf moet beantwoorden, zijn:

  1. Hoe kom ik aan startkapitaal?
    Als startende ondernemer kun je de start van een bedrijf natuurlijk helemaal zelf bekostigen. Maar als je financiering nodig hebt, zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden.

    Bekijk alle financieringsopties voor startende ondernemers. En ben je benieuwd of een bancair krediet tot de mogelijkheden behoort? Lees hier waarop de Rabobank let bij het beoordelen van een financieringsaanvraag

  2. Op welke subsidies heb ik recht?
    Als starter kun je soms ook gebruikmaken van handige subsidies en andere regelingen. Een fijne steuntje in de rug bij de start van je bedrijf
  3. Hoe organiseer ik mijn boekhouding?
    Als je vanaf het begin je administratie op orde hebt, heb je daar vaak later profijt van. Je kunt je boekhouding gewoon zelf doen, of uitbesteden.
Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 6.485 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.