Met deze 7 tips worden je facturen vaak sneller uitbetaald. Direct meer lezen over een specifieke tip? Klik dan op één van onderstaande links:
- Stuur je factuur direct
- Betaalverzoek via iDEAL
- Volledigheid van je factuur
- Maak kleine lettertjes groots
- De eerste betalingsherinnering
- De tweede betalingsherinnering
- Naar incassobureau of rechter
1. Stuur je factuur direct
“Is het niet beter om even te wachten met mijn factuur?” Die vraag horen we regelmatig van startende ondernemers. Met name freelancers die hun eerste klanten goed kennen, hebben onterechte factuurschroom.
Het advies: wacht niet te lang met het versturen van je factuur. De Belastingdienst wil dat je uiterlijk op de 15de dag van de maand na de geleverde dienst factureert. Het duurt daarna nog even voordat je je geld hebt.
De gemiddelde betalingstermijn ligt tussen de 14 en 30 dagen. De maximale wettelijke termijn is 30 dagen. 60 dagen is alleen toegestaan volgens de wet als je dit vooraf met de klant afspreekt.
Sinds juli 2022 is de betaaltermijn van grotere bedrijven aan het mkb maximaal 30 dagen.
Voordelen voor je klant
Het is voor je klant prettig om projecten administratief snel af te wikkelen. Het maakt de cashflow overzichtelijk en het controleren van je factuur is minder werk wanneer je klant nog goed scherp in gedachten heeft wat je gedaan hebt. Snel factureren heeft dus vaak ook voordelen voor de relatie met je klant.
Lees meer over het verbeteren van je cashflow.
2. Maak je factuur klikbaar naar iDEAL
Een klant die een betaallink krijgt, betaalt gemiddeld drie keer sneller. Stuur je facturen dus digitaal en met betaallink. Hoe werkt dat?
Met Rabo Betaalverzoek Zakelijk kun je - gekoppeld aan je zakelijke rekening - een betaallink aanmaken en deze direct delen met je klant. Zo kan je klant heel eenvoudig betalen via iDEAL en krijg jij meestal sneller betaald.
Je kunt de betaallink (of QR-code) ook in je factuur plakken. Bij een digitale factuur zorg je er natuurlijk voor dat de link klikbaar is. Controleer de link voor het versturen van je factuur.
Tip: Maak een positieve call to action van de iDEAL-link door te tekst te wijzigen in “Ja, ik wil nu betalen” of “Direct betalen? Klik hier!”
Hoe gaan jouw klanten je betalen? Door geld online over te maken of via cash, pin of mobiel? Bekijk goed welke mogelijkheden aansluiten bij de wensen van je klant.
3. Volledige factuur: wat heeft je debiteur nodig?
Vraag vooraf aan je klant of je nog speciale informatie op je factuur moet zetten. Aan wie moet je de factuur richten en mailen? En moet je bijvoorbeeld nog een inkoopnummer vermelden?
Zorg dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Controleer alle bedragen goed. Heb je bijvoorbeeld de btw verkeerd berekend? Dan is de kans groot dat je betaling later komt dan gewenst.
Download hier een template voor het maken van een factuur.
Heb je jouw zakelijke rekening bij de Rabobank, dan kun je ook gebruik maken van de handige Factuurmanagement functionaliteit van Rabo Business Banking. Hiermee kun je eenvoudig en snel je eigen facturen maken en versturen en krijg je automatisch een seintje als je factuur betaald is. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan je administratie en weet je zeker dat je factuur aan alle eisen voldoet waardoor je snel uitbetaald krijgt.
4. Maak kleine lettertjes groots
Kies altijd een herkenbare, klantvriendelijke tone-of-voice, zeker ook in e-mails over facturen, betalingsherinneringen en in je algemene voorwaarden. Schakel niet plotseling over op erg juridische, formele taal die je normaal niet gebruikt.
Je bent geen anonieme crediteur, maar die te gekke ondernemer die netjes op tijd betaald moet worden.
Denk aan bedrijven als Coolblue en Bol, waarbij elk mailtje in dezelfde toon is geschreven, ook als het gaat om klachten of ruilvoorwaarden. Controleer je mails, facturen, offertes en voorwaarden. Is alles on brand?
Opmaken
Je kunt jouw ‘kleine lettertjes’ ook mooi (laten) opmaken, zodat ze de nieuwsgierigheid van je debiteur prikkelen. Dit vergroot de kans dat hij of zij jouw voorwaarden, zoals je betalingstermijn, serieus neemt.
Dat wil namelijk ook zeggen dat de klant meestal sneller betaalt. Omgekeerd geldt dit ook: beoordeel de reputatie van je klant voordat je zaken doet. Dit kun je doen aan de hand van de volgende criteria:
- Je klant communiceert helder over de betaaltermijn en voorwaarden;
- Andere leveranciers hebben geen betalingsproblemen met je klant;
- Je weet dat je klant genoeg winst maakt om jou te kunnen betalen.
5. De eerste betalingsherinnering: vriendelijke reminders
Goed factuurmanagement betekent óók: maandelijks bijhouden of je klanten op tijd betaald hebben. Stuur late betalers een vriendelijke herinnering per mail. Focus op het betaalgemak en stuur weer het betaalverzoek mee. Gebruik een positieve en directieve linktekst zoals: “Vergeten te betalen? Klik hier om het nu even te doen”.
6. De tweede betalingsherinnering: duidelijk en makkelijk
Krijg je nog steeds niet betaald na enige tijd? Stuur dan nu een wat officiëlere brief. Zet daarin duidelijk wanneer je klant uiterlijk moet betalen. En kondig aan dat de factuur na die datum naar het incassobureau wordt doorgestuurd. Verstuur deze brief per post.
Stuur naast de brief ook een korte aankondiging per mail, waarin je het betaalverzoek nogmaals deelt.
Bijvoorbeeld:
'Beste Bert,
Graag attendeer ik je er even op dat ik een tweede betalingsherinnering per post hebt verstuurd, zie ook de bijlage. Voor het gemak stuur ik je hierbij ook nog even het betaalverzoek, zodat je direct kunt betalen. Zo voorkom je extra kosten.'
Zet weer een betaalverzoek in de e-mail. Maak de linktekst nu iets zakelijker, bijvoorbeeld zo:
'Factuur 1234
€ 129,99 inclusief btw.
Ik betaal direct'
7. Naar incassobureau of rechter
Als de betaaltermijn van de tweede herinnering afloopt, schakel dan een incassobureau in. Verlies geen tijd meer met ergernissen of mailwisselingen met je klant.
De kosten van het incassobureau worden doorberekend aan je klant. Als het bureau er ook niet in slaagt om het geld te innen, hoef jij meestal ook niets te betalen. De meeste incassobureaus werken op no cure, no pay-basis.
Factuur sneller betaald met factoring
Er bestaan bedrijven die lastige facturen van je overkopen of die zelfs al je facturen uit handen nemen. Zij betalen jou direct en innen daarna het geld bij je klant. Zo’n bureau rekent daarvoor wel een aanzienlijk percentage van jouw omzet.
Je loopt dus geld mis én de kans om de relatie met je klant te versterken. Meestal gaat het factureren namelijk wél goed en levert jouw rekening een nuttig en prettig contactmoment op.
Voor hele grote bedrijven kan dit zogenaamde factoring soms interessant zijn voor cashflow. Rabobank biedt factoring daarom ook pas aan aan bedrijven met een minimale jaarlijkse omzet van € 5.000.000, en met een financieringsbehoefte vanaf € 1.000.000.
Factuur Financiering
Voor MKB-ondernemers is er nog een mogelijkheid die op factoring lijkt: Factuur Financiering. Bij Factuur Financiering neemt Rabobank de factuur niet over, maar financieren ze deze voor.
Dit kan voor 30, 60 of 90 dagen tegen een tarief van tussen de 1,2% en 3,5%. Dit is mogelijk bij zowel zakelijke als particuliere klanten als er sprake is van facturen vanaf € 1.000. Lees meer over Factuur Financiering.
Als ook het incassobureau niet werkt, dan kun je altijd nog naar de rechter stappen. Onderzoek wel goed welke kosten dit met zich meebrengt en of je zakelijke rechtsbijstandsverzekering deze dekt.
Veelgestelde vragen:
- Wanneer moet ik mijn factuur naar mijn opdrachtgever sturen?Stuur je factuur zo snel mogelijk na afronding van je werkzaamheden naar je klant of opdrachtgever toe. De Belastingdienst wil dat je uiterlijk op de 15de van de maand na de geleverde dienst factureert. Ook voor je klant is het prettig om werkzaamheden snel administratief af te ronden.
- Hoe krijg ik mijn factuur sneller betaald?Volgens dit artikel kun je zeven dingen doen om je factuur sneller uitbetaald te krijgen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen en controleer alle bedragen goed. Verder kun je het voor je klant zo makkelijk mogelijk maken om te betalen. Een klant die een betaallink krijgt, betaalt gemiddeld drie keer sneller.
- Wat moet je doen als je factuur niet betaald wordt?Heb je nog niet betaald gekregen na het verstrijken van de betalingstermijn? Stuur de klant dan eerst een vriendelijke herinnering per mail of bel de klant om te vragen of er iets is misgegaan. Pas als de betaaltermijn van de eventuele tweede herinnering afloopt, schakel je een incassobureau in.
-
