Factuur sneller betaald: 7 tips voor snelle betaling
Hoe krijg je je factuur sneller betaald? Check deze 7 tips. Klik op een link om direct naar de tip te gaan.
- Stuur je factuur direct
- Betaalverzoek: maak je factuur klikbaar naar iDEAL
- Volledige factuur: wat heeft je debiteur nodig?
- Maak kleine lettertjes groots
- De eerste betalingsherinnering: vriendelijke reminders
- De tweede betalingsherinnering: duidelijk en makkelijk
- Factuur naar het incassobureau of rechter
1. Stuur je factuur direct
“Is het niet beter om even te wachten met mijn factuur?” Die vraag horen we regelmatig van startende ondernemers. Met name freelancers die hun eerste klanten goed kennen, hebben onterechte factuurschroom.
Het advies: wacht niet te lang. De Belastingdienst wil dat je maximaal op de 15de van de maand na de geleverde dienst factureert. Het duurt daarna nog even voor je je geld hebt.
De gemiddelde betalingstermijn: tussen de 14 en 30 dagen. De maximale wettelijke termijn is 30 dagen. 60 dagen mag alleen als jij en je klant dit vooraf afspreken.
Fijn: sinds juli 2022 is de maximale betaaltermijn van grotere bedrijven aan het mkb maximaal 30 dagen!
Bovendien: voor je klant is het prettig om projecten administratief snel af te sluiten. Het maakt de cashflow overzichtelijk. Het controleren van jouw factuur is ook minder werk als hij of zij nog goed weet wat je gedaan hebt. Snel factureren heeft dus vaak voordelen voor jouw relatie met je klant.
- Lees verder over het verbeteren van je cashflow
2. Betaalverzoek: maak je factuur klikbaar naar iDEAL
Een klant die van jou een betaallink krijgt, betaalt gemiddeld drie keer sneller. Stuur je facturen dus digitaal en met betaallink.
Hoe werkt dat? Met de Rabo App kun je – ook met je zakelijke rekening – een betaallink aanmaken. Als je dit verzoek met jezelf deelt (bijvoorbeeld per mail), heb je een betaallink naar iDEAL.
Je kunt die link ook in je factuur plakken. Bij een digitale factuur zorg je natuurlijk dat de link klikbaar is. Check de link natuurlijk goed, zeker als je PDF-facturen verstuurt.
Tip! Maak een positieve call to action van de iDEAL-link: “Ja, ik wil nu betalen” of “Direct betalen? Klik hier!”
Hoe gaan jouw klanten je betalen? Door geld online over te maken of via cash, pin of mobiel? Bekijk goed welke mogelijkheden aansluiten bij de wensen van je klant.
3. Volledige factuur: wat heeft je debiteur nodig?
Vraag vooraf aan je klant of je nog speciale informatie op je factuur moet zetten. Aan wie moet je de factuur richten en mailen? En moet je bijvoorbeeld nog een inkoopnummer vermelden?
Tip! Stuur je factuur snel, maar check hem heel zorgvuldig.
Zorg dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen. Check alle bedragen goed. Heb je bijvoorbeeld de btw verkeerd berekend? Dan is de kans groot dat je betaling later komt. De debiteurenafdeling jou dan eerst mailen over de fout. Voor je het weet gaan er dagen of weken voorbij.
Download hier een sjabloon voor een volledige factuur
4. Maak kleine lettertjes groots
Kies altijd en overal met een herkenbare, klantvriendelijke tone-of-voice, bijvoorbeeld ook in mails over facturen, betalingsherinneringen en in je algemene voorwaarden. Schakel niet ineens over op hele juridische, formele taal die je normaal niet gebruikt.
Je bent geen anonieme crediteur, maar die te gekke ondernemer die netjes op tijd betaald moet worden.
Denk aan bedrijven als Coolblue en Bol, waarbij elk mailtje in dezelfde toon is geschreven, ook als het gaat om klachten of ruilvoorwaarden. Check je mails, facturen, offertes en voorwaarden. Is alles on brand?
Opmaken
Je kunt jouw ‘kleine lettertjes’ ook mooi (laten) opmaken, zodat ze de nieuwsgierigheid van je debiteur prikkelen. Dit vergroot de kans dat hij of zij jouw voorwaarden, zoals je betalingstermijn, serieus neemt.
En dus: sneller betaalt. Omgekeerd geldt dit ook. Check de reputatie van je klant vooraf:
- Je klant communiceert helder over de betaaltermijn en voorwaarden
- Andere leveranciers hebben geen betalingsproblemen met je klant
- Je weet dat je klant genoeg winst maakt om jou straks te betalen
5. De eerste betalingsherinnering: vriendelijke reminders
Check maandelijks of je klanten op tijd betaald hebben. Stuur late betalers een vriendelijke herinnering per mail. Focus op het betaalgemak en stuur weer het betaalverzoek mee. Denk aan een tekstlink zoals: “Vergeten te betalen? Klik hier om het nu even te doen”.
Tip! Pak de telefoon: misschien is er iets misgegaan bij je klant wat je snel kunt ophelderen door even te bellen.
6. De tweede betalingsherinnering: duidelijk en makkelijk
Krijg je nog niet betaald? Stuur dit keer een wat officiëlere brief. Zet daarin duidelijk wanneer je klant uiterlijk moet betalen. En kondig aan dat de factuur na die datum naar het incassobureau gaat. Stuur deze brief per post.
Stuur naast de brief een korte aankondiging per mail, waarin je weer het betaalverzoek deelt.
Bijvoorbeeld:
Beste Bert,
Graag attendeer ik je er even op dat ik een tweede betalingsherinnering per post hebt verstuurd, zie ook de bijlage. Voor het gemak stuur ik je hierbij ook nog even het betaalverzoek, zodat je direct kunt betalen. Zo voorkom je extra kosten.
Zet weer een betaalverzoek in de mail. Maak de tekstlink iets zakelijker, bijvoorbeeld zo:
Factuur 1234
€ 129,99 inclusief btw
Ja, ik betaal hem nu!
7. Factuur naar het incassobureau of rechter
Als de betaaltermijn van de tweede herinnering afloopt, schakel je een incassobureau in. Verlies geen tijd meer met je ergeren of mailwisselingen met je klant.
De kosten van het incassobureau zijn voor je klant. Als het bureau er ook niet in slaagt om het geld te innen, hoef jij meestal ook niets te betalen. De meeste incassobureaus werken op ‘no cure, no pay’-basis.
Factuur sneller betaald met factoring
Op internet zie je ook advertenties van bedrijven die lastige facturen van je overkopen. Of die zelfs al je facturen uit handen nemen. Zij betalen jou direct en innen daarna het geld bij je klant. Zo’n bureau incasseert vervolgens wel een flink percentage van jouw omzet.
Je loopt dus geld mis én de kans om de relatie met je klant te versterken. Meestal gaat het wél goed en levert jouw factuur een nuttig en prettig contactmoment op.
Voor hele grote bedrijven kan dit zogenaamde factoring soms interessant zijn voor cashflow. Rabobank biedt factoring dus ook pas vanaf een omzet van € 5.000.000 met een financieringsbehoefte vanaf € 1.000.000.
Factuur Financiering
Voor MKB-ondernemers is er nog een mogelijkheid die op factoring lijkt: Factuur Financiering. Bij Factuur Financiering neemt Rabobank de factuur niet over, ze financieren hem voor. Dit kan voor 30, 60 of 90 dagen tegen een tarief van tussen de 1,2% en 3,5%. Dit is mogelijk bij B2B en B2C facturen vanaf € 1.000 en het aanvraagproces is geheel online via Fundr. Lees meer over Factuur Financiering.
Als ook het incassobureau niet werkt, dan kun je naar de rechter. Check goed welke kosten dit met zich meebrengt en of je zakelijke rechtsbijstandsverzekering die dekt.
Het is het minst prettige scenario, maar uiteindelijk zie je dan hopelijk toch nog die felbegeerde ‘bij’ op je saldo.
Veelgestelde vragen factuur sneller betaald
- Wanneer moet ik mijn factuur naar mijn opdrachtgever sturen?Stuur je factuur zo snel mogelijk naar je klant of opdrachtgever toe. De Belastingdienst wil dat je maximaal op de 15de van de maand na de geleverde dienst factureert. Het duurt daarna nog even voor je je geld hebt. De gemiddelde betalingstermijn: tussen de 14 en 30 dagen. De maximale wettelijke termijn is 30 dagen. 60 dagen mag alleen als jij en je klant dit vooraf afspreken.
- Hoe krijg ik mijn factuur sneller betaald?Om je factuur sneller uitbetaald te krijgen, zorg je er ten eerste voor dat je factuur voldoet aan de wettelijke eisen en check je alle bedragen goed. Ten tweede kun je het voor je klant zo makkelijk mogelijk maken om te betalen. Een klant die van jou een betaallink krijgt, betaalt gemiddeld drie keer sneller. Stuur je facturen dus digitaal en met betaallink.
- Wat moet je doen als je factuur niet betaald wordt?Heb je je factuur nog niet uitbetaald gekregen na de betalingstermijn, stuur de klant dan eerst een vriendelijke herinnering per mail. Ook kun je de klant bellen om te horen of er iets is misgegaan. Krijg je dan nog niet betaald, stuur dan een officiële brief met een uiterste betaaldatum. Als de betaaltermijn van de tweede herinnering afloopt, schakel je een incassobureau in.
-
