Klik op één van de links om direct naar het onderwerp te gaan:
- Wat zijn algemene voorwaarden?
- Wat zijn leveringsvoorwaarden?
- Zelf opstellen of uitbesteden?
- Hoe werkt de acceptatie van leveringsvoorwaarden?
- Hoe werkt het deponeren?
- Hoe werken internationale leveringsvoorwaarden?
1. Wat zijn algemene voorwaarden?
Niet wettelijk verplicht, wel erg handig: het opstellen van goede algemene voorwaarden. Hiermee maak je als ondernemer namelijk duidelijk welke rechten en plichten gelden voor zowel aanbieder als afnemer.
De algemene voorwaarden sluiten niet alleen financieel risico uit, maar maken ook het doen van zaken vooraf duidelijker en minder ingewikkeld. De voorwaarden moeten daarvoor juridisch wel goed zijn dichtgetimmerd.
Voorwaarden hergebruiken
Je levert straks waarschijnlijk veel dezelfde producten of diensten. In dat geval hoef je de voorwaarden in principe maar één keer goed op te (laten) stellen, zodat je deze clausule vervolgens kunt blijven gebruiken.
Veranderen jouw bedrijfsactiviteiten? Check dan eerst bij een juridisch adviseur of je jouw bestaande voorwaarden moet aanpassen.
Er zijn professionele bureaus die je hiervoor kunt inhuren. Of informeer bij je verzekeraar naar de mogelijkheden.
2. Wat zijn leveringsvoorwaarden?
De leveringsvoorwaarden zijn dus een onderdeel van de algemene voorwaarden. In het leveringsonderdeel staan alle (juridische) zaken die op de levering van een product (of dienst) van toepassing zijn. Denk hierbij aan:
- De levertijd van het product of de dienst
- Hoe de annulering van een bestelling geregeld is
- Wat er gebeurt bij een overmachtsituatie, bijvoorbeeld het niet kunnen leveren wegens noodweer of een pakket dat is gestolen/verdwenen
- Wie verantwoordelijk is voor het betalen van de transport- en/of bezorgkosten
Uiteraard is de inhoud van de leveringsvoorwaarden afhankelijk van het type product dat je levert. Een schilderklus uitvoeren of het leveren van een spijkerbroek is een wereld van verschil.
Opdracht doorschuiven naar een collega
Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat jij een opdracht inplant en je die dag ziek bent of een begrafenis hebt, maar dat de klus wel op die dag moet worden uitgevoerd.
Als je in de leveringsvoorwaarden vastlegt dat bij calamiteiten iemand anders de klus mag uitvoeren, kan er hier achteraf nooit een conflict over ontstaan.
Leveringsvoorwaarden voor een webshop
Ga als webwinkelier in jouw voorwaarden ook in op de situatie van een besteld product dat (tijdelijk) niet leverbaar is. Leg in de voorwaarden vast of jij in dat soort gevallen:
- Het geld terugstort
- Een soortgelijk vervangend product levert
- Of garandeert dat de klant voor het aankoopbedrag een ander product mag uitkiezen
Wil je liever niet verrast worden en je goed indekken tegen de risico's? Lees dan de whitepaper over aansprakelijkheid die we hierover hebben opgesteld. Zo ben je snel op de hoogte.
3. Leveringsvoorwaarden: zelf opstellen of uitbesteden?
Je kunt zelfstandig leveringsvoorwaarden opstellen of dit laten doen door een juridisch expert of bureau.
Ga je zelf aan de slag met een voorbeeld? Dan moet je dit natuurlijk nog wel toeschrijven naar jouw bedrijf en sector.
Let goed op dat je een relevant document als basis gebruikt en de juiste zaken aanpast.
Verschillen per branche
Algemene- en leveringsvoorwaarden verschillen nogal per branche; het kan erg vervelend zijn als je achteraf wordt geconfronteerd met kleine lettertjes die in jouw situatie helemaal niet relevant blijken te zijn.
Wanneer word ik aansprakelijk gesteld? Welke vormen? Wat kost het? Bekijk de antwoorden op veelgestelde vragen van ondernemers.
Online standaardvoorwaarden worden vaak gratis aangeboden. Het is daarom verstandig om de door jou opgestelde voorwaarden altijd na te laten door een jurist voor je ze daadwerkelijk gaat gebruiken. Het opstellen van goede voorwaaren blijft immers maatwerk.
Rechtsgeldigheid
Deze deskundige kan juridisch toetsen of de documentatie rechtsgeldig en compleet is, want er zou maar net een belangrijke bepaling voor jouw sector ontbreken. Dat kan bij een eventueel conflict grote gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.
4. Hoe werkt de acceptatie van leveringsvoorwaarden?
Om de leveringsvoorwaarden rechtsgeldig te maken, moeten ze openlijk beschikbaar zijn voor je klanten en opdrachtgevers.
De leveringsvoorwaarden moeten vanwege deze informatieplicht (samen met de algemene voorwaarden) voor iedere transactie door de afnemer kunnen worden ingezien.
Voorwaarden accepteren webshop
Als je een webshop hebt, moet dit document bijvoorbeeld altijd zichtbaar zijn op je website.
Algemene voorwaarden zijn alleen bindend als de klant deze tijdens het bestelproces heeft kunnen inzien. Zorg dus dat je aan het online bestelformulier een vinkje toevoegt waarmee de klant akkoord gaat met de voorwaarden.
Pas als de afnemende partij jouw algemene voorwaarden heeft geaccepteerd, kan de bestelling verder worden afgerond.
Fysiek of online?
Het gros van de klanten neemt de algemene voorwaarden zonder te lezen voor kennis aan, maar op deze manier kun jij als ondernemer minder snel ergens op worden aangesproken.
Bied je jouw product via een fysieke winkel aan? Dan kun je de algemene voorwaarden deponeren.
En ben jij een stukadoor die een klus bij iemand thuis gaat uitvoeren? Stuur dan jouw voorwaarden direct mee met de offerte, zodat de klant de voorwaarden evengoed vooraf kan doorlezen.
Let op: Als je dit document na de geleverde dienst pas met de factuur zou meesturen, is het niet rechtsgeldig.
5. Hoe werkt het deponeren van leveringsvoorwaarden?
Wettelijk verplicht is het niet, maar vind je het belangrijk om jouw onderneming tegen ieder risico zoveel mogelijk in te dekken? Dan bestaat de mogelijkheid om jouw algemene voorwaarden als bewijsstuk te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of bij de rechtbank.
Dit kan bijvoorbeeld vooral handig zijn als je jouw producten voornamelijk telefonisch of in een winkel verkoopt. Op die manier kan jouw klant jouw voorwaarden toch altijd opvragen en inzien.
Let op, aan het deponeren van algemene voorwaarden zijn kosten verbonden: € 18 per jaar, per gedeponeerde voorwaarde.
6. Hoe werken internationale leveringsvoorwaarden?
Als je zaken doet in of met het buitenland, moet je daarvoor ook algemene (levering)voorwaarden voor opstellen. Je wilt een eventueel internationaal juridisch conflict natuurlijk het liefst zoveel mogelijk voorkomen.
Stel daarom jouw leveringsvoorwaarden ook op in de taal van het land waarnaar je exporteert, zodat je zeker weet dat de koper niet met het excuus kan aankomen dat hij het niet kon lezen.
Omdat omgekeerd natuurlijk hetzelfde geldt – het buitenland levert ook aan Nederland – bestaan er standaard internationale algemene voorwaarden voor het transport en de levering van goederen.
Handiger internationaal zakendoen
Deze zogenoemde 'Incoterms' zijn opgesteld om het internationale zakendoen makkelijker te maken. Er zijn elf Incoterms, je kunt het bestand bestellen op de website van de International Chamber of Commerce (ICC).
Met behulp van deze internationale leveringsvoorwaarden spreek je concreet af wie er straks verantwoordelijk is voor transportverzekeringen, vergunningen, machtigingen, documenten en andere formaliteiten.
Daarnaast leg je vast wie het transport verzorgt, welke partij tot welk punt het transport regelt en wat de rechten en plichten zijn van zowel de koper als de verkoper. Bij Rabo ZelfZeker regel je als ondernemer eenvoudig zelf je verzekeringen.
