Wanbetaler? Zo kom je als ondernemer toch aan je geld

Zo kun je een wanbetaler aanpakken

Als ondernemer en ZZP'er kun je te maken krijgen met een wanbetaler. Dat is iemand die facturen of rekeningen niet betaalt binnen de termijn waarin hij dit eigenlijk zou moeten doen. Vervelend, maar met onderstaande tips kun je langdurig getouwtrek en een eventuele gang naar de rechter wellicht voorkomen: zo pak je wanbetalers effectief aan. 

1. Weet wanneer je risico loopt

Natuurlijk is lang niet iedere klant of opdrachtgever waarvoor je een klus uitvoert meteen een potentiële wanbetaler. Bij de ene opdracht loop je nou eenmaal meer risico op uitblijvende betalingen dan bij andere klussen. Maar: een goed voorbereide ondernemer telt voor twee. Het is daarom verstandig om al tijdens de onderhandeling ter controle het risico te inventariseren.

Dit kun je doen door je als ondernemer bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) aan te melden. Het BKR houdt betalingsachterstanden bij van leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Zo kun je in een vroegtijdig stadium ontdekken of je op het punt staat met een risicovolle klant of opdrachtgever.

Een alternatief is om de mogelijkheden van diverse particuliere initiatieven te onderzoeken. Dergelijke acties zijn in de meeste gevallen gekoppeld aan incassobureaus. Wanneer je voor zaken in overleg bent met een nieuw incassobureau, kan het geen kwaad eens te informeren of zij wellicht beschikken over een zogenaamde 'zwarte lijst'. 

2. Hanteer een vaste betalingstermijn

Het klinkt op het eerste gezicht misschien vanzelfsprekend, maar door jouw betalingstermijn duidelijk naar iedere klant of opdrachtgever te communiceren, kun je vaak een hoop ergernis en leed voorkomen.

Een goede factuur moet niet voor niets aan een aantal voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en betalingstermijn is daar onderdeel van. Wanneer je duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer de betaling uiterlijk dient te geschieden, kan daarover later geen onduidelijkheid bestaan.

Over het algemeen kun je het beste uitgaan van een betalingstermijn die gemiddeld varieert tussen de veertien en zestig dagen, afhankelijk van jouw beroep en de branche waarin je werkzaam bent. Het kan natuurlijk voorkomen dat een afwijkende termijn van toepassing is op de situatie. Dat is ook toegestaan, mits je dit hebt gecommuniceerd in de algemene voorwaarden of eerder - bijvoorbeeld tijdens de onderhandelingsfase - al duidelijk hebt aangegeven.

3. Verzend een eerste betalingsherinnering

Als het bedrag na afloop van de betalingstermijn niet is gestort op jouw rekening, kom je daar vroeg of later vanzelf achter. Het is dan redelijk standaard om de klant een eerste betalingsherinnering te sturen. Blijf in deze brief of mail altijd correct, want het kan immers gebeuren dat iemand een factuur wegens omstandigheden over het hoofd ziet en dit dus niet expres heeft gedaan.

Beschouw dit bericht dus vooral als een 'friendly reminder'; de toon van het bericht moet zakelijk, maar ook vriendelijk zijn en niet al te dwingend overkomen. Kom in deze betalingsherinnering dus niet aanzetten met een nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde zelf al dat hij in gebreke is gebleven en de betaling zo spoedig mogelijk alsnog moet voldoen.

4. Neem telefonisch contact op

Volgt er binnen een week geen reactie op jouw betalingsherinnering en is het geld ook nog niet bijgeschreven op jouw bankrekening? Dan heb je wellicht meer succes als je in de telefoon klimt. Je gaat de klant er op deze manier nogmaals persoonlijk aan herinneren dat er een rekening uitstaat.

Een telefoontje - waarin je wederom zakelijk en beleefd blijft - komt een stuk directer over en de kans bestaat dat je de klant hiervan meer wakker laat schrikken dan van een tweede betalingsherinnering.

5. Verzend een tweede betalingsherinnering

Echter, als je maar niet erin slaagt om de klant telefonisch te bereiken, is het tijd voor de volgende stap, omdat de kans dan reëel is dat je daadwerkelijk een wanbetaler hebt getroffen. Dat is trouwens zeker het geval wanneer je iemand wel telefonisch hebt gesproken en deze persoon jou heeft beloofd om de late betaling alsnog te voldoen (en dit vervolgens niet doet).

Begrijpelijk dat jouw geduld inmiddels aan het opraken is. Toch moet je bij het sturen van een tweede betalingsherinnering je geduld bewaren: ook in dit bericht hanteer je een zakelijke en beleefde toon, maar wees desalniettemin heel duidelijk. Benadruk dat, als de ontvanger de situatie nu niet heel snel oplost, jij genoodzaakt bent om verdere stappen te nemen.

6. Schakel een incassobureau in

andres

Heb je een vereniging?

Verenigingen en stichtingen kunnen optimaal profiteren van voordelen op de zakelijke rekening van Rabobank. Nieuwsgierig?

Bekijk de voordelen

Blijft het wederom stil aan de andere kant? Schakel dan een incassobureau in. Dit doe je door de debiteur officieel in gebreke te stellen. Uiteraard moet jij de klant in kwestie op de hoogte stellen van jouw besluit om de hulp van een incassobureau in te roepen.

In deze brief geef je aan dat je de vordering via dwangmiddelen laat innen. Tip: vergeet ook niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor de rekening van de wanbetaler zullen komen.

De meeste startende ondernemers die te maken hebben met een wanbetaler kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau. Mocht er uiteindelijk niets worden geïncasseerd? Dan is de afspraak dat er bij jou verder ook geen kosten in rekening zullen worden gebracht. 

Overigens vallen bij een eventueel faillissement van de klant de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure hier niet onder. 

7. Span een rechtszaak aan

Als je zelfs met behulp van een incassobureau niets gedaan krijgt en je toch jouw geld wilt, zit er niets anders op dan naar de rechtbank te stappen. Jij stuurt de wanbetaler dan een dagvaarding, waarmee je hem of haar voor de rechter daagt.

Een dagvaarding vermeldt altijd gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover je beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Mocht het zover komen - en dat is gelukkig meestal niet het geval - kun je hiervoor het beste een juridisch adviseur inschakelen.

8. Wat als buitenlandse klanten niet (op tijd) betalen?

Wanbetalers heb je in alle soorten en maten. Ook als je samenwerkt met buitenlandse ondernemingen of particulieren, kun je erachter komen dat de betaling van een factuur steeds uitblijft.

In de EU is wettelijk bepaald dat dat facturen die bedrijven naar elkaar sturen binnen zestig dagen worden betaald, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt. Is contractueel niets vastgelegd? Dan moet de betaling binnen dertig dagen worden voldaan. Voor Europese overheden geldt eveneens een betalingstermijn van dertig dagen. Buiten de EU blijft het helaas vaak een ingewikkelde kwestie. 

Maar of je nou binnen of buiten de EU onderneemt: als jij op internationaal gebied te maken krijgt met een wanbetaler, kun je beter niet al te lang wachten om actie te ondernemen. Het kan in ieder geval nooit kwaad om advies in te winnen bij een een incassobureau dat internationaal werkzaam is.

Met de hulp van een professional die bovendien op de hoogte is van de lokale wetten en regels, krijg je het wellicht alsnog voor elkaar dat de uitblijvende betaling alsnog - en beter laat dan nooit - wordt voldaan.

Tips van de redactie

6 tips om wanbetalers te slim af te zijn
4 mogelijkheden om vorderingen te incasseren
Een goede offerte opstellen doe je zo
Zo houd je als ZZP'er effectief jouw uren bij
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo

Bijgewerkt op: 28-10-2015

Wat vind je van dit artikel?

x1
x1

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Ondernemingsplan maken?

Ontvang gratis de PDF ‘Ondernemingsplan: de basis in 10 stappen’. Wij hebben het volgende voor je op een rij gezet:

  • Hoe maak je in 10 stappen een businessplan?
  • Uit welke onderdelen bestaat een financieel plan?
  • Welke handige tools kun je hierbij gebruiken?
     

Stuur mij de PDF

Je ontvangt de PDF binnen 5 minuten en kosteloos in je mailbox.

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.