Omgaan met wanbetalers

Zo kun je een wanbetaler aanpakken

Je factuur wordt niet betaald, wat nu? Als ondernemer kun je te maken krijgen met een wanbetaler. Gelukkig zijn er nog genoeg manieren om je klant vriendelijk maar dringend te herinneren aan de onbetaalde factuur. Zo pak je deze klanten effectief aan zonder direct een rechtszaak te hoeven aanspannen.

1. Risico op wanbetaling

Natuurlijk is lang niet iedere klant of opdrachtgever waarvoor je een klus uitvoert meteen een potentiële wanbetaler. Bij de ene opdracht loop je nou eenmaal meer risico op uitblijvende betalingen dan bij andere klussen.

  • Ruim de helft van de mkb'ers heeft wel eens last van onbetaalde facturen.
  • Van die facturen wordt 82% uiteindelijk (deels) niet betaald.
  • 60% lijdt hierdoor schade tot € 10.000.
  • Bij 22% bedraagt de schade zelfs meer dan dit bedrag.

Het is wel verstandig om in aanloop naar de opdracht al het risico te inventariseren. Dat kan op verschillende manieren. Zo is het goed om te controleren of het bedrijf al een keer failliet is gegaan en een doorstart heeft gemaakt. Gebruik verder je eigen netwerk om te polsen of iemand al eerder heeft samengewerkt met je nieuwe klant.

Veel incassobureaus beschikken over een zogenaamde zwarte lijst. Wellicht ben je hiermee geholpen. 

2. Betalingstermijn hanteren

Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar lang niet elke ondernemer doet het. Communiceer jouw betalingstermijn duidelijk naar iedere klant of opdrachtgever. Zo kun je vaak een hoop ergernis en leed voorkomen.

Een goede factuur moet niet voor niets aan een aantal voorwaarden voldoen. Het toevoegen van een factuurdatum en een betalingstermijn is daar onderdeel van. Wanneer je duidelijk vermeldt op welke dag de factuur is opgesteld en wanneer datum de betaling uiterlijk dient plaats te vinden, kan daarover later geen onduidelijkheid bestaan.

Tip! Zet op je factuur niet 'binnen 30 dagen', maar vermeld een concrete datum. Hoe duidelijker je bent, hoe groter de kans dat jouw klant op tijd betaalt.  

Hoe lang is een betalingstermijn?

De gangbare betaaltermijn in Nederland is 30 dagen. Doe je opdrachten voor particulieren? Dan is 14 dagen niet ongebruikelijk. 

Je betalingstermijn kan ook afwijken. Mits je dit hebt gecommuniceerd in de algemene voorwaarden of eerder - bijvoorbeeld tijdens de onderhandelingsfase - al duidelijk hebt aangegeven. Zorg dat dit altijd zwart op wit staat.

3. Wanbetaler aanpakken: verzend een eerste betalingsherinnering

Als het bedrag na afloop van de betalingstermijn nog niet op jouw rekening staat, is het tijd om in actie te komen. Het is dan redelijk standaard om de klant een eerste betalingsherinnering te sturen. 

Blijf in deze mail vriendelijk. Misschien zijn ze de factuur gewoon vergeten.

Kom in deze betalingsherinnering niet aanzetten met een nieuwe betalingstermijn. Vaak weet de geadresseerde zelf al dat hij in gebreke is gebleven en de betaling zo spoedig mogelijk alsnog moet voldoen. Gelukkig werkt het in de meeste gevallen zo.

4. Neem telefonisch contact op

Staat het geld binnen een week nog niet op je rekening? En is er ook geen reactie binnengekomen op jouw betalingsherinnering? Dan heb je wellicht meer succes als je in de telefoon klimt. Je gaat de klant er op deze manier nogmaals persoonlijk aan herinneren dat er een rekening uitstaat.

Een telefoontje - waarin je wederom zakelijk en beleefd blijft - komt een stuk directer over. Het is de stap die je zet vóór een tweede betalingsherinnering.

5. Verzend een tweede betalingsherinnering

Maar stel nu eens dat je er maar niet in slaagt om die wanbetaler telefonisch te bereiken. Dan is het tijd voor de volgende stap. Het is begrijpelijk dat jouw geduld inmiddels aan het opraken is. Toch moet je ook bij het sturen van een tweede betalingsherinnering niet uit je vel springen.

Het is begrijpelijk dat jouw geduld inmiddels aan het opraken is.

Hanteer opnieuw een zakelijke en beleefde toon, maar zorg wel dat je heel duidelijk bent. Benadruk dat, als de ontvanger de situatie nu niet heel snel oplost, jij genoodzaakt bent om verdere stappen te nemen.

whitepapers voor starters

Starten? Wij helpen je graag

Hulp nodig bij je businessplan, het bedenken van een bedrijfsnaam, je uurtarief of het opzetten van een administratie? Lees dan onze whitepapers.

Download gratis PDF's

6. Schakel een incassobureau in

Blijft het nog steeds stil aan de andere kant? Schakel dan een incassobureau in. Dit doe je door de debiteur officieel in gebreke te stellen. Dit moet je de wanbetaler uiteraard wel laten weten in een formele brief. Per post dus.

Tip: vergeet ook niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor de rekening van de wanbetaler zullen komen.

In deze brief geef je aan dat je de vordering 'via dwangmiddelen' laat innen. De meeste startende ondernemers kiezen voor een 'no cure, no pay'-incassobureau.

Wordt er niks geïncasseerd? Dan is de afspraak dat er bij jou verder ook geen kosten in rekening worden gebracht. Bij een faillissement van de klant vallen de kosten van een deurwaarder en de daarop volgende gerechtelijke procedure hier niet onder. 

7. Span een rechtszaak aan

Als je zelfs met behulp van een incassobureau niets gedaan krijgt en je toch jouw geld wilt hebben, dan zit er niets anders op dan naar de rechtbank te stappen. Jij stuurt de wanbetaler dan een dagvaarding, waarmee je hem of haar voor de rechter daagt.

Een dagvaarding vermeldt altijd gedetailleerd...

  • wat iemand eist.
  • de onderbouwing van de eis.
  • de bewijzen waarover je beschikt.
  • waarom de gedaagde partij wordt aangesproken.

Mocht het zover komen - dat is gelukkig meestal niet het geval - kun je hiervoor het beste een juridisch adviseur inschakelen.

8. Wat als buitenlandse klanten niet (op tijd) betalen?

Wanbetalers heb je in alle soorten en maten. Ook als je samenwerkt met buitenlandse ondernemingen of particulieren, kun je erachter komen dat de betaling van een factuur uitblijft.

In de EU is wettelijk bepaald dat elke factuur binnen 30 dagen na ontvangst moet worden betaald. Tenzij in de overeenkomst tussen partijen anders is afgesproken. Daarbij is een betalingstermijn van 60 dagen toegestaan. 

Wanbetaler buiten de EU

Buiten de EU is het extra lastig om achter een wanbetaler aan te moeten. Je kunt in dit soort gevallen maar beter kiezen voor één van deze opties:

  1. Je klant betaalt vooruit.
  2. Je sluit een exportkredietverzekering af. Hiermee ben je altijd verzekerd van betaling. Hier lees je meer

Tips van de redactie

Een goede offerte opstellen doe je zo
Een overzichtelijke administratie opzetten doe je zo

Bijgewerkt op: 23-09-2019

Wat vind je van dit artikel?

x17
x6

Fijn dat je dit interessant vond. Wekelijks ondernemerstips ontvangen?

Lees meer

Boekhouding en administratie

Boekhouden en de administratie bijwerken: bij veel ondernemers en zzp'ers staat deze klus niet bovenaan het lijstje van leukste werkzaamheden. Toch is een overzichtelijke administratie onmisbaar voor het opbouwen van een financieel gezond bedrijf. Als je als starter jouw bedrijfsadministratie wilt gaan inrichten, moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga ik de boekhouding zelf doen of besteed ik dit uit?
  2. Heb ik een zakelijke rekening nodig?
  3. Hoe richt ik mijn administratie in?

Lees hier hoe je een goede factuur en offerte opstelt.

Btw berekenen? Gebruik de btw-calculator

Created with Sketch.

Gratis tips voor ondernemers ontvangen?

Dat kan met de wekelijkse nieuwsbrief van IkGaStarten. Meld je gratis aan en start nóg sterker!
 

Ja ik wil die tips >

Created with Sketch.

Maak een ijzersterke start

Ga aan de slag met de Startversterker. Een gratis tool voor startende ondernemers. 
 

  • tests, must-do's, tips en expert-inzichten
  • in je eigen tempo, waar en wanneer jij wil
  • houd bij hoe sterk je van start gaat​

Naar de Startversterker >

Goed bezig: ruim 4.515 ondernemers zijn al sterker gestart

Meld je aan

Haal alles uit de Startversterker. Bewaar artikelen, notities en checklists. Werk aan een ijzersterke start. In je eigen tempo, waar en wanneer jij wil.