Dit moet je weten over voorbelasting

Bijgewerkt op 11 april 2023
6 min  leestijd
95.628
Auteur: Marieke Leijnen
Voorbelasting startende ondernemer

Voorbelasting is een ander woord voor de btw die je mag aftrekken bij de kwartaalaangifte omzetbelasting. We behandelen de belangrijkste vragen: wat mag je aftrekken, wat als je een fout maakt en hoe zit het met btw over auto- en andere reiskosten?

Heb je een specifieke vraag over voorbelasting? Spring dan direct naar een van deze onderwerpen:

  1. Wat is voorbelasting of btw?
  2. Mag ik altijd btw aftrekken?
  3. Hoe kan ik voorbelasting terugvragen?
  4. Mag je btw aftrekken voor je officieel start?
  5. Hoe werkt btw in het buitenland?

1. Wat is voorbelasting of btw?

Voorbelasting is btw over producten die je inkoopt namens of voor je bedrijf. Het gaat hierbij niet alleen om kleine inkopen zoals printpapier, maar ook grote investeringen, zoals een bedrijfsauto.

Bij de meeste producten of diensten mag je de betaalde voorbelasting terugvragen bij je aangifte omzetbelasting. Toch mag je van sommige inkopen niet de btw aftrekken. Lees in het volgende hoofdstuk verder wat de uitzonderingen hierin zijn. 

Handig: gebruik de btw-calculator 

2. Mag ik de btw altijd aftrekken als voorbelasting?

Nee, dit zijn de uitzonderingen:

  1. Bereken je geen btw? Dan mag je het ook niet aftrekken. Je mag geen voorbelasting aftrekken over inkopen die je gebruikt voor je diensten of goederen die niet btw-plichtig zijn. Ofwel je 'vrijgestelde omzet'. Hier vind je een overzicht van vrijgestelde branches en activiteiten.* 
  2. Privé-aankopen. Je mag alleen voorbelasting aftrekken over zaken die je nodig hebt voor je bedrijf.
  3. Eten en drinken. Dit geldt alleen voor eten en drinken in de horeca of van een cateraar in een aparte ruimte. Koop je eten voor de keuken op kantoor of personeel? Lees hier de regels. (let op: je mag wel 80% van de kosten voor zakelijke diners en lunches aftrekken van de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting).
  4. Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. Geef je per persoon een bedrag boven de € 227,- per persoon uit? Dan mag je de btw niet (helemaal) aftrekken. Lees hier de regels.

Het is mogelijk dat je een mix hebt van belaste en vrijgestelde omzet. Dan kun je uiteraard btw aftrekken over de uitgaven die je gebruikt voor de belaste omzet. Houd er rekening mee dat sommige uitgaven dan slechts deels aftrekbaar zijn van de belasting. Meer informatie hierover vind je op deze pagina van de belastingdienst.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

3. Hoe kan ik voorbelasting terugvragen?

Btw terugvragen doe je in de aangifte omzetbelasting, waar je in eerste instantie de voorbelasting (btw) opgeeft over de omzet. Daarna kun je de omzetbelasting berekenen over de gemaakte kosten.

Deze kosten trek je vervolgens weer af van het eerste bedrag. Het geldbedrag dat ‘onderaan de streep’ overblijft, moet je betalen aan de belastingdienst. 

Terugstorting van de Belastingdienst

Als startende ondernemer heb je vaak schommelende inkomsten en uitgaven. Zo kan het voorkomen dat het uiteindelijk terug te vragen bedrag hoger uitvalt dan het bedrag dat je moet afdragen aan de fiscus.

Mocht dat zo zijn, kun je over deze periode een terugstorting verwachten van de belastingdienst.

4. Mag ik btw aftrekken als ik nog niet officieel gestart ben? 

Nu niet, want je bent nog geen ondernemer voor de btw. Bewaar alle facturen en bonnen wel. Uitgaven die je voorafgaand aan de daadwerkelijke start van het bedrijf hebt gemaakt, zijn straks vaak alsnog aftrekbaar.

Je moet wel echt kunnen aantonen dat deze investeringen hebben bijgedragen aan het tot stand komen van de onderneming. Je mag alle investeringen in de aanloopfase gebruiken, tot vijf jaar voor je start.

Urencriterium aanloopfase

Belangrijk: bewaar niet alleen je bonnen uit deze fase, maar houd ook vanaf het begin alle uren bij. De uren die je maakt voordat je je inschreef bij de Kamer van Koophandel tellen mee voor het urencriterium.

Alleen dan kom je in aanmerking voor de verschillende aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Deze zorgen ervoor dat je minder belasting hoeft te betalen.

5. Hoe werkt buitenlandse btw?

Wanneer je als ondernemer actief bent in het buitenland, kun je de aan jou berekende btw over zakelijke uitgaven, doorgaans aftrekken als voorbelasting of deze kosten terugvragen bij de belastingdienst.

Stel: je koopt goederen van een ondernemer uit een ander EU-land en de btw is naar jou verlegd. Dan moet je het btw-bedrag zelf berekenen en dit aangeven in de aangifte.

Als je deze goederen of diensten gebruikt voor de belastbare omzet, trek je de berekende btw tegelijkertijd af als voorbelasting. Per saldo hoef je dan dus niets te betalen.

Btw betaald in een ander EU-land

Een ander veel voorkomende situatie is dat je over bepaalde goederen, diensten of invoer btw hebt betaald in een ander EU-land. Weet dan dat je deze kosten niet kunt aftrekken in jouw Nederlandse btw-aangifte. Dit is gelukkig vaak wel mogelijk in jouw buitenlandse aangifte.

Een alternatief is dat je de betaalde btw terugvraagt uit het betreffende EU-land. Die doe je via de Nederlandse belastingdienst. Mocht je zaken hebben gedaan in landen buiten de EU en daar btw hebben betaald?

Vraag dan de buitenlandse belastingdienst van het land in kwestie of en zo ja, hoe je deze kosten kunt terugvragen. 

Veelgestelde vragen voorbelasting

  • Wat is voorbelasting of btw?Voorbelasting is btw over producten die je inkoopt namens of voor je bedrijf. Het gaat hierbij niet alleen om kleine inkopen, maar ook grote investeringen. Bij de meeste producten of diensten mag je de betaalde voorbelasting terugvragen bij je aangifte omzetbelasting. 
  • Mag ik de btw altijd aftrekken als voorbelasting?Nee, er zijn een aantal uitzonderingen. Je mag geen voorbelasting aftrekken over inkopen die je gebruikt voor je diensten of goederen die niet btw-plichtig zijn. Ook mag je geen voorbelasting aftrekken over privé-aankopen, over eten en drinken (op uitzonderingen na) en over personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (boven de grens van € 227 per persoon).
  • Hoe kan ik voorbelasting terugvragen?Voorbelasting (btw) terugvragen doe je in de aangifte omzetbelasting, waar je in eerste instantie de btw opgeeft over de omzet. Daarna kun je de omzetbelasting berekenen over de gemaakte kosten. Deze kosten trek je vervolgens weer af van het eerste bedrag. Het geldbedrag dat ‘onderaan de streep’ overblijft, moet je betalen aan de belastingdienst.

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 6 voordelen

Tips van de redactie

Btw terugvragen: hoe zit dat?
Een telefoon van de zaak: hoe werkt dat?
De kleineondernemersregeling (KOR): wat is het?

Meer over belasting voor zzp'ers

Meer over belasting voor zzp'ers
ZZP rekening

Breng je financiële administratie op orde voor 2023

Makkelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke uitgaven? Met de Rabo ZZP rekening start je laagdrempelig met weinig kosten: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.

Sluiten