Btw terugvragen: hoe werkt het?

Bijgewerkt op 12 september 2023
8 min  leestijd
357.012
Auteur: Redactie
getekende afbeelding van o.a. een fotocamera, een meloen en een opengeslagen boek, waarbij drie percentages vermeld staan

Als ondernemer heb je fiscale rechten en plichten. In veel gevallen moet je btw afdragen, maar vaak mag je ook btw terugvragen over zakelijke uitgaven. In dit artikel leggen we uit hoe je dat doet.

In dit artikel lees je alles over het terugvragen van btw als ondernemer. Direct naar een specifiek onderwerp? Klik dan op één van onderstaande links:

  1. Wat is voorbelasting en hoe werkt het?
  2. Btw terugvragen: de voorwaarden
  3. Btw terugvragen in 5 stappen
  4. Btw in het buitenland
  5. Wanneer is de btw voor ondernemers aftrekbaar?

1. Wat is voorbelasting en hoe werkt het?

Heb je als ondernemer btw betaald over producten of diensten van anderen? Dan mag je in de meeste gevallen de btw terugvragen van de Belastingdienst. Het aftrekken van de btw wordt ook wel het aftrekken van de voorbelasting genoemd.

Hier is bijvoorbeeld sprake van bij het bedrag dat je betaalt over de invoer van goederen of bij aankopen in andere EU-landen. Er zijn ook uitzonderingen voor bepaalde producten en diensten, dus niet over alles dat je invoert mag je btw aftrekken. In dit artikel lees je nog veel meer over voorbelasting en welke uitzonderingen er zijn.

Tip! Onmisbaar bij je btw-aangifte: de btw-calculator.

2. Btw terugvragen: de voorwaarden

Je mag alleen op zakelijke kosten btw terugvragen. Naast deze eis zijn er nog meer voorwaarden, die we hieronder kort toelichten:

Je hebt een goede bon/factuur van je aankoop

Je moet van je leverancier een factuur hebben ontvangen die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Zonder een goede bon/factuur mag je in principe geen btw aftrekken. Controleer daarom altijd of de facturen die je ontvangt volledig en juist zijn.

Zijn de kosten zakelijk of privé?

Niet alle kosten zijn duidelijk zakelijk of privé, soms is er sprake van overlap. Heb je bijvoorbeeld een nieuwe smartphone gekocht die je zowel zakelijk als privé gebruikt? Dan kun je hiervoor in principe een gedeelte van de btw terugvragen.

Soms is de levering van producten of diensten wettelijk vrijgesteld van het vermelden van btw op de factuur. Dit geldt bijvoorbeeld voor de facturen van taxichauffeurs. Ook wanneer je bij het tankstation geen bon hebt gekregen waar de btw apart op vermeld staat, kun je deze toch terugvorderen. Deze betaling moet dan wel duidelijk traceerbaar zijn op je zakelijke rekening.

whitepaper administratie cover

Administratie opzetten?

Speciaal voor starters: de basis in 5 minuten. Een overzicht van wat je nodig hebt om aan de slag te gaan met je boekhouding, inclusief tips.

Download gratis PDF

Diners, hotelovernachtingen en relatiegeschenken

De btw die wordt berekend over eten en drinken in bijvoorbeeld een hotel of restaurant is niet aftrekbaar. De kosten die je maakt tijdens bijvoorbeeld een dure zakenlunch met een potentiële klant of opdrachtgever mag je in de meeste gevallen echter wel voor 80% aftrekken van de winst.

Hetzelfde geldt voor de btw die wordt geheven op relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen. De btw die je betaalt over een hotelovernachting is wel volledig aftrekbaar, mits je er verblijft voor zakelijke doeleinden.

Wanneer je boven de drempel van € 4.600 betaalde btw in één jaar komt, dan mag je het bedrag daarboven volledig aftrekken. In de praktijk komt dit bij starters en zzp'ers echter vrijwel nooit voor.

Kerstpakketten en kantoorbenodigdheden

Koop je iets voor je personeel, zoals kantoorbenodigdheden? Dan is de btw aftrekbaar als de kosten onder de € 227 (exclusief btw) per persoon per jaar vallen. Je kunt hierbij denken aan voorzieningen zoals een laptop, maar ook aan giften zoals kerstpakketten.

3. Btw terugvragen in 5 stappen

Als je volgens de Belastingdienst btw-plichtig bent, moet je periodiek aangifte doen voor de omzetbelasting. De meeste ondernemers doen dit per kwartaal, maar onder bepaalde omstandigheden mag dit ook per maand of per jaar. Hoe vraag je hierbij btw terug?

1. Zorg voor een goede administratie

Het is belangrijk om alle facturen, offertes en ander papierwerk goed te ordenen, zodat je altijd een overzichtelijke administratie hebt. Een handig hulpmiddel hierbij is het koppelen van een online boekhoudprogramma aan je zakelijke rekening.

Met deze online pakketten kun je tegenwoordig vrijwel alle administratieve handelingen uitvoeren, zoals:

  • Het scannen en uploaden van facturen en bonnen.
  • Het automatisch registreren van zakelijke bij- en afschrijvingen.
  • Het automatisch opmaken van je btw-aangifte.
  • Het maken en versturen van offertes en facturen.

Download ons gratis whitepaper met tips om een overzichtelijke administratie op te zetten.

2. Voer al je inkomende facturen (kosten) in

Als je geen koppeling tussen een digitaal boekhoudprogramma en je zakelijke rekening hebt, voer dan in een (Excel)document al je bonnen en facturen in van zakelijke kosten. Hieronder vallen bijvoorbeeld facturen van leveranciers, en andere ondernemers die werkzaamheden voor je hebben uitgevoerd.

3. Voer je uitgaande facturen (inkomsten) in

Verzamel de bewijzen van al je inkomsten: dit zijn de door jou verstuurde facturen aan opdrachtgevers of afnemers.

4. Controleer je facturen en bonnen

Je wilt geen fouten maken bij de btw-aangifte. Controleer daarom al je facturen en vergelijk de uitgaven en inkomsten op je zakelijke rekening met wat er op je facturen staat. Als je je zakelijke rekening hebt gekoppeld aan een digitaal boekhoudprogramma, dan gaat dit automatisch.

5. Trek voorbelasting af bij de btw-aangifte

In de aangifte omzetbelasting moet je eerst de btw opgeven over de omzet die je hebt gemaakt. Daarna bereken je de btw over alle kosten die je hebt gemaakt. Deze 'voorbelasting' trek je af van het eerste bedrag.

Alleen het resterende bedrag ben je verschuldigd aan de fiscus. Dit heet officieel 'na aftrek van voorbelasting'. Zo heb je ervoor gezorgd dat (een deel van) je zakelijke btw in mindering wordt gebracht op het door jou te betalen bedrag. 

Het kan gebeuren dat het terug te ontvangen bedrag hoger is dan het te betalen bedrag. In dat geval krijg je van de Belastingdienst geld terug.

In dit artikel leggen we iedere stap van de btw-aangifte uitgebreid uit.

4. Btw in het buitenland

Als je btw over ingevoerde goederen of diensten hebt betaald in een ander EU-land en daar geen btw-aangifte doet, dan kun je de betaalde btw terugvragen via de Nederlandse Belastingdienst. Log in op de pagina 'Teruggaaf van btw uit andere EU-landen' voor het indienen van een dergelijk verzoek.

Nog niet in het bezit van inloggegevens? Op deze pagina kun je jouw persoonlijke inloggegevens aanvragen. Hiervoor moet je wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Je onderneming is in Nederland gevestigd.
  • Je hoeft in het EU-land waar je de btw terugvraagt, geen btw-aangifte te doen.
  • De ingevoerde zakelijke goederen en diensten moeten met btw belast zijn.
  • Het btw-bedrag is minimaal € 50 als je na het betreffende kalenderjaar btw terugvraagt. Bij een verzoek in het kalenderjaar zelf, is het drempelbedrag € 400.
  • Je dient de btw uiterlijk terug te vragen voor 1 oktober van het volgende kalenderjaar. Voor de btw over 2022 moet je dus uiterlijk 1 oktober 2023 de aanvraag hebben gedaan.

Btw terugvragen voor een onderneming buiten de EU

Is jouw onderneming buiten de EU gevestigd? Dan moet je voor het terugvorderen van btw een speciaal formulier invullen. Daarnaast moet je de volgende documenten met je verzoek meesturen:

  • Een verklaring van ondernemerschap, bij voorkeur van de belastingdienst van het land waar je gevestigd bent.
  • De originele facturen waarover je btw terugvraagt.
  • Invoerdocumenten.

5. Wanneer is de btw voor ondernemers aftrekbaar?

Zoals eerder aangegeven in dit artikel moet je dus btw-plichtig zijn en je mag geen btw aftrekken voor privé-aankopen. In sommige gevallen kun je (een deel van) de btw terugvragen als je de aankoop zowel privé als zakelijk gebruikt.

Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij aangeschafte goederen of diensten die je zowel zakelijk als privé gebruikt, zoals een telefoon, een computer, of een navigatiesysteem. Bij het terugvragen moet je aangeven welk deel je zakelijk gebruikt. Dit percentage van de btw mag je vervolgens aftrekken als je aangifte doet.

Btw aftrekken: (zakelijke) auto

Wanneer je auto op naam van de zaak staat, dan kun je de btw over de aankoop, het onderhoud en het gebruik aftrekken.

Wordt de auto ook privé gebruikt? Dan betaal je hierover bijtelling op basis van een rittenadministratie. Als je ervoor kiest om geen rittenadministratie bij te houden, dan betaal je achteraf een vast percentage btw ter correctie van het veronderstelde privégebruik.

Btw-tip: Btw over brandstof voor zakelijke ritten kun je terugvragen als je afrekent met een bankpas, creditcard of tankpas op naam van je bedrijf.

Dit percentage bedraagt 1,5% of 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Het percentage van 1,5% geldt alleen als bij de aanschaf geen btw afgetrokken is, en voor auto’s die in 2012 of eerder in gebruik zijn genomen.

Auto leasen

Wanneer je een auto least, kun je de in rekening gebrachte rente en btw ook aftrekken van de belasting. Ook hier geldt dat alleen voor het zakelijk gebruikte deel. Rij je in een jaar meer dan 500 kilometers privé? Dan ben je verplicht om het correctiepercentage te betalen.

zakelijke rekening afbeelding

Zakelijke rekening: 6 voordelen!

Zakelijke rekening nodig of twijfel je nog?

Bekijk de 6 voordelen

Veelgestelde vragen over btw terugvragen:

  • Btw terugvragen: hoe werkt dat? Wil je jouw betaalde btw terugvragen als eenmanszaak/zzp'er? In dit uitgebreide artikel lees je in welke 5 simpele stappen je dit doet.
  • Hoe kan ik mijn te betalen btw berekenen? Veel ondernemers hebben twijfels over de manier waarop ze btw berekenen. Gebruik hiervoor de btw-calculator, zodat de kans op een rekenfout een stuk kleiner wordt.
  • Welke btw-tarieven zijn er in Nederland? Er zijn drie verschillende btw-tarieven: 21%, 9% en 0%. Daarnaast zijn er ook producten en diensten die vrijgesteld zijn van btw. Lees hier meer over btw-tarieven en vrijstellingen.
  • Hoe werkt de btw-aangifte voor ondernemers? Wanneer je als ondernemer voor het eerst btw-aangifte doet, kan dit best een lastige klus zijn. Deze gratis handleiding is speciaal gemaakt om je te helpen bij de btw-aangifte.

Meer over belastingaangifte

Meer over belastingaangifte
Ondernemingsplan

Gratis ondernemingsplan voorbeelden!

Kun je wel wat hulp gebruiken bij het maken van je ondernemingsplan? Download gratis de voorbeeld ondernemingsplannen, ieder gericht op een bepaalde branche. Zo ga jij sterker van start!

Sluiten